中小企業の給与を管理する方法

公開: 2022-05-07

給与管理はトリッキーなプロセスであり、最初から実行する必要があります。中小企業の場合、それは多くの規制や法律の知識を必要とするため、特にストレスを誘発します。それに加えて、あなたはあなたの雇用の下ですべての人の生計を処理します、それは小さなことではありません。したがって、給与自体には、細心の注意を払った作業とデータ管理が必要です。私たちがお手伝いします。

したがって、このブログ投稿では、中小企業の給与を管理する方法の基本について説明します。

給与管理とは何ですか？

給与管理は、給与の計算と分配のプロセスであり、補償法や規制、税金などを最新の状態に保ちます。また、残業の評価と計算、フレックスタイム、および賃金に関するその他の詳細も含まれます。

これはすべて、従業員が公平に、そして時間通りに報酬を受け取ることを確実にするために行われます。

給与を管理する2つの方法

特に知識労働業界では、従業員のタイプが異なるため、すべての賃金が同じというわけではありません。業界に応じて、賃金の計算と支払いには次のものが含まれます。

給与賃金（フルタイムの従業員、ほとんどの場合、現場で働く）;
時給（請負業者とフリーランサー）;
委員会（請負業者およびフリーランサー）;
チップ賃金（食品およびサービス産業）;
時間とともに;
有給休暇。

しかし、あなたのビジネスが主に知識労働者に依存している場合、あなたは通常、より簡単な時間を過ごすでしょう。この場合、従業員に支払う方法は2つあります。

フルタイムの労働者の場合は毎週または毎月、
派遣労働者の給与（需要に基づいて雇用され、通常はコンサルタントやフリーランサーであり、会社とは関係ありません）。

請負業者、フリーランサー、および従業員の間にはかなりの違いがあるため、誰が最良の最初のステップであるかを分類します。誰がどの事務処理を必要としているか、残業代の支払い方法、休暇の資格があるかどうか、いつかを知ることができます。この部門での失効は、従業員の訴訟につながる可能性があります。

中小企業の給与を管理する方法に関するヒント

給与管理を成功させるには、いくつかの重要な太ももが必要です。納税申告書は、時間内に提出し、労働時間と残業を追跡し、契約を徹底的にチェックする必要があります。給与プロセスの各側面とその実行方法を見てみましょう。

給与書類をチェックしてください

これを読んでいる多くの人はおそらく給与に必要な書類を知っていますが、記憶をリフレッシュすることは常に良いことです。その上、それはスケジュールを固めるのを助けるので、プロセスはより簡単です。

オンボーディング事務処理をできるだけ早く整理する

各新入社員に必要な契約は次のとおりです。

W-4はフルタイムの従業員用、W-9はフリーランサーと請負業者用。
フォームI9（採用日から最大3日後）;
直接預金承認フォーム;

これらの税法および労働法の各文書には、毎年提出する独自の期限があります。締め切りが迫っている数週間前に通知するカスタムスケジュールを設定して、ドキュメントを時間内に整理できるようにします。

従業員の福利厚生に関連する書類を整理する

さらに、従業員給付と保険をカバーしている場合は、有給休暇、病気休暇、残業代、生命/健康保険、年金制度などについても考慮する必要があります。

病気休暇、休暇、休暇、残業など、この情報のほとんどは、時間追跡ソフトウェアで追跡できます。このデータをデジタル化することの最大の利点は、必要なときにいつでも、数回クリックするだけで、必要なすべての数値を含む完全なレポートを生成できることです。

労働法と税法の最新情報を入手してください

言うまでもなく、税法であろうと労働法であろうと、あらゆる変更について最新の情報を入手することは、すべての人（特に事業主）の最善の利益になります。独自のビジネス評議会による1つのフォーブスの記事は、中小企業の所有者に貴重なヒントを与えました。その中で、いくつかを選びたいと思います。

カウンセラーを雇う—専門知識を持った人が、数十万とまではいかなくても数千の費用がかかる可能性のある落とし穴を回避するのに役立ちます。
コンサルタントと定期的に会ってください—毎週または毎月です。
ニュースレターの更新にサインアップするか、ウェブサイトをブックマークします— Jennifer Coyが同じ記事で言及しているように、法律が可決されて書面になったらすぐに行動する時が来ました。 YouTubeビデオ、または一部のデジタル社説からのレポートを待つのはすでに手遅れかもしれません。

これらの3つのヒントだけでも、中小企業の最新情報を入手するには十分かもしれません。ただし、この記事はわかりやすく、知っておく必要のあるすべてのことを最小限の詳細で説明しているため、この記事を読むことを強くお勧めします。

給与時間を設定する

何よりもまず、あなたはおそらくすべての従業員に特定の支払い日があります。月次、週次、または2週間ごと。このように日付を設定すると、回避するときに、他のすべての給与タスクを簡単にスケジュールできます。

あなたの国で法的に義務付けられている最低給料日数を確認することが重要です。法律で月に2回従業員に支払うことが義務付けられている場合は、知っておく必要があります。支払いの頻度が最低額よりも少ない場合は、法的な影響に直面しているためです。

たとえば、ニューヨークでは、肉体労働者は毎週支払う必要があるが、肉体労働者は月に2回支払う必要があると法律で定められています。

時間を追跡することにより、記録をきちんと安全に保ちます

ほとんどの給与管理プロセスの最大の問題は、適切な記録管理の欠如です。より正確には：

ペンと紙による出席追跡。
手動入力が必要なスプレッドシートで時間を追跡します。
基本的な機能だけを備えたタイムトラッキングソフトウェア。

今日の知識業界では、すべてのビジネスに信頼性が高く堅牢な給与タイムトラッカーが必要です。次の勤務時間の他に、次の方法で給与を非常に簡単にすることもできます。

経費とプロジェクトの進捗状況を追跡します。
請求可能な時間と請求不可能な時間を分離する機能を持っている。
どの領域に最も費用がかかるか、最も費用がかからないかについての洞察を得る。
チームがプロジェクトの各側面に費やし、財務全体に影響を与える時間。
請求書、レポートなどを生成します。

Clockifyのような長年のタイムトラッカーは、すべての困難で退屈なタスクをオフロードすることによってあなたのビジネスを助けることができます。あなたがしなければならないのは、彼らの時間を追跡する方法についてあなたの従業員に指示することです—出来上がり！簡単で手間のかからない給与計算に必要なすべての可能な情報。

自分自身と従業員の給与を正確に計算できることを確認してください。これが、Clockifyが労働時間の給与を計算するのにどのように役立つかを正確に示しています。

給与管理者を割り当てる

給与管理者は、ビジネスファイナンスと人材を専門とする人々です。彼らは専ら給与を扱い、さらに関連するスタッフを監督します（あなたが彼らを持っている場合）。

別々のカウンセラーと会計士を雇いたくない場合は、いつでも人にそのすべてを任せることができます。給与管理者は、すべての文書をチェックし、税金と労働法の変更について更新し、賃金、残業、保険、福利厚生を計算し、必要な契約と給与の変更を従業員に伝えます。

彼らの専門知識により、責任を持って利益を拡大することもできます。たとえば、PTO（有給休暇ポリシー）を改善して、潜在的な従業員にとってビジネスをより魅力的にします。

人事部長と給与管理者が協力する

あなたが人事マネージャーを持っているなら、彼らと給与マネージャーをつなぐことはあなたのビジネスに利益をもたらすでしょう。

HRは会社と従業員の間の架け橋であるため、2人の間で情報を中継するために必要なすべての専門知識を備えています。従業員が自分の給与や福利厚生についてもっと知りたい場合や、質問や懸念事項を給与管理者に転送したい場合に備えて、給与プロセスについて学ぶことができます。

外部機関を雇うことを検討してください

このアドバイスは、正社員以外に請負業者がいる事業主に向けられています。請負業者とフリーランサーは多数の異なるドキュメントを必要とするため、すべてに追いつくのが難しくなる可能性があります。

給与管理者はこの点であなたを助けることができますが、あなたが他の人を雇いたくない場合は、あなたは代理店から仕事を外注することができます。社内にすべてを処理する指定の担当者がいない場合でも、代理店を介した管理された給与には、次のようなメリットがあります。

給与処理ソフトウェアについて心配する必要はありません。
採用プロセスを経る必要はありません。
あなたの会社に焦点を合わせた熟練した人々のプールを提供します。
維持するのに費用がかかりません。
税法や規制の変更について最新情報を入手できます。

結局のところ、社内の給与管理を行うべきか、それともアウトソーシングを行うべきかは、もちろん、ビジネスの規模、拡張性、および財務状況によって異なります。

プロセスについて透明性を保つ

最後になりましたが、重要なこととして、給与プロセス全体について透明性を保つ必要があります。どの税金が支払われているか、労働法が彼らの賃金と契約にどのように影響するか、給与スケジュール（書類の提出と処理を開始するとき、賃金が分配される瞬間まで）を知っている従業員に害はありません。

給与管理者との臨時の（簡単な）オフィス全体の会議をスケジュールして、プロセスを説明し、質問や懸念事項を取り上げ、1対1の相談を提供することができます。賃金は決してタブートピックであってはならず、従業員が賃金の処理と分配の方法に関与するほど、あなたとビジネス全体に対する信頼が高まります。

結論

最良の給与慣行は、多くの場合、最も単純です—または、少なくとも、可能な限り単純です。あなたの最大の懸念は

賃金と手当をいつどのように支払うかを義務付ける法律と規制を追跡し、
すべての契約、作業時間、および追加データが1つの場所にあり、最新であることを確認してください。

優れたタイムトラッキングソフトウェアと給与コンサルタントは、これらの両方を管理するのに役立ちます。しかし、可能であれば、給与管理者や代理店を雇うと、ほとんどの作業がオフロードされ、専門家である誰かにストレスがかかることになります。

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