Cum să răspundeți cu succes la o cerere de propuneri

Oh, RFP-uri – ce relație de dragoste/ura avem. Le iubim pentru că reprezintă o oportunitate de a asigura noi relații de afaceri, în special cu agențiile publice pe care altfel nu le-am putea prospecta. Pe de altă parte, răspunsurile la propunere pot fi greoaie de creat și, din păcate, nu există nicio garanție de a câștiga oferta.

Înainte de a mă alătura Act-On, am acumulat o vastă experiență în răspunsul la cererile de propuneri (Request for Proposals) – creând frecvent până la cinci răspunsuri la propuneri în fiecare săptămână pentru agenții guvernamentale, organizații nonprofit și alte organizații publice. Făcând acest lucru, am învățat că atunci când un potențial contract de mai multe milioane de dolari este în joc, trebuie să știți ce să faceți și ce să nu faceți atunci când creați aceste răspunsuri. Și dacă vrei să câștigi oferta, trebuie să redactezi un răspuns care să te ajute să te remarci în marea de depuneri, ceea ce nu este un lucru ușor de făcut.

Știu că aceste propuneri pot fi descurajante, așa că vreau să vă echipez cu sfaturi, trucuri și cele mai bune practici pentru a vă ajuta să navigați în apele RFP și să redactați răspunsuri de succes care vă ajută să închideți mai multe afaceri.

Ce este un RFP?

Solicitările de propuneri, calificări sau informații sunt invitații de a introduce pălăria companiei tale în ring pentru a câștiga potențiale afaceri. RFP-urile, RFQ-urile și RFI-urile sunt în esență aceleași, cu diferite niveluri de detaliu, așa că, în scopul acestei postări pe blog, rămânem cu termenul RFP.

Cererile de propuneri în afaceri sunt documente care anunță noile servicii necesare – fie pentru un proiect specific, fie pentru un parteneriat pe termen lung. Companiile care trimit răspunsuri la propuneri „licitează” pentru afacerile furnizorului de RFP, care se află cel mai adesea în sectorul public, cum ar fi o agenție guvernamentală sau o organizație nonprofit. RFP-urile sunt aproape întotdeauna necesare pentru proiecte și servicii complexe pentru aceste entități publice, deoarece echivalează condițiile de concurență între companiile private concurente pentru a face procesul echitabil și a menține costurile scăzute.

Așadar, cum reacționați eficient atunci când un RPF îți vine în cale?

Verificați cererea de participare

Doar pentru că vi se livrează o cerere de propuneri nu înseamnă că trebuie să răspundeți. Înainte de a începe, ar trebui să vă puneți următoarele întrebări:

• Ar genera acest lucru un ROI util pentru compania mea?
• Sunt valorile noastre aliniate și am fi mândri să lucrăm cu această organizație?
• Domeniul serviciilor se încadrează ferm pe teritoriul nostru?

Dacă simțiți că va trebui să dansați în jurul a mai mult de unul sau două articole rând, treceți mai departe. Dacă nu vă recunoașteți limitările sau o potrivire proastă de la început, organizația care revizuiește răspunsul dvs. probabil că de îndată ce va recunoaște că nu puteți (sau nu va) oferi exact ceea ce caută.

Pe scurt, ar trebui să prețuiți timpul dvs. și al evaluatorilor, trimițând doar dacă sunteți pe deplin capabil să furnizați serviciile solicitate și doriți să lucrați cu organizația care solicită cererea de propunere.

Pregătiți-vă devreme răspunsul la cererea de propuneri

S-ar putea să pară că aveți suficient timp pentru a vă completa răspunsul, dar nu aveți timp pentru amânare. De multe ori, finalizarea cererilor de propuneri poate dura mult mai mult decât credeți inițial (mai ales dacă trebuie să efectuați relații cu alte departamente și organizații), așa că cel mai bine este să începeți procesul cât mai curând posibil.

De îndată ce primiți cererea de propunere, citiți întregul document rând cu rând pentru a înțelege mai bine cum să răspundeți la cerere. Evidențiați tot ceea ce nu aveți la îndemână și începeți să căutați informații care ar putea dura timp să fie recuperate. Aveți cantitatea cerută de studii de caz și referințe clienți relevante pentru cererea de propuneri? HR trebuie să atragă numărul de angajați? Ai nevoie de un notar pentru formularele atașate sau de semnătura CEO-ului tău (care se întâmplă să locuiască în toată țara)? Aveți o întrebare clarificatoare pe care trebuie să o trimiteți înainte de data limită?

Unele cereri de propuneri sunt simple, cu scopul de a le arăta pur și simplu ceea ce aveți. Altii sunt mai meticulosi si cer informatii excesive care te fac sa te scarpina in cap. De îndată ce primiți documentul, citiți-l în detaliu pentru a ști exact la ce să vă așteptați și cum să-l pregătiți în timp util.

Urmați fiecare ghid din cererea de propuneri

Termenul limită este termenul limită și atât. Solicitantul dvs. va cere informații foarte specifice, iar sarcina dvs. este să le furnizați clar, concis și la timp. Dacă solicită un răspuns de patru pagini, le oferiți un răspuns de patru pagini. Dimensiunea fontului 17 cu margini de doi inci? Pare prostesc, dar sigur. Fișier digital cu un nume exact sau liere de un inch cu șase separatoare de file? Ajungi unde merg cu asta. Este obligatoriu să urmați instrucțiunile solicitantului dvs.!

Orientările RFP există din două motive:

1. Evaluatorii propunerilor compară mai multe trimiteri unul lângă altul și le face munca mai ușoară atunci când totul este formatat și răspunde în același mod, permițând conținutului real să strălucească.
2. Pentru a vă testa atenția la detalii și capacitatea de a urma instrucțiunile. Gândiți-vă la răspunsul dvs. la RFP ca la prima impresie a potențialei relații de lucru cu furnizorul; asa il privesc.

Citiți și recitiți fiecare cuvânt din respectiva cerere de propuneri pentru a vă asigura că ați acoperit totul . Dă-le exact ceea ce cer: nici mai mult, nici mai puțin. Nu este momentul să fii creativ sau să riscăm. Faceți așa cum v-ați spus în procesul de cerere de propuneri și veți rămâne în curs.

Rămâneți organizat cu copiere standard și șabloane în fișier

Răspunsul la cererile de propuneri devine mai ușor și mai rapid după ce exersați să scrieți câteva răspunsuri la propuneri. Odată ce ați petrecut ceva timp scriind domeniul de aplicare al serviciilor, experiența companiei, studiile de caz etc., vă puteți referi la acestea pentru a le utiliza în proiecte viitoare. Cheia pentru reutilizarea acestor active este organizarea; viața ta va fi mult mai ușoară cu documente etichetate clar salvate în foldere desemnate.

Stocați cererile de propuneri anterioare pentru referințe viitoare și creați șabloane pentru formatare simplificată. Mai presus de toate, păstrați conținutul generic (adică scrisoarea de intenție, domeniul detaliat al serviciilor, experiența în industrie și experiența companiei) gata să fie conectat la propunere. RFP-urile împărtășesc cerințe comune, așa că o copiere și inserare rapidă cu editare minoră economisește ore, chiar zile, de muncă suplimentară.

Utilizați limbajul RFP și puneți-vă în evidență descrierile

Știți cum spun cele mai bune practici pentru CV-ul să inserați cuvintele cheie din fișa postului? Ar trebui să utilizați aceeași abordare atunci când redactați răspunsul la cererea de propuneri, incluzând limbajul din documentul original pe parcursul lucrării dvs. Aliniați-vă valorile utilizând limbajul specific industriei și respectați terminologia serviciilor. Procedând astfel, se adaugă o notă personală care arată dedicarea ta față de această propunere, iar recenzentul se va raporta mai bine la propunerea ta dacă încorporezi limbajul lor.

Într-o notă conexă, poate fi dificil să distingeți domeniul dvs. de servicii de trimiterile concurenților. La urma urmei, te confrunți cu alte afaceri din sectorul tău. Păstrați jargonul la minimum și ajungeți dincolo de cuvintele la modă pentru a redacta explicații simple. Evidențiați ceea ce vă diferențiază serviciile de concurență și argumentați cu adevărat de ce compania dvs. este cea mai bună pentru job.

Un bun test pentru a vedea dacă descrierea dvs. iese în evidență este să verificați site-urile web ale concurenților. Dacă vă puteți schimba răspunsurile la cererea de propuneri cu conținutul paginii lor web, ați descoperit un semnal roșu important și trebuie să vă întoarceți la planșa de desen.

Formatul de prezentare este important, dar nu atât de important

Da, doriți ca răspunsul la propunerea dvs. să fie atrăgător din punct de vedere vizual și să iasă în evidență ca mai mult decât un document Word. Cu toate acestea, conținutul contează mai mult decât prezentarea – deși mulți respondenți sunt blocați în detaliile vizuale. Din nou, șabloanele de format sunt de mare ajutor, așa că, în mod ideal, trebuie să creați întreaga propunere de marcă o dată sau de două ori. (Personal îmi place să folosesc Adobe InDesign pentru propuneri, dar abilitățile avansate de Word pot fi utile și aici.)

Cu excepția cazului în care regulile stipulează altfel, asigurați-vă că propunerile dvs. sunt formatate pentru o marcă consecventă și că sunt ușor de citit. Când aveți îndoieli, mai puțin înseamnă mai mult. Nu este nevoie să provoace confuzie inutilă de design pentru recenzent sau să-i obosească ochii din cauza alegerilor îndrăznețe de culori sau fonturi. Există modalități mai eficiente de a-ți petrece timpul decât de a pune cea mai mare parte a energiei în prezentarea propunerii.

Determină-ți valoarea

Ca orice negociere, nu doriți să vă reduceți serviciile sau să faceți o ofertă nerezonabil de mare. Cu toate acestea, prețul este un factor critic în decizia cererii de propunere, așa că este important să vă determinați valoarea și să prezentați cu încredere. Lucrați cu conducerea dvs. pentru a determina o cale de mijloc bună, care să se încline ușor spre capătul superior. Acest lucru va oferi afacerii tale spațiu pentru negocieri, arătând în același timp valoarea serviciilor tale.

Amintiți-vă că agenția care emite cererea de propunere nu își bazează decizia doar pe preț, ci o parte a scopului unei cereri de propunere este să obțină cel mai bun profit pentru banii lor.

Trimiteți înainte de termenul limită

Rareori există milă pentru o trimitere cu întârziere, indiferent dacă aveți de-a face cu o propunere fizică sau digitală. Chiar dacă ar exista, nu vrei să începi cu piciorul greșit.

Indiferent de termenul limită, ar trebui să-l deplasați cu cel puțin două zile lucrătoare pentru a vă oferi timp tampon. Există prea multe motive pentru care acest lucru să conteze. De exemplu, adresa de e-mail pentru trimitere ar putea fi greșită, forțându-vă într-o goană sălbatică să găsiți adresa corectă. Sau poate că dosarul tău este prea mare pentru a fi livrat online, așa că trebuie să creezi un plan de urgență din mers. Ce se întâmplă dacă FedEx ar încerca să vă livreze propunerea înainte ca agenția să se deschidă dimineața și, până când revin cu livrarea dvs., sunt 30 de minute după termenul limită pentru cererea de propuneri? (Da, toate sunt exemple reale, din păcate.)

Concluzie: economisește-ți anxietatea plănuind să trimiți propunerea finalizată cu două zile înainte de termenul limită oficial.

Câștigarea următoarei oferte RFP

Câștigarea unui RFP este o realizare în sine și pregătește scena pentru un parteneriat de afaceri adecvat, care poate deschide mai multe oportunități, în special în sectorul public. În timp ce cererile de propuneri se reduc uneori la puțin mai mult decât un joc de cifre, propunerile vă pot ajuta într-adevăr să vă evidențiați atunci când conținutul dvs. se potrivește exact cu ceea ce solicită organizația, formatul este atrăgător din punct de vedere vizual, dar nu vă distrage atenția, iar prețul dvs. este unul câștigător pentru ambele. afacerilor. Urmând aceste bune practici privind modul de răspuns la o cerere de propuneri nu numai că vă crește șansele de a câștiga acea ofertă; de asemenea, vă ajută să vă păstrați sănătatea mentală, pe măsură ce produceți mai multe propuneri cu mai multă eficiență în viitor.

Dacă doriți să citiți despre un exemplu real al modului în care elaborarea unei cereri de propuneri uimitoare vă poate ajuta să ajungeți pe primul loc, consultați postarea noastră de blog cu Sharp Europe pentru a afla totul despre procesul lor de selecție de automatizare a marketingului.