Как успешно ответить на RFP

О, RFP — какие у нас отношения любви и ненависти. Мы любим их, потому что они дают возможность установить новые деловые отношения, особенно с государственными учреждениями, которые иначе мы не смогли бы найти. С другой стороны, ответы на предложения могут быть громоздкими для создания, и, к сожалению, нет гарантии выигрыша заявки.

До прихода в Act-On я накопил большой опыт ответов на RFP (запросы предложений) — часто создавая до пяти ответов на предложения каждую неделю для государственных учреждений, некоммерческих и других общественных организаций. При этом я узнал, что когда на кону потенциальный многомиллионный контракт, вы должны знать, что делать и чего не делать при создании этих ответов. И если вы хотите выиграть тендер, вы должны составить ответ, который поможет вам выделиться в море предложений, что не так просто сделать.

Я знаю, что эти предложения могут быть пугающими, поэтому я хочу предоставить вам советы, приемы и лучшие практики, которые помогут вам ориентироваться в водах RFP и разрабатывать успешные ответы, которые помогут вам закрыть больше сделок.

Что такое запрос предложений?

Запросы предложений, квалификаций или информации — это приглашения принять участие в ринге вашей компании, чтобы завоевать потенциальный бизнес. RFP, RFQ и RFI, по сути, одно и то же с разным уровнем детализации, поэтому для целей этого сообщения в блоге мы придерживаемся термина RFP.

Запросы предложений в бизнесе — это документы, объявляющие о новых необходимых услугах — будь то для конкретного проекта или долгосрочного партнерства. Компании, которые отправляют ответы на предложения, участвуют в «торгах» за бизнес поставщика RFP, который чаще всего находится в государственном секторе, например, в государственном учреждении или некоммерческой организации. RFP почти всегда требуются для сложных проектов и услуг для этих государственных организаций, потому что они уравнивают правила игры между конкурирующими частными компаниями, чтобы сделать процесс справедливым и снизить затраты.

Итак, как вы эффективно реагируете, когда на вашем пути появляется RPF?

Проверить RFP

Тот факт, что вы получили RFP, не означает, что вы должны ответить. Прежде чем начать, вы должны задать себе следующие вопросы:

• Принесет ли это стоящий ROI для моей компании?
• Совпадают ли наши ценности, и будем ли мы гордиться сотрудничеством с этой организацией?
• Объем услуг прочно попадает на нашу территорию?

Если вы чувствуете, что вам придется танцевать более чем с одной или двумя позициями, продолжайте. Если вы не осознаете свои ограничения или несоответствие на раннем этапе, организация, рассматривающая ваш ответ, вероятно, сделает это, как только поймет, что вы не можете (или не хотите) предоставить именно то, что им нужно.

Короче говоря, вы должны ценить свое время и время рецензентов, отправляя заявку только в том случае, если вы полностью в состоянии предоставить запрошенные услуги и действительно хотите работать с организацией, запрашивающей запрос предложений.

Заранее подготовьте ответ на запрос предложения

Может показаться, что у вас достаточно времени, чтобы закончить свой ответ, но нет времени на прокрастинацию. Во многих случаях выполнение RFP может занять гораздо больше времени, чем вы первоначально предполагали (особенно если вам нужно провести работу с другими отделами и организациями), поэтому лучше всего начать процесс как можно раньше.

Как только вы получите RFP, прочитайте весь документ построчно, чтобы лучше понять, как ответить на запрос. Выделите все, чего у вас нет в наличии, и начните искать информацию, для получения которой может потребоваться время. Есть ли у вас запрошенное количество тематических исследований и отзывов клиентов, имеющих отношение к RFP? Нужно ли отделу кадров собирать данные о сотрудниках? Вам нужен нотариус для прикрепленных форм или подпись вашего генерального директора (который живет в другой стране)? У вас есть уточняющий вопрос, который необходимо задать до крайнего срока?

Некоторые RFP просты, их цель — просто показать им, что у вас есть. Другие более дотошны и запрашивают чрезмерную информацию, которая заставляет вас почесать затылок. Как только вы получите документ, внимательно прочитайте его, чтобы точно знать, чего ожидать и как его своевременно подготовить.

Следуйте всем рекомендациям RFP

Крайний срок есть крайний срок, и этим все сказано. Ваш запросчик попросит очень конкретную информацию, и ваша работа состоит в том, чтобы предоставить ее четко, кратко и вовремя. Если они просят четырехстраничный ответ, вы даете им четырехстраничный ответ. Размер шрифта 17 с полями в два дюйма? Выглядит глупо, но точно. Цифровой файл с точным названием или однодюймовые папки с шестью разделителями? Вы понимаете, к чему я клоню. Следование рекомендациям запрашивающей стороны является обязательным!

Руководство по RFP существует по двум причинам:

1. Рецензенты предложений сравнивают несколько заявок бок о бок, и их работа упрощается, когда все отформатировано и ответы одинаковы, что позволяет увидеть фактическое содержание.
2. Чтобы проверить ваше внимание к деталям и способность следовать инструкциям. Думайте о своем ответе на запрос предложений как о первом впечатлении о ваших потенциальных рабочих отношениях с поставщиком; так они это рассматривают.

Прочтите и перечитайте каждое слово этого запроса предложений, чтобы убедиться, что вы все охватили. Дайте им именно то, что они просят: ни больше, ни меньше. Сейчас не время проявлять творческий подход или рисковать. Делайте то, что вам сказали в процессе запроса предложений, и вы останетесь в деле.

Будьте организованы с шаблонами и шаблонами в файле

Отвечать на запросы предложений станет проще и быстрее после того, как вы попрактикуетесь в написании нескольких ответов на предложения. После того, как вы потратите некоторое время на написание своего объема услуг, информации о компании, тематических исследований и т. д., вы можете ссылаться на них для использования в будущих проектах. Ключом к перепрофилированию этих активов является организация; Ваша жизнь станет намного проще, если документы с четкой маркировкой будут сохранены в определенных папках.

Сохраняйте предыдущие запросы предложений для дальнейшего использования и создавайте шаблоны для удобного форматирования. Прежде всего, держите общий контент (например, сопроводительное письмо, подробный объем услуг, отраслевой опыт и информацию о компании) готовым для включения в предложение. Запросы предложений имеют общие требования, поэтому быстрое копирование и вставка с незначительным редактированием экономит часы и даже дни дополнительной работы.

Используйте язык RFP и сделайте свои описания выделяющимися

Вы знаете, как рекомендуется вставлять ключевые слова в описание работы? Вы должны использовать тот же подход при составлении своего ответа на запрос предложений, включая языки из исходного документа во все этапы вашей работы. Совместите свои ценности, используя терминологию, специфичную для отрасли, и придерживайтесь их терминологии сферы услуг. Это добавит индивидуальности, показывающей вашу приверженность этому предложению, и рецензент лучше отнесется к вашему предложению, если вы используете их жаргон.

В связи с этим может быть сложно отличить ваш объем услуг от предложений конкурентов. В конце концов, вы идете против других предприятий в рамках вашей вертикали. Сведите жаргон к минимуму и не ограничивайтесь модными словечками, чтобы составлять простые объяснения. Выделите то, что отличает ваши услуги от конкурентов, и приведите реальные аргументы в пользу того, почему ваша компания лучше всего подходит для этой работы.

Хорошей проверкой того, выделяется ли ваше описание, является проверка веб-сайтов ваших конкурентов. Если вы можете поменять местами свои ответы на RFP с их содержимым веб-страницы, вы обнаружили серьезный красный флаг и должны вернуться к чертежной доске.

Формат презентации важен, но не так важен

Да, вы хотите, чтобы ваш ответ на предложение был визуально привлекательным и выделялся как нечто большее, чем документ Word. Однако содержание имеет большее значение, чем презентация, хотя многие респонденты зацикливаются на визуальных деталях. Опять же, шаблоны форматов очень помогают, поэтому в идеале вам нужно создать полное фирменное предложение только один или два раза. (Лично мне нравится использовать Adobe InDesign для предложений, но и здесь могут пригодиться продвинутые навыки работы с Word.)

Если в рекомендациях не указано иное, убедитесь, что ваши предложения оформлены в соответствии с брендом и легко читаются. Когда есть сомнения, лучше меньше. Нет необходимости создавать ненужную путаницу в дизайне для рецензента или заставлять их глаза напрягаться из-за яркого выбора цвета или шрифта. Есть более эффективные способы потратить свое время, чем тратить большую часть своей энергии на презентацию предложения.

Определите свою ценность

Как и в любых переговорах, вы не хотите занижать свои услуги или делать неоправданно дорогое предложение. Тем не менее, ценообразование является решающим фактором при принятии решения о RFP, поэтому важно определить свою ценность и представить ее с уверенностью. Работайте со своим руководством, чтобы определить хорошую золотую середину, которая немного склоняется к более высокому уровню. Это даст вашему бизнесу пространство для маневра для переговоров, демонстрируя ценность ваших услуг.

Помните, что агентство, выдающее RFP, основывает свое решение не только на цене, но часть смысла RFP состоит в том, чтобы получить максимальную отдачу от затраченных средств.

Отправить до крайнего срока

Редко бывает милосердие к позднему представлению, независимо от того, имеете ли вы дело с физическим или цифровым предложением. Даже если бы это было так, вы не хотите начать не с той ноги.

Каким бы ни был крайний срок, вы должны перенести его как минимум на два рабочих дня, чтобы иметь запас времени. Для этого слишком много причин, чтобы сосчитать. Например, адрес электронной почты для отправки может быть неправильным, что заставит вас искать правильный адрес. Или, может быть, ваш файл слишком велик для доставки в Интернете, поэтому вам нужно создать план на случай непредвиденных обстоятельств на лету. Что, если FedEx попытается доставить ваше предложение до того, как агентство откроется утром, и к тому времени, когда они вернутся с вашей доставкой, это будет через 30 минут после крайнего срока запроса предложений? (Да, все это реальные примеры, к сожалению.)

Итог: избавьте себя от беспокойства, планируя представить готовое предложение за два дня до официального срока.

Выиграть вашу следующую ставку RFP

Победа в RFP является достижением сама по себе, и она создает основу для хорошо подходящего делового партнерства, которое может открыть больше возможностей, особенно в государственном секторе. Хотя запросы предложений иногда сводятся к игре с числами, предложения действительно могут помочь вам выделиться, если ваш контент точно соответствует тому, что запрашивает организация, формат визуально привлекателен, но не отвлекает, а ваша цена является беспроигрышной для обеих сторон. предприятия. Следование этим передовым методам ответа на запрос предложений не только увеличивает ваши шансы на победу в этой заявке; они также помогут вам сохранить рассудок, поскольку в будущем вы будете делать больше предложений с большей эффективностью.

Если вы хотите прочитать о реальном примере того, как составление великолепного запроса предложений может помочь вам выйти на первое место, ознакомьтесь с нашим сообщением в блоге Sharp Europe, чтобы узнать все об их процессе выбора автоматизации маркетинга.