วิธีตอบสนองต่อ RFP . ให้สำเร็จ

โอ้ RFPs - ความรัก / ความเกลียดชังที่เรามีคืออะไร เรารักพวกเขาเพราะพวกเขาเป็นโอกาสในการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับหน่วยงานสาธารณะที่เราอาจไม่สามารถคาดหวังได้ ในทางกลับกัน การตอบกลับข้อเสนออาจสร้างความยุ่งยาก และโชคไม่ดีที่ไม่มีการรับประกันว่าจะชนะการประมูล

ก่อนเข้าร่วม Act-On ฉันได้รับประสบการณ์มากมายในการตอบสนองต่อ RFP (คำขอสำหรับข้อเสนอ) ซึ่งมักสร้างคำตอบข้อเสนอสูงสุดห้ารายการในแต่ละสัปดาห์สำหรับหน่วยงานของรัฐ องค์กรไม่แสวงหากำไร และองค์กรสาธารณะอื่นๆ ในการทำเช่นนั้น ฉันได้เรียนรู้ว่าเมื่อมีสัญญามูลค่าหลายล้านดอลลาร์ที่อาจเกิดขึ้น คุณ ต้อง รู้ว่าต้องทำอะไรและไม่ควรทำอะไรเมื่อสร้างคำตอบเหล่านี้ และถ้าคุณต้องการชนะการประมูล คุณต้องร่างคำตอบที่จะช่วยให้คุณโดดเด่นท่ามกลางการยื่นข้อเสนอ ซึ่งไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะทำ

ฉันรู้ว่าข้อเสนอเหล่านี้อาจทำให้คุณรู้สึกกังวล ดังนั้นฉันจึงต้องการจัดเตรียมเคล็ดลับ กลเม็ด และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดแก่คุณ เพื่อช่วยคุณสำรวจน่านน้ำ RFP และร่างคำตอบที่ประสบความสำเร็จซึ่งจะช่วยให้คุณปิดธุรกิจได้มากขึ้น

RFP คืออะไร?

การขอข้อเสนอ คุณสมบัติ หรือข้อมูลเป็นการเชิญให้เข้าสู่ตำแหน่งของบริษัทของคุณในสังเวียนเพื่อเอาชนะใจลูกค้ารายใหม่ RFP, RFQ และ RFI นั้นเหมือนกันโดยมีรายละเอียดที่แตกต่างกัน ดังนั้นสำหรับจุดประสงค์ของโพสต์ในบล็อกนี้ เราจึงยังคงใช้คำว่า RFP ต่อไป

RFP ในธุรกิจคือเอกสารที่ประกาศบริการที่จำเป็นใหม่ ไม่ว่าจะเป็นโครงการเฉพาะหรือหุ้นส่วนระยะยาว บริษัทที่ส่งคำตอบข้อเสนอคือ "การเสนอราคา" สำหรับธุรกิจของผู้ให้บริการ RFP ซึ่งส่วนใหญ่มักจะอยู่ในภาครัฐ เช่น หน่วยงานของรัฐหรือองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร RFP มีความจำเป็นเกือบทุกครั้งสำหรับโครงการและบริการที่ซับซ้อนสำหรับหน่วยงานภาครัฐเหล่านี้ เนื่องจากเป็นการยกระดับสนามแข่งขันระหว่างบริษัทเอกชนที่แข่งขันกันเพื่อให้กระบวนการยุติธรรมและรักษาต้นทุนให้ต่ำ

ดังนั้นคุณจะตอบสนองอย่างมีประสิทธิภาพอย่างไรเมื่อ RPF มาถึงคุณ?

ตรวจ RFP

เพียงเพราะคุณได้รับ RFP ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องตอบกลับ ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น คุณควรถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้:

• สิ่งนี้จะสร้าง ROI ที่คุ้มค่าให้กับบริษัทของฉันหรือไม่?
• ค่านิยมของเราสอดคล้องกันหรือไม่ และเราจะภูมิใจไหมที่ได้ร่วมงานกับองค์กรนี้
• ขอบเขตของการบริการอยู่ในอาณาเขตของเราอย่างแน่นหนาหรือไม่?

หากคุณรู้สึกว่าคุณจะต้องเต้นไปรอบๆ มากกว่าหนึ่งหรือสองรายการ ให้ไปต่อ หากคุณไม่ทราบข้อจำกัดของคุณหรือไม่เหมาะสมตั้งแต่เนิ่นๆ องค์กรที่ตรวจสอบคำตอบของคุณอาจจะทันทีที่พวกเขารู้ว่าคุณไม่สามารถ (หรือจะไม่) ให้สิ่งที่พวกเขากำลังมองหาได้อย่างแน่นอน

กล่าวโดยย่อ คุณควรให้คุณค่ากับเวลาของคุณและผู้ตรวจสอบโดยส่งเฉพาะในกรณีที่คุณสามารถให้บริการตามที่ร้องขอได้อย่างเต็มที่และ ต้องการ ทำงานร่วมกับองค์กรที่ขอ RFP จริงๆ

เตรียมการตอบกลับ RFP ของคุณก่อน

ดูเหมือนคุณจะมีเวลาอีกมากที่จะตอบให้เสร็จ แต่ไม่มีเวลาสำหรับการผัดวันประกันพรุ่ง หลายครั้ง RFP อาจใช้เวลานานกว่าที่คุณคิดในตอนแรก (โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องดำเนินการขยายไปยังแผนกและองค์กรอื่นๆ) ดังนั้นจึงควรเริ่มต้นกระบวนการให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ทันทีที่คุณได้รับ RFP ให้อ่านเอกสารทั้งหมดทีละบรรทัดเพื่อให้เข้าใจวิธีการตอบคำขอได้ดีขึ้น เน้นสิ่งที่คุณไม่มีพร้อม และเริ่มค้นหาข้อมูลที่อาจใช้เวลาในการเรียกค้น คุณมีกรณีศึกษาและการอ้างอิงของลูกค้าที่เกี่ยวข้องกับ RFP จำนวนที่ร้องขอหรือไม่ HR จำเป็นต้องดึงหมายเลขพนักงานหรือไม่? คุณต้องการทนายความสำหรับแบบฟอร์มที่แนบมาหรือลายเซ็นของ CEO ของคุณ (ใครอาศัยอยู่ทั่วประเทศ)? คุณมีคำถามที่ชัดเจนที่คุณต้องส่งก่อนวันปิดรับหรือไม่?

RFP บางรายการตรงไปตรงมา โดยมีเป้าหมายเพื่อแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณมีอะไรบ้าง คนอื่นๆ ละเอียดถี่ถ้วนกว่าและขอข้อมูลมากเกินไปจนทำให้คุณเกาหัว ทันทีที่คุณได้รับเอกสาร โปรดอ่านรายละเอียดเพื่อให้คุณรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นและต้องเตรียมเอกสารอย่างไรในเวลาที่เหมาะสม

ปฏิบัติตามทุกแนวทางใน RFP

เส้นตายคือเส้นตายและนั่นแหล่ะ ผู้ขอของคุณจะขอข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงมาก และงานของคุณคือการให้ข้อมูลอย่างชัดเจน รัดกุม และตรงเวลา หากพวกเขาร้องขอการตอบกลับสี่หน้า คุณจะต้องตอบกลับพวกเขาสี่หน้า ขนาดตัวอักษร 17 ระยะขอบ 2 นิ้ว? ดูเหมือนโง่แต่ชัวร์ ไฟล์ดิจิทัลที่มีชื่อที่ถูกต้อง หรือตัวประสานขนาด 1 นิ้วพร้อมตัวแบ่งแท็บหกตัว คุณได้รับที่ฉันจะไปกับเรื่องนี้ การปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ของผู้ขอเป็นข้อบังคับ!

หลักเกณฑ์ RFP มีอยู่ด้วยเหตุผลสองประการ:

1. ผู้ตรวจสอบข้อเสนอกำลังเปรียบเทียบการส่งหลายรายการแบบเคียงข้างกัน และทำให้งานของพวกเขาง่ายขึ้นเมื่อทุกอย่างได้รับการจัดรูปแบบและตอบในลักษณะเดียวกัน ทำให้เนื้อหาจริงโดดเด่น
2. เพื่อทดสอบความใส่ใจในรายละเอียดและความสามารถในการปฏิบัติตามคำแนะนำ คิดว่าการตอบสนอง RFP ของคุณเป็นความประทับใจแรกพบในความสัมพันธ์ในการทำงานกับผู้ขาย นั่นคือวิธีที่พวกเขากำลังดูอยู่

อ่านและอ่านซ้ำทุกคำใน RFP นั้นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ครอบคลุม ทุกอย่าง แล้ว ให้สิ่งที่พวกเขาขอ ไม่มาก ไม่น้อย ไม่ใช่เวลาที่จะสร้างสรรค์หรือใช้โอกาส ทำตามที่คุณบอกในกระบวนการ RFP แล้วคุณจะอยู่ในการดำเนินการต่อไป

จัดระเบียบด้วยการคัดลอก Boilerplate และเทมเพลตในไฟล์

การตอบกลับ RFP จะง่ายและรวดเร็วขึ้นหลังจากที่คุณได้ฝึกเขียนคำตอบของข้อเสนอแล้ว เมื่อคุณใช้เวลาในการเขียนขอบเขตของบริการ ประวัติบริษัท กรณีศึกษา ฯลฯ คุณสามารถอ้างอิงถึงสิ่งเหล่านี้เพื่อใช้ในโครงการในอนาคต กุญแจสำคัญในการนำสินทรัพย์เหล่านี้กลับมาใช้ใหม่คือองค์กร ชีวิตของคุณจะง่ายขึ้นมากด้วยเอกสารที่มีป้ายกำกับชัดเจนซึ่งบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ที่กำหนด

จัดเก็บ RFP ก่อนหน้าเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต และสร้างเทมเพลตสำหรับการจัดรูปแบบที่คล่องตัว เหนือสิ่งอื่นใด ให้เตรียมเนื้อหาทั่วไป (เช่น จดหมายสมัครงาน ขอบเขตโดยละเอียดของบริการ ประสบการณ์ในอุตสาหกรรม และภูมิหลังของบริษัท) พร้อมที่จะเชื่อมต่อกับข้อเสนอ RFP นั้นมีข้อกำหนดทั่วไปเหมือนกัน ดังนั้นการคัดลอกและวางอย่างรวดเร็วด้วยการแก้ไขเล็กน้อยจึงช่วยประหยัดเวลาในการทำงานเพิ่มเติมได้แม้กระทั่งวัน

ใช้ภาษา RFP และทำให้คำอธิบายของคุณโดดเด่น

คุณรู้หรือไม่ว่าแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการดำเนินการต่อเพื่อใส่คำหลักของรายละเอียดงานเป็นอย่างไร? คุณควรใช้แนวทางเดียวกันนี้เมื่อร่างการตอบกลับ RFP โดยการรวมภาษาจากเอกสารต้นฉบับไว้ในงานของคุณ ปรับค่านิยมของคุณโดยใช้คำฟุ่มเฟือยเฉพาะอุตสาหกรรมและยึดตามขอบเขตของคำศัพท์บริการ การทำเช่นนี้จะเพิ่มความรู้สึกเป็นส่วนตัวซึ่งแสดงถึงความทุ่มเทของคุณต่อข้อเสนอนี้ และผู้ตรวจทานจะมีความเกี่ยวข้องกับข้อเสนอของคุณมากขึ้นหากคุณนำศัพท์แสงไปใช้

ในหมายเหตุที่เกี่ยวข้อง การแยกขอบเขตบริการของคุณออกจากการส่งของคู่แข่งอาจเป็นเรื่องยาก เพราะคุณกำลังต่อสู้กับธุรกิจอื่นๆ ในประเภทธุรกิจของคุณ ใช้ศัพท์แสงให้น้อยที่สุดและไปให้ไกลกว่าคำศัพท์เพื่อร่างคำอธิบายง่ายๆ เน้นสิ่งที่แยกบริการของคุณออกจากการแข่งขัน และสร้างกรณีที่แท้จริงว่าทำไมบริษัทของคุณถึงดีที่สุดสำหรับงาน

การทดสอบว่าคำอธิบายของคุณโดดเด่นหรือไม่คือการตรวจสอบเว็บไซต์ของคู่แข่ง หากคุณเปลี่ยนคำตอบ RFP กับเนื้อหาหน้าเว็บได้ แสดงว่าคุณพบธงสีแดงขนาดใหญ่และต้องกลับไปที่กระดานวาดภาพ

การนำเสนอรูปแบบมีความสำคัญ แต่ไม่ สำคัญ ขนาด นั้น

ใช่ คุณต้องการให้การตอบกลับข้อเสนอของคุณดึงดูดสายตาและโดดเด่นเป็นมากกว่าเอกสาร Word อย่างไรก็ตาม เนื้อหามีความสำคัญมากกว่าการนำเสนอ แม้ว่าผู้ตอบหลายคนจะยึดติดกับรายละเอียดของภาพก็ตาม อีกครั้ง เทมเพลตรูปแบบช่วยได้มาก ดังนั้นตามหลักการแล้วคุณจะต้องสร้างข้อเสนอที่มีแบรนด์ทั้งหมดหนึ่งหรือสองครั้งเท่านั้น (โดยส่วนตัวแล้วฉันชอบใช้ Adobe InDesign สำหรับข้อเสนอ แต่ทักษะ Word ขั้นสูงก็มีประโยชน์ที่นี่เช่นกัน)

เว้นแต่หลักเกณฑ์จะระบุไว้แตกต่างกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อเสนอของคุณอยู่ในรูปแบบสำหรับการสร้างแบรนด์ที่สอดคล้องกันและอ่านง่าย เมื่อสงสัย น้อยแต่มาก ไม่จำเป็นต้องสร้างความสับสนในการออกแบบที่ไม่จำเป็นสำหรับผู้ตรวจทานหรือทำให้สายตาของพวกเขาเครียดจากการเลือกสีหรือแบบอักษรที่เป็นตัวหนา มีวิธีที่มีประสิทธิภาพมากกว่าการใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการนำเสนอข้อเสนอ

กำหนดมูลค่าของคุณ

เช่นเดียวกับการเจรจาใดๆ คุณไม่ต้องการลดจำนวนบริการของคุณออกไปนอกประตูหรือยื่นข้อเสนอที่สูงเกินสมควร อย่างไรก็ตาม การกำหนดราคาเป็นปัจจัยสำคัญในการตัดสินใจ RFP ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญในการพิจารณาคุณค่าของคุณและนำเสนอด้วยความมั่นใจ ทำงานร่วมกับผู้นำของคุณเพื่อกำหนดจุดกึ่งกลางที่ดีที่เอนไปทางปลายด้านบนเล็กน้อย ซึ่งจะทำให้ธุรกิจของคุณมีพื้นที่ว่างสำหรับการเจรจาในขณะที่แสดงคุณค่าของบริการของคุณ

โปรดจำไว้ว่าหน่วยงานที่ออก RFP ไม่ได้ทำเพียงแค่การตัดสินใจเรื่องราคาเท่านั้น แต่ประเด็นสำคัญของ RFP คือการได้รับผลตอบแทนที่ดีที่สุดจากเงินที่จ่ายไป

ส่งก่อนหมดเขต

ไม่ค่อยมีความปราณีใด ๆ สำหรับการยื่นเรื่องล่าช้า ไม่ว่าคุณจะจัดการกับข้อเสนอทางกายภาพหรือทางดิจิทัล แม้ว่าจะมี คุณก็ไม่อยากเริ่มเดินผิดทาง

ไม่ว่าเส้นตายจะเป็นอย่างไร คุณควรเลื่อนขึ้นอย่างน้อยสองวันทำการเพื่อให้ตัวเองมีเวลาบัฟเฟอร์ มีเหตุผลมากเกินไปที่จะนับ ตัวอย่างเช่น ที่อยู่อีเมลสำหรับส่งอาจไม่ถูกต้อง บังคับให้คุณต้องตามล่าห่านป่าเพื่อติดตามที่อยู่ที่ถูกต้อง หรือไฟล์ของคุณใหญ่เกินไปที่จะส่งทางออนไลน์ ดังนั้นคุณต้องสร้างแผนฉุกเฉินทันที จะเกิดอะไรขึ้นหาก FedEx พยายามส่งข้อเสนอของคุณก่อนที่หน่วยงานจะเปิดในช่วงเช้า และเมื่อถึงเวลาที่พวกเขากลับมาพร้อมการส่งมอบของคุณ ก็เป็นเวลา 30 นาทีหลังจากกำหนดเส้นตาย RFP (ใช่ ทั้งหมดเป็นตัวอย่างที่แท้จริง เศร้า)

บรรทัดล่าง: ช่วยตัวเองให้คลายความกังวลด้วยการวางแผนส่งข้อเสนอที่เสร็จสมบูรณ์ก่อนถึงเส้นตายอย่างเป็นทางการสองวันก่อนกำหนด

ชนะการประมูล RFP ครั้งต่อไปของคุณ

การชนะ RFP เป็นความสำเร็จในตัวของมันเอง และเป็นเวทีสำหรับหุ้นส่วนทางธุรกิจที่เหมาะสมซึ่งสามารถเปิดโอกาสได้มากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาครัฐ แม้ว่าบางครั้ง RFPs จะเป็นอะไรที่มากกว่าเกมตัวเลขเล็กน้อย แต่ข้อเสนอสามารถช่วยให้คุณโดดเด่นได้จริงเมื่อเนื้อหาของคุณตรงกับที่องค์กรขอ รูปแบบนั้นดึงดูดสายตาแต่ไม่เสียสมาธิ และการกำหนดราคาของคุณก็เป็นประโยชน์สำหรับทั้งสองฝ่าย ธุรกิจ การปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้สำหรับวิธีตอบสนองต่อ RFP ไม่เพียงแต่จะเพิ่มโอกาสในการชนะการประมูลนั้นเท่านั้น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณมีสติสัมปชัญญะเมื่อคุณจัดทำข้อเสนอเพิ่มเติมอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในอนาคต

หากคุณต้องการอ่านเกี่ยวกับตัวอย่างที่แท้จริงว่าการร่าง RFP ที่น่าทึ่งสามารถช่วยให้คุณประสบความสำเร็จได้อย่างไร ให้ตรวจสอบบล็อกโพสต์ของเรากับ Sharp Europe เพื่อเรียนรู้ทั้งหมดเกี่ยวกับกระบวนการคัดเลือกระบบการตลาดอัตโนมัติ