كيفية إدارة كشوف المرتبات لشركتك الصغيرة

إدارة كشوف المرتبات هي عملية صعبة يجب القيام بها منذ البداية. بالنسبة للشركات الصغيرة ، فهي تسبب الإجهاد بشكل خاص ، لأنها تتطلب معرفة عدد كبير من اللوائح والقوانين. وفوق كل ذلك ، فإنك تتعامل مع مصدر رزق كل شخص تحت وظيفتك ، وهذا ليس بالأمر الهين. لذا ، فإن كشوف المرتبات في حد ذاتها تتطلب عملاً دقيقاً وحفظ البيانات. الذي نحن هنا للمساعدة فيه.

لذلك ، في منشور المدونة هذا ، نوجهك خلال أساسيات كيفية إدارة كشوف المرتبات لشركتك الصغيرة.

ما هي إدارة الرواتب؟

إدارة كشوف المرتبات هي عملية حساب وتوزيع كشوف المرتبات ، ومواكبة القوانين واللوائح التعويضية ، والضرائب ، وما إلى ذلك. وتتضمن أيضًا تقييم وحسابات العمل الإضافي ، والوقت المرن ، والتفاصيل الأخرى المتعلقة بالأجور.

يتم إجراء كل ذلك للتأكد من تعويض موظفيك بشكل عادل وفي الوقت المحدد.

طريقتان لإدارة كشوف المرتبات الخاصة بك

ليست كل الأجور متشابهة ، لأن هناك أنواعًا مختلفة من الموظفين ، لا سيما في صناعة العمل المعرفي. اعتمادًا على مجال عملك ، يمكن أن يشمل حساب الأجور والمدفوعات ما يلي:

• أجر راتب (موظفون بدوام كامل ، يعملون في الغالب في الموقع) ؛
• الأجر بالساعة (المقاولون والمستقلون) ؛
• العمولة (المقاولون والمستقلون) ؛
• أجر البقشيش (الصناعات الغذائية والخدمية) ؛
• متأخر , بعد فوات الوقت؛
• أجازة مدفوعة.

ولكن ، إذا كان عملك يعتمد بشكل أساسي على العاملين في مجال المعرفة ، فعادة ما يكون لديك وقت أسهل. في هذه الحالة ، هناك طريقتان لدفع رواتب موظفيك:

1. أسبوعيًا أو شهريًا للعاملين بدوام كامل ، و
2. كشوف رواتب عمال الوحدات (يتم تعيينهم بناءً على الطلب ، وعادةً ما يكون المستشارون والمستقلون ، غير المرتبطين بالشركة).

هناك اختلافات جوهرية بين المتعاقدين والمستقلين والموظفين ، لذا عليك تحديد من قد يكون الخطوة الأولى الأفضل. تعرف على من يحتاج إلى الأوراق ، وكيف يتم الدفع لهم مقابل العمل الإضافي ، وما إذا كانوا مؤهلين للحصول على إجازة ، ومتى. يمكن أن تؤدي الثغرات في هذا القسم إلى دعاوى قضائية للموظفين.

نصائح حول كيفية إدارة كشوف المرتبات لشركة صغيرة

العديد من الفخذين الرئيسية ضرورية لإدارة ناجح وفعالة لكشوف المرتبات. يجب تقديم النماذج الضريبية في الوقت المحدد ، وتتبع ساعات العمل والعمل الإضافي ، وفحص العقود بدقة ، وما إلى ذلك. دعونا نلقي نظرة على كل جانب من جوانب عملية كشوف المرتبات وكيفية القيام بذلك.

احتفظ بوثائق كشوف المرتبات تحت الفحص

على الرغم من أن الكثير منكم يقرأ هذا ربما يعرف المستندات المطلوبة لكشوف المرتبات ، إلا أنه من الجيد دائمًا تحديث ذاكرتك. إلى جانب ذلك ، يساعد في ترسيخ الجدول ، وبالتالي تكون العملية أسهل.

فرز الأعمال الورقية على متن الطائرة في أسرع وقت ممكن

العقود المطلوبة لكل موظف جديد تشمل:

1. W-4 للموظفين بدوام كامل و W-9 للموظفين المستقلين والمقاولين ؛
2. النموذج I9 (بحد أقصى 3 أيام بعد تاريخ التوظيف) ؛
3. نموذج تفويض الإيداع المباشر ؛

كل من هذه الوثائق الضريبية وقانون العمل لها مواعيد نهائية خاصة بها لتقديمها على أساس سنوي. قم بإعداد جدول مخصص يتيح لك معرفة ، قبل أسابيع من اقتراب الموعد النهائي ، حتى تتمكن من فرز مستنداتك في الوقت المناسب.

فرز الأعمال الورقية المتعلقة بمزايا الموظفين

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تغطي مزايا الموظفين والتأمين ، فسيتعين عليك أيضًا التفكير في إجازة مدفوعة الأجر ، والإجازة المرضية ، وأجور العمل الإضافي ، والتأمين على الحياة / التأمين الصحي ، وخطة التقاعد ، وما إلى ذلك.

يمكن تتبع معظم هذه المعلومات ، مثل الإجازة المرضية والإجازة والعطلة والعمل الإضافي في برنامج تتبع الوقت. أفضل جزء في رقمنة هذه البيانات هو أنه بغض النظر عن الوقت الذي تحتاج إليه ، يمكنك من خلال بضع نقرات فقط إنشاء تقرير شامل بجميع الأرقام اللازمة.

ابق على اطلاع بقوانين العمل واللوائح الضريبية

وغني عن القول ، أنه من مصلحة الجميع (خاصة صاحب العمل) ، مواكبة أي وجميع التغييرات - سواء كانت اللوائح الضريبية أو قوانين العمل. أعطت مقالة فوربس من قبل مجلس الأعمال الخاص بهم نصائح لا تقدر بثمن لأصحاب الأعمال الصغيرة. من بينها ، نرغب في تحديد عدد قليل منها:

• قم بتعيين مستشار - شخص ذو خبرة ، والذي سيساعدك على تجنب أي مطبات قد تكلفك آلافًا ، إن لم يكن مئات الآلاف من الرسوم ؛
• قابل مستشاريك بانتظام - سواء كان ذلك أسبوعيًا أو شهريًا ؛
• قم بالتسجيل للحصول على تحديثات الرسائل الإخبارية ، أو وضع إشارة مرجعية على مواقع الويب - كما ذكرت جينيفر كوي في نفس المقالة ، بمجرد إصدار القانون وإصداره ، حان وقت العمل. قد يكون انتظار مقطع فيديو على YouTube أو تقرير من بعض المحررات الرقمية قد فات الأوان بالفعل.

حتى هذه النصائح الثلاث وحدها قد تكون كافية للبقاء على اطلاع دائم بشركتك الصغيرة. ومع ذلك ، نوصي بشدة بمراجعة المقالة ، لأنها مباشرة وتشرح بأقل قدر من التفاصيل كل ما تحتاج إلى معرفته.

لديك وقت محدد للرواتب

أولاً وقبل كل شيء ، من المحتمل أن يكون لديك يوم دفع تعويضات لجميع موظفيك. سواء كان شهريًا أو أسبوعيًا أو كل أسبوعين. إن وجود تاريخ محدد مثل هذا يجعل من السهل جدولة كل مهمة أخرى في كشوف المرتبات ، وأنت تتغلب عليها.

من المهم التحقق من الحد الأدنى المطلوب قانونًا لعدد أيام الدفع لبلدك. إذا كان القانون يتطلب منك دفع رواتب موظفيك مرتين في الشهر ، فعليك أن تعرف. لأنه إذا كنت تدفع أقل من الحد الأدنى ، فإنك تواجه تداعيات قانونية.

على سبيل المثال ، في نيويورك ، ينص القانون على أن العمال اليدويين يجب أن يتقاضوا رواتبهم أسبوعيًا ، بينما بالنسبة للعاملين الكتابيين ، يتقاضون رواتبهم مرتين في الشهر.

حافظ على سجلاتك نظيفة وآمنة من خلال تتبع الوقت

أكبر مشكلة في معظم عمليات إدارة كشوف المرتبات هي عدم وجود سجلات مناسبة. لتكون اكثر دقة:

• تتبع الحضور عبر القلم والورق ؛
• تتبع الوقت باستخدام جدول بيانات يتطلب إدخالاً يدويًا ؛
• برنامج تتبع الوقت الذي يحتوي على وظائف أساسية فقط.

في صناعة المعرفة اليوم ، تحتاج كل شركة إلى متعقب موثوق وقوي لوقت الرواتب. لأنه بصرف النظر عن ساعات العمل التالية ، يمكنك أيضًا جعل كشوف المرتبات أسهل بكثير من خلال:

• تتبع النفقات والتقدم المحرز في المشروع ؛
• القدرة على الفصل بين الساعات المدفوعة وغير المدفوعة ؛
• الحصول على نظرة ثاقبة حول المجالات التي تكلفك أكثر من أقلها ؛
• مقدار الوقت الذي يقضيه فريقك في كل جانب من جوانب المشروع ، مما يؤثر على الموارد المالية بشكل عام ؛
• إنشاء الفواتير والتقارير وغير ذلك الكثير.

يمكن أن تساعد أدوات تعقب الوقت طويلة الأمد مثل Clockify عملك عن طريق تفريغ جميع المهام الصعبة والمملة. كل ما عليك فعله هو إرشاد موظفيك حول كيفية تتبع وقتهم و- فويلا! كل المعلومات الممكنة التي ستحتاج إليها للحصول على كشوف رواتب سهلة وخالية من المتاعب.

تعيين مدير الرواتب

مديرو الرواتب هم أشخاص لديهم خبرة في تمويل الأعمال والموارد البشرية. إنهم يتعاملون حصريًا مع كشوف المرتبات بالإضافة إلى الإشراف على أي موظفين مرتبطين (إذا كان لديك منهم).

إذا كنت لا ترغب في تعيين مستشارين ومحاسبين منفصلين ، يمكنك دائمًا الحصول على شخص على متن الطائرة للقيام بكل ذلك من أجلك. سيحتفظ مدير كشوف المرتبات بجميع المستندات قيد الفحص ، ويطلعك على التغييرات التي تطرأ على الضرائب وقوانين العمل ، ويحسب الأجور ، والعمل الإضافي ، والتأمينات ، والمزايا ، ويبلغ أي تغييرات ضرورية في العقود وكشوف المرتبات مع الموظف.

بفضل خبرتهم ، يمكنك أيضًا العمل على توسيع نطاق الفوائد الخاصة بك بشكل مسؤول. على سبيل المثال ، تحسين PTO (سياسة الإجازة المدفوعة) ، لجعل عملك أكثر إغراءًا للموظفين المحتملين.

اجعل مديري الموارد البشرية والرواتب يعملون معًا

إذا كان لديك مدير موارد بشرية ، فسيكون من المفيد لعملك ربطه بمدير كشوف المرتبات.

نظرًا لأن الموارد البشرية هي الجسر بين الشركة والموظفين ، فهم مجهزون بجميع الخبرات اللازمة لنقل المعلومات بين الاثنين. يمكنهم التعرف على عملية كشوف المرتبات في حالة رغبة الموظف في معرفة المزيد عن رواتبهم أو مزاياهم ، أو إعادة توجيه أسئلتهم ومخاوفهم إلى مدير الرواتب.

ضع في اعتبارك الاستعانة بوكالة خارجية

يتم توجيه هذه النصيحة لأصحاب الأعمال الذين لديهم مقاولين بخلاف الموظفين بدوام كامل. نظرًا لأن المتعاقدين والمستقلين يحتاجون إلى مجموعة كبيرة من الوثائق المختلفة ، فقد يصبح من الصعب مواكبة كل ذلك.

لا يزال بإمكان مديري الرواتب مساعدتك في هذا الصدد ، ولكن إذا كنت لا ترغب في توظيف شخص آخر ، فيمكنك الاستعانة بمصادر خارجية للعمل من وكالة. على الرغم من عدم وجود شخص معين في المنزل للتعامل مع كل شيء ، فإن كشوف المرتبات المُدارة من خلال وكالة يمكن أن تستفيد أيضًا من خلال:

• لا تقلق بشأن برامج معالجة كشوف المرتبات ؛
• عدم الاضطرار إلى المرور بعملية التوظيف ؛
• توفير مجموعة من الأشخاص المهرة الذين يركزون على شركتك ؛
• تكلفة صيانة أقل ؛
• إطلاعك على أي قوانين ضريبية وتغييرات في اللوائح.

في النهاية ، ما إذا كان يجب عليك القيام بإدارة كشوف المرتبات داخل الشركة أو الاستعانة بمصادر خارجية يعتمد على حجم عملك ، وقابلية التوسع ، والتمويل بالطبع.

تحلى بالشفافية بشأن هذه العملية

أخيرًا وليس آخرًا ، تريد أن تكون شفافًا بشأن عملية كشوف المرتبات بأكملها. ليس هناك أي ضرر من معرفة الموظفين بالضرائب التي يتم دفعها ، وكيف تؤثر قوانين العمل على رواتبهم وعقودهم ، وصولاً إلى جدول الرواتب (عندما تبدأ في تقديم المستندات ومعالجتها ، حتى لحظة توزيع الأجور).

يمكنك جدولة اجتماعات عرضية (موجزة) على مستوى المكتب مع مدير كشوف المرتبات لشرح العملية ، وتلقي أي أسئلة أو مخاوف ، وتقديم استشارات 1: 1. لا ينبغي أبدًا أن تكون الأجور موضوعًا محظورًا ، وكلما زاد مشاركة الموظفين في كيفية معالجة رواتبهم وتوزيعها ، زادت ثقتهم فيك وفي العمل بشكل عام.

خاتمة

غالبًا ما تكون أفضل ممارسات كشوف المرتبات هي الأبسط - أو على الأقل ، بسيطة بقدر ما تسمح به. هم أكبر مخاوفك

• تتبع القوانين واللوائح التي تحدد كيف ومتى من المفترض أن تدفع الأجور والمزايا ، و
• التأكد من أن جميع العقود ووقت العمل والبيانات الإضافية في مكان واحد ومحدثة.

يمكن أن يساعدك برنامج تتبع الوقت الجيد ومستشار الرواتب في إدارة كلا الأمرين. ولكن ، إذا كنت قادرًا ، فإن تعيين مدير كشوف المرتبات ، أو وكالة ما سيؤدي إلى التخلص من معظم العمل والتوتر الناتج عن شخص خبير.