Bagaimana mengelola penggajian untuk bisnis kecil Anda

Manajemen penggajian adalah proses rumit yang perlu dilakukan sejak awal. Untuk usaha kecil, ini sangat memicu stres, karena membutuhkan pengetahuan tentang sejumlah besar peraturan dan undang-undang. Untuk melengkapi semua ini, Anda menangani mata pencaharian semua orang di bawah pekerjaan Anda, yang bukan hal kecil. Jadi, penggajian itu sendiri membutuhkan kerja yang cermat dan penyimpanan data. Yang kami di sini untuk membantu.

Jadi, dalam posting blog ini, kami memandu Anda melalui hal-hal penting tentang cara mengelola penggajian untuk bisnis kecil Anda.

Apa itu manajemen penggajian?

Manajemen penggajian adalah proses menghitung dan mendistribusikan penggajian, mengikuti perkembangan hukum dan peraturan kompensasi, pajak, dll. Ini juga mencakup penilaian dan perhitungan lembur, waktu fleksibel, dan detail lain yang berkaitan dengan upah.

Ini semua dilakukan untuk memastikan karyawan Anda diberi kompensasi yang adil, dan tepat waktu.

Dua cara mengelola penggajian Anda

Tidak semua upah sama, karena ada berbagai jenis karyawan, terutama di industri kerja pengetahuan. Tergantung pada industri Anda, perhitungan upah dan pembayaran dapat mencakup:

• Upah gaji (karyawan penuh waktu, paling sering bekerja di tempat);
• Upah per jam (kontraktor dan pekerja lepas);
• Komisi (kontraktor dan pekerja lepas);
• Upah tip (industri makanan dan jasa);
• Lembur;
• Waktu istirahat yang dibayar.

Tetapi, jika bisnis Anda terutama bergantung pada pekerja berpengetahuan, Anda biasanya akan memiliki waktu yang lebih mudah. Dalam hal ini, ada dua cara untuk membayar karyawan Anda:

1. Mingguan atau bulanan untuk pekerja penuh waktu, dan
2. Penggajian untuk pekerja kontingen (dipekerjakan berdasarkan permintaan, biasanya konsultan dan pekerja lepas, tidak terikat pada perusahaan).

Ada perbedaan substansial antara kontraktor, pekerja lepas, dan karyawan, jadi memilah siapa yang mungkin merupakan langkah pertama terbaik. Kenali siapa yang membutuhkan dokumen mana, bagaimana mereka dibayar untuk lembur, apakah mereka memenuhi syarat untuk cuti, dan kapan. Penyimpangan di departemen ini dapat menyebabkan tuntutan hukum karyawan.

Kiat tentang cara mengelola penggajian untuk bisnis kecil

Beberapa paha utama diperlukan untuk manajemen penggajian yang sukses dan efektif. Formulir pajak harus diserahkan tepat waktu, jam kerja dan lembur dilacak, kontrak diperiksa secara menyeluruh, dll. Mari kita lihat setiap aspek dari proses penggajian dan bagaimana melakukannya.

Simpan dokumen penggajian di cek

Meskipun banyak dari Anda yang membaca ini mungkin tahu dokumen mana yang diperlukan untuk penggajian, selalu baik untuk menyegarkan ingatan Anda. Selain itu, membantu memantapkan jadwal, sehingga prosesnya lebih mudah.

Urutkan dokumen orientasi ASAP

Kontrak yang diperlukan untuk setiap karyawan baru meliputi:

1. W-4 untuk karyawan tetap dan W-9 untuk pekerja lepas dan kontraktor;
2. Formulir I9 (maksimal 3 hari setelah tanggal perekrutan);
3. formulir otorisasi Penyetoran Langsung;

Masing-masing dokumen pajak dan undang-undang ketenagakerjaan ini memiliki tenggat waktu pengajuannya sendiri setiap tahun. Siapkan jadwal khusus yang akan memberi tahu Anda, berminggu-minggu sebelumnya, ketika tenggat waktu semakin dekat, sehingga Anda dapat memilah dokumen Anda tepat waktu.

Pisahkan dokumen yang berkaitan dengan tunjangan karyawan

Selain itu, jika Anda menanggung tunjangan dan asuransi karyawan, Anda juga harus memikirkan cuti berbayar, cuti sakit, upah lembur, asuransi jiwa/kesehatan, program pensiun, dll.

Sebagian besar informasi ini, seperti cuti sakit, cuti, liburan, dan lembur dapat dilacak dalam perangkat lunak pelacak waktu. Bagian terbaik tentang mendigitalkan data ini adalah kapan pun Anda membutuhkannya, hanya dengan beberapa klik Anda menghasilkan laporan menyeluruh dengan semua angka yang diperlukan.

Tetap up to date dengan undang-undang ketenagakerjaan dan peraturan pajak

Tak perlu dikatakan, itu demi kepentingan terbaik semua orang (terutama pemilik bisnis), untuk tetap up to date dengan setiap dan semua perubahan — apakah itu peraturan pajak atau undang-undang perburuhan. Satu artikel Forbes oleh Dewan Bisnis mereka sendiri memberikan tip berharga kepada pemilik usaha kecil. Di antara mereka, kami ingin memilih beberapa:

• Pekerjakan seorang konselor — seseorang dengan keahlian, yang akan membantu Anda menghindari jebakan apa pun yang dapat menyebabkan Anda mengeluarkan biaya ribuan, jika tidak ratusan ribu;
• Bertemu dengan konsultan Anda secara teratur — baik itu setiap minggu atau setiap bulan;
• Mendaftar untuk pembaruan buletin, atau bookmark situs web — seperti yang disebutkan Jennifer Coy dalam artikel yang sama, segera setelah undang-undang disahkan dan dibuat secara tertulis, inilah saatnya untuk bertindak. Menunggu video YouTube, atau laporan dari beberapa editorial digital mungkin sudah terlambat.

Bahkan tiga tips ini saja sudah cukup untuk tetap update untuk bisnis kecil Anda. Namun, kami sangat menyarankan untuk membaca artikel ini, karena artikel ini mudah dan menjelaskan dengan detail minimal semua yang perlu Anda ketahui.

Memiliki waktu penggajian yang ditetapkan

Pertama dan terpenting, Anda mungkin memiliki hari pembayaran khusus untuk semua karyawan Anda. Entah itu bulanan, mingguan, atau dua minggu sekali. Memiliki tanggal yang ditetapkan seperti ini memudahkan untuk menjadwalkan setiap tugas penggajian lainnya, saat Anda mengatasinya.

Sangat penting untuk memeriksa berapa jumlah hari gajian minimum yang diwajibkan secara hukum untuk negara Anda. Jika undang-undang mengharuskan Anda untuk membayar karyawan Anda dua kali sebulan, Anda harus tahu. Karena jika Anda membayar lebih jarang dari minimum, maka Anda menghadapi konsekuensi hukum.

Misalnya, di New York, undang-undang menyatakan bahwa pekerja kasar harus dibayar mingguan, sedangkan untuk pekerja administrasi dua kali sebulan.

Simpan catatan Anda rapi dan aman dengan melacak waktu

Masalah terbesar dengan sebagian besar proses manajemen penggajian adalah kurangnya pencatatan yang tepat. Untuk lebih tepatnya:

• Pelacakan kehadiran melalui pena dan kertas;
• Melacak waktu dengan spreadsheet yang memerlukan input manual;
• Perangkat lunak pelacakan waktu yang hanya memiliki fungsi dasar.

Dalam industri pengetahuan saat ini, setiap bisnis membutuhkan pelacak waktu penggajian yang andal dan andal. Karena selain mengikuti jam kerja, Anda juga bisa mempermudah penggajian dengan cara:

• Melacak pengeluaran dan kemajuan proyek;
• Memiliki kemampuan untuk memisahkan jam yang dapat ditagih dan yang tidak dapat ditagih;
• Mendapatkan wawasan tentang area mana yang paling banyak mengeluarkan biaya vs yang paling murah;
• Berapa banyak waktu yang dihabiskan tim Anda untuk setiap aspek proyek, yang memengaruhi keuangan secara keseluruhan;
• Membuat faktur, laporan, dan banyak lagi.

Pelacak waktu lama seperti Clockify dapat membantu bisnis Anda dengan membongkar semua tugas yang sulit dan membosankan. Yang harus Anda lakukan adalah menginstruksikan karyawan Anda tentang cara melacak waktu mereka dan — voila! Setiap informasi yang mungkin Anda perlukan untuk penggajian yang mudah dan tanpa kerumitan.

Tetapkan manajer penggajian

Penggajian manajer adalah orang-orang yang keahliannya adalah keuangan bisnis dan sumber daya manusia. Mereka secara eksklusif menangani penggajian dan juga mengawasi staf terkait (jika Anda memilikinya).

Jika Anda tidak ingin menyewa konselor dan akuntan yang terpisah, Anda selalu bisa meminta seseorang untuk melakukan semua itu untuk Anda. Manajer penggajian akan menyimpan semua dokumen, memperbarui Anda tentang perubahan pajak dan undang-undang tenaga kerja, menghitung upah, lembur, asuransi, dan tunjangan, dan mengomunikasikan perubahan kontrak dan penggajian yang diperlukan dengan karyawan.

Dengan keahlian mereka, Anda juga dapat berupaya memperluas keuntungan Anda secara bertanggung jawab. Misalnya, meningkatkan PTO Anda (kebijakan cuti berbayar), agar bisnis Anda lebih menggiurkan bagi calon karyawan.

Mintalah manajer SDM dan penggajian bekerja bersama

Jika Anda memiliki manajer SDM, akan menguntungkan bisnis Anda untuk menghubungkan mereka dan manajer penggajian.

Karena SDM adalah jembatan antara perusahaan dan karyawan, mereka dilengkapi dengan semua keahlian yang diperlukan untuk menyampaikan informasi di antara keduanya. Mereka dapat mempelajari tentang proses penggajian jika seorang karyawan ingin mempelajari lebih lanjut tentang gaji atau tunjangan mereka, atau meneruskan pertanyaan dan kekhawatiran mereka kepada manajer penggajian.

Pertimbangkan untuk menyewa agen eksternal

Nasihat ini ditujukan kepada pemilik bisnis yang memiliki kontraktor selain karyawan tetap. Karena kontraktor dan pekerja lepas memerlukan banyak dokumentasi yang berbeda, akan sulit untuk mengikuti semuanya.

Manajer penggajian masih dapat membantu Anda dalam hal ini, tetapi jika Anda tidak ingin mempekerjakan orang lain, Anda dapat mengalihdayakan pekerjaan dari agen. Meskipun Anda tidak memiliki orang yang ditunjuk untuk menangani semuanya, penggajian yang dikelola melalui agen juga dapat memperoleh manfaat dengan:

• Anda tidak perlu khawatir tentang perangkat lunak pengolah penggajian;
• Tidak harus melalui proses perekrutan;
• Menyediakan kumpulan orang-orang terampil yang berfokus pada perusahaan Anda;
• Biaya perawatannya lebih murah;
• Memberi Anda informasi terbaru tentang undang-undang pajak dan perubahan peraturan.

Pada akhirnya, apakah Anda harus melakukan manajemen penggajian internal atau outsourcing tergantung pada ukuran bisnis, skalabilitas, dan keuangan Anda, tentu saja.

Bersikaplah transparan tentang prosesnya

Terakhir, namun tidak kalah pentingnya, Anda ingin transparan tentang seluruh proses penggajian. Tidak ada salahnya jika karyawan mengetahui pajak mana yang dibayar, bagaimana undang-undang ketenagakerjaan memengaruhi gaji dan kontrak mereka, hingga ke jadwal penggajian (saat Anda mulai mengajukan dan memproses dokumen, hingga saat gaji didistribusikan).

Anda dapat menjadwalkan pertemuan kantor (singkat) sesekali dengan manajer penggajian untuk menjelaskan prosesnya, menjawab pertanyaan dan kekhawatiran, dan menawarkan konsultasi 1:1. Upah tidak boleh menjadi topik yang tabu, dan semakin banyak karyawan yang terlibat dalam bagaimana gaji mereka diproses dan didistribusikan, semakin banyak kepercayaan yang mereka miliki terhadap Anda dan bisnis secara keseluruhan.

Kesimpulan

Praktik penggajian terbaik seringkali yang paling sederhana — atau setidaknya, sesederhana mungkin. Kekhawatiran terbesar Anda adalah

• melacak undang-undang dan peraturan yang mengamanatkan bagaimana dan kapan Anda seharusnya membayar upah dan tunjangan, dan
• memastikan semua kontrak, waktu kerja, dan data tambahan Anda ada di satu tempat dan terbaru.

Perangkat lunak pelacak waktu yang baik dan konsultan penggajian dapat membantu Anda mengelola keduanya. Tetapi, jika Anda mampu, mempekerjakan manajer penggajian, atau agen akan menurunkan sebagian besar pekerjaan dan mengakibatkan stres kepada seseorang yang ahli.