كيفية الاستجابة بنجاح لطلب تقديم العروض

أوه ، طلبات تقديم العروض - يا لها من علاقة حب / كراهية لدينا. نحن نحبهم لأنهم يمثلون فرصة لتأمين علاقات تجارية جديدة ، وتحديداً مع الوكالات العامة التي قد لا نكون قادرين على التنقيب عنها بطريقة أخرى. على الجانب الآخر ، يمكن أن تكون الردود على العروض مرهقة ، ولسوء الحظ ، لا يوجد ضمان للفوز بالعطاء.

قبل الانضمام إلى Act-On ، اكتسبت خبرة واسعة في الاستجابة لطلبات تقديم العروض (طلب العروض) - كثيرًا ما أقوم بإنشاء ما يصل إلى خمسة ردود على المقترحات كل أسبوع للوكالات الحكومية والمنظمات غير الربحية والمؤسسات العامة الأخرى. من خلال القيام بذلك ، تعلمت أنه عندما يكون هناك عقد محتمل بملايين الدولارات على المحك ، عليك أن تعرف ما يجب فعله وما لا يجب فعله عند إنشاء هذه الردود. وإذا كنت ترغب في الفوز بالعطاء ، فيجب عليك صياغة رد يساعدك على التميز في بحر التقديمات ، وهو ليس بالأمر السهل القيام به.

أعلم أن هذه المقترحات يمكن أن تكون شاقة ، لذا أود تزويدك بالنصائح والحيل وأفضل الممارسات لمساعدتك على التنقل في منطقة طلبات تقديم العروض وصياغة الاستجابات الناجحة التي تساعدك على إغلاق المزيد من الأعمال.

ما هو طلب تقديم العروض؟

طلبات تقديم العروض أو المؤهلات أو المعلومات هي دعوات لإدخال قبعة شركتك في الحلبة للفوز بأعمال تجارية محتملة. تعتبر طلبات تقديم العروض وطلبات عرض الأسعار و RFIs هي نفسها بشكل أساسي مع مستويات مختلفة من التفاصيل ، لذلك لغرض منشور المدونة هذا ، نحن ملتزمون بمصطلح RFP.

طلبات تقديم العروض في مجال الأعمال عبارة عن مستندات تعلن عن الخدمات المطلوبة حديثًا - سواء لمشروع معين أو شراكة طويلة الأجل. الشركات التي تقدم ردودًا على العروض "تقدم العطاءات" للأعمال التجارية لمزود RFP ، والذي غالبًا ما يكون في القطاع العام - مثل وكالة حكومية أو منظمة غير ربحية. غالبًا ما تكون طلبات تقديم العروض مطلوبة دائمًا للمشاريع والخدمات المعقدة لهذه الكيانات العامة لأنها تكافئ ساحة اللعب بين الشركات الخاصة المتنافسة لجعل العملية عادلة وإبقاء التكاليف منخفضة.

لذا ، كيف تستجيب بشكل فعال عندما تأتي RPF في طريقك؟

افحص طلب تقديم العروض

لا يعني مجرد تسليمك طلب تقديم العروض أنك بحاجة إلى الرد. قبل أن تبدأ ، يجب أن تسأل نفسك الأسئلة التالية:

• هل سيؤدي هذا إلى عائد استثمار مفيد لشركتي؟
• هل تتماشى قيمنا وهل نفخر بالعمل مع هذه المنظمة؟
• هل نطاق الخدمات يقع بقوة في أراضينا؟

إذا كنت تشعر أنك ستضطر إلى الرقص حول أكثر من عنصر أو عنصرين ، فانتقل. إذا لم تتعرف على حدودك أو لم تكن ملائمًا لك في وقت مبكر ، فمن المحتمل أن تقوم المنظمة التي تراجع ردك بمجرد أن تدرك أنك لا تستطيع (أو لن تقدم) ما تبحث عنه بالضبط.

باختصار ، يجب أن تقدر وقتك ووقت المراجعين من خلال الإرسال فقط إذا كنت قادرًا تمامًا على تقديم الخدمات المطلوبة وترغب بالفعل في العمل مع المنظمة التي تطلب RFP.

جهز استجابة RFP مبكرًا

قد يبدو أن لديك متسعًا من الوقت لإكمال ردك ، لكن لا يوجد وقت للتسويف. في كثير من الأحيان ، يمكن أن تستغرق طلبات تقديم العروض وقتًا أطول بكثير مما كنت تعتقد في الأصل (خاصة إذا كان عليك القيام بالتواصل مع الإدارات والمؤسسات الأخرى) ، لذلك من الأفضل أن تبدأ العملية في أقرب وقت ممكن.

بمجرد تلقيك طلب تقديم العروض ، اقرأ المستند بأكمله سطراً بسطر لفهم كيفية الرد على الطلب بشكل أفضل. قم بتمييز أي شيء لا يتوفر لديك بسهولة ، وابدأ في البحث عن المعلومات التي قد تستغرق وقتًا لاستردادها. هل لديك الكمية المطلوبة من دراسات الحالة ومراجع العملاء ذات الصلة بطلب تقديم العروض؟ هل تحتاج الموارد البشرية إلى سحب أرقام الموظفين؟ هل تحتاج إلى كاتب عدل للنماذج المرفقة أو توقيع رئيسك التنفيذي (الذي يعيش في جميع أنحاء البلاد)؟ هل لديك سؤال توضيحي يتعين عليك تقديمه قبل الموعد النهائي؟

بعض طلبات تقديم العروض واضحة ومباشرة ، بهدف إظهار ما لديك ببساطة. البعض الآخر أكثر دقة ويطلبون معلومات زائدة تجعلك تخدش رأسك. بمجرد استلام المستند ، اقرأه بالتفصيل حتى تعرف بالضبط ما يمكن توقعه وكيفية إعداده في الوقت المناسب.

اتبع كل التوجيهات الواردة في طلب تقديم العروض

الموعد النهائي هو الموعد النهائي ، وهذا كل شيء. سيطلب منك مقدم الطلب معلومات محددة للغاية ، وتتمثل مهمتك في تقديمها بوضوح ودقة وفي الوقت المحدد. إذا طلبوا ردًا من أربع صفحات ، فأنت تمنحهم إجابة من أربع صفحات. حجم الخط 17 بهوامش بوصتين؟ يبدو سخيفا ، لكنه أكيد. ملف رقمي يحمل اسمًا دقيقًا ، أو مجلدات بحجم بوصة واحدة مع ستة فواصل علامات تبويب؟ تصل إلى حيث أنا ذاهب مع هذا. اتباع إرشادات مقدم الطلب إلزامي!

توجد إرشادات RFP لسببين:

1. يقارن مراجعو العروض التقديمات المتعددة جنبًا إلى جنب ، وهذا يجعل عملهم أسهل عندما يتم تنسيق كل شيء والإجابة عليه بنفس الطريقة ، مما يسمح للمحتوى الفعلي بالتألق.
2. لاختبار انتباهك إلى التفاصيل والقدرة على اتباع التعليمات. فكر في ردك على طلب تقديم العروض باعتباره الانطباع الأول لعلاقة العمل المحتملة مع البائع ؛ هذه هي الطريقة التي يشاهدونها بها.

اقرأ وأعد قراءة كل كلمة في RFP للتأكد من أنك غطيت كل شيء . أعطهم بالضبط ما يطلبونه: لا أكثر ولا أقل. إنه ليس وقت الإبداع أو المخاطرة. افعل كما أخبرتك في عملية طلب تقديم العروض ، وستظل في السباق.

ابق منظمًا مع نسخة Boilerplate والقوالب الموجودة على الملف

تصبح الاستجابة لطلبات تقديم العروض أسهل وأسرع بعد أن تتدرب على كتابة بعض الردود على الاقتراح. بمجرد قضاء بعض الوقت في كتابة نطاق الخدمات وخلفية الشركة ودراسات الحالة وما إلى ذلك ، يمكنك الرجوع إليها لاستخدامها في المشاريع المستقبلية. مفتاح إعادة توظيف هذه الأصول هو التنظيم ؛ ستكون حياتك أسهل بكثير مع المستندات ذات العلامات الواضحة المحفوظة في مجلدات مخصصة.

قم بتخزين طلبات تقديم العروض السابقة للرجوع إليها في المستقبل وإنشاء قوالب للتنسيق المبسط. والأهم من ذلك كله ، احتفظ بالمحتوى العام (على سبيل المثال ، خطاب الغلاف ، والنطاق التفصيلي للخدمات ، والخبرة الصناعية ، وخلفية الشركة) جاهزًا لإدخاله في الاقتراح. تشترك طلبات تقديم العروض في متطلبات مشتركة ، لذا فإن النسخ واللصق السريع مع التحرير البسيط يوفر ساعات ، وحتى أيام ، من العمل الإضافي.

استخدم لغة RFP واجعل أوصافك مميزة

أنت تعرف كيف تقول أفضل الممارسات للسيرة الذاتية لإدراج الكلمات الرئيسية لوصف الوظيفة؟ يجب عليك استخدام نفس الأسلوب عند صياغة رد طلب تقديم العروض الخاص بك عن طريق تضمين لغة من المستند الأصلي في جميع أنحاء عملك. قم بمواءمة قيمك باستخدام الإسهاب الخاص بالصناعة والتزم بمصطلحات نطاق خدماتها. يؤدي القيام بذلك إلى إضافة لمسة شخصية تُظهر تفانيك في هذا الاقتراح ، وسيرتبط المراجع بمقترحك بشكل أفضل إذا كنت تدمج لغته.

في ملاحظة ذات صلة ، قد يكون من الصعب التمييز بين نطاق خدماتك وعروض المنافسين. بعد كل شيء ، أنت تواجه أعمالًا أخرى ضمن قطاعك. حافظ على المصطلحات عند أدنى حد وتجاوز الكلمات الطنانة لصياغة تفسيرات بسيطة. سلط الضوء على ما يفصل خدماتك عن المنافسة ، واعمل على توضيح سبب كون شركتك الأفضل للوظيفة.

اختبار جيد لمعرفة ما إذا كان وصفك بارزًا أم لا هو التحقق من مواقع منافسيك. إذا كان بإمكانك تبديل إجابات RFP بمحتوى صفحة الويب الخاصة بهم ، فقد كشفت عن علامة حمراء كبيرة وتحتاج إلى العودة إلى لوحة الرسم.

عرض التنسيق مهم ، لكنه ليس مهمًا

نعم ، تريد أن يكون رد اقتراحك جذابًا بصريًا وأن يبرز على أنه أكثر من مستند Word. ومع ذلك ، فإن المحتوى يهم أكثر من العرض التقديمي - على الرغم من أن العديد من المستجيبين ينشغلون بالتفاصيل المرئية. مرة أخرى ، تعد قوالب التنسيق مساعدة كبيرة ، لذلك من الناحية المثالية ، ما عليك سوى إنشاء الاقتراح ذي العلامة التجارية بالكامل مرة أو مرتين. (أنا شخصياً أحب استخدام Adobe InDesign لتقديم مقترحات ، لكن مهارات Word المتقدمة يمكن أن تكون مفيدة هنا أيضًا.)

ما لم تنص الإرشادات بشكل مختلف ، تأكد من تنسيق مقترحاتك لتناسب علامة تجارية متسقة ويسهل قراءتها. عندما تكون في شك ، الأقل هو الأكثر. ليست هناك حاجة لإحداث ارتباك غير ضروري في التصميم للمراجع أو إجهاد أعينهم من اللون الغامق أو خيارات الخطوط. هناك طرق أكثر فاعلية لقضاء وقتك من وضع معظم طاقتك في عرض الاقتراح.

حدد قيمتها

مثل أي مفاوضات ، لا تريد أن تخفض مستوى خدماتك أو تقدم عرضًا مرتفعًا بشكل غير معقول. ومع ذلك ، فإن التسعير هو عامل حاسم في قرار طلب تقديم العروض ، لذلك من المهم تحديد قيمتها وتقديمها بثقة. اعمل مع قيادتك لتحديد حل وسط جيد يميل قليلاً نحو النهاية الأعلى. سيعطي هذا عملك مجالًا للمناورة للمفاوضات مع إظهار قيمة خدماتك.

تذكر أن الوكالة التي تصدر طلب تقديم العروض لا تعتمد فقط في قرارها على السعر ، ولكن جزءًا من نقطة طلب تقديم العروض هو الحصول على أفضل قيمة مقابل المال.

إرسال قبل الموعد النهائي

نادرًا ما يكون هناك أي رحمة للتقديم المتأخر ، بغض النظر عما إذا كنت تتعامل مع عرض مادي أو رقمي. حتى لو كان هناك ، فأنت لا تريد أن تبدأ بالقدم الخطأ.

مهما كان الموعد النهائي ، يجب عليك رفعه ليومي عمل على الأقل للسماح لنفسك بوقت احتياطي. هناك العديد من الأسباب التي تجعل هذا في الاعتبار. على سبيل المثال ، قد يكون عنوان البريد الإلكتروني للتقديم خاطئًا ، مما يجبرك في مطاردة جامحة لتعقب العنوان الصحيح. أو ربما يكون ملفك أكبر من أن يتم تسليمه عبر الإنترنت ، لذلك عليك إنشاء خطة طوارئ على الفور. ماذا لو حاولت FedEx تسليم عرضك قبل أن تفتح الوكالة في الصباح ، وبحلول الوقت الذي يعودون فيه بالتسليم ، يكون ذلك بعد 30 دقيقة من الموعد النهائي لطلب تقديم العروض؟ (نعم ، كلها أمثلة حقيقية ، للأسف).

خلاصة القول: وفر على نفسك القلق بالتخطيط لتقديم الاقتراح المكتمل قبل يومين من الموعد النهائي الرسمي.

الفوز بالمزايدة التالية لطلب تقديم العروض

يعد الفوز بطلب تقديم العروض إنجازًا بحد ذاته ، ويمهد الطريق لشراكة عمل مناسبة تمامًا يمكنها فتح المزيد من الفرص - لا سيما في القطاع العام. بينما تنخفض طلبات تقديم العروض في بعض الأحيان إلى أكثر من مجرد لعبة أرقام ، يمكن أن تساعدك المقترحات حقًا في التميز عندما يتطابق المحتوى الخاص بك تمامًا مع ما تطلبه المنظمة ، ويكون التنسيق جذابًا بصريًا ولكنه لا يشتت الانتباه ، وأسعارك مربحة لكليهما الأعمال. إن اتباع أفضل الممارسات المتعلقة بكيفية الرد على طلب تقديم العروض لا يؤدي فقط إلى زيادة احتمالات فوزك بهذا العرض ؛ كما أنها تساعدك أيضًا في الحفاظ على سلامة عقلك وأنت تقدم المزيد من المقترحات بكفاءة أكبر في المستقبل.

إذا كنت ترغب في القراءة عن مثال حقيقي لكيفية أن صياغة طلب تقديم عرض مذهل يمكن أن يساعدك في الظهور في المقدمة ، فراجع منشور المدونة الخاص بنا مع Sharp Europe لمعرفة كل شيء عن عملية اختيار أتمتة التسويق الخاصة بهم.