如何為您的小型企業管理工資單

工資管理是一個棘手的過程，需要從一開始就完成。 對於小型企業來說，這尤其容易引起壓力，因為它需要了解大量的法規和法律。 最重要的是，你處理你所僱用的每個人的生計，這不是一件小事。 因此，工資單本身就需要細緻的工作和數據保存。 我們在這里為您提供幫助。

因此，在這篇博文中，我們將指導您了解如何為您的小型企業管理工資單的要點。

什麼是工資管理？

工資管理是計算和分配工資的過程，與補償性法律法規、稅收等保持同步。它還包括加班評估和計算、彈性時間以及與工資有關的其他細節。

這一切都是為了確保您的員工得到公平和準時的報酬。

管理工資單的兩種途徑

並非所有的工資都是一樣的，因為有不同類型的員工，尤其是在知識工作行業。 根據您的行業，工資計算和支付可能包括：

• 工資工資（全職員工，最常在現場工作）；
• 時薪（承包商和自由職業者）；
• 佣金（承包商和自由職業者）；
• 小費工資（食品和服務行業）；
• 隨著時間的推移;
• 帶薪休假。

但是，如果您的業務主要依賴於知識工作者，您通常會過得更輕鬆。 在這種情況下，有兩種方式來支付您的員工：

1. 全職員工每週或每月一次，以及
2. 臨時工的工資單（根據需求僱用，通常是顧問和自由職業者，與公司無關）。

承包商、自由職業者和僱員之間存在很大差異，因此找出誰是最好的第一步。 了解誰需要哪些文書工作、他們如何支付加班費、他們是否有資格休假以及何時。 該部門的失誤可能導致員工訴訟。

有關如何管理小型企業工資單的提示

成功和有效的工資管理需要幾個關鍵的大腿。 報稅表需要及時提交，工作時間和加班時間跟踪，合同徹底檢查等。讓我們來看看工資單流程的各個方面以及如何進行。

檢查工資單文件

儘管許多閱讀本文的人可能知道工資單需要哪些文件，但刷新記憶總是好的。 此外，它有助於鞏固時間表，因此過程更容易。

盡快整理入職文書工作

每位新員工所需的合同包括：

1. W-4 適用於全職員工，W-9 適用於自由職業者和承包商；
2. 表格 I9（招聘日期後最多 3 天）；
3. 直接存款授權表；

這些稅法和勞動法文件中的每一個都有其每年提交的截止日期。 設置自定義時間表，提前幾週讓您知道截止日期臨近，以便您及時整理文件。

整理與員工福利有關的文書工作

此外，如果您涵蓋員工福利和保險，您還必須考慮帶薪休假、病假、加班工資、人壽/健康保險、養老金計劃等。

大多數此類信息，如病假、休假、假期和加班，都可以在時間跟踪軟件中進行跟踪。 將這些數據數字化的最好之處在於，無論您何時需要它，只需單擊幾下，即可生成包含所有必要數字的完整報告。

及時了解勞動法和稅收法規

不用說，及時了解任何和所有變化——無論是稅收法規還是勞動法，都符合每個人的最大利益（尤其是企業主的利益）。 他們自己的商業委員會的一篇福布斯文章為小企業主提供了寶貴的建議。 其中，我們想挑出幾個：

• 聘請顧問 - 具有專業知識的人，他將幫助您避免任何可能最終花費您數千甚至數十萬費用的陷阱；
• 定期與您的顧問會面——每週或每月一次；
• 註冊時事通訊更新或為網站添加書籤——正如 Jennifer Coy 在同一篇文章中提到的那樣，一旦法律通過並以書面形式出現，就該採取行動了。 等待 YouTube 視頻或一些數字社論的報告可能已經太晚了。

即使僅這三個提示也足以讓您的小型企業保持最新狀態。 但是，我們強烈建議您閱讀這篇文章，因為它簡單明了，並以最少的細節解釋了您需要了解的所有內容。

有固定的發薪時間

首先，您可能對所有員工都有特定的支付日。 無論是每月、每週還是每兩週。 設置這樣的日期可以更輕鬆地安排所有其他工資單任務，因為您可以解決它。

檢查您所在國家/地區法律要求的最低發薪日數是很重要的。 如果法律要求您每月向員工支付兩次工資，您必須知道。 因為如果您支付的頻率低於最低限度，那麼您將面臨法律後果。

例如，在紐約，法律規定體力勞動者需要每週支付工資，而文員則每月支付兩次。

通過跟踪時間保持您的記錄整潔和安全

大多數工資管理流程的最大問題是缺乏適當的記錄保存。 更準確地說：

• 通過筆和紙進行考勤跟踪；
• 使用需要手動輸入的電子表格跟踪時間；
• 只有基本功能的時間跟踪軟件。

在當今的知識行業，每個企業都需要一個可靠、強大的工資單時間跟踪器。 因為除了以下工作時間之外，您還可以通過以下方式簡化工資單：

• 跟踪費用和項目進度；
• 能夠區分計費和非計費時間；
• 深入了解哪些領域的成本最高和最低；
• 您的團隊在項目的各個方面花費了多少時間，從而影響整體財務；
• 生成發票、報告等。

像 Clockify 這樣長期存在的時間跟踪器可以通過卸載所有困難和乏味的任務來幫助您的業務。 您所要做的就是指導您的員工如何跟踪他們的時間 - 瞧！ 輕鬆無憂的工資單所需的所有可能信息。

分配工資單經理

薪資經理是專長於商業財務和人力資源的人。 他們專門處理工資單，並監督任何相關員工（如果有的話）。

如果您不想聘請單獨的顧問和會計師，您可以隨時找人為您完成所有這些工作。 工資單經理將檢查所有文件，向您更新稅收和勞動法的變化，計算工資、加班費、保險和福利，並與員工溝通任何必要的合同和工資單變化。

憑藉他們的專業知識，您還可以負責任地擴大您的福利。 例如，改進您的 PTO（帶薪休假政策），使您的企業對潛在員工更具吸引力。

讓 HR 和薪資經理一起工作

如果您有人力資源經理，那麼將他們與薪資經理聯繫起來對您的企業有利。

由於 HR 是公司和員工之間的橋樑，因此他們具備在兩者之間傳遞信息所需的所有專業知識。 他們可以了解工資核算流程，以防員工想要了解更多關於他們的薪水或福利的信息，或者將他們的問題和疑慮轉發給工資單經理。

考慮聘請外部機構

該建議適用於除全職員工外還有承包商的企業主。 由於承包商和自由職業者需要大量不同的文檔，因此很難跟上這一切。

薪資經理仍然可以在這方面為您提供幫助，但如果您不想僱用其他人，您可以將工作外包給代理機構。 即使您沒有指定的內部人員來處理所有事情，通過代理管理工資單也可以通過以下方式受益：

• 不用擔心工資單處理軟件；
• 無需經過招聘流程；
• 提供一批專注於貴公司的技術人才；
• 維護成本更低；
• 讓您隨時了解任何稅法和法規的變化。

最後，當然，您是否應該進行內部工資管理或外包取決於您的業務規模、可擴展性和財務狀況。

對過程保持透明

最後但並非最不重要的一點是，您希望對整個薪資流程保持透明。 員工知道正在支付哪些稅款、勞動法如何影響他們的工資和合同、直至工資表（當您開始提交和處理文件時，直到工資分配的那一刻），這並沒有什麼壞處。

您可以與薪資經理安排不定期的（簡短的）全辦公室會議，以解釋流程，回答任何問題和疑慮，並提供 1:1 諮詢。 工資永遠不應該是一個禁忌話題，員工對工資的處理和分配方式越多，他們對你和整個企業的信任就越大。

結論

最好的薪資實踐通常是最簡單的——或者至少是盡可能簡單的。 您最大的擔憂是

• 跟踪規定您應該如何以及何時支付工資和福利的法律法規，以及
• 確保您的所有合同、工作時間和其他數據都在一個地方並且是最新的。

一個好的時間跟踪軟件和工資顧問可以幫助您管理這兩者。 但是，如果你有能力，僱用一名薪資經理或代理機構將把大部分工作和壓力轉移給專家。