如何成功響應 RFP

哦，RFP——我們有多麼愛恨交織的關係。 我們喜歡它們，因為它們是建立新業務關係的機會，特別是與我們可能無法找到的公共機構的關係。 另一方面，提案響應的創建可能很麻煩，而且不幸的是，不能保證中標。

在加入 Act-On 之前，我在回复 RFP（徵求建議書）方面積累了豐富的經驗——經常每週為政府機構、非營利組織和其他公共組織創建多達五個提案回复。 在這樣做的過程中，我了解到，當潛在的數百萬美元合同即將上線時，您必須知道在創建這些響應時該做什麼和不該做什麼。 如果你想中標，你必須起草一份回應，幫助你在提交的海洋中脫穎而出，這不是一件容易的事。

我知道這些提案可能令人生畏，因此我想為您提供提示、技巧和最佳實踐，以幫助您在 RFP 水域中導航並起草成功的回复，幫助您完成更多業務。

什麼是 RFP？

對提案、資格或信息的請求是邀請您加入公司的帽子以贏得潛在業務。 RFP、RFQ 和 RFI 本質上是相同的，但細節程度不同，因此在本博文中，我們堅持使用 RFP 一詞。

業務中的 RFP 是宣布新需要的服務的文件——無論是針對特定項目還是長期合作夥伴關係。 提交提案響應的公司正在“投標” RFP 提供商的業務，這通常是在公共部門——例如政府機構或非營利組織。 這些公共實體的複雜項目和服務幾乎總是需要 RFP，因為它們在競爭的私營公司之間創造了公平的競爭環境，以使流程公平並保持低成本。

那麼，當 RPF 出現時，您如何有效地應對？

審查 RFP

僅僅因為您收到了 RFP 並不意味著您需要做出回應。 在你開始之前，你應該問自己以下問題：

• 這會為我的公司帶來有價值的投資回報嗎？
• 我們的價值觀是否一致，我們會為與這個組織合作而感到自豪嗎？
• 服務範圍是否確實屬於我們的領域？

如果你覺得你必須圍繞不止一兩個線項目跳舞，繼續前進。 如果您在早期沒有認識到自己的局限性或不合適，審核您的回复的組織可能會在他們認識到您不能（或不會）提供他們正在尋找的確切內容時立即進行。

簡而言之，您應該珍惜您和審閱者的時間，只有在您完全能夠提供所請求的服務並且確實希望與請求 RFP 的組織合作時才提交。

儘早準備您的 RFP 響應

看起來你有足夠的時間來完成你的回答，但沒有時間拖延。 很多時候，完成 RFP 所需的時間可能比您最初想像的要長得多（尤其是如果您必須與其他部門和組織進行外展），因此最好儘早開始該過程。

收到 RFP 後，請逐行閱讀整個文檔，以更好地了解如何回答請求。 突出顯示您沒有現成的任何內容，並開始尋找可能需要時間來檢索的信息。 您是否有所需數量的與 RFP 相關的案例研究和客戶參考資料？ HR 需要拉員工號嗎？ 您是否需要公證人來附上表格或您的 CEO 的簽名（他恰好住在全國各地）？ 您是否有需要在截止日期之前提交的澄清問題？

一些 RFP 很簡單，目的是簡單地向他們展示你所擁有的。 其他人則更細緻，要求提供過多的信息，讓您摸不著頭腦。 收到文件後，請立即詳細閱讀，以便準確了解預期內容以及如何及時準備。

遵循 RFP 上的每條準則

最後期限就是最後期限，就是這樣。 您的請求者會要求提供非常具體的信息，而您的工作是清晰、簡潔、及時地提供信息。 如果他們要求一個四頁的響應，你就給他們一個四頁的響應。 字體大小為 17，邊距為 2 英寸？ 看起來很傻，但可以肯定。 具有確切名稱的數字文件，還是帶有六個標籤分隔符的一英寸活頁夾？ 你知道我要去哪裡了。 必須遵循請求者的指導方針！

存在 RFP 指南有兩個原因：

1. 提案審閱者正在並排比較多個提交的內容，當所有內容都以相同的方式格式化和回答時，這會使他們的工作更容易，從而使實際內容能夠脫穎而出。
2. 測試您對細節的關注和遵循指示的能力。 將您的 RFP 響應視為您與供應商潛在工作關係的第一印象； 他們就是這樣看待它的。

閱讀並重新閱讀該 RFP 的每一個字，以確保您已涵蓋所有內容。 給他們確切的要求：不多也不少。 現在不是發揮創造力或冒險的時候。 按照您在 RFP 流程中的說明進行操作，您將繼續運行。

使用文件中的樣板副本和模板保持井井有條

在您練習編寫一些提案回復後，回复 RFP 會變得更容易和更快。 一旦你花一些時間寫下你的服務範圍、公司背景、案例研究等，你就可以參考這些以在未來的項目中使用。 重新利用這些資產的關鍵是組織； 將清晰標記的文檔保存在指定文件夾中，您的生活將變得更加輕鬆。

存儲以前的 RFP 以供將來參考，並為簡化格式創建模板。 最重要的是，保持通用內容（即求職信、詳細的服務範圍、行業經驗和公司背景）準備好插入提案。 RFP 具有共同的要求，因此只需少量編輯即可快速復制和粘貼，從而節省數小時甚至數天的額外工作。

使用 RFP 語言並使您的描述脫穎而出

您知道簡歷最佳實踐如何插入職位描述的關鍵字嗎？ 在起草 RFP 響應時，您應該使用相同的方法，在整個工作中包含原始文檔中的語言。 通過使用特定行業的措辭來調整您的價值觀，並遵守其服務範圍的術語。 這樣做會增加個人風格，表明您對該提案的奉獻精神，如果您使用他們的術語，審稿人將更好地與您的提案相關聯。

在相關說明中，將您的服務範圍與競爭對手提交的內容區分開來可能具有挑戰性。 畢竟，您正在與您所在行業的其他業務競爭。 盡量減少行話，並超越流行語來起草簡單的解釋。 突出您的服務與競爭對手的區別，並說明您的公司為何最適合這項工作。

檢查您的描述是否突出的一個很好的測試是檢查競爭對手的網站。 如果您可以將您的 RFP 答案與他們的網頁內容交換，那麼您已經發現了一個重要的危險信號，需要返回繪圖板。

格式演示很重要，但沒那麼重要

是的，您希望您的提案回复具有視覺吸引力，並且不僅僅是 Word 文檔。 然而，內容比演示更重要——儘管許多受訪者對視覺細節很感興趣。 同樣，格式模板也有很大幫助，因此理想情況下，您只需創建整個品牌提案一到兩次。 （我個人喜歡使用 Adob​​e InDesign 進行提案，但高級 Word 技能也可以在這裡派上用場。）

除非指導方針有不同的規定，否則請確保您的提案格式具有一致的品牌並且易於閱讀。 如有疑問，少即是多。 沒有必要給審閱者造成不必要的設計混亂，或者讓他們的眼睛因粗體顏色或字體選擇而疲勞。 有比將大部分精力投入提案演示更有效的方式來消磨時間。

確定你的價值

像任何談判一樣，您不希望降低您的服務或提出過高的報價。 但是，定價是 RFP 決策中的關鍵因素，因此確定您的價值並充滿信心地展示非常重要。 與您的領導層合作，確定一個稍微偏向高端的良好中間立場。 這將為您的業務提供談判空間，同時展示您的服務價值。

請記住，發布 RFP 的機構並不僅僅基於價格做出決定，RFP 的部分目的是為了獲得最大的收益。

截止日期前提交

無論您是處理實體提案還是數字提案，對於遲交的提案很少有任何憐憫。 即使有，你也不想一開始就走錯了路。

無論最後期限是什麼，您都應該至少提前兩個工作日，讓自己有緩衝時間。 這有太多的原因無法計算。 例如，用於提交的電子郵件地址可能是錯誤的，迫使您尋找正確的地址。 或者您的文件太大而無法在線交付，因此您必須即時制定應急計劃。 如果 FedEx 試圖在機構早上開門之前交付您的提案，而當他們返回您的交付物時，已經是 RFP 截止日期後 30 分鐘？ （是的，遺憾的是，所有這些都是真實的例子。）

底線：通過計劃在正式截止日期前兩天提交完整的提案來避免焦慮。

贏得您的下一個 RFP 投標

贏得 RFP 本身就是一項成就，它為建立合適的業務合作夥伴關係奠定了基礎，可以打開更多機會——尤其是在公共部門。 雖然 RFP 有時歸結為數字遊戲，但當您的內容與組織要求的內容完全匹配時，提案可以真正幫助您脫穎而出，格式具有視覺吸引力但不會分散注意力，並且您的定價對雙方都是雙贏的企業。 遵循這些關於如何響應 RFP 的最佳實踐不僅會增加您贏得該投標的機率； 它們還可以幫助您在將來以更高的效率提出更多提案時保持理智。

如果您想閱讀一個真實示例，了解如何起草一份出色的 RFP 可以幫助您脫穎而出，請查看我們與 Sharp Europe 合作的博客文章，了解他們的營銷自動化選擇流程。