Como gerenciar a folha de pagamento para sua pequena empresa

O gerenciamento da folha de pagamento é um processo complicado que precisa ser feito desde o início. Para pequenas empresas, é especialmente estressante, pois requer conhecimento de um grande número de regulamentos e leis. Para completar, você lida com o sustento de todos sob seu emprego, o que não é pouca coisa. Portanto, a folha de pagamento em si requer um trabalho meticuloso e manutenção de dados. No qual estamos aqui para ajudar.

Portanto, nesta postagem do blog, orientamos você sobre os fundamentos de como gerenciar a folha de pagamento para sua pequena empresa.

O que é gestão de folha de pagamento?

A gestão da folha de pagamento é o processo de cálculo e distribuição da folha de pagamento, mantendo-se atualizado com as leis e regulamentos compensatórios, fiscais, etc. Também inclui apuração e cálculos de horas extras, horário flexível e outros detalhes relativos aos salários.

Tudo isso é feito para garantir que seus funcionários sejam remunerados de forma justa e pontual.

Duas maneiras de gerenciar sua folha de pagamento

Nem todos os salários são iguais, pois existem diferentes tipos de funcionários, especialmente na indústria do trabalho do conhecimento. Dependendo do seu setor, o cálculo do salário e o pagamento podem incluir:

• Salário salarial (funcionários em tempo integral, na maioria das vezes trabalhando no local);
• Salário por hora (empreiteiros e freelancers);
• Comissão (empreiteiros e freelancers);
• Salário de gorjeta (indústrias de alimentos e serviços);
• Ao longo do tempo;
• Folga remunerada.

Mas, se o seu negócio depende principalmente dos trabalhadores do conhecimento, você geralmente terá mais facilidade. Nesse caso, existem duas maneiras de pagar seus funcionários:

1. Semanalmente ou mensalmente para trabalhadores em tempo integral, e
2. Folha de pagamento para trabalhadores temporários (contratados por demanda, geralmente consultores e freelancers, não vinculados à empresa).

Existem diferenças substanciais entre contratados, freelancers e funcionários, portanto, definir quem é quem pode ser o melhor primeiro passo. Saiba quem precisa de qual papelada, como eles são pagos pelas horas extras, se são elegíveis para folga e quando. Lapsos neste departamento podem levar a ações judiciais de funcionários.

Dicas de como gerenciar a folha de pagamento para uma pequena empresa

Várias coxas-chave são necessárias para o gerenciamento bem-sucedido e eficaz da folha de pagamento. Os formulários de impostos precisam ser apresentados a tempo, horas de trabalho e horas extras controladas, contratos cuidadosamente verificados, etc. Vamos dar uma olhada em cada aspecto do processo de folha de pagamento e como fazê-lo.

Mantenha os documentos da folha de pagamento em cheque

Embora muitos de vocês que estão lendo isso provavelmente saibam quais documentos são necessários para a folha de pagamento, é sempre bom refrescar a memória. Além disso, ajuda a solidificar o cronograma, facilitando o processo.

Separe a papelada de integração o mais rápido possível

Os contratos necessários para cada novo funcionário incluem:

1. W-4 para funcionários em tempo integral e W-9 para freelancers e contratados;
2. Formulário I9 (máximo 3 dias após a data de contratação);
3. Formulário de autorização de Depósito Direto;

Cada um desses documentos fiscais e trabalhistas tem seus próprios prazos de apresentação anualmente. Configure um cronograma personalizado que o informará, com semanas de antecedência, quando o prazo estiver se aproximando, para que você possa organizar seus documentos a tempo.

Separe a papelada relacionada aos benefícios dos funcionários

Além disso, se você estiver cobrindo benefícios e seguros de funcionários, também terá que pensar em folga remunerada, licença médica, horas extras, seguro de vida/saúde, plano de pensão etc.

A maioria dessas informações, como licença médica, folga, férias e horas extras, pode ser rastreada em um software de rastreamento de tempo. O melhor de digitalizar esses dados é que não importa a hora que você precise, em apenas alguns cliques você gera um relatório completo com todos os números necessários.

Mantenha-se atualizado com as leis trabalhistas e regulamentos fiscais

Escusado será dizer que é do interesse de todos (especialmente do proprietário de uma empresa) manter-se atualizado com todas e quaisquer mudanças - sejam regulamentações fiscais ou leis trabalhistas. Um artigo da Forbes de seu próprio Conselho Empresarial deu dicas valiosas para proprietários de pequenas empresas. Dentre eles, gostaríamos de destacar alguns:

• Contrate um conselheiro – alguém com experiência, que o ajudará a evitar quaisquer armadilhas que possam acabar custando milhares, se não centenas de milhares em taxas;
• Reúna-se com seus consultores regularmente — seja semanal ou mensalmente;
• Inscreva-se para atualizações de boletins informativos ou marque sites como favoritos – como Jennifer Coy menciona no mesmo artigo, assim que uma lei for aprovada e estiver por escrito, é hora de agir. Esperar um vídeo do YouTube ou uma reportagem de algum editorial digital já pode ser tarde demais.

Mesmo essas três dicas sozinhas podem ser suficientes para se manter atualizado para sua pequena empresa. No entanto, recomendamos que você leia o artigo, pois é direto e explica com detalhes mínimos tudo o que você precisa saber.

Tenha um horário definido para a folha de pagamento

Em primeiro lugar, você provavelmente tem um dia de pagamento específico para todos os seus funcionários. Seja mensal, semanal ou a cada duas semanas. Ter uma data definida como essa facilita o agendamento de todas as outras tarefas da folha de pagamento, à medida que você trabalha em torno dela.

É importante verificar qual é o número mínimo de dias de pagamento exigido por lei para o seu país. Se a lei exige que você pague seus funcionários duas vezes por mês, você precisa saber. Porque se você estiver pagando com menos frequência do que o mínimo, estará enfrentando repercussões legais.

Por exemplo, em Nova York, a lei afirma que os trabalhadores braçais precisam ser pagos semanalmente, enquanto para os trabalhadores administrativos é duas vezes por mês.

Mantenha seus registros organizados e seguros rastreando o tempo

O maior problema com a maioria dos processos de gerenciamento de folha de pagamento é a falta de manutenção de registros adequada. Para ser mais preciso:

• Acompanhamento de assiduidade via caneta e papel;
• Acompanhamento do tempo com uma planilha que requer entrada manual;
• Software de rastreamento de tempo que possui apenas funções básicas.

Na indústria do conhecimento atual, toda empresa precisa de um rastreador de tempo de folha de pagamento confiável e robusto. Porque além das seguintes horas trabalhadas, você também pode facilitar a folha de pagamento ao:

• Acompanhamento de despesas e andamento do projeto;
• Ter a capacidade de separar horas faturáveis ​​e não faturáveis;
• Obter informações sobre quais áreas custam mais e menos;
• Quanto tempo sua equipe gasta em cada aspecto do projeto, afetando as finanças em geral;
• Geração de faturas, relatórios e muito mais.

Os rastreadores de tempo de longa data, como o Clockify, podem ajudar seus negócios, eliminando todas as tarefas difíceis e tediosas. Tudo o que você precisa fazer é instruir seus funcionários sobre como controlar seu tempo e — voila! Todas as informações possíveis que você precisa para uma folha de pagamento fácil e sem complicações.

Atribuir um gerente de folha de pagamento

Os gerentes de folha de pagamento são pessoas cuja especialidade é finanças de negócios e recursos humanos. Eles lidam exclusivamente com a folha de pagamento, além de supervisionar qualquer equipe relacionada (se você os tiver).

Se você não deseja contratar conselheiros e contadores separados, sempre pode contratar uma pessoa para fazer tudo isso por você. Um gerente de folha de pagamento manterá todos os documentos sob controle, atualizará você sobre alterações nos impostos e leis trabalhistas, calculará salários, horas extras, seguros e benefícios e comunicará ao funcionário quaisquer alterações necessárias de contrato e folha de pagamento.

Com a experiência deles, você também pode trabalhar para expandir seus benefícios com responsabilidade. Por exemplo, melhorar sua PTO (política de folga remunerada), para tornar seu negócio mais tentador para funcionários em potencial.

Faça com que os gerentes de RH e folha de pagamento trabalhem juntos

Se você tem um gerente de RH, seria benéfico para sua empresa conectá-lo ao gerente de folha de pagamento.

Como o RH é a ponte entre a empresa e os funcionários, eles estão equipados com toda a expertise necessária para transmitir informações entre os dois. Eles podem aprender sobre o processo de folha de pagamento caso um funcionário queira saber mais sobre seu salário ou benefícios, ou encaminhar suas dúvidas e preocupações ao gerente de folha de pagamento.

Considere contratar uma agência externa

Este conselho vai para os empresários que têm contratados além de funcionários em tempo integral. Como empreiteiros e freelancers exigem uma enorme quantidade de documentação diferente, pode se tornar difícil acompanhar tudo.

Os gerentes de folha de pagamento ainda podem ajudá-lo nesse sentido, mas se você não deseja contratar outra pessoa, pode terceirizar o trabalho de uma agência. Mesmo que você não tenha uma pessoa designada internamente para lidar com tudo, a folha de pagamento gerenciada por meio de uma agência também pode se beneficiar:

• Não ter que se preocupar com software de processamento de folha de pagamento;
• Não ter que passar por um processo de contratação;
• Fornecer um pool de pessoas qualificadas focadas em sua empresa;
• Custa menos para manter;
• Mantendo você atualizado sobre quaisquer leis tributárias e alterações de regulamentação.

No final, se você deve fazer gerenciamento de folha de pagamento interno ou terceirizar depende do tamanho, escalabilidade e finanças do seu negócio, é claro.

Seja transparente sobre o processo

Por último, mas não menos importante, você quer ser transparente sobre todo o processo de folha de pagamento. Não há mal nenhum em os funcionários saberem quais impostos estão sendo pagos, como as leis trabalhistas afetam seus salários e contratos, até o cronograma da folha de pagamento (quando você começa a arquivar e processar documentos, até o momento em que os salários são distribuídos).

Você pode agendar reuniões ocasionais (breves) em todo o escritório com o gerente de folha de pagamento para explicar o processo, tirar dúvidas e preocupações e oferecer consultas individuais. Os salários nunca devem ser um assunto tabu, e quanto mais os funcionários estiverem envolvidos em como seu pagamento é processado e distribuído, mais confiança eles terão em você e na empresa em geral.

Conclusão

A melhor prática de folha de pagamento geralmente é a mais simples – ou pelo menos a mais simples possível. Suas maiores preocupações são

• acompanhar as leis e regulamentos que determinam como e quando você deve pagar salários e benefícios, e
• certificando-se de que todos os seus contratos, tempo de trabalho e dados adicionais estejam em um só lugar e atualizados.

Um bom software de rastreamento de tempo e um consultor de folha de pagamento podem ajudá-lo a gerenciar ambos. Mas, se você puder, contratar um gerente de folha de pagamento ou uma agência transferiria a maior parte do trabalho e o estresse resultante para alguém que é especialista.