Как управлять фондом заработной платы для вашего малого бизнеса

Управление расчетом заработной платы — сложный процесс, который необходимо выполнять с самого начала. Для малого бизнеса это особенно стрессово, так как требует знания большого количества правил и законов. В довершение ко всему, вы управляете средствами к существованию всех, кто работает на вас, что немаловажно. Итак, расчет заработной платы сам по себе требует кропотливой работы и ведения данных. С чем мы здесь, чтобы помочь.

Итак, в этом сообщении блога мы познакомим вас с основами управления заработной платой для вашего малого бизнеса.

Что такое управление заработной платой?

Управление начислением заработной платы — это процесс расчета и распределения заработной платы, обновления компенсационных законов и нормативных актов, налогов и т. Д. Он также включает оценку и расчеты сверхурочной работы, гибкое время и другие детали, касающиеся заработной платы.

Все это делается для того, чтобы ваши сотрудники получали справедливую и своевременную компенсацию.

Два способа управления вашей заработной платой

Не все заработные платы одинаковы, поскольку существуют разные типы сотрудников, особенно в сфере умственного труда. В зависимости от вашей отрасли расчет заработной платы и выплаты могут включать:

• Заработная плата (штатные сотрудники, чаще всего работающие на месте);
• Почасовая оплата (подрядчики и фрилансеры);
• Комиссия (подрядчики и фрилансеры);
• Чаевые (пищевая промышленность и сфера услуг);
• Со временем;
• Оплачиваемый отпуск.

Но если ваш бизнес в основном зависит от работников умственного труда, вам, как правило, будет легче. В этом случае есть два способа оплаты труда ваших сотрудников:

1. Еженедельно или ежемесячно для работников, работающих полный рабочий день, и
2. Заработная плата заемных работников (нанимаемых по запросу, обычно это консультанты и фрилансеры, не привязанные к компании).

Существуют существенные различия между подрядчиками, фрилансерами и наемными работниками, поэтому лучше сначала разобраться, кто есть кто. Узнайте, кому какие документы нужны, как им оплачивается сверхурочная работа, имеют ли они право на отпуск и когда. Пробелы в этом отделе могут привести к судебным искам сотрудников.

Советы по управлению заработной платой для малого бизнеса

Для успешного и эффективного управления фондом заработной платы необходимы несколько ключевых направлений. Налоговые формы должны быть представлены вовремя, рабочие часы и сверхурочные отслеживаются, контракты тщательно проверяются и т. д. Давайте рассмотрим каждый аспект процесса начисления заработной платы и то, как это сделать.

Держите документы по заработной плате под контролем

Хотя многие из вас, читающих это, вероятно, знают, какие документы необходимы для расчета заработной платы, всегда полезно освежить память. Кроме того, это помогает укрепить график, поэтому процесс становится проще.

Разберитесь с регистрационными документами как можно скорее

Контракты, необходимые для каждого нового сотрудника, включают:

1. W-4 для штатных сотрудников и W-9 для фрилансеров и подрядчиков;
2. Форма I9 (максимум 3 дня после даты приема на работу);
3. Форма авторизации прямого депозита;

Каждый из этих налоговых и трудовых документов имеет свои сроки подачи на ежегодной основе. Настройте собственное расписание, которое будет сообщать вам за несколько недель о приближении крайнего срока, чтобы вы могли вовремя разобраться со своими документами.

Разберитесь с документами, касающимися вознаграждения сотрудников

Кроме того, если вы покрываете пособия и страхование сотрудников, вам также придется подумать об оплачиваемом отпуске, отпуске по болезни, оплате сверхурочных, страховании жизни/здоровья, пенсионном плане и т. д.

Большую часть этой информации, например, больничный, отгул, отпуск и сверхурочную работу, можно отслеживать с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени. Самое приятное в оцифровке этих данных заключается в том, что независимо от того, в какое время они вам понадобятся, всего за несколько кликов вы создадите подробный отчет со всеми необходимыми цифрами.

Будьте в курсе трудового законодательства и налогового законодательства

Излишне говорить, что в интересах каждого (особенно владельца бизнеса) быть в курсе любых изменений — будь то налоговые правила или трудовое законодательство. В одной статье Forbes их собственный Деловой совет дал бесценные советы владельцам малого бизнеса. Среди них мы хотели бы выделить несколько:

• Наймите консультанта — кого-то с опытом, который поможет вам избежать любых ловушек, которые могут стоить вам тысяч, если не сотен тысяч гонораров;
• Регулярно встречайтесь со своими консультантами — будь то еженедельно или ежемесячно;
• Подпишитесь на обновления новостной рассылки или добавьте веб-сайты в закладки — как отмечает Дженнифер Кой в той же статье, как только закон принят и находится в письменном виде, пора действовать. Ждать видео на YouTube или репортажа из какой-нибудь цифровой редакции может быть уже слишком поздно.

Даже этих трех советов может быть достаточно, чтобы оставаться в курсе событий для вашего малого бизнеса. Тем не менее, мы настоятельно рекомендуем прочитать статью, так как она проста и объясняет с минимальными подробностями все, что вам нужно знать.

Иметь установленное время выплаты заработной платы

Прежде всего, у вас, вероятно, есть определенный день выплаты для всех ваших сотрудников. Будь то ежемесячно, еженедельно или каждые две недели. Наличие такой установленной даты упрощает планирование всех остальных задач по начислению заработной платы, когда вы работаете над этим.

Важно проверить, какое минимальное количество дней выплаты жалованья требуется по закону для вашей страны. Если закон требует, чтобы вы платили своим работникам два раза в месяц, вы должны знать. Потому что, если вы платите реже, чем минимум, вы столкнетесь с юридическими последствиями.

Например, в Нью-Йорке закон гласит, что работникам физического труда нужно платить еженедельно, а канцелярским работникам — два раза в месяц.

Держите свои записи в чистоте и безопасности, отслеживая время

Самая большая проблема с большинством процессов управления заработной платой — это отсутствие надлежащего учета. Чтобы быть более точным:

• Отслеживание посещаемости с помощью ручки и бумаги;
• Отслеживание времени с помощью электронной таблицы, которая требует ручного ввода;
• Программное обеспечение для отслеживания времени, которое имеет только основные функции.

Сегодня в индустрии знаний каждому бизнесу нужен надежный и надежный счетчик рабочего времени для расчета заработной платы. Потому что, помимо отработанных часов, вы также можете значительно упростить начисление заработной платы:

• Отслеживание расходов и хода проекта;
• Возможность разделения оплачиваемых и неоплачиваемых часов;
• Получение информации о том, какие области стоят вам больше всего, а какие меньше всего;
• Сколько времени ваша команда тратит на каждый аспект проекта, влияя на финансы в целом;
• Создание счетов, отчетов и многое другое.

Давние трекеры времени, такие как Clockify, могут помочь вашему бизнесу, разгрузив все сложные и утомительные задачи. Все, что вам нужно сделать, это проинструктировать своих сотрудников, как отслеживать свое время, и — вуаля! Вся возможная информация, которая вам понадобится для простого и беспроблемного начисления заработной платы.

Назначить менеджера по заработной плате

Менеджеры по расчету заработной платы — это люди, специализирующиеся на финансах бизнеса и человеческих ресурсах. Они занимаются исключительно расчетом заработной платы, дополнительно контролируя любой связанный с этим персонал (если он у вас есть).

Если вы не хотите нанимать отдельных консультантов и бухгалтеров, вы всегда можете нанять человека, который сделает все это за вас. Менеджер по заработной плате будет держать все документы под контролем, информировать вас об изменениях в налогах и трудовом законодательстве, рассчитывать заработную плату, сверхурочные, страховки и льготы, а также сообщать сотруднику обо всех необходимых изменениях в контракте и платежной ведомости.

Благодаря их опыту вы также можете ответственно работать над расширением своих преимуществ. Например, улучшив PTO (политику оплачиваемых выходных), чтобы сделать ваш бизнес более привлекательным для потенциальных сотрудников.

Совместная работа менеджеров по персоналу и отдела расчета заработной платы

Если у вас есть менеджер по персоналу, вашему бизнесу будет полезно связать его с менеджером по заработной плате.

Поскольку HR — это мост между компанией и сотрудниками, они обладают всеми необходимыми знаниями для передачи информации между ними. Они могут узнать о процессе расчета заработной платы, если сотрудник хочет узнать больше о своей заработной плате или льготах, или направить свои вопросы и опасения менеджеру по заработной плате.

Рассмотрите возможность найма внешнего агентства

Этот совет адресован владельцам бизнеса, у которых помимо штатных сотрудников есть подрядчики. Поскольку подрядчикам и фрилансерам требуется множество различной документации, уследить за всем этим может быть сложно.

Менеджеры по расчету заработной платы все еще могут помочь вам в этом отношении, но если вы не хотите нанимать другого человека, вы можете передать работу на аутсорсинг агентству. Несмотря на то, что у вас нет назначенного лица, которое бы занималось всем, управляемый расчет заработной платы через агентство также может принести пользу:

• Вам не нужно беспокоиться о программном обеспечении для расчета заработной платы;
• Отсутствие необходимости проходить процедуру найма;
• Предоставление пула квалифицированных специалистов, ориентированных на вашу компанию;
• Меньше затрат на обслуживание;
• Информирование вас о любых изменениях налогового законодательства и нормативных актов.

В конце концов, следует ли вам заниматься управлением заработной платой собственными силами или отдать на аутсорсинг, конечно же, зависит от размера вашего бизнеса, масштабируемости и финансов.

Будьте прозрачны в процессе

И последнее, но не менее важное: вы хотите быть прозрачным в отношении всего процесса расчета заработной платы. Нет ничего плохого в том, чтобы сотрудники знали, какие налоги платятся, как трудовое законодательство влияет на их зарплату и контракты, вплоть до графика начисления заработной платы (от начала подачи и обработки документов до момента распределения заработной платы).

Вы можете запланировать периодические (краткие) встречи в масштабах офиса с менеджером по заработной плате, чтобы объяснить процесс, ответить на любые вопросы и проблемы и предложить консультации 1: 1. Заработная плата никогда не должна быть табуированной темой, и чем больше сотрудники вовлечены в то, как обрабатывается и распределяется их заработная плата, тем больше они будут доверять вам и бизнесу в целом.

Вывод

Лучшая практика расчета заработной платы часто является самой простой — или, по крайней мере, настолько простой, насколько это возможно. Ваши самые большие опасения

• отслеживать законы и правила, определяющие, как и когда вы должны выплачивать заработную плату и пособия, и
• убедитесь, что все ваши контракты, рабочее время и дополнительные данные находятся в одном месте и актуальны.

Хорошее программное обеспечение для учета рабочего времени и консультант по расчету заработной платы могут помочь вам справиться с обоими задачами. Но, если вы в состоянии нанять менеджера по заработной плате или агентство, вы переложите большую часть работы и связанного с этим стресса на кого-то, кто является экспертом.