Cara Berhasil Menanggapi RFP

Oh, RFP — hubungan cinta/benci yang kita miliki. Kami menyukai mereka karena mereka adalah peluang untuk mengamankan hubungan bisnis baru, khususnya dengan agen publik yang mungkin tidak dapat kami prospekkan dengan cara lain. Di sisi lain, tanggapan proposal dapat menjadi rumit untuk dibuat, dan sayangnya, tidak ada jaminan untuk memenangkan tawaran.

Sebelum bergabung dengan Act-On, saya mengumpulkan pengalaman luas dalam menanggapi RFP (Permintaan Proposal) — sering kali membuat hingga lima tanggapan proposal setiap minggu untuk lembaga pemerintah, organisasi nirlaba, dan organisasi publik lainnya. Dalam melakukannya, saya belajar bahwa ketika potensi kontrak jutaan dolar dipertaruhkan, Anda harus tahu apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan saat membuat tanggapan ini. Dan jika Anda ingin memenangkan tawaran, Anda harus menyusun tanggapan yang membantu Anda menonjol di lautan pengiriman, yang bukan hal yang mudah untuk dilakukan.

Saya tahu proposal ini bisa menakutkan, jadi saya ingin membekali Anda dengan tip, trik, dan praktik terbaik untuk membantu Anda menavigasi perairan RFP dan menyusun tanggapan sukses yang membantu Anda menutup lebih banyak bisnis.

Apa itu RFP?

Permintaan proposal, kualifikasi, atau informasi adalah undangan untuk memasukkan topi perusahaan Anda ke dalam ring untuk memenangkan bisnis potensial. RFP, RFQ, dan RFI pada dasarnya sama dengan berbagai tingkat detail, jadi untuk tujuan posting blog ini, kami menggunakan istilah RFP.

RFP dalam bisnis adalah dokumen yang mengumumkan layanan baru yang dibutuhkan — baik untuk proyek tertentu atau kemitraan jangka panjang. Perusahaan yang mengajukan tanggapan proposal adalah “penawaran” untuk bisnis penyedia RFP, yang paling sering berada di sektor publik — seperti lembaga pemerintah atau organisasi nirlaba. RFP hampir selalu diperlukan untuk proyek dan layanan kompleks untuk entitas publik ini karena RFP menyamakan kedudukan di antara perusahaan swasta yang bersaing untuk membuat prosesnya adil dan menjaga biaya tetap rendah.

Jadi, bagaimana Anda merespons secara efektif ketika RPF menghampiri Anda?

Dokter hewan RFP

Hanya karena Anda menerima RFP tidak berarti Anda harus merespons. Bahkan sebelum Anda mulai, Anda harus bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah ini akan menghasilkan ROI yang bermanfaat bagi perusahaan saya?
• Apakah nilai-nilai kita selaras dan apakah kita bangga bekerja dengan organisasi ini?
• Apakah cakupan layanan benar-benar jatuh di wilayah kita?

Jika Anda merasa harus menari di sekitar lebih dari satu atau dua item baris, lanjutkan. Jika Anda tidak mengenali keterbatasan atau ketidakcocokan Anda sejak awal, organisasi yang meninjau respons Anda mungkin akan segera mengetahui bahwa Anda tidak dapat (atau tidak akan) memberikan apa yang mereka cari.

Singkatnya, Anda harus menghargai waktu Anda dan pengulas dengan hanya mengirimkan jika Anda sepenuhnya dapat memberikan layanan yang diminta dan benar-benar ingin bekerja dengan organisasi yang meminta RFP.

Persiapkan Respons RFP Anda Sejak Dini

Tampaknya Anda memiliki banyak waktu untuk menyelesaikan tanggapan Anda, tetapi tidak ada waktu untuk menunda-nunda. Sering kali, RFP membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan daripada yang Anda pikirkan sebelumnya (terutama jika Anda harus melakukan penjangkauan ke departemen dan organisasi lain), jadi yang terbaik adalah memulai prosesnya sedini mungkin.

Segera setelah Anda menerima RFP, baca seluruh dokumen baris demi baris untuk lebih memahami cara menjawab permintaan. Soroti apa pun yang belum Anda miliki, dan mulailah mencari informasi yang mungkin membutuhkan waktu untuk diambil. Apakah Anda memiliki jumlah studi kasus dan referensi pelanggan yang relevan dengan RFP yang diminta? Apakah HR perlu menarik nomor karyawan? Apakah Anda memerlukan notaris untuk formulir terlampir atau tanda tangan CEO Anda (yang kebetulan tinggal di seluruh negeri)? Apakah Anda memiliki pertanyaan klarifikasi yang harus Anda kirimkan sebelum batas waktu?

Beberapa RFP bersifat langsung, dengan tujuan untuk menunjukkan kepada mereka apa yang Anda miliki. Yang lain lebih teliti dan meminta informasi berlebihan yang membuat Anda menggaruk-garuk kepala. Segera setelah Anda menerima dokumen, bacalah secara rinci sehingga Anda tahu persis apa yang diharapkan dan bagaimana mempersiapkannya tepat waktu.

Ikuti Setiap Pedoman di RFP

Batas waktu adalah batas waktu, dan hanya itu. Pemohon Anda akan meminta informasi yang sangat spesifik, dan tugas Anda adalah memberikannya dengan jelas, singkat, dan tepat waktu. Jika mereka meminta tanggapan empat halaman, Anda memberi mereka tanggapan empat halaman. Ukuran font 17 dengan margin dua inci? Terlihat konyol, tapi pasti. File digital dengan nama persis, atau binder satu inci dengan enam pembagi tab? Anda mendapatkan ke mana saya pergi dengan ini. Mengikuti pedoman pemohon Anda adalah wajib!

Pedoman RFP ada karena dua alasan:

1. Peninjau proposal membandingkan beberapa pengiriman secara berdampingan, dan itu membuat pekerjaan mereka lebih mudah ketika semuanya diformat dan dijawab dengan cara yang sama, memungkinkan konten yang sebenarnya bersinar.
2. Untuk menguji perhatian Anda terhadap detail dan kemampuan untuk mengikuti instruksi. Pikirkan tanggapan RFP Anda sebagai kesan pertama dari hubungan kerja potensial Anda dengan vendor; begitulah cara mereka melihatnya.

Baca dan baca ulang setiap kata dari RFP itu untuk memastikan Anda telah membahas semuanya . Beri mereka apa yang mereka minta: tidak lebih, tidak kurang. Ini bukan waktunya untuk menjadi kreatif atau mengambil risiko. Lakukan seperti yang Anda perintahkan dalam proses RFP Anda, dan Anda akan tetap menjalankannya.

Tetap Terorganisir Dengan Salinan Boilerplate dan Template di File

Menanggapi RFP menjadi lebih mudah dan lebih cepat setelah Anda berlatih menulis beberapa tanggapan proposal. Setelah Anda meluangkan waktu untuk menulis cakupan layanan, latar belakang perusahaan, studi kasus, dll., Anda dapat merujuknya untuk digunakan dalam proyek mendatang. Kunci untuk menggunakan kembali aset-aset ini adalah organisasi; hidup Anda akan jauh lebih mudah dengan dokumen berlabel jelas yang disimpan di folder yang ditentukan.

Simpan RFP sebelumnya untuk referensi di masa mendatang dan buat template untuk pemformatan yang disederhanakan. Yang terpenting, pertahankan konten generik (yaitu surat lamaran, cakupan layanan terperinci, pengalaman industri, dan latar belakang perusahaan) siap untuk dimasukkan ke dalam proposal. RFP memiliki persyaratan yang sama, jadi salin dan tempel cepat dengan sedikit pengeditan menghemat waktu berjam-jam, bahkan berhari-hari, dari pekerjaan tambahan.

Gunakan Bahasa RFP dan Buat Deskripsi Anda Menonjol

Anda tahu bagaimana resume praktik terbaik mengatakan untuk memasukkan kata kunci deskripsi pekerjaan? Anda harus menggunakan pendekatan yang sama saat menyusun tanggapan RFP dengan menyertakan bahasa dari dokumen asli di seluruh pekerjaan Anda. Sejajarkan nilai Anda dengan menggunakan kata-kata khusus industri dan tetap berpegang pada cakupan terminologi layanan mereka. Melakukannya menambahkan sentuhan pribadi yang menunjukkan dedikasi Anda pada proposal ini, dan peninjau akan lebih memahami proposal Anda jika Anda memasukkan istilah mereka.

Pada catatan terkait, mungkin sulit untuk membedakan cakupan layanan Anda dari pengiriman pesaing. Lagi pula, Anda akan menghadapi bisnis lain dalam vertikal Anda. Pertahankan jargon seminimal mungkin dan jangkau lebih dari sekadar kata kunci untuk menyusun penjelasan sederhana. Soroti apa yang membedakan layanan Anda dari pesaing, dan buat alasan nyata mengapa perusahaan Anda adalah yang terbaik untuk pekerjaan itu.

Tes yang baik untuk mengetahui apakah deskripsi Anda menonjol adalah dengan memeriksa situs web pesaing Anda. Jika Anda dapat menukar jawaban RFP Anda dengan konten halaman web mereka, Anda telah menemukan tanda bahaya besar dan harus kembali ke papan gambar.

Format Presentasi Itu Penting, Tapi Tidak Itu Penting

Ya, Anda ingin tanggapan proposal Anda menarik secara visual dan menonjol lebih dari sekadar dokumen Word. Namun, konten lebih penting daripada presentasi — meskipun banyak responden terpaku pada detail visual. Sekali lagi, templat format sangat membantu, jadi idealnya Anda hanya perlu membuat seluruh proposal bermerek satu atau dua kali. (Saya pribadi suka menggunakan Adobe InDesign untuk proposal, tetapi keterampilan Word tingkat lanjut juga berguna di sini.)

Kecuali jika pedoman menyatakan secara berbeda, pastikan proposal Anda diformat untuk pencitraan merek yang konsisten dan mudah dibaca. Jika ragu, lebih sedikit lebih banyak. Tidak perlu menyebabkan kebingungan desain yang tidak perlu untuk pengulas atau membuat mata mereka tegang karena warna berani atau pilihan font. Ada cara yang lebih efisien untuk menghabiskan waktu Anda daripada mencurahkan sebagian besar energi Anda ke dalam presentasi proposal.

Tentukan Nilai Anda

Seperti negosiasi apa pun, Anda tidak ingin mengecilkan layanan Anda atau membuat penawaran yang terlalu tinggi. Namun, penetapan harga merupakan faktor penting dalam keputusan RFP, jadi penting untuk menentukan nilai Anda dan menyajikannya dengan percaya diri. Bekerjalah dengan kepemimpinan Anda untuk menentukan jalan tengah yang baik yang sedikit condong ke arah tujuan yang lebih tinggi. Ini akan memberikan ruang gerak bagi bisnis Anda untuk bernegosiasi sambil menunjukkan nilai layanan Anda.

Ingatlah bahwa agensi yang menerbitkan RFP tidak hanya mendasarkan keputusan mereka pada harga, tetapi bagian dari poin RFP adalah untuk mendapatkan hasil terbaik dari uang mereka.

Kirim Sebelum Batas Waktu

Jarang ada belas kasihan untuk keterlambatan pengiriman, terlepas dari apakah Anda berurusan dengan proposal fisik atau digital. Bahkan jika ada, Anda tidak ingin memulai dengan langkah yang salah.

Apa pun tenggat waktunya, Anda harus menaikkannya setidaknya dua hari kerja untuk memberi Anda waktu penyangga. Ada terlalu banyak alasan untuk menghitung ini. Misalnya, alamat email untuk pengiriman mungkin salah, sehingga memaksa Anda untuk mencari alamat yang benar. Atau mungkin file Anda terlalu besar untuk dikirim secara online, jadi Anda harus membuat rencana darurat dengan cepat. Bagaimana jika FedEx mencoba mengirimkan proposal Anda sebelum biro iklan buka di pagi hari, dan pada saat mereka kembali dengan pengiriman Anda, sudah 30 menit setelah batas waktu RFP? (Ya, semuanya adalah contoh nyata, sayangnya.)

Intinya: selamatkan diri Anda dari kecemasan dengan merencanakan untuk menyerahkan proposal yang sudah selesai dua hari sebelum batas waktu resmi.

Memenangkan Tawaran RFP Berikutnya

Memenangkan RFP adalah pencapaian tersendiri, dan ini menjadi landasan bagi kemitraan bisnis yang cocok yang dapat membuka lebih banyak peluang — terutama di sektor publik. Meskipun RFP terkadang lebih dari sekadar permainan angka, proposal benar-benar dapat membantu Anda menonjol saat konten Anda sama persis dengan apa yang diminta organisasi, formatnya menarik secara visual tetapi tidak mengganggu, dan harga Anda adalah win-win untuk keduanya. bisnis. Mengikuti praktik terbaik berikut tentang cara menanggapi RFP tidak hanya meningkatkan peluang Anda untuk memenangkan tawaran itu; mereka juga membantu Anda menjaga kewarasan saat Anda menghasilkan lebih banyak proposal dengan lebih efisien di masa mendatang.

Jika Anda ingin membaca tentang contoh nyata tentang bagaimana menyusun RFP yang luar biasa dapat membantu Anda menjadi yang teratas, lihat posting blog kami dengan Sharp Europe untuk mempelajari semua tentang proses pemilihan otomatisasi pemasaran mereka.