RFPに正常に応答する方法
公開: 2019-10-09ああ、RFP —私たちが持っている愛/憎しみの関係。 特に公的機関との新しいビジネス関係を確保する機会であるため、私たちはそれらを愛しています。 反対に、提案の回答を作成するのは面倒な場合があり、残念ながら、入札に勝つ保証はありません。
Act-Onに参加する前は、RFP（提案依頼書）への対応で豊富な経験を積んでいました。政府機関、非営利団体、その他の公的機関向けに、毎週最大5つの提案依頼書を作成することがよくあります。 そうすることで、数百万ドルの潜在的な契約が成立している場合、これらの応答を作成するときに何をすべきか、何をすべきでないかを知る必要があることを学びました。 また、入札に勝ちたい場合は、提出物の海で目立つように回答を作成する必要がありますが、これは簡単なことではありません。
これらの提案は気が遠くなる可能性があることを私は知っているので、RFPの水域をナビゲートし、より多くのビジネスを閉じるのに役立つ成功した応答を作成するのに役立つヒント、トリック、およびベストプラクティスを提供したいと思います。
RFPとは何ですか？
提案依頼書、資格、または情報の要求は、潜在的なビジネスを勝ち取るためにあなたの会社の帽子をリングに入れるための招待状です。 RFP、RFQ、およびRFIは基本的に同じであり、詳細レベルが異なります。そのため、このブログ投稿では、RFPという用語を使用します。
ビジネスにおけるRFPは、特定のプロジェクトであろうと長期的なパートナーシップであろうと、新たに必要なサービスを発表する文書です。 提案依頼書の回答を提出する企業は、RFPプロバイダーのビジネスに「入札」しています。RFPプロバイダーは、政府機関や非営利団体などの公共部門で最も頻繁に使用されています。 RFPは、プロセスを公平にし、コストを低く抑えるために、競合する民間企業間の競争の場を平準化するため、これらの公的機関の複雑なプロジェクトやサービスにはほとんどの場合必要です。
では、RPFがやってきたときに、どのように効果的に対応しますか？
RFPを確認する
RFPが配信されたからといって、応答する必要があるわけではありません。 始める前に、次の質問を自問する必要があります。
- これは私の会社にとって価値のあるROIを生み出すでしょうか？
- 私たちの価値観は一致しており、この組織と協力できることを誇りに思いますか？
- サービスの範囲は私たちの領域にしっかりと収まっていますか？
1つまたは2つ以上の広告申込情報を中心に踊る必要があると思われる場合は、次に進んでください。 自分の限界や不適合を早い段階で認識していない場合、あなたの回答を検討している組織は、あなたが探しているものを正確に提供できない（または提供しない）と認識するとすぐになります。
つまり、要求されたサービスを完全に提供でき、実際にRFPを要求している組織と協力したい場合にのみ提出することによって、自分とレビュー担当者の時間を評価する必要があります。
RFP応答を早期に準備する
応答を完了するのに十分な時間があるように見えるかもしれませんが、先延ばしする時間はありません。 多くの場合、RFPの完了には当初の考えよりもはるかに長い時間がかかる可能性があるため（特に他の部門や組織へのアウトリーチを実行する必要がある場合）、できるだけ早くプロセスを開始することをお勧めします。
RFPを受け取ったらすぐに、ドキュメント全体を1行ずつ読んで、要求に答える方法をよりよく理解してください。 すぐに利用できないものを強調表示し、取得に時間がかかる可能性のある情報を探し始めます。 RFPに関連する要求された量のケーススタディと顧客参照がありますか？ HRは従業員番号を取得する必要がありますか？ 添付のフォームまたはCEOの署名（たまたま全国に住んでいる人）の公証人が必要ですか？ 締め切り日前に提出する必要がある明確な質問がありますか？
一部のRFPは単純明快であり、目標は単に自分が持っているものを示すことです。 他の人はもっと細心の注意を払い、頭を悩ませるような過度の情報を要求します。 ドキュメントを受け取ったらすぐに詳細を読んで、何を期待し、タイムリーに準備するかを正確に理解してください。
RFPのすべてのガイドラインに従ってください
締め切りは締め切りです、そしてそれはそれです。 あなたの要求者は非常に具体的な情報を要求します、そしてあなたの仕事はそれを明確に、簡潔にそして時間通りに提供することです。 彼らが4ページの応答を要求した場合、あなたは彼らに4ページの応答を与えます。 2インチの余白があるフォントサイズ17？ ばかげているようですが、確かに。 正確な名前のデジタルファイル、または6つのタブディバイダーを備えた1インチのバインダー？ あなたは私がこれで行くところを手に入れます。 リクエスターのガイドラインに従うことは必須です！
RFPガイドラインは、次の2つの理由で存在します。
- プロポーザルのレビュー担当者は、複数の提出物を並べて比較しています。すべてが同じ方法でフォーマットされ、回答されると、作業が簡単になり、実際のコンテンツが透けて見えます。
- 詳細への注意と指示に従う能力をテストするため。 RFPの応答は、ベンダーとの潜在的な協力関係の第一印象と考えてください。 それが彼らがそれを見ている方法です。
そのRFPのすべての単語を読んで再読し、すべてをカバーしていることを確認します。 彼らが求めるものを正確に与えてください：それ以上でもそれ以下でもありません。 創造性を発揮したり、チャンスをつかんだりするときではありません。 RFPプロセスで述べたとおりに実行すれば、実行を継続できます。
マーケティングオートメーションクイックスタートガイド
ボイラープレートのコピーとファイル上のテンプレートで整理してください
いくつかの提案依頼書の回答を書く練習をした後は、RFPへの対応がより簡単かつ迅速になります。 サービスの範囲、会社の背景、ケーススタディなどを書くのに時間を費やすと、将来のプロジェクトで使用するためにこれらを参照できます。 これらの資産を転用するための鍵は組織です。 指定されたフォルダに保存された明確にラベル付けされたドキュメントを使用すると、作業がはるかに簡単になります。
以前のRFPを将来の参照用に保存し、合理化されたフォーマット用のテンプレートを作成します。 何よりも、一般的なコンテンツ（つまり、カバーレター、サービスの詳細な範囲、業界の経験、および会社の背景）を、提案に組み込む準備をしておいてください。 RFPは共通の要件を共有しているため、わずかな編集ですばやくコピーアンドペーストすることで、追加の作業を数時間、場合によっては数日節約できます。
RFP言語を使用して、説明を目立たせる
履歴書のベストプラクティスが職務記述書のキーワードを挿入する方法を知っていますか？ 作業全体に元のドキュメントの言語を含めてRFP応答を作成する場合も、同じアプローチを使用する必要があります。 業界固有の言い回しを使用して値を調整し、サービス用語の範囲に固執します。 そうすることで、この提案へのあなたの献身を示す個人的なタッチが追加され、レビュー担当者は、あなたが彼らの用語を取り入れている場合、あなたの提案によりよく関係するでしょう。
関連する注意点として、サービスの範囲を競合他社の提出物と区別するのは難しい場合があります。 結局のところ、あなたは自分の業種内の他のビジネスに対抗しているのです。 専門用語を最小限に抑え、流行語を超えて簡単な説明を作成します。 あなたのサービスを競合他社と区別するものを強調し、あなたの会社がその仕事に最適である理由を実際に説明してください。
あなたの説明が際立っているかどうかの良いテストは、競合他社のウェブサイトをチェックすることです。 RFPの回答をWebページのコンテンツと交換できる場合は、主要な危険信号を発見したので、設計図に戻る必要があります。
フォーマットの表示は重要ですが、それほど重要ではありません
はい、あなたはあなたの提案の応答が視覚的に魅力的であり、Wordドキュメント以上のものとして目立つことを望んでいます。 ただし、コンテンツはプレゼンテーションよりも重要です。ただし、多くの回答者は視覚的な詳細に夢中になっています。 繰り返しになりますが、フォーマットテンプレートは大きな助けになるため、理想的には、ブランド提案全体を1〜2回作成するだけで済みます。 （私は個人的にAdobe InDesignを提案に使用するのが大好きですが、ここでも高度なWordスキルが役立ちます。）
ガイドラインに別の記載がない限り、提案が一貫したブランディング用にフォーマットされ、読みやすいことを確認してください。 疑わしい場合は、少ないほど多くなります。 レビュー担当者に不必要なデザインの混乱を引き起こしたり、大胆な色やフォントの選択で目を凝らしたりする必要はありません。 あなたのエネルギーの大部分を提案のプレゼンテーションに投入するよりも、あなたの時間を過ごすためのより効率的な方法があります。
あなたの価値を決定する
他の交渉と同様に、あなたは自分のサービスを門外に出したり、不当に高いオファーをしたりしたくありません。 ただし、価格設定はRFPの決定において重要な要素であるため、自分の価値を判断し、自信を持って提示することが重要です。 リーダーシップと協力して、ハイエンドにわずかに傾く適切な中間点を決定します。 これにより、サービスの価値を示しながら、ビジネスに交渉の余地が生まれます。
RFPを発行する代理店は、価格だけに基づいて決定を下すのではなく、RFPのポイントの一部は、最高の価値を得ることにあることを忘れないでください。
締め切り前に提出する
物理的な提案を扱っているかデジタルの提案を扱っているかに関係なく、提出が遅れても容赦はほとんどありません。 あったとしても、間違った足で始めたくはありません。
期限が何であれ、時間をバッファリングできるように、少なくとも2営業日上に移動する必要があります。 これを数えるにはあまりにも多くの理由があります。 たとえば、送信用の電子メールアドレスが間違っている可能性があり、正しいアドレスを追跡するためにガチョウを追いかける必要があります。 または、ファイルが大きすぎてオンラインで配信できないため、緊急時対応計画をその場で作成する必要があります。 代理店が午前中に開店する前にFedExが提案を配信しようとし、配信が戻ってくるまでに、RFPの期限から30分後になるとどうなりますか？ （はい、悲しいことに、すべてが実際の例です。）
結論：正式な締め切りの2日前に完成した提案を提出することを計画して、不安を解消してください。
次のRFP入札に勝つ
RFPを獲得することは、それ自体が成果であり、特に公共部門において、より多くの機会を開くことができる、適切なビジネスパートナーシップの準備を整えます。 RFPはナンバーゲームに過ぎないこともありますが、提案は、コンテンツが組織の要求と完全に一致し、形式が視覚的に魅力的であるが気を散らすものではなく、価格設定が両方にとってメリットがある場合に、目立つのに役立ちます。ビジネス。 RFPに対応する方法についてこれらのベストプラクティスに従うことは、その入札に勝つ可能性を高めるだけではありません。 また、将来、より効率的でより多くの提案を作成するときに、正気を保つのに役立ちます。
すばらしいRFPの作成がトップに立つのにどのように役立つかについての実際の例について読みたい場合は、Sharp Europeのブログ投稿をチェックして、マーケティング自動化の選択プロセスについてすべて学んでください。