So verwalten Sie die Gehaltsabrechnung für Ihr kleines Unternehmen

Die Lohnbuchhaltung ist ein kniffliger Prozess, der von Anfang an erledigt werden muss. Für kleine Unternehmen ist es besonders stressig, da es die Kenntnis einer Vielzahl von Vorschriften und Gesetzen erfordert. Um das Ganze abzurunden, kümmern Sie sich um den Lebensunterhalt aller unter Ihrer Anstellung, was keine Kleinigkeit ist. Die Gehaltsabrechnung an sich erfordert also akribische Arbeit und Datenpflege. Wobei wir hier sind, um Ihnen zu helfen.

In diesem Blog-Beitrag führen wir Sie also durch die Grundlagen zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung für Ihr kleines Unternehmen.

Was ist Lohnbuchhaltung?

Die Gehaltsabrechnung ist der Prozess der Berechnung und Verteilung der Gehaltsabrechnung, der Aktualisierung von Ausgleichsgesetzen und -vorschriften, Steuern usw. Sie umfasst auch die Bewertung und Berechnung von Überstunden, Gleitzeit und andere Details in Bezug auf Löhne.

Dies alles geschieht, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter fair und pünktlich entlohnt werden.

Zwei Wege zur Verwaltung Ihrer Gehaltsabrechnung

Nicht alle Löhne sind gleich, da es verschiedene Arten von Arbeitnehmern gibt, insbesondere in der Wissensarbeitsbranche. Abhängig von Ihrer Branche kann die Lohnberechnung und -auszahlung Folgendes umfassen:

• Gehaltslohn (Vollzeitbeschäftigte, meistens vor Ort tätig);
• Stundenlohn (Auftragnehmer und Freiberufler);
• Provision (Auftragnehmer und Freiberufler);
• Trinkgeld (Lebensmittel- und Dienstleistungsindustrie);
• Im Laufe der Zeit;
• Bezahlter Urlaub.

Wenn Ihr Geschäft jedoch hauptsächlich von den Wissensarbeitern abhängt, haben Sie es normalerweise leichter. In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten, Ihre Mitarbeiter zu bezahlen:

1. Wöchentlich oder monatlich für Vollzeitbeschäftigte und
2. Gehaltsabrechnung für Zeitarbeiter (nach Bedarf eingestellt, in der Regel Berater und Freiberufler, nicht an das Unternehmen gebunden).

Es gibt erhebliche Unterschiede zwischen Auftragnehmern, Freiberuflern und Angestellten, daher ist es vielleicht der beste erste Schritt, herauszufinden, wer wer ist. Erfahren Sie, wer welchen Papierkram benötigt, wie Überstunden bezahlt werden, ob sie Anspruch auf Freizeit haben und wann. Versäumnisse in dieser Abteilung können zu Mitarbeiterklagen führen.

Tipps zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung für ein kleines Unternehmen

Für ein erfolgreiches und effektives Gehaltsabrechnungsmanagement sind mehrere Schlüsselelemente erforderlich. Steuerformulare müssen rechtzeitig eingereicht, Arbeitszeiten und Überstunden erfasst, Verträge gründlich geprüft usw. Schauen wir uns die einzelnen Aspekte des Gehaltsabrechnungsprozesses an und wie man dabei vorgeht.

Gehaltsabrechnungen im Blick behalten

Obwohl viele von Ihnen, die dies lesen, wahrscheinlich wissen, welche Dokumente für die Gehaltsabrechnung benötigt werden, ist es immer gut, Ihr Gedächtnis aufzufrischen. Außerdem hilft es, den Zeitplan zu festigen, sodass der Prozess einfacher wird.

Organisieren Sie den Onboarding-Papierkram so schnell wie möglich

Zu den für jeden neuen Mitarbeiter erforderlichen Verträgen gehören:

1. W-4 für Vollzeitbeschäftigte und W-9 für Freiberufler und Auftragnehmer;
2. Formular I9 (maximal 3 Tage nach dem Einstellungsdatum);
3. Autorisierungsformular für Direkteinzahlungen;

Jedes dieser steuer- und arbeitsrechtlichen Dokumente hat seine eigenen Abgabefristen auf jährlicher Basis. Richten Sie einen benutzerdefinierten Zeitplan ein, der Sie Wochen im Voraus darüber informiert, wann die Frist näher rückt, damit Sie Ihre Dokumente rechtzeitig sortieren können.

Sortieren Sie den Papierkram in Bezug auf Leistungen an Arbeitnehmer

Wenn Sie Leistungen und Versicherungen abdecken, müssen Sie außerdem an bezahlte Freizeit, Krankenstand, Überstundenlöhne, Lebens-/Krankenversicherung, Altersvorsorge usw. denken.

Die meisten dieser Informationen, wie Krankenstand, Freizeit, Urlaub und Überstunden, können in einer Zeiterfassungssoftware erfasst werden. Das Beste an der Digitalisierung dieser Daten ist, dass Sie, egal wann Sie sie benötigen, mit nur wenigen Klicks einen ausführlichen Bericht mit allen erforderlichen Zahlen erstellen.

Bleiben Sie über Arbeitsgesetze und Steuervorschriften auf dem Laufenden

Natürlich ist es im besten Interesse aller (insbesondere des Unternehmers), über alle Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben – seien es Steuervorschriften oder Arbeitsgesetze. Ein Forbes -Artikel ihres eigenen Business Council gab Kleinunternehmern unschätzbare Tipps. Unter ihnen möchten wir einige hervorheben:

• Engagieren Sie einen Berater – jemanden mit Fachwissen, der Ihnen hilft, Fallstricke zu vermeiden, die Sie am Ende Tausende, wenn nicht Hunderttausende an Gebühren kosten könnten;
• Treffen Sie sich regelmäßig mit Ihren Beratern – sei es wöchentlich oder monatlich;
• Melden Sie sich für Newsletter-Updates an oder bookmarken Sie Websites – wie Jennifer Coy im selben Artikel erwähnt, sobald ein Gesetz verabschiedet und schriftlich vorliegt, ist es Zeit zu handeln. Das Warten auf ein YouTube-Video oder einen Bericht einer digitalen Redaktion ist möglicherweise bereits zu spät.

Schon diese drei Tipps allein könnten ausreichen, um für Ihr kleines Unternehmen auf dem Laufenden zu bleiben. Wir empfehlen jedoch wärmstens, den Artikel durchzugehen, da er unkompliziert ist und alles, was Sie wissen müssen, in minimalen Details erklärt.

Haben Sie eine feste Abrechnungszeit

In erster Linie haben Sie wahrscheinlich einen bestimmten Auszahlungstag für alle Ihre Mitarbeiter. Egal ob monatlich, wöchentlich oder alle zwei Wochen. Ein festes Datum wie dieses macht es einfacher, jede andere Gehaltsabrechnungsaufgabe zu planen, während Sie sich darum kümmern.

Es ist wichtig zu prüfen, wie hoch die gesetzlich vorgeschriebene Mindestzahl an Zahltagen für Ihr Land ist. Wenn Sie gesetzlich verpflichtet sind, Ihre Mitarbeiter zweimal im Monat zu bezahlen, müssen Sie das wissen. Denn wer seltener als das Minimum auszahlt, dem drohen rechtliche Konsequenzen.

In New York zum Beispiel schreibt das Gesetz vor, dass Arbeiter wöchentlich bezahlt werden müssen, während Büroangestellte zweimal im Monat bezahlt werden müssen.

Halten Sie Ihre Aufzeichnungen ordentlich und sicher, indem Sie die Zeit verfolgen

Das größte Problem bei den meisten Gehaltsabrechnungsprozessen ist das Fehlen einer ordnungsgemäßen Aufzeichnung. Präziser sein:

• Anwesenheitsverfolgung per Stift und Papier;
• Verfolgen Sie die Zeit mit einer Tabelle, die manuelle Eingaben erfordert;
• Zeiterfassungssoftware, die nur über grundlegende Funktionen verfügt.

In der Wissensbranche benötigt heute jedes Unternehmen einen zuverlässigen, robusten Lohnzeit-Tracker. Denn neben den folgenden Arbeitsstunden können Sie auch die Lohnabrechnung so viel einfacher machen, indem Sie:

• Verfolgung von Ausgaben und Projektfortschritt;
• Die Möglichkeit, abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden zu trennen;
• Erhalten Sie einen Einblick, welche Bereiche Sie am meisten oder am wenigsten kosten;
• Wie viel Zeit Ihr Team für jeden Aspekt des Projekts aufwendet, was sich auf die Finanzen insgesamt auswirkt;
• Erstellen von Rechnungen, Berichten und vielem mehr.

Langjährige Zeiterfassung wie Clockify kann Ihrem Unternehmen helfen, indem Sie alle schwierigen und mühsamen Aufgaben auslagern. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre Mitarbeiter anzuweisen, wie sie ihre Zeit erfassen können, und – voila! Alle möglichen Informationen, die Sie für eine einfache und problemlose Gehaltsabrechnung benötigen.

Weisen Sie einen Lohnbuchhalter zu

Gehaltsabrechnungsmanager sind Personen, deren Fachgebiet Unternehmensfinanzierung und Personalwesen sind. Sie befassen sich ausschließlich mit der Gehaltsabrechnung und beaufsichtigen zusätzlich alle damit verbundenen Mitarbeiter (falls vorhanden).

Wenn Sie keine separaten Berater und Buchhalter einstellen möchten, können Sie jederzeit eine Person an Bord holen, die das alles für Sie erledigt. Ein Gehaltsabrechnungsmanager behält alle Dokumente im Auge, informiert Sie über Änderungen bei Steuern und Arbeitsgesetzen, berechnet Löhne, Überstunden, Versicherungen und Sozialleistungen und teilt dem Mitarbeiter alle erforderlichen Vertrags- und Gehaltsänderungen mit.

Mit ihrer Expertise können Sie zudem verantwortungsvoll am Ausbau Ihrer Benefits arbeiten. Beispielsweise die Verbesserung Ihrer PTO (Police für bezahlte Freizeit), um Ihr Unternehmen für potenzielle Mitarbeiter attraktiver zu machen.

Lassen Sie HR- und Payroll-Manager zusammenarbeiten

Wenn Sie einen Personalleiter haben, wäre es für Ihr Unternehmen von Vorteil, ihn und den Lohnbuchhalter zu verbinden.

Da die Personalabteilung die Brücke zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitern ist, ist sie mit allen notwendigen Fachkenntnissen ausgestattet, um Informationen zwischen den beiden weiterzugeben. Sie können sich über den Gehaltsabrechnungsprozess informieren, falls ein Mitarbeiter mehr über sein Gehalt oder seine Leistungen erfahren möchte, oder seine Fragen und Bedenken an den Gehaltsabrechnungsmanager weiterleiten.

Erwägen Sie die Beauftragung einer externen Agentur

Dieser Ratschlag richtet sich an Geschäftsinhaber, die neben Vollzeitbeschäftigten auch Auftragnehmer haben. Da Auftragnehmer und Freiberufler eine ganze Reihe unterschiedlicher Unterlagen benötigen, kann es schwierig werden, den Überblick zu behalten.

Lohnbuchhalter können Ihnen in dieser Hinsicht immer noch helfen, aber wenn Sie keine andere Person einstellen möchten, können Sie die Arbeit von einer Agentur auslagern. Auch wenn Sie intern keine bestimmte Person haben, die sich um alles kümmert, kann eine verwaltete Gehaltsabrechnung durch eine Agentur auch von folgenden Vorteilen profitieren:

• Sie müssen sich keine Gedanken über die Software zur Gehaltsabrechnung machen;
• Kein Einstellungsverfahren durchlaufen zu müssen;
• Bereitstellung eines Pools qualifizierter Mitarbeiter, die sich auf Ihr Unternehmen konzentrieren;
• Die Wartung kostet weniger;
• Wir halten Sie über alle Änderungen der Steuergesetze und Vorschriften auf dem Laufenden.

Letztendlich hängt es natürlich von Ihrer Unternehmensgröße, Skalierbarkeit und Finanzen ab, ob Sie die Gehaltsabrechnung intern durchführen oder auslagern sollten.

Seien Sie transparent über den Prozess

Nicht zuletzt möchten Sie Transparenz über den gesamten Gehaltsabrechnungsprozess haben. Es kann nicht schaden, wenn die Mitarbeiter wissen, welche Steuern gezahlt werden, wie sich die Arbeitsgesetze auf ihr Gehalt und ihre Verträge auswirken, bis hin zum Gehaltsplan (wenn Sie mit der Einreichung und Bearbeitung von Dokumenten beginnen, bis zu dem Moment, in dem die Löhne verteilt werden).

Sie können gelegentliche (kurze) büroweite Treffen mit dem Gehaltsabrechnungsmanager vereinbaren, um den Prozess zu erläutern, Fragen und Bedenken zu äußern und 1:1-Beratungen anzubieten. Löhne sollten niemals ein Tabuthema sein, und je mehr Mitarbeiter in die Verarbeitung und Verteilung ihrer Löhne eingebunden sind, desto mehr Vertrauen haben sie in Sie und das Unternehmen insgesamt.

Fazit

Die beste Gehaltsabrechnungspraxis ist oft die einfachste – oder zumindest so einfach wie möglich. Ihre größten Bedenken sind

• Verfolgen Sie die Gesetze und Vorschriften, die vorschreiben, wie und wann Sie Löhne und Leistungen zahlen sollen, und
• Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Verträge, Arbeitszeiten und zusätzlichen Daten an einem Ort und auf dem neuesten Stand sind.

Eine gute Zeiterfassungssoftware und ein Gehaltsabrechnungsberater können Ihnen dabei helfen, beides zu verwalten. Wenn Sie jedoch in der Lage sind, würde die Einstellung eines Gehaltsabrechnungsmanagers oder einer Agentur den größten Teil der Arbeit und den daraus resultierenden Stress auf jemanden übertragen, der ein Experte ist.