วิธีจัดการเงินเดือนสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

การจัดการเงินเดือนเป็นกระบวนการที่ยุ่งยากซึ่งต้องทำตั้งแต่เริ่มต้น สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก สิ่งนี้ทำให้เกิดความเครียดเป็นพิเศษ เนื่องจากต้องมีความรู้เกี่ยวกับกฎระเบียบและกฎหมายจำนวนมาก เหนือสิ่งอื่นใด คุณดูแลความเป็นอยู่ของทุกคนที่อยู่ภายใต้การจ้างงานของคุณ ซึ่งไม่ใช่เรื่องเล็กน้อย ดังนั้นการจ่ายเงินเดือนในตัวเองจึงต้องใช้ความปราณีตและการเก็บข้อมูล ที่เราพร้อมให้ความช่วยเหลือ

ดังนั้น ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะแนะนำคุณตลอดถึงข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับวิธีจัดการบัญชีเงินเดือนสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

การจัดการเงินเดือนคืออะไร?

การจัดการเงินเดือนเป็นกระบวนการในการคำนวณและแจกจ่ายเงินเดือน ทำให้ทันสมัยด้วยกฎหมายและข้อบังคับการชดเชย ภาษี ฯลฯ นอกจากนี้ยังรวมถึงการประเมินและการคำนวณค่าล่วงเวลา เวลายืดหยุ่น และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับค่าจ้าง

ทั้งหมดนี้ทำขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณจะได้รับค่าตอบแทนอย่างยุติธรรมและตรงเวลา

สองวิธีในการจัดการบัญชีเงินเดือนของคุณ

ค่าจ้างไม่เหมือนกันทั้งหมด เนื่องจากมีพนักงานหลายประเภท โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมงานความรู้ การคำนวณค่าจ้างและการจ่ายเงินอาจรวมถึง:

• เงินเดือน (พนักงานประจำ ส่วนใหญ่มักจะทำงานในสถานที่);
• ค่าจ้างรายชั่วโมง (ผู้รับเหมาและฟรีแลนซ์);
• ค่าคอมมิชชั่น (ผู้รับเหมาและฟรีแลนซ์);
• ค่าทิป (อุตสาหกรรมอาหารและการบริการ);
• ล่วงเวลา;
• จ่ายค่าล่วงเวลา

แต่ถ้าธุรกิจของคุณขึ้นอยู่กับพนักงานที่มีความรู้เป็นหลัก คุณก็จะมีเวลาง่ายขึ้น ในกรณีนี้ มีสองวิธีในการจ่ายเงินให้พนักงานของคุณ:

1. รายสัปดาห์หรือรายเดือนสำหรับผู้ทำงานเต็มเวลาและ
2. เงินเดือนสำหรับพนักงานชั่วคราว (ได้รับการว่าจ้างตามความต้องการ ซึ่งมักจะเป็นที่ปรึกษาและฟรีแลนซ์ ไม่ได้ผูกติดอยู่กับบริษัท)

ผู้รับเหมา ฟรีแลนซ์ และพนักงานมีความแตกต่างกันอย่างมาก ดังนั้นการแยกแยะว่าใครคือผู้ที่อาจเป็นก้าวแรกที่ดีที่สุด ทำความรู้จักกับผู้ที่ต้องใช้เอกสารประเภทใด วิธีที่พวกเขาได้รับเงินค่าล่วงเวลา พวกเขามีสิทธิ์ได้รับเวลาพักหรือไม่ และเมื่อใด การล่วงเวลาในแผนกนี้อาจนำไปสู่การฟ้องร้องพนักงานได้

เคล็ดลับในการจัดการเงินเดือนสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ปัจจัยสำคัญหลายประการเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการบัญชีเงินเดือนที่ประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพ แบบฟอร์มภาษีต้องส่งตรงเวลา ชั่วโมงทำงาน และติดตามการทำงานล่วงเวลา ตรวจสอบสัญญาอย่างละเอียด ฯลฯ มาดูกระบวนการจ่ายเงินเดือนแต่ละด้านและวิธีดำเนินการกัน

เช็คเอกสารเงินเดือน

แม้ว่าพวกคุณหลายคนที่อ่านข้อความนี้อาจจะรู้ว่าเอกสารใดที่จำเป็นสำหรับการจ่ายเงินเดือน คุณควรรีเฟรชหน่วยความจำของคุณอยู่เสมอ นอกจากนี้ยังช่วยทำให้กำหนดการมั่นคงขึ้น กระบวนการจึงง่ายขึ้น

จัดเรียงเอกสารการปฐมนิเทศโดยเร็ว

สัญญาที่จำเป็นสำหรับพนักงานใหม่แต่ละคนรวมถึง:

1. W-4 สำหรับพนักงานประจำ และ W-9 สำหรับฟรีแลนซ์และผู้รับเหมา
2. แบบฟอร์ม I9 (สูงสุด 3 วันหลังจากวันที่จ้าง)
3. แบบฟอร์มอนุมัติการฝากเงินโดยตรง

เอกสารกฎหมายภาษีและแรงงานเหล่านี้แต่ละฉบับมีกำหนดส่งผลงานในแต่ละปี ตั้งค่ากำหนดการที่กำหนดเองซึ่งจะแจ้งให้คุณทราบล่วงหน้าหลายสัปดาห์เมื่อใกล้ถึงกำหนดส่ง เพื่อให้คุณสามารถจัดเรียงเอกสารได้ทันเวลา

จัดเรียงเอกสารเกี่ยวกับผลประโยชน์ของพนักงาน

นอกจากนี้ หากคุณครอบคลุมผลประโยชน์และประกันของพนักงาน คุณจะต้องคิดถึงค่าลาหยุดงาน การลาป่วย ค่าล่วงเวลา ประกันชีวิต/สุขภาพ แผนบำเหน็จบำนาญ ฯลฯ

ข้อมูลนี้ส่วนใหญ่ เช่น การลาป่วย การลาหยุด การลาพักร้อน และการทำงานล่วงเวลา สามารถติดตามได้ในซอฟต์แวร์ติดตามเวลา ส่วนที่ดีที่สุดเกี่ยวกับการแปลงข้อมูลนี้เป็นดิจิทัลก็คือ ไม่ว่าคุณจะต้องการเวลาใดก็ตาม คุณสามารถสร้างรายงานโดยละเอียดพร้อมตัวเลขที่จำเป็นทั้งหมดได้ในไม่กี่คลิก

อยู่ถึงวันที่กฎหมายแรงงานและระเบียบภาษี

จำเป็นต้องพูด เพื่อประโยชน์สูงสุดของทุกคน (โดยเฉพาะสำหรับเจ้าของธุรกิจ) ที่จะคอยติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นข้อบังคับด้านภาษีหรือกฎหมายแรงงาน บทความหนึ่งของ Forbes ที่จัดทำโดยสภาธุรกิจของพวกเขาเองได้ให้คำแนะนำอันล้ำค่าแก่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ในหมู่พวกเขา เราต้องการแยกแยะบางส่วน:

• จ้างที่ปรึกษา — ผู้เชี่ยวชาญที่จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจทำให้คุณต้องเสียค่าธรรมเนียมเป็นพันๆ หากไม่ต้องจ่ายค่าธรรมเนียมหลายแสน
• พบกับที่ปรึกษาของคุณเป็นประจำ - ไม่ว่าจะเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือน
• ลงทะเบียนเพื่อรับจดหมายข่าวอัปเดตหรือบุ๊กมาร์กเว็บไซต์ ตามที่ Jennifer Coy กล่าวถึงในบทความเดียวกัน ทันทีที่กฎหมายผ่านและเป็นลายลักษณ์อักษร ก็ถึงเวลาต้องลงมือ การรอวิดีโอ YouTube หรือรายงานจากบทบรรณาธิการดิจิทัลอาจสายเกินไปแล้ว

แม้แต่เคล็ดลับสามข้อนี้เพียงอย่างเดียวก็เพียงพอแล้วที่จะคอยอัปเดตสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ อย่างไรก็ตาม เราขอแนะนำให้อ่านบทความนี้อย่างอบอุ่น เนื่องจากตรงไปตรงมาและอธิบายทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้ในรายละเอียดน้อยที่สุด

ตั้งเวลาเงินเดือนได้

ก่อนอื่น คุณอาจมีวันจ่ายเงินเฉพาะสำหรับพนักงานทั้งหมดของคุณ ไม่ว่าจะเป็นรายเดือน รายสัปดาห์ หรือทุกๆ สองสัปดาห์ การมีวันที่กำหนดเช่นนี้ทำให้จัดกำหนดการงานบัญชีเงินเดือนอื่นๆ ได้ง่ายขึ้น ขณะที่คุณแก้ไข

สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบจำนวนวันจ่ายเงินขั้นต่ำที่กฎหมายกำหนดสำหรับประเทศของคุณ ถ้ากฎหมายกำหนดให้คุณต้องจ่ายเงินเดือนละสองครั้ง คุณต้องรู้ เพราะหากคุณจ่ายเงินน้อยกว่าขั้นต่ำ คุณจะต้องถูกผลกระทบทางกฎหมาย

ตัวอย่างเช่น ในนิวยอร์ก กฎหมายระบุว่าต้องจ่ายค่าจ้างแรงงานธรรมดาเป็นรายสัปดาห์ ในขณะที่พนักงานธุรการจะได้รับค่าจ้างเดือนละสองครั้ง

รักษาบันทึกของคุณให้เรียบร้อยและปลอดภัยโดยการติดตามเวลา

ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดของกระบวนการจัดการเงินเดือนส่วนใหญ่คือการไม่มีการเก็บบันทึกข้อมูลที่เหมาะสม เพื่อให้แม่นยำยิ่งขึ้น:

• ติดตามการเข้างานด้วยปากกาและกระดาษ
• ติดตามเวลาด้วยสเปรดชีตที่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
• ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่มีฟังก์ชันพื้นฐานเท่านั้น

ในอุตสาหกรรมความรู้ทุกวันนี้ ทุกธุรกิจต้องการตัวติดตามเวลาการจ่ายเงินเดือนที่น่าเชื่อถือและแข็งแกร่ง เนื่องจากนอกเหนือจากชั่วโมงทำงานต่อไปนี้ คุณยังสามารถทำให้การจ่ายเงินเดือนง่ายขึ้นมากโดย:

• ติดตามค่าใช้จ่ายและความคืบหน้าของโครงการ
• มีความสามารถในการแยกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้
• รับข้อมูลเชิงลึกว่าส่วนใดที่คุณเสียค่าใช้จ่ายมากที่สุดและน้อยที่สุด
• เวลาที่ทีมของคุณใช้เวลาในแต่ละด้านของโครงการ ซึ่งส่งผลต่อการเงินโดยรวม
• การสร้างใบแจ้งหนี้ รายงาน และอื่นๆ อีกมากมาย

เครื่องมือติดตามเวลาที่มีมายาวนาน เช่น Clockify สามารถช่วยธุรกิจของคุณได้โดยการขจัดงานที่ยากและน่าเบื่อออกไปทั้งหมด สิ่งที่คุณต้องทำคือแนะนำพนักงานของคุณเกี่ยวกับวิธีติดตามเวลาของพวกเขาและ — voila! ทุกข้อมูลที่เป็นไปได้ที่คุณต้องการสำหรับการจ่ายเงินเดือนที่ง่ายและไม่ยุ่งยาก

กำหนดผู้จัดการบัญชีเงินเดือน

ผู้จัดการบัญชีเงินเดือนคือผู้ที่มีความเชี่ยวชาญด้านการเงินธุรกิจและทรัพยากรบุคคล พวกเขาจัดการกับเงินเดือนโดยเฉพาะและดูแลพนักงานที่เกี่ยวข้อง (ถ้าคุณมี)

หากคุณไม่ต้องการจ้างที่ปรึกษาและนักบัญชีแยกกัน คุณสามารถจ้างคนมาช่วยทำสิ่งเหล่านี้ให้คุณได้เสมอ ผู้จัดการบัญชีเงินเดือนจะเก็บเอกสารทั้งหมดไว้ในเช็ค อัปเดตให้คุณทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงภาษีและกฎหมายแรงงาน คำนวณค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าประกัน และผลประโยชน์ และแจ้งการเปลี่ยนแปลงสัญญาที่จำเป็นและการเปลี่ยนแปลงเงินเดือนกับพนักงาน

ด้วยความเชี่ยวชาญของพวกเขา คุณสามารถขยายผลประโยชน์ของคุณอย่างมีความรับผิดชอบ ตัวอย่างเช่น การปรับปรุง PTO ของคุณ (นโยบายการจ่ายเงินนอกเวลา) เพื่อให้ธุรกิจของคุณดึงดูดพนักงานที่มีศักยภาพมากขึ้น

ให้ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและบัญชีเงินเดือนทำงานร่วมกัน

หากคุณมีผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล มันจะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณในการเชื่อมโยงพวกเขากับผู้จัดการบัญชีเงินเดือน

เนื่องจาก HR เป็นสะพานเชื่อมระหว่างบริษัทและพนักงาน พวกเขาจึงมีความเชี่ยวชาญที่จำเป็นทั้งหมดในการถ่ายทอดข้อมูลระหว่างทั้งสอง พวกเขาสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับกระบวนการจ่ายเงินเดือน ในกรณีที่พนักงานต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเงินเดือนหรือสวัสดิการของตน หรือส่งต่อคำถามและข้อกังวลไปยังผู้จัดการบัญชีเงินเดือน

พิจารณาจ้างหน่วยงานภายนอก

คำแนะนำนี้ใช้กับเจ้าของธุรกิจที่มีผู้รับเหมานอกเหนือจากพนักงานประจำ เนื่องจากผู้รับเหมาและฟรีแลนซ์ต้องการเอกสารจำนวนมาก การติดตามทั้งหมดจึงอาจเป็นเรื่องยาก

ผู้จัดการเงินเดือนยังคงสามารถช่วยคุณได้ในเรื่องนี้ แต่ถ้าคุณไม่ต้องการจ้างบุคคลอื่น คุณสามารถจ้างงานจากหน่วยงานภายนอกได้ แม้ว่าคุณจะไม่มีบุคคลที่ได้รับมอบหมายภายในองค์กรเพื่อจัดการทุกอย่าง แต่การจัดการบัญชีเงินเดือนผ่านเอเจนซี่ยังสามารถได้รับประโยชน์จาก:

• ไม่ต้องกังวลกับซอฟต์แวร์ประมวลผลเงินเดือน
• ไม่ต้องผ่านกระบวนการจ้างงาน
• จัดหาบุคลากรที่มีทักษะซึ่งมุ่งเน้นที่บริษัทของคุณ
• ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาน้อยกว่า
• แจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงกฎหมายภาษีและระเบียบข้อบังคับต่างๆ

ในท้ายที่สุด ไม่ว่าคุณจะทำการจัดการเงินเดือนภายในองค์กรหรือเอาท์ซอร์สนั้นขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจ ความสามารถในการปรับขนาด และการเงินของคุณแน่นอน

โปร่งใสเกี่ยวกับกระบวนการ

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด คุณต้องการความโปร่งใสเกี่ยวกับกระบวนการจ่ายเงินเดือนทั้งหมด ไม่มีอันตรายใดๆ ที่พนักงานรู้ว่าต้องเสียภาษีใดบ้าง กฎหมายแรงงานส่งผลต่อค่าจ้างและสัญญาอย่างไร จนถึงกำหนดการจ่ายเงินเดือน (เมื่อคุณเริ่มยื่นและดำเนินการเอกสาร จนถึงเวลาที่จ่ายค่าจ้าง)

คุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมทั่วทั้งสำนักงานเป็นครั้งคราว (สั้นๆ) กับผู้จัดการบัญชีเงินเดือนเพื่ออธิบายกระบวนการ รับคำถามและข้อกังวลใดๆ และเสนอคำปรึกษาแบบ 1:1 ค่าจ้างไม่ควรเป็นหัวข้อต้องห้าม และยิ่งพนักงานมีส่วนร่วมมากขึ้นในการประมวลผลและการกระจายค่าจ้าง พวกเขาจะยิ่งไว้วางใจในตัวคุณและธุรกิจโดยรวมมากขึ้นเท่านั้น

บทสรุป

แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนที่ดีที่สุดมักจะง่ายที่สุด — หรืออย่างน้อยก็ง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้ ความกังวลที่ใหญ่ที่สุดของคุณคือ

• การติดตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่กำหนดให้คุณต้องจ่ายค่าจ้างและสวัสดิการอย่างไรและเมื่อใด และ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสัญญา เวลาทำงาน และข้อมูลเพิ่มเติมทั้งหมดของคุณอยู่ในที่เดียวและเป็นปัจจุบัน

ซอฟต์แวร์ติดตามช่วงเวลาที่ดีและที่ปรึกษาด้านบัญชีเงินเดือนสามารถช่วยคุณจัดการทั้งสองอย่างได้ แต่ถ้าคุณทำได้ จ้างผู้จัดการบัญชีเงินเดือน หรือเอเจนซี่จะลดงานส่วนใหญ่และทำให้คนที่เป็นผู้เชี่ยวชาญต้องเครียด