Como responder com sucesso a uma RFP

Oh, RFPs – que relação de amor/ódio temos. Nós os amamos porque eles são uma oportunidade de garantir novos relacionamentos de negócios, especificamente com órgãos públicos que de outra forma não poderíamos prospectar. Por outro lado, as respostas da proposta podem ser complicadas de criar e, infelizmente, não há garantia de ganhar o lance.

Antes de ingressar na Act-On, ganhei ampla experiência em responder a RFPs (Request for Proposals) – frequentemente criando até cinco respostas de propostas por semana para agências governamentais, organizações sem fins lucrativos e outras organizações públicas. Ao fazer isso, aprendi que quando um potencial contrato multimilionário está em jogo, você precisa saber o que fazer e o que não fazer ao criar essas respostas. E se você quiser ganhar o lance, deve redigir uma resposta que o ajude a se destacar no mar de submissões, o que não é uma coisa fácil de fazer.

Sei que essas propostas podem ser assustadoras, por isso quero equipá-lo com dicas, truques e práticas recomendadas para ajudá-lo a navegar pelas águas da RFP e elaborar respostas bem-sucedidas que o ajudem a fechar mais negócios.

O que é uma RFP?

Solicitações de propostas, qualificações ou informações são convites para entrar no ringue da sua empresa para conquistar negócios em potencial. RFPs, RFQs e RFIs são essencialmente os mesmos com vários níveis de detalhes, portanto, para fins desta postagem no blog, estamos usando o termo RFP.

RFPs nos negócios são documentos que anunciam novos serviços necessários - seja para um projeto específico ou uma parceria de longo prazo. As empresas que enviam respostas de propostas estão “licitando” os negócios do provedor de RFP, que geralmente está no setor público – como uma agência governamental ou organização sem fins lucrativos. As RFPs são quase sempre necessárias para projetos e serviços complexos para essas entidades públicas porque nivelam o campo de atuação entre empresas privadas concorrentes para tornar o processo justo e manter os custos baixos.

Então, como você responde efetivamente quando um RPF aparece em seu caminho?

Avalie a RFP

Só porque você recebeu uma RFP não significa que você precisa responder. Antes mesmo de começar, você deve se fazer as seguintes perguntas:

• Isso geraria um ROI que valesse a pena para minha empresa?
• Nossos valores estão alinhados e teríamos orgulho de trabalhar com esta organização?
• O escopo dos serviços se enquadra firmemente em nosso território?

Se você sentir que terá que dançar em torno de mais de um ou dois itens de linha, siga em frente. Se você não reconhecer suas limitações ou um ajuste ruim desde o início, a organização que está analisando sua resposta provavelmente o fará assim que reconhecer que você não pode (ou não) fornecer exatamente o que está procurando.

Resumindo, você deve valorizar o seu tempo e o dos revisores enviando apenas se estiver totalmente apto a entregar os serviços solicitados e realmente quiser trabalhar com a organização que está solicitando a RFP.

Prepare sua resposta de RFP com antecedência

Pode parecer que você tem muito tempo para completar sua resposta, mas não há tempo para procrastinação. Muitas vezes, as RFPs podem levar muito mais tempo para serem concluídas do que você imagina (especialmente se você tiver que fazer contato com outros departamentos e organizações), então é melhor iniciar o processo o mais cedo possível.

Assim que receber a RFP, leia todo o documento linha por linha para entender melhor como responder à solicitação. Destaque qualquer coisa que você não tenha prontamente disponível e comece a buscar informações que podem levar tempo para serem recuperadas. Você tem a quantidade solicitada de estudos de caso e referências de clientes relevantes para a RFP? O RH precisa puxar números de funcionários? Você precisa de um notário para formulários anexados ou a assinatura do seu CEO (que por acaso mora em todo o país)? Você tem uma pergunta de esclarecimento que precisa enviar antes da data limite?

Algumas RFPs são diretas, com o objetivo de simplesmente mostrar a eles o que você tem. Outros são mais meticulosos e solicitam informações excessivas que fazem você coçar a cabeça. Assim que receber o documento, leia-o detalhadamente para saber exatamente o que esperar e como prepará-lo em tempo hábil.

Siga todas as diretrizes da RFP

O prazo é o prazo, e é isso. Seu solicitante solicitará informações muito específicas, e seu trabalho é fornecê-las de forma clara, concisa e pontual. Se eles solicitarem uma resposta de quatro páginas, você dará a eles uma resposta de quatro páginas. Tamanho da fonte 17 com margens de duas polegadas? Parece bobo, mas com certeza. Arquivo digital com um nome exato ou pastas de uma polegada com seis divisórias? Você chega aonde eu quero chegar com isso. É obrigatório seguir as orientações do seu solicitante!

As diretrizes de RFP existem por dois motivos:

1. Os revisores de propostas estão comparando vários envios lado a lado, e isso facilita o trabalho deles quando tudo é formatado e respondido da mesma maneira, permitindo que o conteúdo real brilhe.
2. Para testar sua atenção aos detalhes e capacidade de seguir instruções. Pense em sua resposta de RFP como a primeira impressão de sua potencial relação de trabalho com o fornecedor; é assim que eles estão vendo.

Leia e releia cada palavra dessa RFP para ter certeza de que cobriu tudo . Dê a eles exatamente o que eles pedem: nem mais, nem menos. Não é hora de ser criativo ou arriscar. Faça o que você disse em seu processo de RFP e você permanecerá na corrida.

Mantenha-se Organizado Com Cópias de Caldeiras e Modelos em Arquivo

Responder a RFPs fica mais fácil e rápido depois que você pratica a redação de algumas respostas de propostas. Depois de passar algum tempo escrevendo seu escopo de serviços, histórico da empresa, estudos de caso, etc., você pode consultá-los para uso em projetos futuros. A chave para redirecionar esses ativos é a organização; sua vida será muito mais fácil com documentos claramente identificados e salvos em pastas designadas.

Armazene RFPs anteriores para referência futura e crie modelos para formatação simplificada. Acima de tudo, mantenha o conteúdo genérico (ou seja, carta de apresentação, escopo detalhado dos serviços, experiência no setor e histórico da empresa) pronto para ser incluído na proposta. As RFPs compartilham requisitos comuns, portanto, copiar e colar rapidamente com pequenas edições economiza horas, até dias, de trabalho adicional.

Use a linguagem RFP e destaque suas descrições

Você sabe como as práticas recomendadas de currículo dizem para inserir as palavras-chave da descrição do trabalho? Você deve usar a mesma abordagem ao redigir sua resposta de RFP, incluindo o idioma do documento original em todo o seu trabalho. Alinhe seus valores usando palavreado específico do setor e cumpra o escopo da terminologia de serviços. Isso adiciona um toque pessoal que mostra sua dedicação a esta proposta, e o revisor se relacionará melhor com sua proposta se você estiver incorporando a linguagem dele.

Em uma nota relacionada, pode ser um desafio distinguir seu escopo de serviços dos envios de concorrentes. Afinal, você está enfrentando outras empresas em sua vertical. Mantenha o jargão no mínimo e vá além das palavras-chave para elaborar explicações simples. Destaque o que diferencia seus serviços da concorrência e mostre por que sua empresa é a melhor para o trabalho.

Um bom teste para saber se sua descrição se destaca é verificar os sites de seus concorrentes. Se você puder trocar suas respostas de RFP pelo conteúdo da página da Web, você descobriu uma grande bandeira vermelha e precisa voltar à prancheta.

Formato de apresentação é importante, mas não tão importante

Sim, você deseja que a resposta da sua proposta seja visualmente atraente e se destaque como mais do que um documento do Word. No entanto, o conteúdo importa mais do que a apresentação – embora muitos entrevistados se prendam aos detalhes visuais. Novamente, os modelos de formato são uma grande ajuda, então, idealmente, você só precisa criar toda a proposta de marca uma ou duas vezes. (Pessoalmente, adoro usar o Adobe InDesign para propostas, mas as habilidades avançadas do Word também podem ser úteis aqui.)

A menos que as diretrizes indiquem algo diferente, certifique-se de que suas propostas sejam formatadas para uma marca consistente e sejam fáceis de ler. Na dúvida, menos é mais. Não há necessidade de causar confusão de design desnecessária para o revisor ou fazer com que seus olhos se cansem com as opções de cores ou fontes em negrito. Existem maneiras mais eficientes de gastar seu tempo do que colocar a maior parte de sua energia na apresentação da proposta.

Determine seu valor

Como em qualquer negociação, você não quer reduzir seus serviços ou fazer uma oferta excessivamente alta. No entanto, o preço é um fator crítico na decisão da RFP, por isso é importante determinar seu valor e apresentar com confiança. Trabalhe com sua liderança para determinar um bom meio-termo que se incline ligeiramente para o extremo superior. Isso dará ao seu negócio espaço de manobra para negociações enquanto exibe o valor de seus serviços.

Lembre-se de que a agência que emite a RFP não baseia sua decisão apenas no preço, mas parte do objetivo de uma RFP é obter o melhor retorno possível.

Envie antes do prazo

Raramente há misericórdia para um envio tardio, independentemente de você estar lidando com uma proposta física ou digital. Mesmo se houvesse, você não quer começar com o pé errado.

Qualquer que seja o prazo, você deve adiantá-lo pelo menos dois dias úteis para permitir um tempo de buffer. Há muitas razões para isso contar. Por exemplo, o endereço de e-mail para envio pode estar errado, forçando você a procurar o endereço correto. Ou talvez seu arquivo seja muito grande para ser entregue online, então você precisa criar um plano de contingência rapidamente. E se a FedEx tentasse entregar sua proposta antes da agência abrir pela manhã e, no momento em que eles retornam com sua entrega, são 30 minutos após o prazo da RFP? (Sim, todos são exemplos reais, infelizmente.)

Conclusão: economize a ansiedade planejando enviar a proposta concluída dois dias antes do prazo oficial.

Como ganhar seu próximo lance de RFP

Ganhar uma RFP é uma conquista por si só e prepara o terreno para uma parceria de negócios adequada que pode abrir mais oportunidades – principalmente no setor público. Embora as RFPs às vezes se resumam a pouco mais do que um jogo de números, as propostas podem realmente ajudá-lo a se destacar quando seu conteúdo corresponde exatamente ao que a organização está solicitando, o formato é visualmente atraente, mas não distrativo, e seu preço é vantajoso para ambos negócios. Seguir essas práticas recomendadas sobre como responder a uma RFP não apenas aumenta suas chances de ganhar esse lance; eles também o ajudam a manter sua sanidade enquanto você produz mais propostas com mais eficiência no futuro.

Se você quiser ler sobre um exemplo real de como elaborar uma RFP incrível pode ajudá-lo a se destacar, confira nossa postagem no blog com a Sharp Europe para saber tudo sobre o processo de seleção de automação de marketing.