Cum să gestionați salariile pentru afacerea dvs. mică

Gestionarea salariilor este un proces dificil care trebuie făcut chiar de la început. Pentru întreprinderile mici, este deosebit de stresant, deoarece necesită cunoașterea unui număr mare de reglementări și legi. În plus, vă ocupați de mijloacele de existență ale tuturor celor care sunt angajați, ceea ce nu este puțin lucru. Deci, statul de plată în sine necesită muncă meticuloasă și păstrarea datelor. Cu care suntem aici să vă ajutăm.

Așadar, în această postare pe blog, vă ghidăm prin elementele esențiale despre cum să gestionați salariile pentru afacerea dvs. mică.

Ce este managementul salariilor?

Gestionarea salariilor este procesul de calculare și distribuire a salariilor, ținând la curent cu legile și reglementările compensatorii, impozitele etc. Include, de asemenea, evaluarea și calculele orelor suplimentare, orele flexibile și alte detalii referitoare la salarii.

Toate acestea sunt făcute pentru a vă asigura că angajații dvs. sunt compensați în mod echitabil și la timp.

Două căi de gestionare a salariilor

Nu toate salariile sunt aceleași, deoarece există diferite tipuri de angajați, în special în industria de lucru cu cunoaștere. În funcție de industria dvs., calcularea salariului și plata pot include:

• Salariul salarial (angajați cu normă întreagă, cel mai adesea lucrând la fața locului);
• Salariul orar (antreprenori și independenți);
• Comisie (antreprenori și independenți);
• Salariul bacșișului (industriile alimentare și de servicii);
• Peste orar;
• Concediu platit.

Dar, dacă afacerea ta depinde în principal de lucrătorii cunoștințe, de obicei vei avea un timp mai ușor. În acest caz, există două moduri de a vă plăti angajații:

1. Săptămânal sau lunar pentru lucrătorii cu normă întreagă și
2. Salarizare pentru lucrătorii contingenți (angajați în funcție de cerere, de obicei consultanți și liber profesioniști, care nu sunt legați de companie).

Există diferențe substanțiale între contractori, liber profesioniști și angajați, astfel încât să alegeți cine este cine ar putea fi cel mai bun prim pas. Aflați cine are nevoie de ce documente, cum sunt plătiți pentru orele suplimentare, dacă sunt eligibili pentru concediu și când. Abaterile din acest departament pot duce la procese angajaților.

Sfaturi despre cum să gestionați salariile pentru o afacere mică

Mai multe coapse cheie sunt necesare pentru un management de succes și eficient al salarizării. Formularele fiscale trebuie depuse la timp, orele de lucru și orele suplimentare trebuie urmărite, contractele verificate temeinic, etc. Să aruncăm o privire asupra fiecărui aspect al procesului de salarizare și a modului în care se procedează.

Țineți sub control documentele de salarizare

Deși mulți dintre voi care citiți probabil știți ce documente sunt necesare pentru statul de plată, este întotdeauna bine să vă reîmprospătați memoria. În plus, ajută la solidificarea programului, astfel încât procesul este mai ușor.

Rezolvați documentele de îmbarcare cât mai curând posibil

Contractele necesare pentru fiecare nou angajat includ:

1. W-4 pentru angajații cu normă întreagă și W-9 pentru freelanceri și contractori;
2. Formularul I9 (maximum 3 zile de la data angajării);
3. Formular de autorizare a depozitului direct;

Fiecare dintre aceste documente fiscale și de dreptul muncii are propriile termene limită de depunere anual. Configurați un program personalizat care vă va anunța, cu săptămâni în avans, când se apropie termenul limită, astfel încât să vă puteți sorta documentele la timp.

Rezolvați documentele legate de beneficiile angajaților

În plus, dacă acoperiți beneficiile și asigurările angajaților, va trebui să vă gândiți și la concediu plătit, concediu medical, salariu pentru ore suplimentare, asigurări de viață/sănătate, plan de pensii etc.

Majoritatea acestor informații, cum ar fi concediul medical, timpul liber, vacanța și orele suplimentare pot fi urmărite într-un software de urmărire a timpului. Cea mai bună parte a digitizării acestor date este că, indiferent la ce oră aveți nevoie de ele, în doar câteva clicuri veți genera un raport amănunțit cu toate numerele necesare.

Fiți la curent cu legile muncii și reglementările fiscale

Inutil să spunem că este în interesul tuturor (în special al proprietarului de afaceri) să fii la curent cu toate schimbările, fie că este vorba de reglementări fiscale sau de legile muncii. Un articol Forbes al propriului consiliu de afaceri a oferit sfaturi neprețuite proprietarilor de afaceri mici. Dintre acestea, am dori să evidențiem câteva:

• Angajați un consilier – cineva cu experiență, care vă va ajuta să evitați orice capcană care ar putea ajunge să vă coste mii, dacă nu sute de mii în taxe;
• Întâlnește-ți în mod regulat consultanții – fie săptămânal, fie lunar;
• Înscrieți-vă pentru actualizări de buletine informative sau marcați site-uri web - așa cum menționează Jennifer Coy în același articol, de îndată ce o lege este adoptată și este în scris, este timpul să acționați. Așteptarea unui videoclip YouTube sau a unui raport dintr-un editorial digital poate fi deja prea târziu.

Chiar și aceste trei sfaturi ar putea fi suficiente pentru a rămâne la curent pentru afacerea dvs. mică. Cu toate acestea, vă recomandăm cu căldură să parcurgeți articolul, deoarece este simplu și explică în detaliu minim tot ce trebuie să știți.

Ai un timp stabilit de salarizare

În primul rând, probabil că aveți o anumită zi de plată pentru toți angajații dvs. Fie că este lunar, săptămânal sau o dată la două săptămâni. Având o dată stabilită ca aceasta, este mai ușor să programați orice altă sarcină de salarizare, pe măsură ce o rezolvați.

Este important să verificați care este numărul minim de zile de plată impus legal pentru țara dvs. Dacă legea obligă să-ți plătești angajații de două ori pe lună, trebuie să știi. Pentru că dacă plătiți mai rar decât minimul, atunci vă confruntați cu repercusiuni legale.

De exemplu, în New York, legea prevede că lucrătorii cu muncă manuală trebuie să fie plătiți săptămânal, în timp ce pentru lucrătorii de birou este de două ori pe lună.

Păstrați înregistrările îngrijite și în siguranță urmărind timpul

Cea mai mare problemă cu majoritatea proceselor de gestionare a salariilor este lipsa unei evidențe adecvate. Pentru a fi mai precis:

• Urmărirea prezenței prin pix și hârtie;
• Urmărirea timpului cu o foaie de calcul care necesită introducere manuală;
• Software de urmărire a timpului care are doar funcții de bază.

În industria cunoașterii de astăzi, fiecare afacere are nevoie de un instrument de urmărire a timpului de salarizare fiabil și robust. Pentru că, în afară de următoarele ore lucrate, puteți, de asemenea, să ușurați mult salarizarea prin:

• Urmărirea cheltuielilor și a progresului proiectului;
• Având capacitatea de a separa orele facturabile și nefacturabile;
• Obține o perspectivă asupra zonelor care te costă cel mai mult față de cel mai puțin;
• Cât timp petrece echipa ta pentru fiecare aspect al proiectului, afectând finanțele în general;
• Generarea de facturi, rapoarte și multe altele.

Instrumentele de urmărire a timpului de lungă durată, cum ar fi Clockify, vă pot ajuta afacerea prin descărcarea tuturor sarcinilor dificile și plictisitoare. Tot ce trebuie să faceți este să vă instruiți angajații cum să-și urmărească timpul și — voila! Toate informațiile posibile de care aveți nevoie pentru un salarizare ușor și fără probleme.

Atribuiți un manager de salarizare

Managerii de salarizare sunt oameni a căror expertiză este finanțarea afacerilor și resursele umane. Ei se ocupă exclusiv de salarizare și supraveghează în plus orice personal aferent (dacă le aveți).

Dacă nu doriți să angajați consilieri și contabili separati, puteți oricând să obțineți o persoană la bord care să facă toate acestea pentru dvs. Un manager de salarizare va ține toate documentele sub control, vă va informa cu privire la modificările aduse impozitelor și legile muncii, va calcula salariile, orele suplimentare, asigurările și beneficiile și va comunica angajatului orice modificare necesară a contractului și a salariilor.

Cu expertiza lor, puteți lucra și la extinderea beneficiilor în mod responsabil. De exemplu, îmbunătățirea PTO (politica de concediu plătit), pentru a face afacerea dvs. mai tentantă pentru potențialii angajați.

Puneți managerii de resurse umane și de salarizare să lucreze împreună

Dacă aveți un manager de resurse umane, afacerea dvs. ar fi de folos să-l conectați pe acesta și cu managerul de salarizare.

Întrucât HR este puntea dintre companie și angajați, aceștia sunt dotați cu toată expertiza necesară pentru a transmite informații între cei doi. Aceștia pot afla despre procesul de salarizare în cazul în care un angajat dorește să afle mai multe despre salariul sau beneficiile lor sau să transmită întrebările și preocupările lor către managerul de salarizare.

Luați în considerare angajarea unei agenții externe

Acest sfat se adresează proprietarilor de afaceri care au contractori în afară de angajații cu normă întreagă. Deoarece antreprenorii și freelancerii au nevoie de o mulțime de documente diferite, poate deveni dificil să ții pasul cu toate.

Managerii de salarizare vă pot ajuta în continuare în acest sens, dar dacă nu doriți să angajați o altă persoană, puteți externaliza munca de la o agenție. Chiar dacă nu aveți o persoană desemnată în interior, care să se ocupe de totul, gestionarea salariilor printr-o agenție poate beneficia și de:

• Nu vă faceți griji cu privire la software-ul de procesare a salariilor;
• Nu trebuie să treacă printr-un proces de angajare;
• Oferirea unui grup de oameni calificați concentrați pe compania dumneavoastră;
• Costă mai puțin de întreținut;
• Vă țin la curent cu orice modificări ale legilor fiscale și ale regulamentelor.

În cele din urmă, dacă ar trebui să faceți managementul intern al salarizării sau să externalizați, depinde de mărimea afacerii, scalabilitatea și finanțele dvs., desigur.

Fii transparent cu privire la proces

Nu în ultimul rând, vrei să fii transparent cu privire la întregul proces de salarizare. Nu este rău ca angajații să știe ce impozite sunt plătite, cum le afectează legile muncii salariile și contractele, până la programul de salarizare (când începi să depui și să procesezi documentele, până la momentul în care salariile sunt distribuite).

Puteți programa întâlniri ocazionale (scurte) la nivelul întregului birou cu managerul de salarizare pentru a explica procesul, pentru a răspunde întrebărilor și nelămuriri și pentru a oferi consultații 1:1. Salariile nu ar trebui să fie niciodată un subiect tabu și, cu cât angajații sunt mai implicați în modul în care sunt procesate și distribuite salariile, cu atât vor avea mai multă încredere în tine și în afacerea în general.

Concluzie

Cea mai bună practică de salarizare este adesea cea mai simplă - sau cel puțin, atât de simplă pe cât poate permite. Cele mai mari preocupări ale tale sunt

• urmărirea legilor și reglementărilor care impun cum și când ar trebui să plătiți salariile și beneficiile și
• asigurându-vă că toate contractele, timpul de lucru și datele suplimentare sunt într-un singur loc și sunt actualizate.

Un software bun de urmărire a timpului și un consultant de salarizare vă pot ajuta să gestionați ambele. Dar, dacă poți, angajarea unui manager de salarizare sau a unei agenții ar descărca cea mai mare parte a muncii și a stresului rezultat pentru cineva care este un expert.