RFP에 성공적으로 응답하는 방법

오, RFP — 우리가 가진 사랑/증오 관계입니다. 새로운 비즈니스 관계를 확보할 수 있는 기회, 특히 다른 방법으로는 예상할 수 없는 공공 기관과의 관계를 확보할 수 있는 기회이기 때문에 저희가 그들을 사랑합니다. 반면에 제안 응답은 작성하기가 복잡할 수 있으며 불행히도 입찰에서 낙찰된다는 보장이 없습니다.

Act-On에 합류하기 전에 저는 정부 기관, 비영리 단체 및 기타 공공 기관을 위해 매주 최대 5개의 제안 응답을 작성하는 RFP(제안 요청) 응답에 대한 광범위한 경험을 얻었습니다. 그렇게 하면서 잠재적인 수백만 달러 계약이 성사될 때 이러한 응답을 생성할 때 해야 할 일과 하지 말아야 할 일을 알아야 한다는 것을 배웠습니다. 그리고 입찰에서 이기고 싶다면 제출의 바다에서 눈에 띄는 데 도움이 되는 응답 초안을 작성해야 합니다. 이는 쉬운 일이 아닙니다.

이러한 제안이 어려울 수 있다는 것을 알고 있으므로 RFP 문제를 탐색하고 더 많은 비즈니스를 성사시키는 데 도움이 되는 성공적인 응답 초안을 작성하는 데 도움이 되는 팁, 트릭 및 모범 사례를 제공하고자 합니다.

RFP란 무엇입니까?

제안, 자격 또는 정보에 대한 요청은 잠재적인 비즈니스를 획득하기 위해 링에서 회사의 모자를 입력하도록 초대하는 것입니다. RFP, RFQ 및 RFI는 다양한 세부 수준에서 기본적으로 동일하므로 이 블로그 게시물의 목적을 위해 RFP라는 용어를 사용합니다.

비즈니스의 RFP는 특정 프로젝트 또는 장기 파트너십에 대해 새로 필요한 서비스를 알리는 문서입니다. 제안 응답을 제출하는 회사는 정부 기관이나 비영리 단체와 같은 공공 부문에서 가장 자주 발생하는 RFP 제공자의 비즈니스에 대한 "입찰"입니다. RFP는 프로세스를 공정하게 만들고 비용을 낮게 유지하기 위해 경쟁하는 민간 회사 간의 경쟁을 공평하게 하기 때문에 이러한 공공 기관을 위한 복잡한 프로젝트 및 서비스에는 거의 항상 필요합니다.

그렇다면 RPF가 올 때 효과적으로 대응하려면 어떻게 해야 할까요?

RFP 확인

RFP를 받았다고 해서 응답해야 하는 것은 아닙니다. 시작하기 전에 다음 질문을 스스로에게 던져야 합니다.

• 이것이 우리 회사에 가치 있는 ROI를 생성합니까?
• 우리의 가치가 일치하고 이 조직과 함께 일하는 것이 자랑스럽습니까?
• 서비스 범위가 확실히 우리 영역에 속합니까?

하나 또는 두 개 이상의 광고 항목에 대해 춤을 춰야 한다고 생각되면 계속 진행하세요. 초기에 자신의 한계나 부적합을 인식하지 못한다면, 귀하의 응답을 검토하는 조직은 아마도 그들이 찾고 있는 것을 정확히 제공할 수 없다는(또는 제공하지 않을 것이라고) 인식하는 즉시 귀하의 응답을 검토할 것입니다.

요컨대, 요청된 서비스를 완전히 제공할 수 있고 실제로 RFP를 요청하는 조직과 협력하기를 원하는 경우에만 제출하여 귀하와 검토자의 시간을 소중히 여겨야 합니다.

RFP 응답을 조기에 준비하십시오

응답을 완료할 시간이 충분해 보이지만 미루고 있을 시간은 없습니다. 많은 경우 RFP를 완료하는 데 원래 생각했던 것보다 훨씬 오래 걸릴 수 있으므로(특히 다른 부서 및 조직에 홍보를 수행해야 하는 경우) 가능한 한 빨리 프로세스를 시작하는 것이 가장 좋습니다.

RFP를 받는 즉시 전체 문서를 한 줄씩 읽어서 요청에 응답하는 방법을 더 잘 이해하십시오. 쉽게 구할 수 없는 것을 강조 표시하고 검색하는 데 시간이 걸릴 수 있는 정보를 찾기 시작하십시오. RFP와 관련하여 요청한 사례 연구 및 고객 참조 자료가 있습니까? HR에서 직원 번호를 가져와야 합니까? 첨부된 양식에 대한 공증인이나 CEO의 서명(전국에 거주하는 사람)이 필요합니까? 마감일 전에 제출해야 하는 명확한 질문이 있습니까?

일부 RFP는 간단하며 귀하가 가진 것을 단순히 보여주는 것이 목표입니다. 다른 사람들은 더 세심하고 과도한 정보를 요구하여 머리를 긁적입니다. 문서를 받는 즉시 자세히 읽고 예상되는 내용과 적시에 문서를 준비하는 방법을 정확히 알 수 있습니다.

RFP의 모든 지침을 따르십시오

기한은 기한이고 그게 전부입니다. 귀하의 요청자는 매우 구체적인 정보를 요청할 것이며 귀하의 임무는 이를 명확하고 간결하며 제시간에 제공하는 것입니다. 그들이 4페이지 응답을 요청하면 4페이지 응답을 제공합니다. 2인치 여백이 있는 글꼴 크기 17? 어리석은 것처럼 보이지만 확실합니다. 정확한 이름의 디지털 파일입니까, 아니면 6개의 탭 구분선이 있는 1인치 바인더입니까? 당신은 이것으로 내가 어디로 가고 있는지 알 수 있습니다. 요청자의 지침을 따르는 것은 필수입니다!

RFP 지침은 두 가지 이유로 존재합니다.

1. 제안서 검토자는 여러 제출물을 나란히 비교하고 있으며 모든 것이 동일한 방식으로 형식이 지정되고 응답이 있을 때 작업이 더 쉬워지므로 실제 콘텐츠가 빛날 수 있습니다.
2. 세부 사항에 대한 주의력과 지시를 따르는 능력을 테스트합니다. RFP 응답을 공급업체와의 잠재적인 작업 관계에 대한 첫인상으로 생각하십시오. 그렇게 보고 있습니다.

RFP의 모든 단어를 읽고 다시 읽고 모든 내용을 다뤘는지 확인하십시오. 더도 말고 덜도 말고 그들이 요구하는 바를 정확히 주십시오. 창의력을 발휘하거나 기회를 잡을 때가 아닙니다. RFP 프로세스에서 지시한 대로 수행하면 계속 실행됩니다.

파일에 있는 상용구 사본 및 템플릿으로 정리 유지

몇 가지 제안 응답 작성을 연습하면 RFP에 응답하는 것이 더 쉽고 빨라집니다. 서비스 범위, 회사 배경, 사례 연구 등을 작성하는 데 시간을 할애하면 향후 프로젝트에서 이를 참조할 수 있습니다. 이러한 자산의 용도를 변경하는 핵심은 조직입니다. 레이블이 지정된 문서가 지정된 폴더에 저장되어 있으면 생활이 훨씬 쉬워집니다.

나중에 참조할 수 있도록 이전 RFP를 저장하고 간소화된 형식을 위한 템플릿을 만듭니다. 무엇보다도 제안서에 연결할 수 있도록 일반적인 콘텐츠(예: 커버 레터, 서비스의 상세한 범위, 업계 경험, 회사 배경)를 유지하십시오. RFP는 공통 요구 사항을 공유하므로 약간의 편집으로 빠른 복사 및 붙여넣기를 통해 추가 작업을 몇 시간, 심지어 며칠까지 절약할 수 있습니다.

RFP 언어를 사용하고 설명을 돋보이게 만드십시오.

이력서 모범 사례에서 직무 설명의 키워드를 삽입하는 방법을 알고 있습니까? 작업 전반에 걸쳐 원본 문서의 언어를 포함하여 RFP 응답 초안을 작성할 때도 동일한 접근 방식을 사용해야 합니다. 산업별 표현을 사용하여 가치를 조정하고 서비스 용어의 범위를 고수하십시오. 그렇게 하면 이 제안에 대한 당신의 헌신을 보여주는 개인적인 느낌이 더해지고, 당신이 그들의 용어를 통합한다면 검토자는 당신의 제안과 더 잘 관련될 것입니다.

이와 관련하여 경쟁업체 제출과 서비스 범위를 구별하는 것이 어려울 수 있습니다. 결국, 당신은 당신의 버티컬 내에서 다른 비즈니스와 경쟁하게 될 것입니다. 전문 용어를 최소한으로 유지하고 유행어를 넘어 간단한 설명의 초안을 작성하십시오. 귀하의 서비스가 경쟁업체와 다른 점을 강조하고 귀하의 회사가 해당 직무에 가장 적합한 이유에 대한 실제 사례를 만드십시오.

귀하의 설명이 눈에 띄는지 여부에 대한 좋은 테스트는 경쟁자의 웹사이트를 확인하는 것입니다. RFP 답변을 웹페이지 콘텐츠와 바꿀 수 있다면 주요 위험 신호를 발견한 것이며 다시 드로잉 보드로 돌아가야 합니다.

형식 프레젠테이션은 중요하지만 그다지 중요 하지 않습니다.

예, 제안 응답이 시각적으로 매력적이며 Word 문서 이상으로 눈에 띄기를 원합니다. 그러나 많은 응답자가 시각적 세부 사항에 집착하지만 프레젠테이션보다 내용이 더 중요합니다. 다시 말하지만, 형식 템플릿은 큰 도움이 되므로 이상적으로는 전체 브랜드 제안서를 한두 번만 작성하면 됩니다. (저는 개인적으로 제안에 Adobe InDesign을 사용하는 것을 좋아하지만 고급 Word 기술도 여기에서 유용할 수 있습니다.)

가이드라인에 다르게 명시되어 있지 않는 한, 제안서가 일관된 브랜딩을 위한 형식이고 읽기 쉬운지 확인하세요. 의심스러울 때는 적을수록 좋습니다. 리뷰어에게 불필요한 디자인 혼란을 주거나 과감한 색상이나 글꼴 선택으로 인해 눈을 피로하게 할 필요가 없습니다. 제안의 프레젠테이션에 대부분의 에너지를 쏟는 것보다 시간을 더 효율적으로 보낼 수 있는 방법이 있습니다.

당신의 가치를 결정하십시오

다른 협상과 마찬가지로, 당신은 당신의 서비스를 과소 평가하거나 부당하게 높은 제안을 하고 싶지 않습니다. 그러나 가격 책정은 RFP 결정에서 중요한 요소이므로 자신의 가치를 판단하고 자신 있게 제시하는 것이 중요합니다. 당신의 지도력과 협력하여 더 높은 쪽으로 약간 기울어지는 좋은 중간 지점을 결정하십시오. 이렇게 하면 서비스의 가치를 보여주는 동시에 비즈니스에 협상의 여지가 생길 것입니다.

RFP를 발행하는 기관은 가격에만 기초하여 결정을 내리는 것이 아니라 RFP의 요점 중 일부는 비용에 대해 최상의 결과를 얻는 것임을 기억하십시오.

마감 전에 제출

실제 제안을 처리하든 디지털 제안을 처리하든 관계없이 늦은 제출에 대한 자비는 거의 없습니다. 있었다 하더라도 잘못된 발로 시작하고 싶지는 않습니다.

마감일이 무엇이든, 완충 시간을 확보하려면 영업일 기준 최소 2일을 앞당겨야 합니다. 셀 수 없을 정도로 많은 이유가 있습니다. 예를 들어, 제출할 이메일 주소가 틀릴 수 있으므로 정확한 주소를 찾기 위해 미친 듯이 추적해야 합니다. 또는 파일이 너무 커서 온라인으로 전달할 수 없으므로 즉시 비상 계획을 세워야 합니다. FedEx가 ​​아침에 대행사가 열리기 전에 제안서를 전달하려고 하고 그들이 당신의 배달물을 가지고 돌아올 때 RFP 마감일 후 30분이 지나면 어떻게 될까요? (예, 모두 실제 예입니다. 슬프게도.)

결론: 공식 마감일 이틀 전에 완성된 제안서를 제출할 계획을 세워 불안을 줄이십시오.

다음 RFP 입찰에서 낙찰

RFP 수상은 그 자체로 성취이며, 특히 공공 부문에서 더 많은 기회를 열 수 있는 잘 맞는 비즈니스 파트너십의 발판을 마련합니다. RFP는 때때로 숫자 게임에 불과하지만 콘텐츠가 조직에서 요청하는 것과 정확히 일치하고 형식이 시각적으로 매력적이지만 주의가 산만하지 않으며 가격 책정이 양쪽 모두에게 윈-윈인 경우 제안은 눈에 띄게 도움이 될 수 있습니다. 기업. RFP에 응답하는 방법에 대한 이러한 모범 사례를 따르면 해당 입찰에서 낙찰될 확률이 높아질 뿐만 아니라 또한 앞으로 더 많은 제안을 더 효율적으로 생성할 때 제정신을 유지하는 데 도움이 됩니다.

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