Wie man erfolgreich auf eine RFP antwortet

Oh, RFPs – was für eine Hassliebe wir haben. Wir lieben sie, weil sie eine Gelegenheit sind, neue Geschäftsbeziehungen zu knüpfen, insbesondere mit öffentlichen Stellen, die wir sonst vielleicht nicht finden könnten. Auf der anderen Seite kann die Erstellung von Angebotsantworten umständlich sein, und leider gibt es keine Garantie für den Zuschlag.

Bevor ich zu Act-On kam, sammelte ich umfangreiche Erfahrung in der Beantwortung von RFPs (Request for Proposals) – häufig erstellte ich jede Woche bis zu fünf Antworten auf Vorschläge für Regierungsbehörden, gemeinnützige Organisationen und andere öffentliche Organisationen. Dabei habe ich gelernt, dass man bei der Erstellung dieser Antworten wissen muss , was zu tun ist und was nicht, wenn ein potenzieller Multi-Millionen-Dollar-Vertrag auf dem Spiel steht. Und wenn Sie die Ausschreibung gewinnen wollen, müssen Sie eine Antwort verfassen, die Ihnen hilft, sich in der Flut von Einreichungen abzuheben, was nicht einfach ist.

Ich weiß, dass diese Vorschläge entmutigend sein können, deshalb möchte ich Sie mit den Tipps, Tricks und Best Practices ausstatten, die Ihnen helfen, sich in den RFP-Gewässern zurechtzufinden und erfolgreiche Antworten zu entwerfen, die Ihnen helfen, mehr Geschäfte abzuschließen.

Was ist ein RFP?

Anfragen nach Vorschlägen, Qualifikationen oder Informationen sind Einladungen, den Hut Ihres Unternehmens in den Ring zu werfen, um potenzielle Geschäfte zu gewinnen. RFPs, RFQs und RFIs sind im Wesentlichen gleich, mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad, daher bleiben wir für die Zwecke dieses Blogposts beim Begriff RFP.

RFPs in der Wirtschaft sind Dokumente, die neu benötigte Dienstleistungen ankündigen – sei es für ein bestimmtes Projekt oder eine langfristige Partnerschaft. Unternehmen, die Angebotsantworten einreichen, „bieten“ für das Geschäft des RFP-Anbieters, der meistens im öffentlichen Sektor angesiedelt ist – beispielsweise eine Regierungsbehörde oder eine gemeinnützige Organisation. RFPs sind fast immer für komplexe Projekte und Dienstleistungen für diese öffentlichen Einrichtungen erforderlich, da sie die Wettbewerbsbedingungen zwischen konkurrierenden Privatunternehmen ausgleichen, um den Prozess fair zu gestalten und die Kosten niedrig zu halten.

Wie reagieren Sie also effektiv, wenn ein RPF auf Sie zukommt?

Überprüfen Sie die RFP

Nur weil Sie eine RFP erhalten haben, heißt das nicht, dass Sie darauf reagieren müssen. Bevor Sie überhaupt beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Würde dies einen lohnenden ROI für mein Unternehmen generieren?
• Stimmen unsere Werte überein und wären wir stolz darauf, mit dieser Organisation zusammenzuarbeiten?
• Fällt der Leistungsumfang fest in unser Gebiet?

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie um mehr als ein oder zwei Werbebuchungen herumtanzen müssen, fahren Sie fort. Wenn Sie Ihre Einschränkungen oder eine schlechte Passform nicht frühzeitig erkennen, wird die Organisation, die Ihre Antwort überprüft, dies wahrscheinlich tun, sobald sie erkennt, dass Sie nicht genau das bieten können (oder wollen), wonach sie suchen.

Kurz gesagt, Sie sollten Ihre Zeit und die der Gutachter schätzen, indem Sie nur dann einreichen, wenn Sie die angeforderten Dienstleistungen vollständig erbringen können und tatsächlich mit der Organisation zusammenarbeiten möchten , die die RFP anfordert.

Bereiten Sie Ihre RFP-Antwort frühzeitig vor

Es mag den Anschein haben, als hätten Sie genügend Zeit, um Ihre Antwort zu vervollständigen, aber es bleibt keine Zeit zum Aufschieben. Oft kann die Fertigstellung von RFPs viel länger dauern, als Sie ursprünglich denken (insbesondere, wenn Sie Kontakt zu anderen Abteilungen und Organisationen aufnehmen müssen), daher ist es am besten, den Prozess so früh wie möglich zu beginnen.

Sobald Sie die RFP erhalten, lesen Sie das gesamte Dokument Zeile für Zeile, um besser zu verstehen, wie Sie die Anfrage beantworten können. Markieren Sie alles, was Sie nicht sofort zur Hand haben, und beginnen Sie mit der Suche nach Informationen, deren Abruf möglicherweise Zeit in Anspruch nimmt. Haben Sie die angeforderte Menge an Fallstudien und Kundenreferenzen, die für die Ausschreibung relevant sind? Muss die Personalabteilung Mitarbeiterzahlen abrufen? Benötigen Sie einen Notar für beigefügte Formulare oder die Unterschrift Ihres CEO (der zufällig im ganzen Land lebt)? Haben Sie eine klärende Frage, die Sie bis zum Stichtag einreichen müssen?

Einige RFPs sind unkompliziert, mit dem Ziel, ihnen einfach zu zeigen, was Sie haben. Andere sind akribischer und fordern exzessive Informationen an, bei denen Sie sich am Kopf kratzen. Sobald Sie das Dokument erhalten, lesen Sie es ausführlich durch, damit Sie genau wissen, was Sie erwartet und wie Sie es rechtzeitig vorbereiten können.

Befolgen Sie alle Richtlinien auf dem RFP

Die Frist ist die Frist, und das war's. Ihr Anforderer wird nach sehr spezifischen Informationen fragen, und Ihre Aufgabe ist es, diese klar, prägnant und pünktlich bereitzustellen. Wenn sie eine vierseitige Antwort anfordern, geben Sie ihnen eine vierseitige Antwort. Schriftgröße 17 mit zwei Zoll Rand? Scheint albern, aber sicher. Digitale Datei mit einem genauen Namen oder 1-Zoll-Ordner mit sechs Trennblättern? Du verstehst, wo ich damit hin will. Das Befolgen der Richtlinien Ihres Anforderers ist obligatorisch!

RFP-Richtlinien gibt es aus zwei Gründen:

1. Die Vorschlagsprüfer vergleichen mehrere Einreichungen nebeneinander, und es erleichtert ihre Arbeit, wenn alles auf die gleiche Weise formatiert und beantwortet wird, sodass der eigentliche Inhalt durchscheinen kann.
2. Um Ihre Aufmerksamkeit für Details und Ihre Fähigkeit, Anweisungen zu befolgen, zu testen. Betrachten Sie Ihre RFP-Antwort als den ersten Eindruck Ihrer potenziellen Arbeitsbeziehung mit dem Anbieter; so sehen sie es.

Lesen Sie jedes Wort dieser RFP immer wieder, um sicherzustellen, dass Sie alles abgedeckt haben . Geben Sie ihnen genau das, was sie verlangen: nicht mehr und nicht weniger. Es ist nicht die Zeit, kreativ zu werden oder Risiken einzugehen. Tun Sie, was Sie in Ihrem RFP-Prozess gesagt haben, und Sie bleiben im Rennen.

Bleiben Sie organisiert mit Boilerplate Copy und Templates in der Datei

Die Beantwortung von RFPs wird einfacher und schneller, nachdem Sie das Schreiben einiger Angebotsantworten geübt haben. Sobald Sie einige Zeit damit verbracht haben, Ihren Leistungsumfang, den Firmenhintergrund, Fallstudien usw. zu schreiben, können Sie sich darauf beziehen, um sie in zukünftigen Projekten zu verwenden. Der Schlüssel zur Wiederverwendung dieser Vermögenswerte ist die Organisation; Ihr Leben wird viel einfacher mit klar gekennzeichneten Dokumenten, die in bestimmten Ordnern gespeichert sind.

Speichern Sie frühere RFPs zum späteren Nachschlagen und erstellen Sie Vorlagen für eine optimierte Formatierung. Halten Sie vor allem allgemeine Inhalte (z. B. Anschreiben, detaillierter Leistungsumfang, Branchenerfahrung und Unternehmenshintergrund) bereit, um sie in das Angebot einzufügen. RFPs haben gemeinsame Anforderungen, sodass ein schnelles Kopieren und Einfügen mit geringfügiger Bearbeitung Stunden oder sogar Tage an zusätzlicher Arbeit einspart.

Verwenden Sie die RFP-Sprache und heben Sie Ihre Beschreibungen hervor

Sie wissen, wie die Best Practices für Lebensläufe sagen, die Schlüsselwörter der Stellenbeschreibung einzufügen? Sie sollten den gleichen Ansatz verwenden, wenn Sie Ihre RFP-Antwort verfassen, indem Sie während Ihrer gesamten Arbeit Sprache aus dem Originaldokument einbeziehen. Richten Sie Ihre Werte aus, indem Sie branchenspezifische Ausdrücke verwenden und sich an die Terminologie des Leistungsumfangs halten. Dies fügt eine persönliche Note hinzu, die Ihr Engagement für diesen Vorschlag zeigt, und der Prüfer wird sich besser auf Ihren Vorschlag beziehen, wenn Sie seine Fachsprache einbeziehen.

In diesem Zusammenhang kann es schwierig sein, Ihren Leistungsumfang von den Einreichungen der Wettbewerber zu unterscheiden. Schließlich treten Sie gegen andere Unternehmen in Ihrer Branche an. Halten Sie den Jargon auf ein Minimum und greifen Sie über Schlagworte hinaus, um einfache Erklärungen zu verfassen. Heben Sie hervor, was Ihre Dienstleistungen von der Konkurrenz unterscheidet, und begründen Sie, warum Ihr Unternehmen das Beste für den Job ist.

Ein guter Test, ob Ihre Beschreibung auffällt, ist, die Websites Ihrer Mitbewerber zu überprüfen. Wenn Sie Ihre RFP-Antworten mit ihren Webseiteninhalten austauschen können, haben Sie eine wichtige rote Fahne aufgedeckt und müssen zurück zum Reißbrett gehen.

Präsentationsformat ist wichtig, aber nicht so wichtig

Ja, Sie möchten, dass Ihre Angebotsantwort optisch ansprechend ist und mehr als nur ein Word-Dokument ist. Der Inhalt ist jedoch wichtiger als die Präsentation – obwohl sich viele Befragte in den visuellen Details aufhängen. Auch hier sind Formatvorlagen eine große Hilfe, sodass Sie den gesamten Markenvorschlag idealerweise nur ein- oder zweimal erstellen müssen. (Ich persönlich verwende gerne Adobe InDesign für Vorschläge, aber fortgeschrittene Word-Kenntnisse können sich auch hier als nützlich erweisen.)

Sofern in den Richtlinien nicht anders angegeben, stellen Sie sicher, dass Ihre Angebote für ein konsistentes Branding formatiert und leicht lesbar sind. Im Zweifel ist weniger mehr. Es besteht keine Notwendigkeit, den Rezensenten unnötig durch das Design zu verwirren oder seine Augen durch kräftige Farb- oder Schriftarten zu ermüden. Es gibt effizientere Möglichkeiten, Ihre Zeit zu verbringen, als den Großteil Ihrer Energie in die Präsentation des Vorschlags zu stecken.

Bestimmen Sie Ihren Wert

Wie bei jeder Verhandlung möchten Sie Ihre Dienste nicht unterschätzen oder ein unangemessen hohes Angebot machen. Die Preisgestaltung ist jedoch ein entscheidender Faktor bei der Entscheidung über die Ausschreibung, daher ist es wichtig, Ihren Wert zu bestimmen und mit Zuversicht zu präsentieren. Arbeiten Sie mit Ihrer Führung zusammen, um einen guten Mittelweg zu finden, der sich leicht nach oben neigt. Dies gibt Ihrem Unternehmen Spielraum für Verhandlungen und zeigt gleichzeitig den Wert Ihrer Dienstleistungen.

Denken Sie daran, dass die Agentur, die die RFP ausstellt, ihre Entscheidung nicht nur auf den Preis stützt, sondern ein Teil des Sinns einer RFP darin besteht, das Beste für ihr Geld zu bekommen.

Vor Ablauf der Frist einreichen

Für eine verspätete Einreichung gibt es selten Gnade, egal ob es sich um ein physisches oder ein digitales Angebot handelt. Selbst wenn es so wäre, möchten Sie nicht mit dem falschen Fuß anfangen.

Unabhängig von der Frist sollten Sie sie um mindestens zwei Werktage vorverlegen, um sich Pufferzeit zu verschaffen. Dafür gibt es zu viele Gründe, um sie zu zählen. Beispielsweise könnte die E-Mail-Adresse für die Einreichung falsch sein, was Sie zu einer wilden Verfolgungsjagd zwingt, um die richtige Adresse aufzuspüren. Oder vielleicht ist Ihre Datei zu groß, um sie online bereitzustellen, sodass Sie spontan einen Notfallplan erstellen müssen. Was wäre, wenn FedEx versucht, Ihr Angebot zu liefern, bevor die Agentur morgens öffnet, und wenn sie mit Ihrer Lieferung zurückkommen, ist es 30 Minuten nach Ablauf der RFP-Frist? (Ja, leider sind alle reale Beispiele.)

Fazit: Sparen Sie sich die Angst, indem Sie planen, den fertigen Vorschlag zwei Tage vor dem offiziellen Abgabetermin einzureichen.

Gewinnen Sie Ihr nächstes RFP-Gebot

Der Gewinn einer Ausschreibung ist eine Leistung für sich und schafft die Voraussetzungen für eine gut geeignete Geschäftspartnerschaft, die mehr Möglichkeiten eröffnen kann – insbesondere im öffentlichen Sektor. Während RFPs manchmal auf kaum mehr als ein Zahlenspiel hinauslaufen, können Vorschläge Ihnen wirklich helfen, sich abzuheben, wenn Ihre Inhalte genau den Anforderungen der Organisation entsprechen, das Format optisch ansprechend, aber nicht ablenkend ist, und Ihre Preisgestaltung für beide Seiten eine Win-Win-Situation darstellt Unternehmen. Wenn Sie diese Best Practices für die Reaktion auf eine RFP befolgen, erhöhen Sie nicht nur Ihre Chancen, dieses Angebot zu gewinnen. Sie helfen Ihnen auch dabei, bei Verstand zu bleiben, wenn Sie in Zukunft mehr Vorschläge effizienter erstellen.

Wenn Sie ein echtes Beispiel dafür lesen möchten, wie die Erstellung einer erstaunlichen RFP Ihnen helfen kann, an die Spitze zu kommen, lesen Sie unseren Blogbeitrag mit Sharp Europe, um alles über deren Auswahlverfahren für Marketingautomatisierung zu erfahren.