如何为您的小型企业管理工资单
已发表: 2022-05-07工资管理是一个棘手的过程,需要从一开始就完成。 对于小型企业来说,这尤其容易引起压力,因为它需要了解大量的法规和法律。 最重要的是,你处理你所雇用的每个人的生计,这不是一件小事。 因此,工资单本身就需要细致的工作和数据保存。 我们在这里为您提供帮助。
因此,在这篇博文中,我们将指导您了解如何为您的小型企业管理工资单的要点。

什么是工资管理?
工资管理是计算和分配工资的过程,与补偿性法律法规、税收等保持同步。它还包括加班评估和计算、弹性时间以及其他与工资有关的细节。
这一切都是为了确保您的员工得到公平和准时的报酬。
管理工资单的两种途径
并非所有的工资都是一样的,因为有不同类型的员工,尤其是在知识工作行业。 根据您的行业,工资计算和支付可能包括:
- 工资工资(全职员工,最常在现场工作);
- 时薪(承包商和自由职业者);
- 佣金(承包商和自由职业者);
- 小费工资(食品和服务行业);
- 随着时间的推移;
- 带薪休假。
但是,如果您的业务主要依赖于知识工作者,您通常会过得更轻松。 在这种情况下,有两种方式来支付您的员工:
- 全职员工每周或每月一次,以及
- 临时工的工资单(根据需求雇用,通常是顾问和自由职业者,与公司无关)。
承包商、自由职业者和雇员之间存在很大差异,因此找出谁是最好的第一步。 了解谁需要哪些文书工作、他们如何支付加班费、他们是否有资格休假以及何时。 该部门的失误可能导致员工诉讼。
有关如何管理小型企业工资单的提示
成功和有效的工资管理需要几个关键的大腿。 报税表需要及时提交,工作时间和加班时间跟踪,合同彻底检查等。让我们来看看工资单流程的各个方面以及如何进行。
检查工资单文件
尽管许多阅读本文的人可能知道工资单需要哪些文件,但刷新记忆总是好的。 此外,它有助于巩固时间表,因此过程更容易。
尽快整理入职文书工作
每位新员工所需的合同包括:
- W-4 适用于全职员工,W-9 适用于自由职业者和承包商;
- 表格 I9(招聘日期后最多 3 天);
- 直接存款授权表;
这些税法和劳动法文件中的每一个都有其每年提交的截止日期。 设置自定义时间表,提前几周让您知道截止日期临近,以便您及时整理文件。
整理与员工福利有关的文书工作
此外,如果您涵盖员工福利和保险,您还必须考虑带薪休假、病假、加班工资、人寿/健康保险、养老金计划等。
大多数此类信息,如病假、休假、假期和加班,都可以在时间跟踪软件中进行跟踪。 将这些数据数字化的最好之处在于,无论您何时需要它,只需单击几下,即可生成包含所有必要数字的完整报告。
及时了解劳动法和税收法规
不用说,及时了解任何和所有变化——无论是税收法规还是劳动法,都符合每个人的最大利益(尤其是企业主的利益)。 他们自己的商业委员会的一篇福布斯文章为小企业主提供了宝贵的建议。 其中,我们想挑出几个:

- 聘请顾问 - 具有专业知识的人,他将帮助您避免任何可能最终花费您数千甚至数十万费用的陷阱;
- 定期与您的顾问会面——每周或每月一次;
- 注册时事通讯更新或为网站添加书签——正如 Jennifer Coy 在同一篇文章中提到的那样,一旦法律通过并以书面形式出现,就该采取行动了。 等待 YouTube 视频或一些数字社论的报告可能已经太晚了。
即使仅这三个提示也足以让您的小型企业保持最新状态。 但是,我们强烈建议您阅读这篇文章,因为它简单明了,并以最少的细节解释了您需要了解的所有内容。
有固定的发薪时间
首先,您可能对所有员工都有特定的支付日。 无论是每月、每周还是每两周。 设置这样的日期可以更轻松地安排所有其他工资单任务,因为您可以解决它。
检查您所在国家/地区法律要求的最低发薪日数是很重要的。 如果法律要求您每月向员工支付两次工资,您必须知道。 因为如果您支付的频率低于最低限度,那么您将面临法律后果。
例如,在纽约,法律规定体力劳动者需要每周支付工资,而文员则每月支付两次。
通过跟踪时间保持您的记录整洁和安全
大多数工资管理流程的最大问题是缺乏适当的记录保存。 更准确地说:
- 通过笔和纸进行考勤跟踪;
- 使用需要手动输入的电子表格跟踪时间;
- 只有基本功能的时间跟踪软件。
在当今的知识行业,每个企业都需要一个可靠、强大的工资单时间跟踪器。 因为除了以下工作时间之外,您还可以通过以下方式简化工资单:
- 跟踪费用和项目进度;
- 能够区分计费和非计费时间;
- 深入了解哪些领域的成本最高和最低;
- 您的团队在项目的各个方面花费了多少时间,从而影响整体财务;
- 生成发票、报告等。
像 Clockify 这样长期存在的时间跟踪器可以通过卸载所有困难和乏味的任务来帮助您的业务。 您所要做的就是指导您的员工如何跟踪他们的时间 - 瞧! 轻松无忧的工资单所需的所有可能信息。
确保您能够准确计算自己和员工的工资单——这正是 Clockify 如何帮助您计算工作时间的工资单。
分配工资单经理
薪资经理是专长于商业财务和人力资源的人。 他们专门处理工资单,并监督任何相关员工(如果有的话)。
如果您不想聘请单独的顾问和会计师,您可以随时找人为您完成所有这些工作。 工资单经理将检查所有文件,向您更新税收和劳动法的变化,计算工资、加班费、保险和福利,并与员工沟通任何必要的合同和工资单变化。
凭借他们的专业知识,您还可以负责任地扩大您的福利。 例如,改进您的 PTO(带薪休假政策),使您的企业对潜在员工更具吸引力。
让 HR 和薪资经理一起工作
如果您有人力资源经理,那么将他们与薪资经理联系起来对您的企业有利。
由于 HR 是公司和员工之间的桥梁,因此他们具备在两者之间传递信息所需的所有专业知识。 他们可以了解工资核算流程,以防员工想要了解更多关于他们的薪水或福利的信息,或者将他们的问题和疑虑转发给工资单经理。
考虑聘请外部机构
该建议适用于除全职员工外还有承包商的企业主。 由于承包商和自由职业者需要大量不同的文档,因此很难跟上这一切。
薪资经理仍然可以在这方面为您提供帮助,但如果您不想雇用其他人,您可以将工作外包给代理机构。 即使您没有指定的内部人员来处理所有事情,通过代理管理工资单也可以通过以下方式受益:
- 不用担心工资单处理软件;
- 无需经过招聘流程;
- 提供一批专注于贵公司的技术人才;
- 维护成本更低;
- 让您随时了解任何税法和法规的变化。
最后,当然,您是否应该进行内部工资管理或外包取决于您的业务规模、可扩展性和财务状况。
对过程保持透明
最后但并非最不重要的一点是,您希望对整个薪资流程保持透明。 员工知道正在支付哪些税款、劳动法如何影响他们的工资和合同、直至工资表(当您开始提交和处理文件时,直到工资分配的那一刻),这并没有什么坏处。
您可以与薪资经理安排不定期的(简短的)全办公室会议,以解释流程,回答任何问题和疑虑,并提供 1:1 咨询。 工资永远不应该是一个禁忌话题,员工对工资的处理和分配方式越多,他们对你和整个企业的信任就越大。
结论
最好的薪资实践通常是最简单的——或者至少是尽可能简单的。 您最大的担忧是
- 跟踪规定您应该如何以及何时支付工资和福利的法律法规,以及
- 确保您的所有合同、工作时间和其他数据都在一个地方并且是最新的。
一个好的时间跟踪软件和工资顾问可以帮助您管理这两者。 但是,如果你有能力,雇用一名薪资经理或代理机构将把大部分工作和压力转移给专家。
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