Come rispondere con successo a una richiesta di offerta

Oh, RFP: che relazione di amore/odio abbiamo. Li amiamo perché sono un'opportunità per garantire nuove relazioni commerciali, in particolare con agenzie pubbliche che altrimenti non potremmo essere in grado di avviare. D'altra parte, le risposte alle proposte possono essere complicate da creare e, sfortunatamente, non c'è alcuna garanzia di vincere l'offerta.

Prima di entrare in Act-On, ho acquisito una vasta esperienza nella risposta alle richieste di proposta (Request for Proposals), creando spesso fino a cinque risposte alle proposte ogni settimana per agenzie governative, organizzazioni non profit e altre organizzazioni pubbliche. In tal modo, ho imparato che quando è in gioco un potenziale contratto multimilionario, devi sapere cosa fare e cosa non fare quando crei queste risposte. E se vuoi vincere la gara, devi redigere una risposta che ti aiuti a distinguerti nel mare delle richieste, cosa non facile da fare.

So che queste proposte possono essere scoraggianti, quindi voglio fornirti i suggerimenti, i trucchi e le migliori pratiche per aiutarti a navigare nelle acque delle RFP e redigere risposte di successo che ti aiutino a chiudere più affari.

Che cos'è una richiesta di offerta?

Le richieste di proposte, qualifiche o informazioni sono inviti a entrare nel ruolo della tua azienda sul ring per vincere potenziali affari. RFP, RFQ e RFI sono essenzialmente gli stessi con diversi livelli di dettaglio, quindi ai fini di questo post sul blog, ci atteniamo al termine RFP.

Le richieste di offerta nel mondo degli affari sono documenti che annunciano i nuovi servizi necessari, sia per un progetto specifico che per una partnership a lungo termine. Le aziende che inviano le risposte alle proposte stanno "facendo offerte" per l'attività del fornitore di RFP, che è il più delle volte nel settore pubblico, come un'agenzia governativa o un'organizzazione senza scopo di lucro. Le richieste di offerta sono quasi sempre richieste per progetti e servizi complessi per questi enti pubblici perché livellano il campo di gioco tra le aziende private concorrenti per rendere il processo equo e mantenere bassi i costi.

Quindi, come rispondi in modo efficace quando arriva un RPF?

Controlla la richiesta di offerta

Solo perché ti è stata consegnata una richiesta di offerta non significa che devi rispondere. Prima ancora di iniziare, dovresti farti le seguenti domande:

• Questo genererebbe un utile ROI per la mia azienda?
• I nostri valori sono allineati e saremmo orgogliosi di lavorare con questa organizzazione?
• La portata dei servizi rientra stabilmente nel nostro territorio?

Se ritieni di dover ballare intorno a più di uno o due elementi pubblicitari, vai avanti. Se non riconosci i tuoi limiti o un cattivo adattamento all'inizio, l'organizzazione che esamina la tua risposta probabilmente non appena riconoscerà che non puoi (o non vuoi) fornire esattamente ciò che sta cercando.

In breve, dovresti valutare il tuo tempo e quello dei revisori inviando solo se sei pienamente in grado di fornire i servizi richiesti e desideri effettivamente lavorare con l'organizzazione che richiede la richiesta di offerta.

Prepara la tua risposta RFP in anticipo

Potrebbe sembrare che tu abbia tutto il tempo per completare la tua risposta, ma non c'è tempo per procrastinare. Molte volte, il completamento delle richieste di offerta può richiedere molto più tempo di quanto si pensi inizialmente (soprattutto se devi raggiungere altri dipartimenti e organizzazioni), quindi è meglio iniziare il processo il prima possibile.

Non appena ricevi la richiesta, leggi l'intero documento riga per riga per capire meglio come rispondere alla richiesta. Evidenzia tutto ciò che non hai prontamente disponibile e inizia a cercare informazioni che potrebbero richiedere tempo per essere recuperate. Hai la quantità richiesta di casi di studio e referenze di clienti rilevanti per la richiesta di offerta? Le risorse umane devono estrarre i numeri dei dipendenti? Hai bisogno di un notaio per i moduli allegati o la firma del tuo CEO (che per caso vive in tutto il paese)? Hai una domanda chiarificatrice da porre prima della data limite?

Alcune richieste di offerta sono semplici, con l'obiettivo di mostrare loro semplicemente quello che hai. Altri sono più meticolosi e richiedono informazioni eccessive che ti fanno grattare la testa. Non appena ricevi il documento, leggilo nel dettaglio in modo da sapere esattamente cosa aspettarti e come prepararlo in modo tempestivo.

Segui tutte le linee guida sulla richiesta di offerta

La scadenza è la scadenza, e basta. Il richiedente chiederà informazioni molto specifiche e il tuo compito è fornirle in modo chiaro, conciso e puntuale. Se richiedono una risposta di quattro pagine, tu dai loro una risposta di quattro pagine. Dimensione carattere 17 con margini di due pollici? Sembra sciocco, ma certo. File digitale con un nome esatto o raccoglitori da un pollice con sei divisori di schede? Ottieni dove sto andando con questo. È obbligatorio seguire le linee guida del richiedente!

Le linee guida RFP esistono per due motivi:

1. I revisori della proposta stanno confrontando più invii fianco a fianco e questo semplifica il loro lavoro quando tutto viene formattato e risposto allo stesso modo, consentendo al contenuto effettivo di trasparire.
2. Per testare la tua attenzione ai dettagli e la tua capacità di seguire le istruzioni. Pensa alla tua risposta alla richiesta di offerta come alla prima impressione del tuo potenziale rapporto di lavoro con il fornitore; è così che lo vedono.

Leggi e rileggi ogni parola di quella RFP per assicurarti di aver coperto tutto . Dai loro esattamente quello che chiedono: niente di più, niente di meno. Non è il momento di diventare creativi o correre rischi. Fai come hai detto nel tuo processo di richiesta di offerta e rimarrai in corsa.

Rimani organizzato con Boilerplate Copy e modelli su file

Rispondere alle richieste di offerta diventa più facile e veloce dopo aver fatto pratica nella scrittura di alcune risposte alle proposte. Dopo aver trascorso un po' di tempo a scrivere l'ambito dei servizi, il background aziendale, i casi di studio, ecc., puoi fare riferimento a questi per l'uso in progetti futuri. La chiave per riproporre queste risorse è l'organizzazione; la tua vita sarà molto più semplice con documenti chiaramente etichettati salvati in cartelle designate.

Archivia le richieste di proposta precedenti per riferimenti futuri e crea modelli per una formattazione semplificata. Soprattutto, mantieni i contenuti generici (ad es. lettera di presentazione, portata dettagliata dei servizi, esperienza nel settore e background aziendale) pronti per essere inseriti nella proposta. Le richieste di proposta condividono requisiti comuni, quindi un rapido copia e incolla con modifiche minori consente di risparmiare ore, persino giorni, di lavoro aggiuntivo.

Usa il linguaggio RFP e fai risaltare le tue descrizioni

Sai come si dice di riprendere le best practices per inserire le parole chiave della descrizione del lavoro? Dovresti utilizzare lo stesso approccio durante la stesura della tua risposta RFP includendo la lingua del documento originale durante il tuo lavoro. Allinea i tuoi valori utilizzando la terminologia specifica del settore e attieniti alla loro portata della terminologia dei servizi. In questo modo si aggiunge un tocco personale che mostra la tua dedizione a questa proposta e il revisore si collegherà meglio alla tua proposta se stai incorporando il loro gergo.

In una nota correlata, può essere difficile distinguere l'ambito dei servizi da quelli inviati dalla concorrenza. Dopotutto, ti stai scontrando con altre attività all'interno del tuo verticale. Riduci il gergo al minimo e vai oltre le parole d'ordine per elaborare semplici spiegazioni. Evidenzia ciò che separa i tuoi servizi dalla concorrenza e spiega chiaramente perché la tua azienda è la migliore per il lavoro.

Un buon test per verificare se la tua descrizione si distingue è controllare i siti web dei tuoi concorrenti. Se puoi scambiare le tue risposte RFP con il contenuto della loro pagina web, hai scoperto un'importante bandiera rossa e devi tornare al tavolo da disegno.

La presentazione del formato è importante, ma non così importante

Sì, vuoi che la risposta della tua proposta sia visivamente accattivante e si distingua come qualcosa di più di un documento Word. Tuttavia, il contenuto conta più della presentazione, anche se molti intervistati rimangono bloccati nei dettagli visivi. Ancora una volta, i modelli di formato sono di grande aiuto, quindi idealmente devi creare l'intera proposta con il marchio solo una o due volte. (Personalmente amo usare Adobe InDesign per le proposte, ma anche qui possono tornare utili competenze avanzate di Word.)

A meno che le linee guida non indichino diversamente, assicurati che le tue proposte siano formattate per un marchio coerente e siano facili da leggere. In caso di dubbio, meno è di più. Non è necessario creare inutili confusioni di design per il revisore o far affaticare gli occhi a causa di colori audaci o scelte di carattere. Esistono modi più efficienti per dedicare il tuo tempo rispetto a dedicare la maggior parte delle tue energie alla presentazione della proposta.

Determina il tuo valore

Come in ogni trattativa, non vuoi sminuire i tuoi servizi o fare un'offerta irragionevolmente alta. Tuttavia, il prezzo è un fattore critico nella decisione di RFP, quindi è importante determinare il tuo valore e presentare con sicurezza. Collabora con la tua leadership per determinare una buona via di mezzo che si inclini leggermente verso l'estremità più alta. Ciò darà alla tua attività un margine di manovra per le trattative, mostrando il valore dei tuoi servizi.

Ricorda che l'agenzia che emette la RFP non basa solo la sua decisione sul prezzo, ma parte dello scopo di una RFP è ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo.

Invia prima della scadenza

Raramente c'è pietà per un invio tardivo, indipendentemente dal fatto che tu abbia a che fare con una proposta fisica o digitale. Anche se ci fosse, non vuoi partire con il piede sbagliato.

Qualunque sia la scadenza, dovresti anticiparla di almeno due giorni lavorativi per concederti un po' di tempo. Ci sono troppe ragioni per questo da contare. Ad esempio, l'indirizzo e-mail per l'invio potrebbe essere errato, costringendoti a una caccia all'oca per rintracciare l'indirizzo corretto. O forse il tuo file è troppo grande per essere consegnato online, quindi devi creare un piano di emergenza al volo. E se FedEx provasse a consegnare la tua proposta prima dell'apertura dell'agenzia al mattino e quando tornano con la tua consegna, sono trascorsi 30 minuti dalla scadenza della richiesta di proposta? (Sì, sono tutti esempi reali, purtroppo.)

In conclusione: risparmia l'ansia pianificando di presentare la proposta completata due giorni prima della scadenza ufficiale.

Vincere la tua prossima offerta RFP

Vincere una richiesta di offerta è un risultato in sé e per sé e pone le basi per una partnership commerciale adeguata che può aprire più opportunità, in particolare nel settore pubblico. Mentre le richieste di offerta a volte si riducono a poco più di un gioco di numeri, le proposte possono davvero aiutarti a distinguerti quando i tuoi contenuti corrispondono esattamente a ciò che l'organizzazione sta richiedendo, il formato è visivamente accattivante ma non distrae e il tuo prezzo è vantaggioso per entrambi imprese. Seguire queste migliori pratiche su come rispondere a una richiesta di offerta non solo aumenta le tue probabilità di vincere quell'offerta; ti aiutano anche a mantenere la tua sanità mentale mentre produci più proposte con maggiore efficienza in futuro.

Se desideri leggere un esempio reale di come la stesura di un'incredibile RFP possa aiutarti a vincere, dai un'occhiata al nostro post sul blog con Sharp Europe per scoprire tutto sul processo di selezione dell'automazione del marketing.