Como atrair participantes e vender ingressos para seu evento promocional

Muitas empresas realizam eventos promocionais. Eles são ótimos geradores de leads e são uma desculpa para seus clientes em potencial virem conhecê-lo pessoalmente. Alguns exemplos para você: As empresas de distribuição realizam eventos para apresentar os fabricantes que carregam, e os fabricantes geralmente realizam eventos para atrair distribuidores. Vimos até empresas de serviços profissionais se unindo para mostrar como seus serviços podem trabalhar juntos para fornecer soluções completas.

Seja qual for o seu setor, os eventos industriais são ferramentas importantes para a geração de leads. Há apenas um grande problema com eventos: você tem que levar todo mundo lá.

Nos meses que antecederam o evento, os planejadores ficaram loucos procurando participantes. Faça o que fizer, os tíquetes sempre parecem chegar até os últimos dias e, como acontece com a maioria das técnicas de saída, é difícil saber quais táticas estão funcionando mais.

10 táticas secretas para atrair participantes para o seu evento

Ao longo dos últimos anos, conhecemos os eventos muito bem aqui no Grupo Weidert. Realizamos um grande evento promocional em nossa região para profissionais de marketing e vendedores e também ajudamos muitos de nossos clientes com a promoção de eventos. Além disso, hoje há mais pesquisas do que nunca sobre como e por que as pessoas decidem participar de eventos.

Neste artigo, fornecerei uma visão geral completa de nossos aprendizados sobre como reunir participantes e vender ingressos para seu evento promocional. Aqui estão os 10—Nota: Os quatro primeiros se relacionam mais com o planejamento inicial. Se você já passou desse estágio, pule para os itens 6-10, que são mais táticos para atrair participantes.

1. Planeje pelo Orçamento — então prossiga a partir daí.

Se for a primeira vez que você está realizando um evento promocional, você terá dificuldades para criar um orçamento. Vai parecer difícil estimar e você não saberá tudo o que precisa. Tudo isso torna ainda mais importante ter um orçamento, mesmo que seja um pouco arbitrário.

Com um orçamento, você planejará esticando seus recursos. Você evitará gastos excessivos, e a luta para inovar com menos produzirá melhores resultados. Quando você fica nervoso porque não há participantes suficientes se registrando, você não deve simplesmente gastar mais (se conseguir aprovação); essa é a maneira mais fácil de colocar seu evento promocional no vermelho. Em vez disso, tente fazer um orçamento inteligente no início e cumpra-o. É a melhor maneira de garantir que seu evento seja um sucesso geral.

2. Defina os preços estrategicamente e comprometa-se com eles.

O preço tem um enorme impacto na sua capacidade de atrair participantes. E não, não se trata de ter um preço tão baixo quanto possível. Muitos especialistas aconselham que eventos gratuitos e de baixo custo, na verdade, podem ser dissuasivos para os participantes porque o preço sinaliza um valor ambíguo para o cliente em potencial.

Na maioria dos contextos industriais, os eventos pagos fazem muito sentido porque os empregadores geralmente cobrem os custos de seus funcionários. Embora os chefes prefiram limitar as despesas gerais, eles também não querem que seus funcionários percam tempo com eventos de baixo valor. Os supervisores esperam que os eventos custem, portanto, não evite as taxas de ingressos.

O truque é definir preços estrategicamente para que não seja muito difícil para um funcionário convencer seu chefe. Quando você planeja seus preços cuidadosamente no front-end, todo o resto será mais tranquilo. Você não vai se preocupar tanto em cumprir seu orçamento. Seus participantes sentirão que o evento atende às suas necessidades e você poderá se concentrar em outros aspectos para atrair participantes.

3. Implemente ofertas de desconto personalizadas

Ao definir o preço, você também precisa planejar o desconto. Em um mundo ideal, você deve ter alguns dados para prever qual porcentagem de seus ingressos será descontada e qual proporção será vendida pelo valor total.

Para eventos em que a maioria dos ingressos serão gastos no orçamento do empregador, considere que a taxa de desconto pode não importar tanto quanto o simples fato de você estar oferecendo um desconto. Em muitos casos, um funcionário simplesmente precisa provar que fez a devida diligência para acessar um desconto.

Lembre-se de que o desconto também deve ser planejado de acordo com seu esquema de escassez de ingressos para persuadir os compradores a comprar mais cedo no período de emissão de ingressos.

4. Escolha ótimos locais , mesmo que sejam caros.

Os locais são muito importantes, especialmente para eventos profissionais. Quando seus participantes estão ocupados no dia do seu evento, a escolha do local pode afetar drasticamente sua vontade de se inscrever.

Não tenha medo de escolher um local atraente, mesmo que seja mais caro. Fator isso em seu orçamento e preço de ingressos. Certifique-se de que você pode cobri-lo, mas não subestime o impacto potencial em sua capacidade de atrair participantes.

Confie em mim; todo mundo foi a um evento de negócios em um hotel sem graça. Pense fora da caixa para encontrar locais mais atraentes. A escolha da equipe do local também pode desempenhar um papel importante na quantidade de tempo que você tem que dedicar ao gerenciamento do local. Se você tiver um organizador de eventos / fornecedor totalmente capacitado com o local, ele ou ela desempenhará um papel importante ajudando você a gerenciar seu evento com sucesso.

5. A marca do evento é importante, portanto, planeje eventos recorrentes para maximizar os participantes.

É um fato. Atrair participantes para um evento de primeiro ano é apenas mais difícil. Branding e reconhecimento são importantes, então considere tornar seu evento recorrente. Se você planeja desde o início que o evento se repetirá anualmente, poderá tomar decisões inteligentes desde o início.

Se você já gerencia um evento de vários anos, sempre pense no que vem a seguir. Considere como a escolha de mudar o foco este ano pode afetar sua capacidade de atrair pessoas no próximo ano.

6. Reúna Patrocinadores para Valor Promocional, Não para Financiamento Principalmente.

Muitos eventos de negócios da comunidade dependem fortemente de patrocinadores. As Câmaras de Comércio são notórias por precisarem de dinheiro de patrocínio para realizar eventos. Se você estiver fazendo um evento promocional, eu o encorajo a pensar de forma diferente sobre como você inclui patrocinadores.

Você deve, é claro, procurar patrocinadores de financiamento se precisar deles. Nós certamente fazemos. No entanto, o principal objetivo de qualquer patrocinador, financeiro ou não, deve ser promover o seu evento. Pense nisso como construir uma coalizão para o melhor tipo de marketing disponível: boca a boca .

Ao coletar patrocinadores e incluir mais empresas em seu evento, você duplica e triplica sua capacidade de alcançar um público. Como a maioria dos eventos promocionais é bastante localizada, essa é uma das melhores opções para atrair participantes. Leia sobre maneiras de usar seus patrocinadores como promotores.

7. Trate sua coalizão como uma oportunidade de marketing de canal.

A coalizão que está ajudando você a realizar o evento – seus patrocinadores, outras empresas parceiras e parceiros individuais – deve ser tratada como uma oportunidade de marketing de canal. No marketing de canal, você cria ativos que seus parceiros de canal distribuirão e promoverão. Em outras palavras, você torna mais fácil para eles.

Para eventos, dado que a linha do tempo é inerentemente finita, é importante que você facilite a promoção do evento para seus parceiros. Isso significa que você precisa criar conteúdo fácil de usar e fornecer orientações diretas sobre como promover o conteúdo de forma eficaz. Exemplos de como tratar sua coalizão como um canal:

• Construindo atualizações sociais pré-escritas e postagens que seus parceiros podem usar
• Fornecendo conteúdo fácil de compartilhar, como PDFs de 1 página, imagens informativas e infográficos
• Hospedagem de ativos de conteúdo com links compartilháveis, como URLs encurtados e personalizados que são fáceis de lembrar
• Crie postagens de blog ou comunicados de imprensa prontos para uso
• Desenvolver conteúdo personalizado para essa empresa. Não faça o parceiro preencher nada.
• Se possível, envie e-mails em nome deles.

8. Torne cada conteúdo ou ativo visual reutilizável.

Sua vida atraindo participantes será muito mais fácil se você criar seu conteúdo promocional de forma rápida e eficaz na primeira vez e nunca mais precisar desenvolvê-lo.

Em nossos eventos, tentamos tornar todo o nosso conteúdo reutilizável, desde o parágrafo de descrição básica do evento até uma descrição maior do tipo de imagem que usamos. O conteúdo reutilizável não é apenas bom do ponto de vista da eficiência, mas também ajuda a manter a marca em todas as pessoas que podem promovê-lo.

9. Construa um plano combinado de mídia adquirida e marketing de conteúdo

Embora todo evento exija conteúdo promocional básico que inclua os detalhes e a proposta de valor do evento; sua melhor aposta para atrair um bom fluxo de participantes para desenvolver um plano de marketing de conteúdo online robusto que gere demanda para o evento. E para eventos, o plano de marketing de conteúdo também deve estar profundamente integrado à sua estratégia de mídia/imprensa.

Se você estiver realizando uma conferência de negócios, considere criar conteúdo com um de seus palestrantes. Em um evento recente, obtivemos sucesso criando perguntas e respostas de palestrantes antes do evento, que publicamos em nosso blog existente e promovemos nas mídias sociais. Para mídia conquistada, destacamos nossos palestrantes mais proeminentes e criamos oportunidades para a mídia acessar o apresentador para mais perguntas.

Também obtivemos sucesso usando uma abordagem editorial que visualiza o tipo de conteúdo que o participante pode ver no evento. Artigos úteis em um blog podem ser reaproveitados em um artigo promocional em uma publicação voluntária.

Uma grande vantagem com a mídia conquistada ocorre se você incluir uma empresa de mídia como patrocinadora de mídia do evento. Mais uma vez, construir uma coalizão é fundamental, e você inclui a imprensa.

10. Seu planejador deve ser um especialista em conteúdo.

O último desta lista é provavelmente a peça mais importante. A melhor maneira de atrair participantes é encher seu evento com conteúdo extremamente atraente. Se o seu evento for apenas mais uma conferência regional, ninguém vai querer vir. Os melhores organizadores de eventos se preocupam profundamente com o tipo de conteúdo incluído no evento. Se for um evento baseado em apresentação, certifique-se de que o conteúdo de cada apresentação esteja bem alinhado. Se for um show ou exposição, certifique-se de que haja alguma maneira de os participantes saírem com aprendizado ou informações úteis.

Muitas vezes, as peças mais valiosas de um evento são os itens físicos, como um programa impresso bem organizado ou uma lista de participantes que pode servir como uma lista de conexões. Eu até vi pacotes de eventos que funcionavam como planilhas para os participantes.

Os planejadores de eventos precisam ser extremamente detalhistas, mas não devem viver tanto nas ervas daninhas que não tenham uma visão geral. Aqui está meu pensamento final: a melhor maneira de planejar um evento e atrair participantes é manter o foco na experiência geral do visitante - todos os detalhes precisam ser bem feitos para que os erros não sejam uma distração, mas se o quadro geral não for satisfatório o suficiente , nenhum dos detalhes importará de qualquer maneira. Tudo bem se você não for uma personalidade do Tipo A – apenas tente ser um pouco mais do Tipo A, quando estiver organizando o evento, e você estará no caminho certo.