Cómo administrar la nómina para su pequeña empresa

La gestión de la nómina es un proceso complicado que debe realizarse desde el principio. Para las pequeñas empresas, es especialmente estresante, ya que requiere el conocimiento de una gran cantidad de regulaciones y leyes. Para colmo, maneja el sustento de todos los que están bajo su empleo, lo cual no es poca cosa. Por lo tanto, la nómina en sí misma requiere un trabajo meticuloso y mantenimiento de datos. Con lo cual estamos aquí para ayudar.

Entonces, en esta publicación de blog, lo guiamos a través de los aspectos esenciales de cómo administrar la nómina para su pequeña empresa.

¿Qué es la gestión de nómina?

La gestión de nómina es el proceso de cálculo y distribución de la nómina, manteniéndose al día con las leyes y regulaciones compensatorias, impuestos, etc. También incluye la evaluación y los cálculos de horas extras, el horario flexible y otros detalles relacionados con los salarios.

Todo esto se hace para asegurarse de que sus empleados reciban una compensación justa y puntual.

Dos formas de administrar su nómina

No todos los salarios son iguales, ya que existen diferentes tipos de empleados, especialmente en la industria del trabajo del conocimiento. Dependiendo de su industria, el cálculo y el pago de salarios pueden incluir:

• Salario salarial (empleados a tiempo completo, con mayor frecuencia trabajando en el sitio);
• Salario por hora (contratistas y autónomos);
• Comisión (contratistas y autónomos);
• Salario de propinas (industrias de alimentos y servicios);
• Tiempo extraordinario;
• Tiempo libre pagado.

Pero, si su negocio depende principalmente de los trabajadores del conocimiento, por lo general le resultará más fácil. En este caso, hay dos formas de pagar a sus empleados:

1. Semanal o mensual para trabajadores de tiempo completo, y
2. Nómina de trabajadores eventuales (contratados en función de la demanda, normalmente consultores y autónomos, no vinculados a la empresa).

Existen diferencias sustanciales entre contratistas, autónomos y empleados, por lo que decidir quién es quién podría ser el mejor primer paso. Conozca quién necesita qué papeleo, cómo se les paga por las horas extra, si son elegibles para el tiempo libre y cuándo. Las fallas en este departamento pueden dar lugar a demandas de los empleados.

Consejos sobre cómo administrar la nómina para una pequeña empresa

Varios muslos clave son necesarios para una gestión de nómina exitosa y efectiva. Los formularios de impuestos deben presentarse a tiempo, las horas de trabajo y el seguimiento de las horas extra, los contratos deben revisarse minuciosamente, etc. Echemos un vistazo a cada aspecto del proceso de nómina y cómo hacerlo.

Mantenga los documentos de nómina bajo control

Aunque muchos de los que lean esto probablemente sepan qué documentos se necesitan para la nómina, siempre es bueno refrescar la memoria. Además, ayuda a solidificar el cronograma, por lo que el proceso es más fácil.

Resuelva el papeleo de incorporación lo antes posible

Los contratos requeridos para cada nuevo empleado incluyen:

1. W-4 para empleados de tiempo completo y W-9 para autónomos y contratistas;
2. Formulario I9 (máximo 3 días después de la fecha de contratación);
3. formulario de autorización de depósito directo;

Cada uno de estos documentos de legislación fiscal y laboral tiene sus propios plazos de presentación anuales. Establezca un cronograma personalizado que le permita saber, con semanas de anticipación, cuándo se acerca la fecha límite, para que pueda ordenar sus documentos a tiempo.

Ordenar el papeleo relacionado con los beneficios de los empleados

Además, si está cubriendo los beneficios y el seguro de los empleados, también tendrá que pensar en el tiempo libre pagado, la licencia por enfermedad, el pago de horas extra, el seguro de vida/médico, el plan de pensiones, etc.

La mayor parte de esta información, como la licencia por enfermedad, el tiempo libre, las vacaciones y las horas extra, se puede rastrear en un software de seguimiento de tiempo. La mejor parte de digitalizar estos datos es que no importa a qué hora los necesite, con solo unos pocos clics genera un informe completo con todos los números necesarios.

Manténgase al día con las leyes laborales y las normas fiscales

No hace falta decir que lo mejor para todos (especialmente para el propietario de un negocio) es mantenerse al día con todos los cambios, ya sean regulaciones fiscales o leyes laborales. Un artículo de Forbes de su propio Business Council dio consejos invaluables a los propietarios de pequeñas empresas. Entre ellos, nos gustaría destacar algunos:

• Contrate a un consejero, alguien con experiencia, que lo ayudará a evitar cualquier trampa que podría terminar costándole miles, si no cientos de miles en honorarios;
• Reúnase con sus consultores regularmente, ya sea semanal o mensualmente;
• Regístrese para recibir actualizaciones de boletines informativos o marcar sitios web: como lo menciona Jennifer Coy en el mismo artículo, tan pronto como se aprueba una ley y está por escrito, es hora de actuar. Esperar un video de YouTube o un reportaje de alguna editorial digital ya puede ser demasiado tarde.

Incluso estos tres consejos por sí solos podrían ser suficientes para mantenerse actualizado para su pequeña empresa. Sin embargo, le recomendamos encarecidamente que lea el artículo, ya que es sencillo y explica con detalles mínimos todo lo que necesita saber.

Tener un tiempo de nómina establecido

En primer lugar, es probable que tenga un día de pago específico para todos sus empleados. Ya sea mensual, semanal o cada dos semanas. Tener una fecha establecida como esta hace que sea más fácil programar todas las demás tareas de nómina, a medida que trabaja en torno a ellas.

Es importante verificar cuál es el número mínimo legalmente requerido de días de pago para su país. Si la ley exige que pague a sus empleados dos veces al mes, debe saberlo. Porque si está pagando con menos frecuencia que el mínimo, entonces se enfrenta a repercusiones legales.

Por ejemplo, en Nueva York, la ley establece que a los trabajadores manuales se les debe pagar semanalmente, mientras que a los trabajadores administrativos se les paga dos veces al mes.

Mantenga sus registros limpios y seguros mediante el seguimiento del tiempo

El mayor problema con la mayoría de los procesos de gestión de nómina es la falta de un mantenimiento de registros adecuado. Ser más preciso:

• Seguimiento de asistencia a través de lápiz y papel;
• Seguimiento del tiempo con una hoja de cálculo que requiere entrada manual;
• Software de seguimiento de tiempo que solo tiene funciones básicas.

En la industria del conocimiento actual, todas las empresas necesitan un rastreador de tiempo de nómina confiable y sólido. Porque además de las siguientes horas trabajadas, también puede hacer que la nómina sea mucho más fácil al:

• Seguimiento de gastos y progreso del proyecto;
• Tener la capacidad de separar las horas facturables y no facturables;
• Obtener información sobre qué áreas le cuestan más frente a las que cuestan menos;
• Cuánto tiempo dedica su equipo a cada aspecto del proyecto, lo que afecta las finanzas en general;
• Generación de facturas, informes y mucho más.

Los rastreadores de tiempo de larga data como Clockify pueden ayudar a su negocio al descargar todas las tareas difíciles y tediosas. Todo lo que tiene que hacer es instruir a sus empleados sobre cómo realizar un seguimiento de su tiempo y ¡listo! Toda la información posible que necesitará para una nómina fácil y sin complicaciones.

Asignar un administrador de nómina

Los gerentes de nómina son personas cuya experiencia es la financiación empresarial y los recursos humanos. Se ocupan exclusivamente de la nómina y supervisan adicionalmente a cualquier personal relacionado (si lo tiene).

Si no desea contratar asesores y contadores por separado, siempre puede contratar a una persona para que haga todo eso por usted. Un administrador de nómina mantendrá todos los documentos bajo control, lo actualizará sobre los cambios en los impuestos y las leyes laborales, calculará los salarios, las horas extra, los seguros y los beneficios, y comunicará cualquier cambio necesario en el contrato y la nómina con el empleado.

Con su experiencia, también puede trabajar para expandir sus beneficios de manera responsable. Por ejemplo, mejorar su PTO (política de tiempo libre pagado), para que su negocio sea más atractivo para los empleados potenciales.

Haga que los gerentes de recursos humanos y de nómina trabajen juntos

Si tiene un gerente de recursos humanos, sería beneficioso para su empresa conectarlo con el gerente de nómina.

Dado que Recursos Humanos es el puente entre la empresa y los empleados, están equipados con toda la experiencia necesaria para transmitir información entre los dos. Pueden obtener información sobre el proceso de nómina en caso de que un empleado desee obtener más información sobre su salario o beneficios, o enviar sus preguntas e inquietudes al administrador de nómina.

Considere contratar una agencia externa

Este consejo va para los dueños de negocios que tienen contratistas además de empleados de tiempo completo. Dado que los contratistas y los autónomos requieren una gran cantidad de documentación diferente, puede ser difícil mantenerse al día con todo.

Los administradores de nómina aún pueden ayudarlo en este sentido, pero si no desea contratar a otra persona, puede subcontratar el trabajo de una agencia. Aunque no tenga una persona designada internamente para manejar todo, la nómina administrada a través de una agencia también puede beneficiarse al:

• No tener que preocuparse por el software de procesamiento de nómina;
• No tener que pasar por un proceso de contratación;
• Proporcionar un grupo de personas capacitadas enfocadas en su empresa;
• Cuesta menos mantenerlo;
• Mantenerlo actualizado sobre cualquier cambio en las leyes y regulaciones tributarias.

Al final, si debe realizar la gestión de la nómina internamente o subcontratarla, depende del tamaño, la escalabilidad y las finanzas de su empresa, por supuesto.

Sea transparente sobre el proceso

Por último, pero no menos importante, desea ser transparente sobre todo el proceso de nómina. No hay nada de malo en que los empleados sepan qué impuestos se pagan, cómo las leyes laborales afectan su pago y contratos, hasta el cronograma de nómina (desde que comienza a archivar y procesar documentos, hasta el momento en que se distribuyen los salarios).

Puede programar reuniones ocasionales (breves) en toda la oficina con el gerente de nómina para explicar el proceso, responder preguntas e inquietudes y ofrecer consultas 1: 1. Los salarios nunca deben ser un tema tabú, y cuanto más involucrados estén los empleados en cómo se procesa y distribuye su pago, más confianza tendrán en usted y en el negocio en general.

Conclusión

La mejor práctica de nómina es a menudo la más simple, o al menos, tan simple como puede permitir. Sus mayores preocupaciones son

• hacer un seguimiento de las leyes y reglamentos que exigen cómo y cuándo se supone que debe pagar salarios y beneficios, y
• asegurándose de que todos sus contratos, tiempo de trabajo y datos adicionales estén en un solo lugar y actualizados.

Un buen software de seguimiento del tiempo y un consultor de nómina pueden ayudarlo a administrar ambos. Pero, si puede, contratar a un administrador de nómina o una agencia descargaría la mayor parte del trabajo y el estrés resultante a alguien que es un experto.