Cómo responder con éxito a una RFP

Oh, RFP, qué relación de amor/odio tenemos. Nos encantan porque son una oportunidad para asegurar nuevas relaciones comerciales, específicamente con agencias públicas que de otro modo no podríamos prospectar. Por otro lado, las respuestas a propuestas pueden ser engorrosas de crear y, lamentablemente, no hay garantía de ganar la oferta.

Antes de unirme a Act-On, obtuve una amplia experiencia respondiendo a RFP (Solicitud de propuestas), creando con frecuencia hasta cinco respuestas de propuestas cada semana para agencias gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro y otras organizaciones públicas. Al hacerlo, aprendí que cuando un posible contrato multimillonario está en juego, debe saber qué hacer y qué no hacer al crear estas respuestas. Y si quiere ganar la oferta, debe redactar una respuesta que lo ayude a sobresalir en el mar de presentaciones, lo cual no es algo fácil de hacer.

Sé que estas propuestas pueden ser abrumadoras, por lo que quiero brindarle consejos, trucos y mejores prácticas para ayudarlo a navegar en las aguas de RFP y redactar respuestas exitosas que lo ayuden a cerrar más negocios.

¿Qué es una RFP?

Las solicitudes de propuestas, calificaciones o información son invitaciones para entrar en el ruedo de su empresa para ganar negocios potenciales. Las RFP, RFQ y RFI son esencialmente lo mismo con diferentes niveles de detalle, por lo que para el propósito de esta publicación de blog, nos quedamos con el término RFP.

Las RFP en los negocios son documentos que anuncian los servicios que se necesitan recientemente, ya sea para un proyecto específico o una asociación a largo plazo. Las empresas que envían respuestas a propuestas están "ofertando" por el negocio del proveedor de la RFP, que por lo general se encuentra en el sector público, como una agencia gubernamental o una organización sin fines de lucro. Las RFP casi siempre se requieren para proyectos y servicios complejos para estas entidades públicas porque nivelan el campo de juego entre las empresas privadas competidoras para que el proceso sea justo y mantener los costos bajos.

Entonces, ¿cómo responde de manera efectiva cuando se le presenta un RPF?

Vete a la RFP

El hecho de que reciba una RFP no significa que deba responder. Antes incluso de comenzar, debe hacerse las siguientes preguntas:

• ¿Generaría esto un ROI valioso para mi empresa?
• ¿Están alineados nuestros valores y estaríamos orgullosos de trabajar con esta organización?
• ¿El alcance de los servicios recae firmemente en nuestro territorio?

Si siente que tendrá que bailar alrededor de más de una o dos líneas de pedido, siga adelante. Si no reconoce sus limitaciones o un mal ajuste desde el principio, la organización que revisa su respuesta probablemente lo hará tan pronto como reconozca que no puede (o no quiere) proporcionar exactamente lo que está buscando.

En resumen, debe valorar su tiempo y el de los revisores enviando solo si puede brindar los servicios solicitados y realmente desea trabajar con la organización que solicita la RFP.

Prepare su respuesta a la RFP con anticipación

Puede parecer que tiene mucho tiempo para completar su respuesta, pero no hay tiempo para postergar. Muchas veces, las RFP pueden tardar mucho más en completarse de lo que pensaba originalmente (especialmente si tiene que comunicarse con otros departamentos y organizaciones), por lo que es mejor comenzar el proceso lo antes posible.

Tan pronto como reciba la RFP, lea el documento completo línea por línea para comprender mejor cómo responder a la solicitud. Resalte cualquier cosa que no tenga disponible y comience a buscar información que podría llevar tiempo recuperar. ¿Tiene la cantidad solicitada de estudios de casos y referencias de clientes relevantes para la RFP? ¿Recursos humanos necesita obtener números de empleados? ¿Necesita un notario para los formularios adjuntos o la firma de su director ejecutivo (que vive al otro lado del país)? ¿Tiene una pregunta aclaratoria que debe enviar antes de la fecha límite?

Algunas RFP son sencillas, con el objetivo de simplemente mostrarles lo que tienes. Otros son más meticulosos y solicitan demasiada información que te hace rascarte la cabeza. Tan pronto como reciba el documento, léalo en detalle para saber exactamente qué esperar y cómo prepararlo de manera oportuna.

Siga todas las pautas de la RFP

La fecha límite es la fecha límite, y eso es todo. Su solicitante le pedirá información muy específica, y su trabajo es proporcionarla de manera clara, concisa y a tiempo. Si solicitan una respuesta de cuatro páginas, les das una respuesta de cuatro páginas. ¿Tamaño de fuente 17 con márgenes de dos pulgadas? Parece una tontería, pero seguro. ¿Archivo digital con un nombre exacto o carpetas de una pulgada con seis separadores de pestañas? Llegas a donde quiero llegar con esto. ¡Es obligatorio seguir las pautas de su solicitante!

Las pautas de RFP existen por dos razones:

1. Los revisores de propuestas comparan múltiples envíos uno al lado del otro, y hace que su trabajo sea más fácil cuando todo se formatea y responde de la misma manera, lo que permite que el contenido real brille.
2. Para poner a prueba su atención a los detalles y su capacidad para seguir instrucciones. Piense en su respuesta a la RFP como la primera impresión de su posible relación de trabajo con el proveedor; así es como lo están viendo.

Lea y vuelva a leer cada palabra de esa RFP para asegurarse de haber cubierto todo . Dales exactamente lo que piden: ni más, ni menos. No es el momento de ser creativo o correr riesgos. Haga lo que se le indicó en su proceso de RFP y permanecerá en la carrera.

Manténgase organizado con copia repetitiva y plantillas en archivo

Responder a las RFP se vuelve más fácil y rápido después de practicar escribiendo algunas respuestas a propuestas. Una vez que dedique un tiempo a escribir el alcance de sus servicios, los antecedentes de la empresa, los estudios de casos, etc., puede consultarlos para utilizarlos en proyectos futuros. La clave para reutilizar estos activos es la organización; su vida será mucho más fácil con documentos claramente etiquetados guardados en carpetas designadas.

Almacene RFP anteriores para referencia futura y cree plantillas para un formato simplificado. Sobre todo, mantenga el contenido genérico (es decir, carta de presentación, alcance detallado de los servicios, experiencia en la industria y antecedentes de la empresa) listo para incluirlo en la propuesta. Las RFP comparten requisitos comunes, por lo que copiar y pegar rápidamente con una pequeña edición ahorra horas, incluso días, de trabajo adicional.

Use el lenguaje RFP y haga que sus descripciones se destaquen

¿Sabe cómo dicen las mejores prácticas de currículum para insertar las palabras clave de la descripción del trabajo? Debe utilizar el mismo enfoque al redactar su respuesta a la RFP al incluir lenguaje del documento original a lo largo de su trabajo. Alinee sus valores usando palabrería específica de la industria y apéguese a la terminología de su alcance de servicios. Si lo hace, agrega un toque personal que muestra su dedicación a esta propuesta, y el revisor se relacionará mejor con su propuesta si está incorporando su jerga.

En una nota relacionada, puede ser un desafío distinguir su alcance de servicios de los envíos de la competencia. Después de todo, te enfrentas a otras empresas dentro de tu vertical. Mantenga la jerga al mínimo y vaya más allá de las palabras de moda para redactar explicaciones simples. Resalte lo que separa sus servicios de la competencia y presente un caso real de por qué su empresa es la mejor para el trabajo.

Una buena prueba de si su descripción se destaca es revisar los sitios web de sus competidores. Si puede intercambiar las respuestas de su RFP con el contenido de su página web, ha descubierto una señal de alerta importante y necesita volver a la mesa de dibujo.

La presentación del formato es importante, pero no tan importante

Sí, desea que la respuesta de su propuesta sea visualmente atractiva y se destaque como algo más que un documento de Word. Sin embargo, el contenido importa más que la presentación, aunque muchos encuestados se obsesionan con los detalles visuales. Una vez más, las plantillas de formato son de gran ayuda, por lo que, idealmente, solo tiene que crear la propuesta de marca completa una o dos veces. (Personalmente, me encanta usar Adobe InDesign para las propuestas, pero las habilidades avanzadas de Word también pueden ser útiles aquí).

A menos que las pautas indiquen lo contrario, asegúrese de que sus propuestas tengan un formato de marca consistente y que sean fáciles de leer. En caso de duda, menos es más. No hay necesidad de causar una confusión de diseño innecesaria para el revisor o hacer que sus ojos se cansen por las opciones de colores o fuentes en negrita. Hay formas más eficientes de gastar su tiempo que poner la mayor parte de su energía en la presentación de la propuesta.

Determina tu valor

Al igual que cualquier negociación, no desea rebajar sus servicios desde el principio o hacer una oferta que sea irrazonablemente alta. Sin embargo, el precio es un factor crítico en la decisión de RFP, por lo que es importante determinar su valor y presentarlo con confianza. Trabaje con su liderazgo para determinar un buen término medio que se incline ligeramente hacia el extremo superior. Esto le dará a su negocio un margen de maniobra para las negociaciones mientras exhibe el valor de sus servicios.

Recuerde que la agencia que emite la RFP no basa su decisión únicamente en el precio, sino que parte del objetivo de una RFP es obtener el mejor rendimiento de su inversión.

Enviar antes de la fecha límite

Rara vez hay piedad por una presentación tardía, independientemente de si se trata de una propuesta física o digital. Incluso si lo hubiera, no querrás empezar con el pie izquierdo.

Cualquiera que sea la fecha límite, debe adelantarla al menos dos días hábiles para tener tiempo de reserva. Hay demasiadas razones para que esto cuente. Por ejemplo, la dirección de correo electrónico para el envío podría ser incorrecta, lo que lo obligaría a buscar la dirección correcta. O tal vez su archivo es demasiado grande para entregarlo en línea, por lo que debe crear un plan de contingencia sobre la marcha. ¿Qué sucede si FedEx intenta entregar su propuesta antes de que la agencia abra por la mañana y cuando regresan con su entrega, son 30 minutos después de la fecha límite de la RFP? (Sí, todos son ejemplos reales, lamentablemente).

En pocas palabras: ahórrese la ansiedad planeando enviar la propuesta completa dos días antes de la fecha límite oficial.

Ganar su próxima oferta de RFP

Ganar una RFP es un logro en sí mismo y sienta las bases para una asociación comercial adecuada que puede abrir más oportunidades, especialmente en el sector público. Si bien las RFP a veces se reducen a poco más que un juego de números, las propuestas realmente pueden ayudarlo a sobresalir cuando su contenido coincide exactamente con lo que solicita la organización, el formato es visualmente atractivo pero no distrae, y su precio es beneficioso para ambos. negocios Seguir estas mejores prácticas sobre cómo responder a una RFP no solo aumenta sus probabilidades de ganar esa oferta; también lo ayudan a mantener la cordura a medida que produce más propuestas con mayor eficiencia en el futuro.

Si desea leer acerca de un ejemplo real de cómo redactar una solicitud de propuesta increíble puede ayudarlo a salir victorioso, consulte nuestra publicación de blog con Sharp Europe para conocer todo sobre su proceso de selección de automatización de marketing.