如何成功响应 RFP

哦，RFP——我们有多么爱恨交织的关系。 我们喜欢它们，因为它们是建立新业务关系的机会，特别是与我们可能无法找到的公共机构的关系。 另一方面，提案响应的创建可能很麻烦，而且不幸的是，不能保证中标。

在加入 Act-On 之前，我在回复 RFP（征求建议书）方面积累了丰富的经验——经常每周为政府机构、非营利组织和其他公共组织创建多达五个提案回复。 在这样做的过程中，我了解到，当潜在的数百万美元合同即将上线时，您必须知道在创建这些响应时该做什么和不该做什么。 如果你想中标，你必须起草一份回应，帮助你在提交的海洋中脱颖而出，这不是一件容易的事。

我知道这些提案可能令人生畏，因此我想为您提供提示、技巧和最佳实践，以帮助您在 RFP 水域中导航并起草成功的回复，帮助您完成更多业务。

什么是 RFP？

对提案、资格或信息的请求是邀请您加入公司的帽子以赢得潜在业务。 RFP、RFQ 和 RFI 本质上是相同的，但细节程度不同，因此在本博文中，我们坚持使用 RFP 一词。

业务中的 RFP 是宣布新需要的服务的文件——无论是针对特定项目还是长期合作伙伴关系。 提交提案响应的公司正在“投标” RFP 提供商的业务，这通常是在公共部门——例如政府机构或非营利组织。 这些公共实体的复杂项目和服务几乎总是需要 RFP，因为它们在竞争的私营公司之间创造了公平的竞争环境，以使流程公平并保持低成本。

那么，当 RPF 出现时，您如何有效地应对？

审查 RFP

仅仅因为您收到了 RFP 并不意味着您需要做出回应。 在你开始之前，你应该问自己以下问题：

• 这会为我的公司带来有价值的投资回报吗？
• 我们的价值观是否一致，我们会为与这个组织合作而感到自豪吗？
• 服务范围是否确实属于我们的领域？

如果你觉得你必须围绕不止一两个线项目跳舞，继续前进。 如果您在早期没有认识到自己的局限性或不合适，审核您的回复的组织可能会在他们认识到您不能（或不会）提供他们正在寻找的确切内容时立即进行。

简而言之，您应该珍惜您和审阅者的时间，只有在您完全能够提供所请求的服务并且确实希望与请求 RFP 的组织合作时才提交。

尽早准备您的 RFP 响应

看起来你有足够的时间来完成你的回答，但没有时间拖延。 很多时候，完成 RFP 所需的时间可能比您最初想象的要长得多（尤其是如果您必须与其他部门和组织进行外展），因此最好尽早开始该过程。

收到 RFP 后，请逐行阅读整个文档，以更好地了解如何回答请求。 突出显示您没有现成的任何内容，并开始寻找可能需要时间来检索的信息。 您是否有所需数量的与 RFP 相关的案例研究和客户参考资料？ HR 需要拉员工号吗？ 您是否需要公证人来附上表格或您的 CEO 的签名（他恰好住在全国各地）？ 您是否有需要在截止日期之前提交的澄清问题？

一些 RFP 很简单，目的是简单地向他们展示你所拥有的。 其他人则更细致，要求提供过多的信息，让您摸不着头脑。 收到文件后，请立即详细阅读，以便准确了解预期内容以及如何及时准备。

遵循 RFP 上的每条准则

最后期限就是最后期限，就是这样。 您的请求者会要求提供非常具体的信息，而您的工作是清晰、简洁、及时地提供信息。 如果他们要求一个四页的响应，你就给他们一个四页的响应。 字体大小为 17，边距为 2 英寸？ 看起来很傻，但可以肯定。 具有确切名称的数字文件，还是带有六个标签分隔符的一英寸活页夹？ 你知道我要去哪里了。 必须遵循请求者的指导方针！

存在 RFP 指南有两个原因：

1. 提案审阅者正在并排比较多个提交的内容，当所有内容都以相同的方式格式化和回答时，这会使他们的工作更容易，从而使实际内容能够脱颖而出。
2. 测试您对细节的关注和遵循指示的能力。 将您的 RFP 响应视为您与供应商潜在工作关系的第一印象； 他们就是这样看待它的。

阅读并重新阅读该 RFP 的每一个字，以确保您已涵盖所有内容。 给他们确切的要求：不多也不少。 现在不是发挥创造力或冒险的时候。 按照您在 RFP 流程中的说明进行操作，您将继续运行。

使用文件中的样板副本和模板保持井井有条

在您练习编写一些提案回复后，回复 RFP 会变得更容易和更快。 一旦你花一些时间写下你的服务范围、公司背景、案例研究等，你就可以参考这些以在未来的项目中使用。 重新利用这些资产的关键是组织； 将清晰标记的文档保存在指定文件夹中，您的生活将变得更加轻松。

存储以前的 RFP 以供将来参考，并为简化格式创建模板。 最重要的是，保持通用内容（即求职信、详细的服务范围、行业经验和公司背景）准备好插入提案。 RFP 具有共同的要求，因此只需少量编辑即可快速复制和粘贴，从而节省数小时甚至数天的额外工作。

使用 RFP 语言并使您的描述脱颖而出

您知道简历最佳实践如何插入职位描述的关键字吗？ 在起草 RFP 响应时，您应该使用相同的方法，在整个工作中包含原始文档中的语言。 通过使用特定行业的措辞来调整您的价值观，并遵守其服务范围的术语。 这样做会增加个人风格，表明您对该提案的奉献精神，如果您使用他们的术语，审稿人将更好地与您的提案相关联。

在相关说明中，将您的服务范围与竞争对手提交的内容区分开来可能具有挑战性。 毕竟，您正在与您所在行业的其他业务竞争。 尽量减少行话，并超越流行语来起草简单的解释。 突出您的服务与竞争对手的区别，并说明您的公司为何最适合这项工作。

检查您的描述是否突出的一个很好的测试是检查竞争对手的网站。 如果您可以将您的 RFP 答案与他们的网页内容交换，那么您已经发现了一个重要的危险信号，需要返回绘图板。

格式演示很重要，但没那么重要

是的，您希望您的提案回复具有视觉吸引力，并且不仅仅是 Word 文档。 然而，内容比演示更重要——尽管许多受访者对视觉细节很感兴趣。 同样，格式模板也有很大帮助，因此理想情况下，您只需创建整个品牌提案一到两次。 （我个人喜欢使用 Adob​​e InDesign 进行提案，但高级 Word 技能也可以在这里派上用场。）

除非指导方针有不同的规定，否则请确保您的提案格式具有一致的品牌并且易于阅读。 如有疑问，少即是多。 没有必要给审阅者造成不必要的设计混乱，或者让他们的眼睛因粗体颜色或字体选择而疲劳。 有比将大部分精力投入提案演示更有效的方式来消磨时间。

确定你的价值

像任何谈判一样，您不希望降低您的服务或提出过高的报价。 但是，定价是 RFP 决策中的关键因素，因此确定您的价值并充满信心地展示非常重要。 与您的领导层合作，确定一个稍微偏向高端的良好中间立场。 这将为您的业务提供谈判空间，同时展示您的服务价值。

请记住，发布 RFP 的机构并不仅仅基于价格做出决定，RFP 的部分目的是为了获得最大的收益。

截止日期前提交

无论您是处理实体提案还是数字提案，对于迟交的提案很少有任何怜悯。 即使有，你也不想一开始就走错了路。

无论最后期限是什么，您都应该至少提前两个工作日，让自己有缓冲时间。 这有太多的原因无法计算。 例如，用于提交的电子邮件地址可能是错误的，迫使您寻找正确的地址。 或者您的文件太大而无法在线交付，因此您必须即时制定应急计划。 如果 FedEx 试图在机构早上开门之前交付您的提案，而当他们返回您的交付物时，已经是 RFP 截止日期后 30 分钟？ （是的，遗憾的是，所有这些都是真实的例子。）

底线：通过计划在正式截止日期前两天提交完整的提案来避免焦虑。

赢得您的下一个 RFP 投标

赢得 RFP 本身就是一项成就，它为建立合适的业务合作伙伴关系奠定了基础，可以打开更多机会——尤其是在公共部门。 虽然 RFP 有时归结为数字游戏，但当您的内容与组织要求的内容完全匹配时，提案可以真正帮助您脱颖而出，格式具有视觉吸引力但不会分散注意力，并且您的定价对双方都是双赢的企业。 遵循这些关于如何响应 RFP 的最佳实践不仅会增加您赢得该投标的几率； 它们还可以帮助您在将来以更高的效率提出更多提案时保持理智。

如果您想阅读一个真实示例，了解如何起草一份出色的 RFP 可以帮助您脱颖而出，请查看我们与 Sharp Europe 合作的博客文章，了解他们的营销自动化选择流程。