Katılımcıları Nasıl Çekersiniz ve Promosyon Etkinliğinize Nasıl Bilet Satabilirsiniz?

Birçok şirket tanıtım etkinlikleri düzenliyor. Onlar harika potansiyel müşterilerdir ve potansiyel müşterilerinizin sizinle yüz yüze tanışması için bir bahanedir. Sizin için birkaç örnek: Dağıtım şirketleri, taşıdıkları üreticileri öne çıkarmak için etkinlikler düzenler ve üreticiler genellikle distribütörleri odaya almak için etkinlikler düzenler. Profesyonel hizmet şirketlerinin, hizmetlerinin eksiksiz çözümler sağlamak için birlikte nasıl çalışabileceğini göstermek için bir araya geldiklerini bile gördük.

Sektörünüz ne olursa olsun, endüstriyel etkinlikler potansiyel müşteri yaratmak için önemli araçlardır. Olaylarla ilgili tek bir büyük sorun var: Herkesi oraya götürmeniz gerekiyor.

Etkinliğe kadar geçen aylarda, planlamacılar kendilerini katılımcı arayan çılgına çevirdiklerini biliyorlardı. Ne yaparsanız yapın, biletler her zaman son birkaç güne kadar gelir ve çoğu giden teknikte olduğu gibi, hangi taktiklerin en çok işe yaradığını bilmek zordur.

Etkinliğinize Katılımcı Çekmek için 10 Gizli Taktik

Son birkaç yılda, burada Weidert Group'ta olayları oldukça iyi öğrendik. Bölgemizde pazarlamacılar ve satış görevlileri için büyük bir tanıtım etkinliği düzenledik ve birçok müşterimize etkinlik tanıtımı konusunda da yardımcı olduk. Ayrıca, bugün insanların etkinliklere nasıl ve neden katılmaya karar verdiğine dair her zamankinden daha fazla araştırma var.

Bu makalede, katılımcıları nasıl toplayacağınıza ve promosyon etkinliğinize nasıl bilet satacağınıza dair öğrendiklerimize dair tam bir genel bakış sunacağım. İşte 10—Not: İlk dördü en çok ilk planlamayla ilgilidir. Bu aşamayı geçtiyseniz, katılımcıları çekmek için daha taktik olan #6-10'a atlayın.

1. Bütçeye Göre Planlayın— ardından oradan devam edin.

İlk kez bir tanıtım etkinliği düzenliyorsanız, bütçe oluşturmak için mücadele edeceksiniz. Tahmin etmesi zor gibi gelecek ve ihtiyacınız olan her şeyi bilemeyeceksiniz. Bütün bunlar aslında bir bütçeye sahip olmayı daha da önemli hale getiriyor - biraz keyfi olsa bile.

Bir bütçeyle, kaynaklarınızı genişleterek plan yapacaksınız. Kendinizi aşırı harcamaktan kurtaracaksınız ve daha azıyla yenilik yapma mücadelesi aslında daha iyi sonuçlar verecektir. Yeterince katılımcının kaydolmadığı konusunda gergin olduğunuzda, sadece daha fazla harcamamalısınız (onay alabilirseniz); promosyon etkinliğinizi kırmızıya çevirmenin en kolay yolu budur. Bunun yerine, başlangıçta akıllıca bütçelemeye çalışın ve buna bağlı kalın. Etkinliğinizin genel olarak başarılı olmasını sağlamanın en iyi yolu budur.

2. Fiyatlandırmayı Stratejik Olarak Belirleyin ve Ona Adanın.

Fiyatlandırma, katılımcıları çekme yeteneğiniz üzerinde büyük bir etkiye sahiptir. Ve hayır, her şey mümkün olduğunca düşük bir fiyata sahip olmakla ilgili değil. Pek çok uzman, düşük maliyetli ve ücretsiz etkinliklerin katılımcılar için gerçekten caydırıcı olabileceğini tavsiye ediyor çünkü fiyatlandırma, potansiyel müşteri için belirsiz bir değere işaret ediyor.

Çoğu endüstriyel bağlamda, ücretli etkinlikler çok mantıklı çünkü işverenler genellikle çalışanlarının maliyetlerini karşılıyor. Patronlar genel giderleri sınırlamayı tercih ederken, çalışanlarının düşük değerli etkinliklerle zaman kaybetmesini de istemezler. Süpervizörler etkinliklerin maliyetli olmasını bekler, bu nedenle bilet ücretlerinden çekinmeyin.

İşin püf noktası, fiyatlandırmayı stratejik olarak belirlemektir, böylece bir çalışanın patronunu satması çok zor olmaz. Fiyatlandırmanızı ön uçta dikkatli bir şekilde planladığınızda, diğer her şey daha sorunsuz ilerleyecektir. Bütçenizi karşılama konusunda fazla endişelenmeyeceksiniz. Katılımcılarınız, etkinliğin kendi ihtiyaçlarına uygun olduğunu hissedecek ve siz de katılımcıları çekmenin diğer yönlerine odaklanabileceksiniz.

3. Kişiselleştirilmiş İndirim Tekliflerini Uygulayın

Fiyatlandırmayı belirlerken, indirim için de plan yapmanız gerekir. İdeal bir dünyada, biletlerinizin yüzde kaçının indirimli olacağını ve yüzde kaçının tam fiyattan satılacağını tahmin etmek için bazı verilere sahip olmalısınız.

Çoğu biletin işveren bütçesine harcanacağı etkinlikler için, indirim oranının, indirim sağlıyor olmanız kadar önemli olmayabileceğini göz önünde bulundurun. Çoğu durumda, bir çalışanın bir indirime erişmek için gereken özeni gösterdiğini kanıtlaması yeterlidir.

Alıcıları biletleme döneminde daha erken satın almaya ikna etmek için indirimin de bilet kıtlığı planınıza göre planlanması gerektiğini unutmayın.

4. Pahalı olsalar bile Harika Mekanları Seçin.

Mekanlar, özellikle profesyonel etkinlikler için çok önemlidir. Katılımcılarınız etkinliğinizin olduğu gün meşgul olacakları zaman, mekan seçimi onların kaydolma isteklerini önemli ölçüde etkileyebilir.

Daha pahalı olsa bile çekici bir mekan seçmekten korkmayın. Bunu bütçenize ve bilet fiyatlarınıza dahil edin. Bunu kapsayabildiğinizden emin olun, ancak bunun katılımcıları çekme yeteneğiniz üzerindeki potansiyel etkisini hafife almayın.

Güven bana; herkes mülayim bir otelde bir iş etkinliğine gitti. Daha çekici mekanlar bulmak için kutunun dışında düşünün. Mekan personelinin seçimi, mekanı yönetmek için ayırmanız gereken zaman miktarında da büyük bir rol oynayabilir. Mekanda tam yetkinliğe sahip bir etkinlik planlayıcınız/yemek servisiniz varsa, etkinliğinizi başarılı bir şekilde yönetmenize yardımcı olacak büyük bir rol oynayacaktır.

5. Etkinlik Markası Önemlidir, Bu nedenle Katılımcıları En Üst Düzeye Çıkarmak için Tekrarlayan Etkinlikleri Planlayın.

Bu bir gerçek. Katılımcıları birinci yıl etkinliğine çekmek sadece daha zordur. Marka bilinci oluşturma ve tanınma önemlidir, bu nedenle etkinliğinizi yinelenen bir etkinlik haline getirmeyi düşünün. Etkinliğin her yıl tekrarlanacağını baştan planlıyorsanız, en başından itibaren akıllı kararlar alabilirsiniz.

Halihazırda çok yıllı bir etkinliği yönetiyorsanız, her zaman bir sonraki adımı düşünün. Bu yıl odağı değiştirme seçiminin, gelecek yıl insanları çekme yeteneğinizi nasıl etkileyebileceğini düşünün.

6. Sponsorları Öncelikli Olarak Finansman İçin Değil, Promosyon Değeri İçin Toplayın.

Birçok topluluk iş etkinliği, büyük ölçüde sponsorlara güveniyor. Ticaret Odaları, etkinlikler düzenlemek için sponsorluk parasına ihtiyaç duymalarıyla ünlüdür. Bir tanıtım etkinliği yapıyorsanız, sponsorları nasıl dahil edeceğiniz konusunda farklı düşünmenizi tavsiye ederim.

Elbette, ihtiyacınız varsa finansman sponsorları aramalısınız. Kesinlikle yaparız. Ancak, finansal olsun ya da olmasın herhangi bir sponsorun asıl amacı, etkinliğinizi tanıtmak olmalıdır. Bunu, en iyi pazarlama türü için bir koalisyon oluşturmak olarak düşünün: kulaktan kulağa .

Sponsorlar toplayarak ve etkinliğinize daha fazla şirket dahil ederek, bir kitleye ulaşma yeteneğinizi iki katına ve üçe katlayabilirsiniz. Çoğu promosyon etkinliği oldukça yerelleştirildiğinden, bu, katılımcıları çekmek için en iyi seçeneklerinizden biridir. Sponsorlarınızı destekleyici olarak kullanmanın yolları için okumaya devam edin.

7. Koalisyonunuza Kanal Pazarlama Fırsatı Gibi Bakın.

Etkinliği düzenlemenize yardımcı olan koalisyon (sponsorlarınız, diğer ortak şirketler ve ortak bireyler) bir kanal pazarlama fırsatı olarak değerlendirilmelidir. Kanal pazarlamasında, kanal ortaklarınızın dağıtacağı ve tanıtacağı varlıklar yaratırsınız. Başka bir deyişle, onların işini kolaylaştırıyorsunuz.

Etkinlikler için, zaman çizelgesinin doğası gereği sınırlı olduğu göz önüne alındığında, ortaklarınızın etkinliği tanıtmasını gerçekten kolaylaştırmanız önemlidir. Bu, kullanımı kolay içerik oluşturmanız ve içeriğin etkili bir şekilde nasıl tanıtılacağı konusunda doğrudan yönlendirme sağlamanız gerektiği anlamına gelir. Koalisyonunuza bir kanal gibi davranma örnekleri:

• Ortaklarınızın kullanabileceği önceden yazılmış sosyal güncellemeler ve gönderiler oluşturmak
• 1 sayfalık PDF'ler, bilgilendirici görseller ve bilgi grafikleri gibi paylaşımı kolay içerik sağlama
• Hatırlanması kolay özelleştirilmiş, kısaltılmış URL'ler gibi paylaşılabilir bağlantılara sahip içerik varlıklarını barındırma
• Kullanıma hazır blog gönderileri veya basın bültenleri oluşturun
• O şirket için kişiselleştirilmiş içerik geliştirin. Ortağı hiçbir şey doldurmaya zorlamayın.
• Mümkünse, onların adına e-posta gönderin.

8. Her İçeriği veya Görsel Varlığı Yeniden Kullanılabilir Hale Getirin.

Promosyon içeriğinizi ilk seferde hızlı ve etkili bir şekilde oluşturursanız ve asla yeniden geliştirmenize gerek kalmazsa, katılımcıları çeken hayatınız çok daha kolay olacaktır.

Etkinliklerimizde, etkinliğin temel açıklama paragrafından daha büyük bir açıklamaya ve kullandığımız görüntü türlerine kadar tüm içeriğimizi yeniden kullanılabilir hale getirmeye çalışıyoruz. Yeniden kullanılabilir içerik yalnızca verimlilik açısından iyi olmakla kalmaz, aynı zamanda onu tanıtıyor olabilecek tüm insanlar arasında marka bilinci oluşturmanıza da yardımcı olur.

9. Birleşik Kazanılmış Medya ve İçerik Pazarlama Planı Oluşturun

Her etkinlik, etkinliğin ayrıntılarını ve değer önermesini içeren temel tanıtım içeriği gerektirse de; Etkinlik için talep oluşturan sağlam bir çevrimiçi içerik pazarlama planı geliştirmek için iyi bir katılımcı akışı çekmek için en iyi seçeneğiniz. Ve etkinlikler için, içerik pazarlama planı medya/basın stratejinizle derinden bütünleştirilmelidir.

Bir iş konferansı düzenliyorsanız, konuşmacılarınızdan biriyle içerik oluşturmayı düşünün. Yakın tarihli bir etkinlikte, mevcut blogumuzda yayınladığımız ve sosyal medyada tanıttığımız etkinlikten önce konuşmacı Soru-Cevap oluşturma başarısını yakaladık. Kazanılan medya için en önde gelen konuşmacılarımızı vurguladık ve medyanın daha fazla soru için sunucuya erişmesi için fırsatlar yarattık.

Ayrıca, katılımcının etkinlikte görebileceği içerik türünü önizleyen bir editoryal yaklaşım kullanarak da başarılı olduk. Bir blogdaki faydalı makaleler daha sonra, istekli bir yayında tanıtım amaçlı bir makaleye dönüştürülebilir.

Bir medya şirketini etkinliğe medya sponsoru olarak dahil ederseniz, kazanılan medya ile büyük bir avantaj elde edersiniz. Yine, bir koalisyon oluşturmak anahtardır ve siz de basın dahil.

10. Planlayıcınız İçerik Uzmanı Olmalıdır.

Bu listenin sonuncusu muhtemelen en önemli parçadır. Katılımcıları çekmenin en iyi yolu, etkinliğinizi son derece çekici içerikle doldurmaktır. Etkinliğiniz başka bir bölgesel konferans ise, kimse gelmek istemeyecektir. En iyi etkinlik planlayıcıları, etkinliğe dahil edilen içeriğin türüne çok önem verir. Sunuma dayalı bir etkinlikse, her sunumun içeriğinin iyi hizalandığından emin olun. Bu bir gösteri veya sergiyse, katılımcıların öğrenme veya faydalı bilgilerle çekip gitmelerinin bir yolu olduğundan emin olun.

Genellikle bir etkinliğin en değerli parçaları, iyi bir şekilde bir araya getirilmiş basılı bir program veya bir bağlantı listesi işlevi görebilecek bir katılımcı listesi gibi fiziksel çıkarımlardır. Katılımcılar için çalışma sayfaları olarak çalışan olay paketleri bile gördüm.

Etkinlik planlayıcıları son derece detay odaklı olmalı, ancak büyük resmi göremeyecek kadar yabani otların içinde yaşamamalılar. Kapanış düşüncem şu: Bir etkinlik planlamanın ve katılımcıları çekmenin en iyi yolu, genel ziyaretçi deneyimine odaklanmaktır - hataların dikkati dağıtmaması için tüm ayrıntıların iyi gitmesi gerekir, ancak büyük resim yeterince tatmin edici değilse , hiçbir ayrıntı zaten önemli olmayacak. A Tipi bir kişilik değilseniz sorun değil - etkinliği bir araya getirirken biraz daha A Tipi olmaya çalışın ve doğru yolda olacaksınız.