Come gestire le buste paga per la tua piccola impresa

La gestione delle buste paga è un processo complicato che deve essere eseguito fin dall'inizio. Per le piccole imprese, è particolarmente stressante, poiché richiede la conoscenza di un gran numero di normative e leggi. Per finire, gestisci il sostentamento di tutti coloro che lavorano sotto il tuo impiego, il che non è cosa da poco. Quindi, il libro paga di per sé richiede un lavoro meticoloso e la conservazione dei dati. Con cui siamo qui per aiutarti.

Quindi, in questo post del blog, ti guidiamo attraverso gli elementi essenziali su come gestire le buste paga per la tua piccola impresa.

Che cos'è la gestione delle buste paga?

La gestione delle buste paga è il processo di calcolo e distribuzione delle buste paga, tenendosi al passo con le leggi e i regolamenti compensativi, le tasse, ecc. Include anche la valutazione e il calcolo degli straordinari, il tempo flessibile e altri dettagli relativi ai salari.

Tutto questo viene fatto per assicurarsi che i tuoi dipendenti siano retribuiti in modo equo e puntuale.

Due strade per gestire il tuo libro paga

Non tutti i salari sono gli stessi, poiché esistono diversi tipi di dipendenti, soprattutto nel settore del lavoro della conoscenza. A seconda del tuo settore, il calcolo del salario e il pagamento possono includere:

• Salario salariale (dipendenti a tempo pieno, il più delle volte lavorano in loco);
• Retribuzione oraria (appaltatori e liberi professionisti);
• Commissione (appaltatori e liberi professionisti);
• Salario di mancia (industrie alimentari e dei servizi);
• Col tempo;
• Tempo libero retribuito.

Ma se la tua attività dipende principalmente dai knowledge worker, di solito ti divertirai. In questo caso, ci sono due modi per pagare i tuoi dipendenti:

1. Settimanale o mensile per i lavoratori a tempo pieno, e
2. Buste paga per i lavoratori subordinati (assunti su richiesta, solitamente consulenti e liberi professionisti, non vincolati all'azienda).

Esistono differenze sostanziali tra appaltatori, liberi professionisti e dipendenti, quindi individuare chi è chi potrebbe essere il primo passo migliore. Scopri chi ha bisogno di quali scartoffie, come vengono pagati per gli straordinari, se hanno diritto al congedo e quando. Le scadenze in questo dipartimento possono portare a cause legali per i dipendenti.

Suggerimenti su come gestire le buste paga per una piccola impresa

Diverse cosce chiave sono necessarie per una gestione efficace ed efficace del libro paga. I moduli fiscali devono essere presentati in tempo, le ore di lavoro e gli straordinari monitorati, i contratti accuratamente controllati, ecc. Diamo un'occhiata a ogni aspetto del processo di busta paga e come farlo.

Tieni sotto controllo i documenti delle buste paga

Anche se molti di voi che stanno leggendo questo probabilmente sanno quali documenti sono necessari per il libro paga, è sempre bene rinfrescarsi la memoria. Inoltre, aiuta a consolidare il programma, quindi il processo è più semplice.

Risolvi i documenti di onboarding al più presto

I contratti richiesti per ogni nuovo dipendente includono:

1. W-4 per dipendenti a tempo pieno e W-9 per liberi professionisti e appaltatori;
2. Modulo I9 (massimo 3 giorni dalla data di assunzione);
3. Modulo di autorizzazione al deposito diretto;

Ciascuno di questi documenti fiscali e di diritto del lavoro ha le proprie scadenze per la presentazione su base annuale. Imposta un programma personalizzato che ti avviserà, con settimane di anticipo, quando la scadenza si avvicina, così potrai sistemare i tuoi documenti in tempo.

Riordinare le pratiche burocratiche relative ai benefici per i dipendenti

Inoltre, se stai coprendo i benefici per i dipendenti e l'assicurazione, dovrai anche pensare ai permessi retribuiti, al congedo per malattia, agli straordinari, all'assicurazione sulla vita/malattia, al piano pensionistico, ecc.

La maggior parte di queste informazioni, come congedi per malattia, permessi, ferie e straordinari, possono essere monitorate in un software di monitoraggio del tempo. La parte migliore della digitalizzazione di questi dati è che non importa a che ora ti serva, in pochi clic generi un rapporto completo con tutti i numeri necessari.

Rimani aggiornato su leggi del lavoro e normative fiscali

Inutile dire che è nell'interesse di tutti (soprattutto di un imprenditore) rimanere aggiornati su tutte le modifiche, che si tratti di normative fiscali o leggi sul lavoro. Un articolo di Forbes del loro stesso Business Council ha fornito preziosi consigli ai proprietari di piccole imprese. Tra questi, vorremmo individuarne alcuni:

• Assumi un consulente - qualcuno con esperienza, che ti aiuterà a evitare qualsiasi insidia che potrebbe finire per costarti migliaia, se non centinaia di migliaia di commissioni;
• Incontra regolarmente i tuoi consulenti, sia su base settimanale che mensile;
• Iscriviti agli aggiornamenti della newsletter o ai siti Web di segnalibri: come menziona Jennifer Coy nello stesso articolo, non appena una legge viene approvata ed è scritta, è tempo di agire. Aspettare un video di YouTube o un report di qualche editoriale digitale potrebbe essere già troppo tardi.

Anche questi tre consigli da soli potrebbero bastare per rimanere aggiornati per la tua piccola impresa. Tuttavia, ti consigliamo vivamente di leggere l'articolo, poiché è semplice e spiega nei minimi dettagli tutto ciò che devi sapere.

Avere un tempo di busta paga prestabilito

Innanzitutto, probabilmente hai un giorno di pagamento specifico per tutti i tuoi dipendenti. Che sia mensile, settimanale o ogni due settimane. Avere una data prestabilita come questa semplifica la pianificazione di ogni altra attività di gestione stipendi, mentre ci si aggira.

È importante verificare qual è il numero minimo di giorni di paga richiesto dalla legge per il tuo paese. Se la legge ti impone di pagare i tuoi dipendenti due volte al mese, devi saperlo. Perché se paghi meno frequentemente del minimo, allora stai affrontando ripercussioni legali.

Ad esempio, a New York, la legge stabilisce che i lavoratori manuali devono essere pagati settimanalmente, mentre per gli impiegati è due volte al mese.

Mantieni i tuoi record puliti e al sicuro monitorando il tempo

Il problema più grande con la maggior parte dei processi di gestione delle buste paga è la mancanza di un'adeguata tenuta dei registri. Per essere più precisi:

• Monitoraggio delle presenze tramite carta e penna;
• Tracciare il tempo con un foglio di calcolo che richiede l'input manuale;
• Software di monitoraggio del tempo che ha solo funzioni di base.

Nel settore della conoscenza di oggi, ogni azienda ha bisogno di un affidabile e robusto sistema di monitoraggio del tempo di gestione delle retribuzioni. Perché oltre alle seguenti ore lavorate, puoi anche rendere il libro paga molto più semplice:

• Monitoraggio delle spese e dello stato di avanzamento del progetto;
• Avere la possibilità di separare le ore fatturabili e non fatturabili;
• Ottenere informazioni su quali aree ti costano di più o meno;
• Quanto tempo dedica il tuo team a ogni aspetto del progetto, che incide sulle finanze in generale;
• Generazione di fatture, report e molto altro.

I rilevatori di tempo di lunga data come Clockify possono aiutare la tua azienda scaricando tutte le attività difficili e noiose. Tutto quello che devi fare è istruire i tuoi dipendenti su come tenere traccia del loro tempo e - voilà! Tutte le informazioni possibili di cui avrai bisogno per un libro paga facile e senza problemi.

Assegna un responsabile del libro paga

I gestori del libro paga sono persone la cui esperienza è la finanza aziendale e le risorse umane. Si occupano esclusivamente di buste paga controllando inoltre il personale correlato (se li hai).

Se non desideri assumere consulenti e contabili separati, puoi sempre convincere una persona a bordo a fare tutto ciò per te. Un responsabile del libro paga terrà sotto controllo tutti i documenti, ti aggiornerà sulle modifiche alle tasse e alle leggi sul lavoro, calcolerà salari, straordinari, assicurazioni e benefici e comunicherà al dipendente eventuali modifiche al contratto e alle buste paga.

Con la loro esperienza, puoi anche lavorare per espandere i tuoi vantaggi in modo responsabile. Ad esempio, migliorare la tua PTO (polizza permessi retribuiti), per rendere la tua attività più allettante per i potenziali dipendenti.

Fai lavorare insieme i responsabili delle risorse umane e delle buste paga

Se hai un responsabile delle risorse umane, sarebbe vantaggioso per la tua azienda collegarlo e il responsabile del libro paga.

Poiché le risorse umane sono il ponte tra l'azienda e i dipendenti, sono dotati di tutte le competenze necessarie per trasmettere le informazioni tra i due. Possono conoscere il processo del libro paga nel caso in cui un dipendente desideri saperne di più sul proprio stipendio o sui benefici, o inoltrare le proprie domande e preoccupazioni al responsabile del libro paga.

Prendi in considerazione l'assunzione di un'agenzia esterna

Questo consiglio va agli imprenditori che hanno appaltatori a parte i dipendenti a tempo pieno. Dal momento che appaltatori e liberi professionisti richiedono tutta una serie di documentazione diversa, può diventare difficile tenere il passo con tutto.

I gestori delle buste paga possono comunque aiutarti in questo senso, ma se non desideri assumere un'altra persona, puoi esternalizzare il lavoro da un'agenzia. Anche se non hai una persona designata internamente per gestire tutto, il libro paga gestito tramite un'agenzia può anche beneficiare di:

• Non preoccuparti del software di elaborazione delle buste paga;
• Non dover passare attraverso un processo di assunzione;
• Fornire un pool di persone qualificate focalizzate sulla tua azienda;
• Costa meno da mantenere;
• Tieniti aggiornato su eventuali leggi fiscali e modifiche normative.

Alla fine, il fatto che tu debba occuparti della gestione interna delle buste paga o esternalizzare dipende dalle dimensioni, dalla scalabilità e dalle finanze della tua azienda, ovviamente.

Sii trasparente sul processo

Ultimo, ma non meno importante, vuoi essere trasparente sull'intero processo di gestione delle paghe. Non c'è nulla di male per i dipendenti che sanno quali tasse vengono pagate, come le leggi sul lavoro influenzano la loro retribuzione e contratti, fino al programma delle buste paga (quando inizi a archiviare ed elaborare i documenti, fino al momento in cui i salari vengono distribuiti).

Puoi programmare incontri occasionali (brevi) a livello di ufficio con il responsabile del libro paga per spiegare il processo, rispondere a eventuali domande e dubbi e offrire consulenze 1:1. I salari non dovrebbero mai essere un argomento tabù e più i dipendenti sono coinvolti nel modo in cui la loro retribuzione viene elaborata e distribuita, maggiore sarà la fiducia che avranno in te e nell'azienda in generale.

Conclusione

La migliore pratica di gestione delle retribuzioni è spesso la più semplice o almeno la più semplice che può consentire. Le tue maggiori preoccupazioni sono

• tenere traccia delle leggi e dei regolamenti che impongono come e quando dovresti pagare salari e benefici, e
• assicurandoti che tutti i tuoi contratti, orari di lavoro e dati aggiuntivi siano in un unico posto e aggiornati.

Un buon software di monitoraggio del tempo e un consulente per le buste paga possono aiutarti a gestire entrambi. Ma, se sei in grado, assumere un responsabile del libro paga o un'agenzia scaricare la maggior parte del lavoro e lo stress risultante a qualcuno che è un esperto.