Comment gérer la paie de votre petite entreprise

La gestion de la paie est un processus délicat qui doit être fait dès le départ. Pour les petites entreprises, c'est particulièrement stressant, car cela nécessite la connaissance d'un grand nombre de réglementations et de lois. Pour couronner le tout, vous gérez les moyens de subsistance de toutes les personnes sous votre emploi, ce qui n'est pas rien. Ainsi, la paie en elle-même nécessite un travail minutieux et la tenue de données. Nous sommes là pour vous aider.

Ainsi, dans cet article de blog, nous vous guidons à travers les éléments essentiels de la gestion de la paie pour votre petite entreprise.

Qu'est-ce que la gestion de la paie ?

La gestion de la paie est le processus de calcul et de répartition de la paie, de mise à jour des lois et réglementations compensatoires, des impôts, etc. Elle comprend également l'évaluation et le calcul des heures supplémentaires, les horaires flexibles et d'autres détails relatifs aux salaires.

Tout cela est fait pour s'assurer que vos employés sont rémunérés équitablement et à temps.

Deux façons de gérer votre paie

Tous les salaires ne sont pas les mêmes, car il existe différents types d'employés, en particulier dans l'industrie du travail du savoir. Selon votre secteur d'activité, le calcul et le paiement des salaires peuvent inclure :

• Salaire Salaire (salariés à temps plein, travaillant le plus souvent sur place) ;
• Salaire horaire (entrepreneurs et pigistes);
• Commission (entrepreneurs et pigistes);
• Salaire pourboire (industries alimentaires et de services);
• Au fil du temps;
• Congés payés.

Mais, si votre entreprise dépend principalement des travailleurs du savoir, vous aurez généralement plus de facilité. Dans ce cas, il existe deux façons de payer vos employés :

1. Hebdomadaire ou mensuelle pour les travailleurs à temps plein, et
2. Paie des travailleurs occasionnels (embauchés en fonction de la demande, généralement des consultants et des indépendants, non liés à l'entreprise).

Il existe des différences substantielles entre les sous-traitants, les pigistes et les employés, donc trier qui est qui pourrait être la meilleure première étape. Apprenez à connaître qui a besoin de quels documents, comment ils sont payés pour les heures supplémentaires, s'ils ont droit à des congés et quand. Les défaillances dans ce département peuvent entraîner des poursuites judiciaires des employés.

Conseils pour gérer la paie d'une petite entreprise

Plusieurs cuisses clés sont nécessaires pour une gestion de la paie réussie et efficace. Les formulaires fiscaux doivent être soumis à temps, les heures de travail et les heures supplémentaires doivent être suivies, les contrats soigneusement vérifiés, etc. Examinons chaque aspect du processus de paie et comment s'y prendre.

Gardez les documents de paie sous contrôle

Bien que beaucoup d'entre vous qui lisez ceci sachent probablement quels documents sont nécessaires pour la paie, il est toujours bon de se rafraîchir la mémoire. En outre, cela aide à solidifier le calendrier, ce qui facilite le processus.

Trier les documents d'intégration dès que possible

Les contrats requis pour chaque nouvel employé comprennent :

1. W-4 pour les employés à temps plein et W-9 pour les indépendants et les sous-traitants ;
2. Formulaire I9 (maximum 3 jours après la date d'embauche) ;
3. Formulaire d'autorisation de dépôt direct ;

Chacun de ces documents fiscaux et de droit du travail a ses propres délais de soumission sur une base annuelle. Établissez un calendrier personnalisé qui vous indiquera, des semaines à l'avance, quand la date limite approche, afin que vous puissiez trier vos documents à temps.

Trier les papiers liés aux avantages sociaux

De plus, si vous couvrez les avantages sociaux et l'assurance des employés, vous devrez également penser aux congés payés, aux congés de maladie, aux heures supplémentaires, à l'assurance-vie/santé, au régime de retraite, etc.

La plupart de ces informations, comme les congés de maladie, les congés, les vacances et les heures supplémentaires, peuvent être suivies dans un logiciel de suivi du temps. La meilleure partie de la numérisation de ces données est que, quelle que soit l'heure à laquelle vous en avez besoin, en quelques clics, vous générez un rapport complet avec tous les chiffres nécessaires.

Restez informé de la législation du travail et de la réglementation fiscale

Inutile de dire qu'il est dans l'intérêt de tous (en particulier du propriétaire d'une entreprise) de se tenir au courant de tous les changements, qu'il s'agisse de la réglementation fiscale ou du droit du travail. Un article de Forbes par leur propre Business Council a donné des conseils inestimables aux propriétaires de petites entreprises. Parmi eux, nous aimerions en citer quelques-uns :

• Engagez un conseiller - quelqu'un avec une expertise, qui vous aidera à éviter les pièges qui pourraient finir par vous coûter des milliers, voire des centaines de milliers de frais ;
• Rencontrez vos consultants régulièrement, que ce soit sur une base hebdomadaire ou mensuelle ;
• Inscrivez-vous aux mises à jour de la newsletter ou aux sites Web de favoris - comme le mentionne Jennifer Coy dans le même article, dès qu'une loi est adoptée et écrite, il est temps d'agir. Attendre une vidéo YouTube ou un rapport d'un éditorial numérique peut déjà être trop tard.

Même ces trois conseils à eux seuls pourraient suffire à rester à jour pour votre petite entreprise. Cependant, nous vous recommandons vivement de parcourir l'article, car il est simple et explique avec un minimum de détails tout ce que vous devez savoir.

Avoir un temps de paie fixe

Tout d'abord, vous avez probablement un jour de paiement spécifique pour tous vos employés. Que ce soit mensuellement, hebdomadairement ou toutes les deux semaines. Avoir une date fixe comme celle-ci facilite la planification de toutes les autres tâches de paie, au fur et à mesure que vous la contournez.

Il est important de vérifier quel est le nombre minimum de jours de paie légalement requis pour votre pays. Si la loi vous oblige à payer vos employés deux fois par mois, vous devez le savoir. Parce que si vous payez moins fréquemment que le minimum, vous faites face à des répercussions juridiques.

Par exemple, à New York, la loi stipule que les travailleurs manuels doivent être payés chaque semaine, tandis que pour les employés de bureau, c'est deux fois par mois.

Gardez vos dossiers propres et en sécurité en suivant le temps

Le plus gros problème avec la plupart des processus de gestion de la paie est le manque de tenue de dossiers appropriée. Être plus précis:

• Suivi des présences via un stylo et du papier ;
• Suivi du temps avec une feuille de calcul nécessitant une saisie manuelle ;
• Logiciel de suivi du temps qui n'a que des fonctions de base.

Dans l'industrie du savoir d'aujourd'hui, chaque entreprise a besoin d'un outil de suivi des heures de paie fiable et robuste. Parce qu'au-delà des heures travaillées suivantes, vous pouvez également faciliter la paie en :

• Suivi des dépenses et de l'avancement du projet ;
• Avoir la possibilité de séparer les heures facturables et non facturables ;
• Obtenir des informations sur les domaines qui vous coûtent le plus et le moins ;
• Combien de temps votre équipe consacre-t-elle à chaque aspect du projet, affectant les finances dans leur ensemble ;
• Génération de factures, de rapports et bien plus encore.

Les trackers de temps de longue date comme Clockify peuvent aider votre entreprise en déchargeant toutes les tâches difficiles et fastidieuses. Tout ce que vous avez à faire est d'indiquer à vos employés comment suivre leur temps et - le tour est joué ! Toutes les informations possibles dont vous aurez besoin pour une paie facile et sans tracas.

Affecter un gestionnaire de paie

Les gestionnaires de la paie sont des personnes dont l'expertise est la finance d'entreprise et les ressources humaines. Ils s'occupent exclusivement de la paie et supervisent en outre tout personnel connexe (si vous en avez).

Si vous ne souhaitez pas embaucher des conseillers et des comptables distincts, vous pouvez toujours faire appel à une personne pour faire tout cela pour vous. Un responsable de la paie gardera tous les documents sous contrôle, vous informera des modifications apportées aux impôts et à la législation du travail, calculera les salaires, les heures supplémentaires, les assurances et les avantages sociaux, et communiquera à l'employé tout changement nécessaire au contrat et à la paie.

Grâce à leur expertise, vous pouvez également travailler à l'expansion de vos avantages de manière responsable. Par exemple, améliorer votre PTO (politique de congés payés), pour rendre votre entreprise plus attrayante pour les employés potentiels.

Faire travailler ensemble les responsables RH et paie

Si vous avez un responsable des ressources humaines, il serait avantageux pour votre entreprise de le mettre en relation avec le responsable de la paie.

Puisque les RH sont le pont entre l'entreprise et les employés, ils sont dotés de toute l'expertise nécessaire pour relayer l'information entre les deux. Ils peuvent en savoir plus sur le processus de paie au cas où un employé souhaite en savoir plus sur son salaire ou ses avantages, ou transmettre ses questions et préoccupations au responsable de la paie.

Envisagez de faire appel à une agence externe

Ce conseil s'adresse aux propriétaires d'entreprise qui ont des sous-traitants en plus des employés à temps plein. Étant donné que les entrepreneurs et les pigistes ont besoin de toute une série de documents différents, il peut devenir difficile de tout suivre.

Les gestionnaires de paie peuvent toujours vous aider à cet égard, mais si vous ne souhaitez pas embaucher une autre personne, vous pouvez sous-traiter le travail à une agence. Même si vous n'avez pas de personne désignée en interne pour tout gérer, la gestion de la paie par le biais d'une agence peut également bénéficier de :

• Ne pas vous soucier du logiciel de traitement de la paie ;
• Ne pas avoir à passer par un processus d'embauche ;
• Fournir un bassin de personnes qualifiées axées sur votre entreprise;
• Cela coûte moins cher à entretenir;
• Vous tenir au courant de toute modification des lois et réglementations fiscales.

En fin de compte, que vous deviez gérer la paie en interne ou externaliser dépend de la taille de votre entreprise, de son évolutivité et de ses finances, bien sûr.

Soyez transparent sur le processus

Enfin, vous souhaitez être transparent sur l'ensemble du processus de paie. Il n'y a aucun mal à ce que les employés sachent quelles taxes sont payées, comment la législation du travail affecte leur salaire et leurs contrats, jusqu'au calendrier de paie (lorsque vous commencez à classer et à traiter les documents, jusqu'au moment où les salaires sont distribués).

Vous pouvez planifier des réunions occasionnelles (brèves) à l'échelle du bureau avec le gestionnaire de la paie pour expliquer le processus, répondre à toutes les questions et préoccupations et proposer des consultations individuelles. Les salaires ne devraient jamais être un sujet tabou, et plus les employés sont impliqués dans la façon dont leur salaire est traité et distribué, plus ils auront confiance en vous et en l'entreprise dans son ensemble.

Conclusion

La meilleure pratique de paie est souvent la plus simple - ou du moins, aussi simple qu'elle peut le permettre. Vos principales préoccupations sont

• suivre les lois et règlements qui dictent comment et quand vous êtes censé payer les salaires et les avantages sociaux, et
• en vous assurant que tous vos contrats, temps de travail et données supplémentaires sont au même endroit et à jour.

Un bon logiciel de suivi du temps et un consultant en paie peuvent vous aider à gérer les deux. Mais, si vous en êtes capable, embaucher un gestionnaire de la paie ou une agence déchargerait la majeure partie du travail et du stress qui en résulte sur quelqu'un qui est un expert.