Jak skutecznie odpowiedzieć na zapytanie ofertowe?

Och, zapytania ofertowe — jaki mamy związek miłości i nienawiści. Kochamy je, ponieważ są okazją do nawiązania nowych relacji biznesowych, w szczególności z agencjami publicznymi, których inaczej nie bylibyśmy w stanie nawiązać. Z drugiej strony, tworzenie odpowiedzi na propozycje może być kłopotliwe i niestety nie ma gwarancji wygrania przetargu.

Przed dołączeniem do Act-On zdobyłem duże doświadczenie w odpowiadaniu na zapytania ofertowe (Request for Proposals) — często tworząc do pięciu odpowiedzi na propozycje tygodniowo dla agencji rządowych, organizacji non-profit i innych organizacji publicznych. Robiąc to, nauczyłem się, że kiedy potencjalny wielomilionowy kontrakt jest na linii, musisz wiedzieć, co robić, a czego nie robić podczas tworzenia tych odpowiedzi. A jeśli chcesz wygrać przetarg, musisz przygotować odpowiedź, która pomoże ci wyróżnić się w morzu zgłoszeń, co nie jest łatwe.

Wiem, że te propozycje mogą być zniechęcające, więc chcę wyposażyć Cię w wskazówki, triki i najlepsze praktyki, które pomogą Ci poruszać się po wodach RFP i sporządzać udane odpowiedzi, które pomogą Ci zamknąć więcej transakcji.

Co to jest zapytanie ofertowe?

Zapytania ofertowe, kwalifikacje lub informacje to zaproszenia do wpisania kapelusza Twojej firmy na ring w celu zdobycia potencjalnego biznesu. RFP, RFQ i RFI są zasadniczo takie same, z różnymi poziomami szczegółowości, więc na potrzeby tego wpisu na blogu trzymamy się terminu RFP.

Zapytania ofertowe w biznesie to dokumenty zapowiadające nowo potrzebne usługi — czy to dla konkretnego projektu, czy długoterminowego partnerstwa. Firmy, które przesyłają odpowiedzi na propozycje, „licytują” na działalność dostawcy RFP, który najczęściej znajduje się w sektorze publicznym — takim jak agencja rządowa lub organizacja non-profit. Zapytania ofertowe są prawie zawsze wymagane w przypadku złożonych projektów i usług dla tych podmiotów publicznych, ponieważ wyrównują one szanse konkurencyjnych firm prywatnych, aby proces był sprawiedliwy i zapewniał niskie koszty.

Jak więc skutecznie zareagować, gdy pojawi się RPF?

Sprawdź zapytanie ofertowe

To, że otrzymałeś zapytanie ofertowe, nie oznacza, że ​​musisz odpowiedzieć. Zanim zaczniesz, powinieneś zadać sobie następujące pytania:

• Czy wygenerowałoby to opłacalny zwrot z inwestycji dla mojej firmy?
• Czy nasze wartości są zgodne i czy bylibyśmy dumni mogąc współpracować z tą organizacją?
• Czy zakres usług mocno mieści się na naszym terytorium?

Jeśli czujesz, że będziesz musiał tańczyć wokół więcej niż jednego lub dwóch elementów zamówienia, przejdź dalej. Jeśli na początku nie rozpoznasz swoich ograniczeń lub nieodpowiedniego dopasowania, organizacja, która przeanalizuje Twoją odpowiedź, prawdopodobnie nie będzie w stanie (lub nie będzie) zapewnić dokładnie tego, czego szuka, gdy tylko uzna, że ​​jesteś w stanie (lub nie będzie).

Krótko mówiąc, powinieneś cenić czas swój i recenzentów, przesyłając je tylko wtedy, gdy jesteś w stanie w pełni świadczyć żądane usługi i faktycznie chcesz współpracować z organizacją, która zwraca się o zapytanie ofertowe.

Przygotuj wcześniej odpowiedź na zapytanie ofertowe

Może się wydawać, że masz dużo czasu na dokończenie odpowiedzi, ale nie ma czasu na zwlekanie. Wiele razy wypełnienie zapytań ofertowych może zająć znacznie więcej czasu, niż początkowo sądziłeś (zwłaszcza jeśli musisz dotrzeć do innych działów i organizacji), więc najlepiej jest rozpocząć proces jak najwcześniej.

Zaraz po otrzymaniu zapytania ofertowego przeczytaj cały dokument wiersz po wierszu, aby lepiej zrozumieć, jak odpowiedzieć na żądanie. Zaznacz wszystko, czego nie masz łatwo dostępne, i zacznij szukać informacji, których odzyskanie może zająć trochę czasu. Czy masz wymaganą liczbę studiów przypadku i referencji klientów związanych z zapytaniem ofertowym? Czy HR musi wyciągać numery pracowników? Potrzebujesz notariusza do załączonych formularzy lub podpisu dyrektora generalnego (który akurat mieszka w całym kraju)? Czy masz pytanie wyjaśniające, które musisz przesłać przed ostatecznym terminem?

Niektóre zapytania ofertowe są proste, a ich celem jest po prostu pokazanie im, co masz. Inni są bardziej skrupulatni i proszą o nadmierne informacje, które sprawiają, że drapiesz się po głowie. Zaraz po otrzymaniu dokumentu przeczytaj go szczegółowo, aby dokładnie wiedzieć, czego się spodziewać i jak przygotować go w odpowiednim czasie.

Przestrzegaj wszystkich wytycznych zawartych w zapytaniu ofertowym

Termin jest ostatecznym terminem i tyle. Twój wnioskodawca poprosi o bardzo konkretne informacje, a Twoim zadaniem jest dostarczenie ich jasno, zwięźle i na czas. Jeśli poproszą o czterostronicową odpowiedź, dasz im czterostronicową odpowiedź. Rozmiar czcionki 17 z 2-calowymi marginesami? Wydaje się głupie, ale na pewno. Plik cyfrowy z dokładną nazwą, czy jednocalowe segregatory z sześcioma przekładkami? Dotrzesz z tym, dokąd zmierzam. Postępowanie zgodnie z wytycznymi wnioskodawcy jest obowiązkowe!

Wytyczne RFP istnieją z dwóch powodów:

1. Weryfikatorzy propozycji porównują wiele zgłoszeń obok siebie, co ułatwia im pracę, gdy wszystko jest sformatowane i udzielane na nie w ten sam sposób, co pozwala na prześwitywanie treści.
2. Aby przetestować Twoją dbałość o szczegóły i umiejętność przestrzegania instrukcji. Pomyśl o swojej odpowiedzi na zapytanie ofertowe jako o pierwszym wrażeniu na temat potencjalnej współpracy z dostawcą; tak to postrzegają.

Przeczytaj i przeczytaj ponownie każde słowo tego zapytania ofertowego, aby upewnić się, że wszystko zostało omówione . Daj im dokładnie to, o co proszą: nie więcej, nie mniej. To nie czas na kreatywność i ryzyko. Postępuj zgodnie z instrukcjami w procesie zapytania ofertowego, a pozostaniesz w biegu.

Zachowaj porządek dzięki kopii płyty kotłowej i szablonom w pliku

Odpowiadanie na zapytania ofertowe staje się łatwiejsze i szybsze po napisaniu kilku odpowiedzi na propozycje. Gdy poświęcisz trochę czasu na pisanie zakresu usług, historii firmy, studiów przypadku itp., możesz odnieść się do nich do wykorzystania w przyszłych projektach. Kluczem do zmiany przeznaczenia tych aktywów jest organizacja; Twoje życie będzie znacznie prostsze dzięki wyraźnie oznaczonym dokumentom przechowywanym w wyznaczonych folderach.

Przechowuj poprzednie zapytania ofertowe do wykorzystania w przyszłości i twórz szablony w celu usprawnienia formatowania. Przede wszystkim przygotuj ogólną treść (tj. list motywacyjny, szczegółowy zakres usług, doświadczenie branżowe i zaplecze firmy) do włączenia do oferty. RFP mają wspólne wymagania, więc szybkie kopiowanie i wklejanie z drobną edycją pozwala zaoszczędzić godziny, a nawet dni dodatkowej pracy.

Użyj języka RFP i wyróżnij swoje opisy

Wiesz, co mówią najlepsze praktyki CV, aby wstawić słowa kluczowe w opisie stanowiska? Powinieneś zastosować to samo podejście podczas opracowywania odpowiedzi na zapytanie ofertowe, włączając język z oryginalnego dokumentu w całej swojej pracy. Dopasuj swoje wartości, używając słownictwa specyficznego dla branży i trzymaj się terminologii zakresu usług. Takie postępowanie dodaje osobisty akcent, który pokazuje twoje zaangażowanie w tę propozycję, a recenzent lepiej odniesie się do twojej propozycji, jeśli włączysz ich żargon.

W związku z tym odróżnienie zakresu usług od zgłoszeń konkurencji może być trudne. W końcu konkurujesz z innymi firmami w swojej branży. Ogranicz żargon do minimum i wyjdź poza modne słowa, aby opracować proste wyjaśnienia. Podkreśl, co odróżnia Twoje usługi od konkurencji, i uzasadnij, dlaczego Twoja firma jest najlepsza do tego zadania.

Dobrym testem na to, czy Twój opis się wyróżnia, jest sprawdzenie witryn konkurencji. Jeśli potrafisz zamienić odpowiedzi na zapytanie ofertowe z zawartością ich strony internetowej, odkryłeś poważny sygnał ostrzegawczy i musisz wrócić do deski kreślarskiej.

Format prezentacji jest ważny, ale nie aż tak ważny

Tak, chcesz, aby odpowiedź na Twoją propozycję była atrakcyjna wizualnie i wyróżniała się jako coś więcej niż dokument programu Word. Jednak treść ma większe znaczenie niż prezentacja — chociaż wielu respondentów zawiesza się na szczegółach wizualnych. Ponownie, szablony formatów są bardzo pomocne, więc najlepiej byłoby stworzyć całą markową propozycję tylko raz lub dwa razy. (Osobiście uwielbiam używać Adobe InDesign do propozycji, ale tutaj też mogą się przydać zaawansowane umiejętności Worda.)

O ile wytyczne nie stanowią inaczej, upewnij się, że Twoje propozycje są sformatowane w celu zapewnienia spójnego brandingu i są łatwe do odczytania. W razie wątpliwości mniej znaczy więcej. Nie ma potrzeby powodować niepotrzebnego zamieszania projektowego dla recenzenta lub męczyć jego oczy z powodu odważnych wyborów kolorów lub czcionek. Są bardziej efektywne sposoby spędzania czasu niż wkładanie większości energii w prezentację propozycji.

Określ swoją wartość

Jak w przypadku innych negocjacji, nie chcesz obniżać ceny swoich usług ani składać oferty, która jest nieuzasadniona. Jednak wycena jest krytycznym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji o zapytaniu ofertowym, dlatego ważne jest, aby określić swoją wartość i z ufnością przedstawić. Współpracuj ze swoim przywództwem, aby określić dobry środek, który skłania się nieco w kierunku wyższego końca. Daje to Twojej firmie pole manewru do negocjacji, jednocześnie eksponując wartość Twoich usług.

Pamiętaj, że agencja wystawiająca zapytanie ofertowe nie opiera swojej decyzji wyłącznie na cenie, ale częścią zapytania o zapytanie ofertowe jest uzyskanie najlepszego zwrotu z każdej zainwestowanej złotówki.

Prześlij przed upływem terminu

Rzadko jest jakaś litość za spóźnione przesłanie, niezależnie od tego, czy masz do czynienia z fizyczną czy cyfrową ofertą. Nawet gdyby tak było, nie chcesz zaczynać od złej stopy.

Niezależnie od terminu, należy go przesunąć o co najmniej dwa dni robocze, aby zapewnić sobie czas buforowy. Jest zbyt wiele powodów, by to liczyć. Na przykład adres e-mail do przesłania może być błędny, zmuszając Cię do pościgu za dziką gęsią, aby znaleźć prawidłowy adres. A może Twój plik jest zbyt duży, aby można go było dostarczyć online, więc musisz na bieżąco tworzyć plan awaryjny. Co by było, gdyby FedEx próbował dostarczyć Twoją propozycję przed otwarciem agencji rano, a do czasu, gdy wróci z Twoją dostawą, upłynie 30 minut po terminie zapytania ofertowego? (Tak, niestety wszystkie są prawdziwymi przykładami.)

Konkluzja: oszczędź sobie niepokoju, planując złożenie wypełnionego wniosku na dwa dni przed oficjalnym terminem.

Wygranie następnej oferty w zapytaniu ofertowym

Wygranie zapytania ofertowego jest osiągnięciem samym w sobie i przygotowuje grunt pod dobrze dopasowane partnerstwo biznesowe, które może otworzyć więcej możliwości — szczególnie w sektorze publicznym. Podczas gdy zapytania ofertowe czasami sprowadzają się do niewiele więcej niż gry liczbowej, propozycje mogą naprawdę pomóc Ci wyróżnić się, gdy treść odpowiada dokładnie temu, o co prosi organizacja, format jest atrakcyjny wizualnie, ale nie rozprasza, a Twoja cena jest korzystna dla obu stron biznes. Postępowanie zgodnie z tymi najlepszymi praktykami dotyczącymi odpowiedzi na zapytanie ofertowe nie tylko zwiększa Twoje szanse na wygranie tej licytacji; pomagają również zachować zdrowy rozsądek, ponieważ w przyszłości tworzysz więcej propozycji z większą wydajnością.

Jeśli chcesz przeczytać prawdziwy przykład tego, jak przygotowanie niesamowitego zapytania ofertowego może pomóc Ci wybić się na szczyt, zajrzyj na nasz wpis na blogu z Sharp Europe, aby dowiedzieć się wszystkiego o ich procesie wyboru automatyzacji marketingu.