Jak zarządzać listą płac w małej firmie

Zarządzanie listą płac to skomplikowany proces, który należy wykonać od samego początku. Dla małych firm jest to szczególnie stresujące, ponieważ wymaga znajomości wielu przepisów i praw. Na domiar złego zajmujesz się utrzymaniem wszystkich osób zatrudnionych, co nie jest błahostką. Tak więc sama lista płac wymaga skrupulatnej pracy i przechowywania danych. W czym jesteśmy tutaj, aby pomóc.

W tym poście na blogu poprowadzimy Cię przez podstawowe informacje dotyczące zarządzania listą płac w małej firmie.

Co to jest zarządzanie listą płac?

Zarządzanie listą płac to proces obliczania i dystrybucji listy płac, na bieżąco z przepisami i regulacjami dotyczącymi odszkodowań, podatków itp. Obejmuje również ocenę i obliczenia nadgodzin, elastyczny czas pracy i inne szczegóły dotyczące wynagrodzeń.

Wszystko po to, aby zapewnić pracownikom sprawiedliwe i terminowe wynagradzanie.

Dwie drogi zarządzania listą płac

Nie wszystkie wynagrodzenia są takie same, ponieważ istnieją różne typy pracowników, zwłaszcza w branży pracy opartej na wiedzy. W zależności od branży obliczanie wynagrodzenia i wypłata może obejmować:

• Wynagrodzenie (pracownicy etatowi, najczęściej pracujący na miejscu);
• Stawka godzinowa (wykonawcy i freelancerzy);
• Komisja (wykonawcy i freelancerzy);
• Wynagrodzenie napiwków (przemysł spożywczy i usługowy);
• Z biegiem czasu;
• Płatny urlop.

Ale jeśli Twój biznes zależy głównie od pracowników wiedzy, zwykle będzie ci łatwiej. W tym przypadku istnieją dwa sposoby płacenia pracownikom:

1. Tygodniowo lub miesięcznie dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy oraz
2. Płace pracowników tymczasowych (zatrudnianych na podstawie zapotrzebowania, zwykle konsultantów i freelancerów, niezwiązanych z firmą).

Istnieją znaczne różnice między wykonawcami, freelancerami i pracownikami, więc ustalenie, kto może być najlepszym pierwszym krokiem. Dowiedz się, kto potrzebuje jakich dokumentów, jak są opłacane za nadgodziny, czy przysługuje im czas wolny i kiedy. Przerwy w tym dziale mogą prowadzić do pozwów pracowniczych.

Wskazówki, jak zarządzać listą płac w małej firmie

Kilka kluczowych ud jest niezbędnych do skutecznego i skutecznego zarządzania płacami. Formularze podatkowe należy składać na czas, śledzić godziny pracy i nadgodziny, dokładnie sprawdzać umowy itp. Przyjrzyjmy się każdemu aspektowi procesu płacowego i jak się do tego zabrać.

Trzymaj dokumenty płacowe w ryzach

Chociaż wielu z Was, którzy to czytają, zapewne wie, jakie dokumenty są potrzebne do listy płac, zawsze warto odświeżyć sobie pamięć. Poza tym pomaga utrwalić harmonogram, dzięki czemu proces jest łatwiejszy.

Uporządkuj dokumenty dotyczące przyjęcia na pokład JAK NAJSZYBCIEJ

Umowy wymagane dla każdego nowego pracownika obejmują:

1. W-4 dla pracowników etatowych i W-9 dla freelancerów i wykonawców;
2. Formularz I9 (maksymalnie 3 dni od daty zatrudnienia);
3. Formularz autoryzacji wpłaty bezpośredniej;

Każdy z tych dokumentów z zakresu prawa podatkowego i prawa pracy ma swoje roczne terminy składania. Skonfiguruj niestandardowy harmonogram, który poinformuje Cię z tygodniowym wyprzedzeniem, kiedy zbliża się termin, abyś mógł uporządkować swoje dokumenty na czas.

Uporządkuj dokumenty związane ze świadczeniami pracowniczymi

Ponadto, jeśli pokrywasz świadczenia pracownicze i ubezpieczenie, musisz również pomyśleć o płatnym urlopie, zwolnieniu chorobowym, wynagrodzeniu za nadgodziny, ubezpieczeniu na życie/zdrowie, planie emerytalnym itp.

Większość z tych informacji, takich jak zwolnienie lekarskie, czas wolny, urlop i nadgodziny, można śledzić za pomocą oprogramowania do śledzenia czasu. Najlepsze w digitalizacji tych danych jest to, że bez względu na to, kiedy ich potrzebujesz, za pomocą kilku kliknięć wygenerujesz dokładny raport ze wszystkimi niezbędnymi liczbami.

Bądź na bieżąco z przepisami prawa pracy i przepisami podatkowymi

Nie trzeba dodawać, że w najlepszym interesie każdego (szczególnie właściciela firmy) jest bycie na bieżąco z wszelkimi zmianami — niezależnie od tego, czy chodzi o przepisy podatkowe, czy o prawo pracy. Jeden z artykułów Forbes własnej Rady Biznesu dał bezcenne wskazówki właścicielom małych firm. Wśród nich chcielibyśmy wyróżnić kilka:

• Zatrudnij doradcę — osobę z doświadczeniem, która pomoże Ci uniknąć pułapek, które mogą kosztować Cię tysiące, jeśli nie setki tysięcy opłat;
• Regularnie spotykaj się ze swoimi konsultantami — co tydzień lub co miesiąc;
• Zapisz się, aby otrzymywać aktualizacje biuletynów lub zakładki do stron internetowych — jak wspomina Jennifer Coy w tym samym artykule, gdy tylko ustawa zostanie uchwalona i zostanie spisana, czas działać. Oczekiwanie na film na YouTube lub raport z jakiegoś cyfrowego redakcji może być już za późno.

Nawet te trzy wskazówki mogą wystarczyć, aby być na bieżąco dla Twojej małej firmy. Jednak gorąco polecamy zapoznanie się z tym artykułem, ponieważ jest on prosty i wyjaśnia w minimalnym stopniu wszystko, co musisz wiedzieć.

Mieć ustalony czas wypłaty wynagrodzenia

Przede wszystkim prawdopodobnie masz określony dzień wypłaty dla wszystkich swoich pracowników. Czy to co miesiąc, co tydzień, czy co dwa tygodnie. Mając taką datę, łatwiej jest zaplanować każde inne zadanie związane z listą płac, gdy się go obejdzie.

Ważne jest, aby sprawdzić, jaka jest prawnie wymagana minimalna liczba dni wypłaty dla Twojego kraju. Jeśli prawo wymaga, abyś płacił swoim pracownikom dwa razy w miesiącu, musisz wiedzieć. Ponieważ jeśli płacisz rzadziej niż minimum, napotykasz reperkusje prawne.

Na przykład w Nowym Jorku prawo mówi, że pracownicy fizyczni muszą być opłacani co tydzień, podczas gdy w przypadku pracowników biurowych – dwa razy w miesiącu.

Utrzymuj swoje rekordy w porządku i bezpieczeństwie, śledząc czas

Największym problemem większości procesów zarządzania płacami jest brak odpowiedniego prowadzenia ewidencji. Być bardziej dokładnym:

• Śledzenie obecności za pomocą długopisu i papieru;
• Śledzenie czasu za pomocą arkusza kalkulacyjnego, który wymaga ręcznego wprowadzania danych;
• Oprogramowanie do śledzenia czasu, które ma tylko podstawowe funkcje.

W dzisiejszym przemyśle wiedzy każda firma potrzebuje niezawodnego, solidnego narzędzia do śledzenia czasu pracy. Ponieważ poza kolejnymi przepracowanymi godzinami możesz znacznie ułatwić rozliczanie płac poprzez:

• Śledzenie wydatków i postępów projektu;
• Posiadanie możliwości oddzielenia godzin płatnych i nierozliczanych;
• Uzyskanie wglądu w to, które obszary kosztują Cię najwięcej, a które najmniej;
• Ile czasu Twój zespół spędza na każdym aspekcie projektu, co wpływa na ogólne finanse;
• Generowanie faktur, raportów i wiele więcej.

Długotrwałe urządzenia do śledzenia czasu, takie jak Clockify, mogą pomóc Twojej firmie, odciążając wszystkie trudne i żmudne zadania. Wszystko, co musisz zrobić, to poinstruować swoich pracowników, jak śledzić ich czas i — voila! Wszystkie możliwe informacje potrzebne do łatwej i bezproblemowej listy płac.

Przypisz kierownika ds. płac

Menedżerowie płac to ludzie, których specjalizacją są finanse biznesu i zasoby ludzkie. Zajmują się wyłącznie listą płac, dodatkowo nadzorując pokrewnych pracowników (jeśli je posiadasz).

Jeśli nie chcesz zatrudniać oddzielnych doradców i księgowych, zawsze możesz zatrudnić na pokładzie osobę, która zrobi to wszystko za Ciebie. Menedżer ds. płac będzie kontrolować wszystkie dokumenty, informować Cię o zmianach w podatkach i przepisach prawa pracy, obliczać wynagrodzenia, nadgodziny, ubezpieczenia i świadczenia oraz informować pracownika o wszelkich niezbędnych zmianach w umowie i liście płac.

Dzięki ich wiedzy możesz również odpowiedzialnie pracować nad poszerzaniem swoich korzyści. Na przykład ulepszenie PTO (polityki płatnego czasu wolnego), aby Twoja firma była bardziej kusząca dla potencjalnych pracowników.

Niech menedżerowie kadr i płac współpracują ze sobą

Jeśli masz menedżera HR, połączenie ich z menedżerem płac byłoby korzystne dla Twojej firmy.

Ponieważ HR jest pomostem między firmą a pracownikami, są oni wyposażeni we wszelką niezbędną wiedzę specjalistyczną, aby przekazywać informacje między nimi. Mogą zapoznać się z procesem płacowym, jeśli pracownik chce dowiedzieć się więcej o jego wynagrodzeniu lub świadczeniach, lub przekazać swoje pytania i wątpliwości kierownikowi ds. płac.

Rozważ zatrudnienie agencji zewnętrznej

Ta rada jest skierowana do właścicieli firm, którzy oprócz pracowników etatowych mają podwykonawców. Ponieważ kontrahenci i freelancerzy wymagają całej masy różnych dokumentów, nadążanie za tym wszystkim może być trudne.

Menedżerowie płac nadal mogą Ci w tym pomóc, ale jeśli nie chcesz zatrudniać innej osoby, możesz zlecić pracę agencji. Nawet jeśli nie masz wyznaczonej osoby w firmie, która zajmie się wszystkim, zarządzana lista płac za pośrednictwem agencji może również skorzystać z:

• Nie martw się o oprogramowanie do przetwarzania płac;
• Brak konieczności przechodzenia przez proces rekrutacyjny;
• Zapewnienie puli wykwalifikowanych ludzi skupionych na Twojej firmie;
• Kosztuje mniej w utrzymaniu;
• Informowanie o wszelkich zmianach przepisów i regulacji podatkowych.

Ostatecznie to, czy powinieneś zajmować się wewnętrznym zarządzaniem płacami, czy outsourcingiem, zależy oczywiście od wielkości Twojej firmy, skalowalności i finansów.

Bądź przejrzysty w zakresie procesu

Wreszcie, chcesz być przejrzystym w całym procesie płacowym. Nie ma nic złego w tym, że pracownicy wiedzą, jakie podatki są płacone, jak przepisy prawa pracy wpływają na ich wynagrodzenia i umowy, aż do harmonogramu płac (od momentu rozpoczęcia składania i przetwarzania dokumentów, do momentu podziału wynagrodzeń).

Możesz umówić się na okazjonalne (krótkie) spotkania z kierownikiem ds. płac, aby wyjaśnić proces, odpowiedzieć na wszelkie pytania i wątpliwości oraz zaoferować konsultacje 1:1. Płace nigdy nie powinny być tematem tabu, a im bardziej pracownicy są zaangażowani w przetwarzanie i dystrybucję ich wynagrodzeń, tym większe zaufanie będą mieli do Ciebie i całej firmy.

Wniosek

Najlepsza praktyka płacowa jest często najprostsza — a przynajmniej tak prosta, jak tylko jest to możliwe. Twoje największe obawy to

• śledzenie przepisów ustawowych i wykonawczych, które określają, w jaki sposób i kiedy masz płacić pensje i świadczenia, oraz
• upewniając się, że wszystkie Twoje umowy, czas pracy i dodatkowe dane są w jednym miejscu i aktualne.

Dobre oprogramowanie do śledzenia czasu pracy i konsultant ds. płac mogą pomóc w zarządzaniu tymi dwoma. Ale jeśli możesz, zatrudnienie menedżera płac lub agencji przeniesie większość pracy i wynikający z niej stres na kogoś, kto jest ekspertem.