Comment répondre avec succès à un appel d'offres

Oh, les appels d'offres - quelle relation amour / haine nous avons. Nous les aimons car ils sont l'occasion de nouer de nouvelles relations commerciales, notamment avec des organismes publics que nous ne pourrions pas prospecter autrement. D'un autre côté, les réponses aux propositions peuvent être fastidieuses à créer et, malheureusement, il n'y a aucune garantie de remporter l'offre.

Avant de rejoindre Act-On, j'ai acquis une vaste expérience dans la réponse aux appels d'offres (demandes de propositions) - créant fréquemment jusqu'à cinq réponses à des propositions chaque semaine pour des agences gouvernementales, des organisations à but non lucratif et d'autres organisations publiques. Ce faisant, j'ai appris que lorsqu'un contrat potentiel de plusieurs millions de dollars est en jeu, vous devez savoir quoi faire et quoi ne pas faire lors de la création de ces réponses. Et si vous voulez remporter l'enchère, vous devez rédiger une réponse qui vous aide à vous démarquer dans la mer de soumissions, ce qui n'est pas une chose facile à faire.

Je sais que ces propositions peuvent être intimidantes, alors je veux vous donner les trucs, astuces et meilleures pratiques pour vous aider à naviguer dans les eaux des appels d'offres et rédiger des réponses réussies qui vous aideront à conclure plus d'affaires.

Qu'est-ce qu'un appel d'offres ?

Les demandes de propositions, de qualifications ou d'informations sont des invitations à entrer dans le ring de votre entreprise pour gagner des affaires potentielles. Les RFP, RFQ et RFI sont essentiellement les mêmes avec différents niveaux de détail, donc pour les besoins de cet article de blog, nous nous en tenons au terme RFP.

Les appels d'offres en entreprise sont des documents annonçant des services nouvellement nécessaires, que ce soit pour un projet spécifique ou un partenariat à long terme. Les entreprises qui soumettent des réponses aux propositions « soumissionnent » pour l'activité du fournisseur d'appels d'offres, qui appartient le plus souvent au secteur public, comme une agence gouvernementale ou une organisation à but non lucratif. Les appels d'offres sont presque toujours nécessaires pour des projets et des services complexes pour ces entités publiques, car ils uniformisent les règles du jeu entre les entreprises privées concurrentes pour rendre le processus équitable et maintenir les coûts bas.

Alors, comment réagir efficacement lorsqu'un FPR se présente à vous ?

Vérifier la demande de propositions

Ce n'est pas parce qu'on vous livre un RFP que vous devez y répondre. Avant même de commencer, vous devez vous poser les questions suivantes :

• Cela générerait-il un retour sur investissement intéressant pour mon entreprise ?
• Nos valeurs sont-elles alignées et serions-nous fiers de travailler avec cette organisation ?
• La portée des services s'inscrit-elle fermement dans notre territoire?

Si vous pensez que vous devrez danser autour de plus d'un ou deux éléments de campagne, passez à autre chose. Si vous ne reconnaissez pas vos limites ou un mauvais ajustement dès le début, l'organisation qui examine votre réponse le fera probablement dès qu'elle reconnaîtra que vous ne pouvez pas (ou ne voulez pas) fournir exactement ce qu'elle recherche.

En bref, vous devez valoriser votre temps et celui des examinateurs en ne soumettant que si vous êtes pleinement en mesure de fournir les services demandés et que vous souhaitez réellement travailler avec l'organisation qui demande l'appel d'offres.

Préparez tôt votre réponse à l'appel d'offres

Il peut sembler que vous disposez de beaucoup de temps pour terminer votre réponse, mais il n'y a pas de temps pour la procrastination. Souvent, les appels d'offres peuvent prendre beaucoup plus de temps que vous ne le pensiez au départ (surtout si vous devez effectuer des contacts avec d'autres départements et organisations), il est donc préférable de commencer le processus le plus tôt possible.

Dès réception de la DP, lisez l'intégralité du document ligne par ligne pour mieux comprendre comment répondre à la demande. Mettez en surbrillance tout ce que vous n'avez pas facilement disponible et commencez à rechercher des informations qui pourraient prendre du temps à récupérer. Disposez-vous de la quantité demandée d'études de cas et de références clients pertinentes pour l'appel d'offres ? Les RH doivent-elles extraire les numéros d'employés ? Avez-vous besoin d'un notaire pour les formulaires joints ou de la signature de votre PDG (qui se trouve vivre à l'autre bout du pays) ? Avez-vous une question de clarification que vous devez soumettre avant la date limite ?

Certains appels d'offres sont simples, le but étant simplement de leur montrer ce que vous avez. D'autres sont plus méticuleux et demandent des informations excessives qui vous font vous gratter la tête. Dès que vous recevez le document, lisez-le en détail afin de savoir exactement à quoi vous attendre et comment le préparer en temps opportun.

Suivez toutes les directives de l'appel d'offres

La date limite est la date limite, et c'est tout. Votre demandeur vous demandera des informations très précises et votre travail consiste à les fournir de manière claire, concise et dans les délais. S'ils demandent une réponse de quatre pages, vous leur donnez une réponse de quatre pages. Taille de police 17 avec des marges de deux pouces ? Semble idiot, mais sûr. Un fichier numérique avec un nom exact ou des classeurs d'un pouce avec six intercalaires à onglets ? Vous obtenez où je veux en venir. Suivre les directives de votre demandeur est obligatoire!

Les directives RFP existent pour deux raisons :

1. Les examinateurs de la proposition comparent plusieurs soumissions côte à côte, et cela facilite leur travail lorsque tout est formaté et répondu de la même manière, permettant au contenu réel de transparaître.
2. Pour tester votre attention aux détails et votre capacité à suivre les instructions. Considérez votre réponse à l'appel d'offres comme la première impression de votre relation de travail potentielle avec le fournisseur ; c'est comme ça qu'ils le voient.

Lisez et relisez chaque mot de cette DP pour vous assurer que vous avez tout couvert . Donnez-leur exactement ce qu'ils demandent : ni plus, ni moins. Ce n'est pas le moment de faire preuve de créativité ou de prendre des risques. Faites comme vous l'avez dit dans votre processus de demande de propositions et vous resterez dans la course.

Restez organisé avec la copie standard et les modèles sur fichier

Répondre aux appels d'offres devient plus facile et plus rapide une fois que vous vous êtes entraîné à rédiger quelques réponses à des propositions. Une fois que vous avez passé un peu de temps à rédiger l'étendue de vos services, l'historique de votre entreprise, les études de cas, etc., vous pouvez vous y référer pour les utiliser dans de futurs projets. La clé de la réaffectation de ces actifs est l'organisation ; votre vie sera beaucoup plus facile avec des documents clairement étiquetés enregistrés dans des dossiers désignés.

Stockez les appels d'offres précédents pour référence future et créez des modèles pour un formatage simplifié. Surtout, gardez le contenu générique (c'est-à-dire la lettre de motivation, l'étendue détaillée des services, l'expérience de l'industrie et les antécédents de l'entreprise) prêt à être intégré à la proposition. Les appels d'offres partagent des exigences communes, donc un copier-coller rapide avec des modifications mineures permet d'économiser des heures, voire des jours, de travail supplémentaire.

Utilisez le langage RFP et faites ressortir vos descriptions

Vous savez comment les meilleures pratiques en matière de CV disent d'insérer les mots-clés de la description de poste ? Vous devez utiliser la même approche lors de la rédaction de votre réponse à la DP en incluant le langage du document original tout au long de votre travail. Alignez vos valeurs en utilisant un verbiage spécifique à l'industrie et respectez la terminologie de leurs services. Cela ajoute une touche personnelle qui montre votre dévouement à cette proposition, et l'examinateur s'identifiera mieux à votre proposition si vous intégrez leur jargon.

Dans le même ordre d'idées, il peut être difficile de distinguer l'étendue de vos services des soumissions des concurrents. Après tout, vous vous heurtez à d'autres entreprises de votre secteur. Gardez le jargon au minimum et allez au-delà des mots à la mode pour rédiger des explications simples. Mettez en évidence ce qui différencie vos services de la concurrence et expliquez concrètement pourquoi votre entreprise est la meilleure pour le poste.

Un bon test pour savoir si votre description se démarque est de vérifier les sites Web de vos concurrents. Si vous pouvez échanger vos réponses RFP avec le contenu de leur page Web, vous avez découvert un drapeau rouge majeur et devez retourner à la planche à dessin.

La présentation du format est importante, mais pas si importante

Oui, vous voulez que votre réponse à la proposition soit visuellement attrayante et se démarque comme étant plus qu'un document Word. Cependant, le contenu compte plus que la présentation, bien que de nombreux répondants s'attardent sur les détails visuels. Encore une fois, les modèles de format sont d'une grande aide, donc idéalement, vous n'avez qu'à créer l'ensemble de la proposition de marque une ou deux fois. (Personnellement, j'adore utiliser Adobe InDesign pour les propositions, mais des compétences avancées en Word peuvent également être utiles ici.)

Sauf indication contraire dans les directives, assurez-vous que vos propositions sont formatées pour une image de marque cohérente et faciles à lire. En cas de doute, moins c'est plus. Il n'est pas nécessaire de créer une confusion de conception inutile pour le réviseur ou de fatiguer ses yeux à cause de choix de couleurs ou de polices audacieuses. Il existe des moyens plus efficaces de passer votre temps que de consacrer la majeure partie de votre énergie à la présentation de la proposition.

Déterminez votre valeur

Comme dans toute négociation, vous ne voulez pas sous-estimer vos services ou faire une offre déraisonnablement élevée. Cependant, la tarification est un facteur critique dans la décision d'appel d'offres, il est donc important de déterminer votre valeur et de présenter en toute confiance. Travaillez avec votre leadership pour déterminer un bon terrain d'entente qui penche légèrement vers l'extrémité supérieure. Cela donnera à votre entreprise une marge de manœuvre pour les négociations tout en montrant la valeur de vos services.

N'oubliez pas que l'agence émettrice de l'appel d'offres ne fonde pas uniquement sa décision sur le prix, mais une partie du but d'un appel d'offres est d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

Soumettre avant la date limite

Il y a rarement de la pitié pour une soumission tardive, que vous ayez affaire à une proposition physique ou numérique. Même s'il y en avait, vous ne voudriez pas partir du mauvais pied.

Quelle que soit la date limite, vous devez l'avancer d'au moins deux jours ouvrables pour vous laisser un temps tampon. Il y a trop de raisons pour que cela compte. Par exemple, l'adresse e-mail de soumission peut être erronée, vous obligeant à une chasse aux oies sauvages pour retrouver la bonne adresse. Ou peut-être que votre fichier est trop volumineux pour être livré en ligne, vous devez donc créer un plan d'urgence à la volée. Et si FedEx essayait de livrer votre proposition avant l'ouverture de l'agence le matin, et qu'au moment où ils reviennent avec votre livraison, c'est 30 minutes après la date limite de l'appel d'offres ? (Oui, tous sont de vrais exemples, malheureusement.)

En résumé : épargnez-vous l'anxiété en prévoyant de soumettre la proposition complète deux jours avant la date limite officielle.

Gagner votre prochaine offre RFP

Gagner un appel d'offres est un accomplissement en soi et ouvre la voie à un partenariat commercial bien adapté qui peut ouvrir davantage d'opportunités, en particulier dans le secteur public. Alors que les appels d'offres se résument parfois à un peu plus qu'un jeu de chiffres, les propositions peuvent vraiment vous aider à vous démarquer lorsque votre contenu correspond exactement à ce que l'organisation demande, le format est visuellement attrayant mais pas distrayant, et votre prix est gagnant-gagnant pour les deux. entreprises. Suivre ces meilleures pratiques pour savoir comment répondre à un appel d'offres augmente non seulement vos chances de remporter cette offre ; ils vous aident également à garder votre santé mentale à mesure que vous produisez plus de propositions avec plus d'efficacité à l'avenir.

Si vous souhaitez en savoir plus sur un exemple concret de la façon dont la rédaction d'un appel d'offres incroyable peut vous aider à vous démarquer, consultez notre article de blog avec Sharp Europe pour tout savoir sur leur processus de sélection de l'automatisation du marketing.