Cómo atraer asistentes y vender entradas para su evento promocional

Muchas empresas realizan eventos promocionales. Son excelentes generadores de prospectos y son una excusa para que tus prospectos vengan a conocerte cara a cara. Algunos ejemplos para usted: las empresas de distribución organizan eventos para presentar a los fabricantes que llevan, y los fabricantes a menudo organizan eventos para atraer a los distribuidores a la sala. Incluso hemos visto a compañías de servicios profesionales unirse para mostrar cómo sus servicios pueden trabajar juntos para brindar soluciones completas.

Sea cual sea tu sector, los eventos industriales son herramientas importantes para generar leads. Solo hay un gran problema con los eventos: tienes que llevar a todos allí.

En los meses previos al evento, los planificadores han sabido volverse locos buscando asistentes. Hagas lo que hagas, los tickets siempre parecen llegar hasta los últimos días y, como ocurre con la mayoría de las técnicas de salida, es difícil saber qué tácticas funcionan mejor.

10 tácticas secretas para atraer asistentes a su evento

En los últimos años, hemos llegado a conocer bastante bien los eventos aquí en Weidert Group. Hemos llevado a cabo un importante evento promocional en nuestra región para los especialistas en marketing y ventas, y también hemos ayudado a muchos de nuestros clientes con la promoción de eventos. Además, hoy en día, hay más investigaciones que nunca sobre cómo y por qué las personas deciden asistir a eventos.

En este artículo, le proporcionaré una descripción general completa de nuestros aprendizajes sobre cómo reunir asistentes y vender entradas para su evento promocional. Aquí están los 10—Nota: Los primeros cuatro se relacionan más con la planificación inicial. Si ya pasó esa etapa, salte a los números 6 a 10, que son más tácticos para atraer asistentes.

1. Planifique por presupuesto , luego continúe desde allí.

Si es la primera vez que realiza un evento promocional, tendrá dificultades para crear un presupuesto. Sentirá que es difícil de estimar y no sabrá todo lo que necesitará. Todo eso en realidad hace que sea aún más importante tener un presupuesto, incluso si es un poco arbitrario.

Con un presupuesto, podrá planificar estirando sus recursos. Evitará gastar en exceso y la lucha por innovar con menos en realidad producirá mejores resultados. Cuando se pone nervioso porque no se están registrando suficientes asistentes, no debe simplemente gastar más (si puede obtener la aprobación); esa es la forma más fácil de poner su evento promocional en números rojos. En su lugar, trate de presupuestar inteligentemente al principio y apéguese a él. Es la mejor manera de asegurarse de que su evento sea un éxito total.

2. Establezca precios estratégicamente y comprométase con ellos.

El precio tiene un gran impacto en su capacidad para atraer asistentes. Y no, no se trata solo de tener el precio más bajo posible. Muchos expertos advierten que los eventos gratuitos y de bajo costo en realidad pueden ser disuasivos para los asistentes porque el precio indica un valor ambiguo para el prospecto.

En la mayoría de los contextos industriales, los eventos pagos tienen mucho sentido porque los empleadores generalmente cubren los costos de sus empleados. Si bien los jefes prefieren limitar los gastos generales, tampoco quieren que sus empleados pierdan el tiempo en eventos de bajo valor. Los supervisores esperan que los eventos tengan un costo, así que no se asuste con las tarifas de las entradas.

El truco consiste en establecer precios estratégicamente para que no sea demasiado difícil para un empleado vender a su jefe. Cuando planifica su precio cuidadosamente desde el principio, todo lo demás irá mejor. No te preocuparás tanto por cumplir con tu presupuesto. Tus asistentes sentirán que el evento se ajusta a sus necesidades y podrás concentrarte en otros aspectos para atraer asistentes.

3. Implementar ofertas de descuento personalizadas

A medida que establece los precios, también debe planificar los descuentos. En un mundo ideal, debe tener algunos datos para predecir qué porcentaje de sus boletos se descontará y qué proporción se venderá por su valor total.

Para eventos en los que la mayoría de las entradas se cargarán a los presupuestos de los empleadores, considere que la tasa de descuento puede no importar tanto como el simple hecho de que está ofreciendo un descuento. En muchos casos, un empleado simplemente necesita demostrar que ha realizado la diligencia debida para acceder a un descuento.

Recuerde que los descuentos también deben planificarse de acuerdo con su esquema de escasez de boletos para persuadir a los compradores a comprar antes en el período de emisión de boletos.

4. Elija grandes lugares , incluso si son caros.

Los lugares son muy importantes, especialmente para eventos profesionales. Cuando los asistentes están obligados a estar ocupados el día de su evento, la elección del lugar puede afectar drásticamente su disposición a inscribirse.

No tenga miedo de elegir un lugar atractivo, incluso si es más caro. Tenga en cuenta su presupuesto y el precio de las entradas. Asegúrese de poder cubrirlo, pero no subestime su impacto potencial en su capacidad para atraer asistentes.

Confía en mí; todos han estado en un evento de negocios en un hotel anodino. Piense fuera de la caja para encontrar lugares más atractivos. La elección del personal del lugar también puede desempeñar un papel muy importante en la cantidad de tiempo que debe dedicar a la gestión del lugar. Si tiene un planificador de eventos/proveedor de catering con todas las capacidades en el lugar, él o ella desempeñará un papel muy importante para ayudarlo a administrar su evento con éxito.

5. La marca del evento es importante, así que planifique eventos recurrentes para maximizar los asistentes.

Es un hecho. Atraer asistentes a un evento de primer año es simplemente más difícil. La marca y el reconocimiento son importantes, así que considere hacer que su evento sea recurrente. Si planea desde el principio que el evento se repetirá anualmente, entonces puede tomar decisiones inteligentes desde el principio.

Si ya administra un evento de varios años, siempre piense en lo que viene después. Considere cómo la elección de cambiar el enfoque este año puede afectar su capacidad para atraer personas el próximo año.

6. Reunir patrocinadores por valor promocional, no principalmente por financiación.

Muchos eventos de negocios comunitarios dependen en gran medida de los patrocinadores. Las cámaras de comercio son conocidas por necesitar dinero de patrocinio para organizar eventos. Si está realizando un evento promocional, lo animo a que piense de manera diferente acerca de cómo incluye patrocinadores.

Por supuesto, debe buscar patrocinadores de financiación si los necesita. Ciertamente lo hacemos. Sin embargo, el objetivo principal de cualquier patrocinador, financiero o no, debe ser promover su evento. Piense en ello como la creación de una coalición para el mejor tipo de marketing: el boca a boca .

Al recopilar patrocinadores e incluir más empresas en su evento, duplicará y triplicará su capacidad para llegar a una audiencia. Dado que la mayoría de los eventos promocionales están bastante localizados, esta es una de sus mejores opciones para atraer asistentes. Siga leyendo para conocer formas de utilizar a sus patrocinadores como promotores.

7. Trate a su coalición como una oportunidad de marketing de canal.

La coalición que lo ayuda a organizar el evento (sus patrocinadores, otras empresas asociadas y socios individuales) debe tratarse como una oportunidad de marketing de canal. En el marketing de canal, crea activos que sus socios de canal distribuirán y promocionarán. En otras palabras, se lo pones fácil.

Para los eventos, dado que la línea de tiempo es intrínsecamente finita, es importante que les facilite a sus socios la promoción del evento. Esto significa que debe crear contenido fácil de usar y proporcionar instrucciones directas sobre cómo promocionar el contenido de manera efectiva. Ejemplos de cómo tratar a su coalición como un canal:

• Crear actualizaciones y publicaciones sociales preescritas que sus socios puedan usar
• Proporcionar contenido fácil de compartir, como archivos PDF de 1 página, imágenes informativas e infografías
• Alojar activos de contenido con enlaces que se pueden compartir, como URL acortadas y personalizadas que son fáciles de recordar
• Cree publicaciones de blog o comunicados de prensa listos para usar
• Desarrollar contenido personalizado para esa empresa. No haga que el compañero llene nada.
• Si es posible, envíe correos electrónicos en su nombre.

8. Haga que cada contenido o activo visual sea reutilizable.

Su vida para atraer asistentes será mucho más fácil si crea su contenido promocional de manera rápida y efectiva la primera vez y nunca tiene que volver a desarrollarlo.

En nuestros eventos, tratamos de hacer que todo nuestro contenido sea reutilizable, desde el párrafo de descripción básica del evento hasta una descripción más amplia del tipo de imágenes que usamos. El contenido reutilizable no solo es bueno desde el punto de vista de la eficiencia, sino que también lo ayuda a mantener la marca entre todas las personas que pueden promocionarlo.

9. Cree un plan combinado de marketing de contenido y medios ganados

Si bien cada evento requiere un contenido promocional básico que incluya los detalles y la propuesta de valor del evento; su mejor apuesta para atraer un buen flujo de asistentes para desarrollar un sólido plan de marketing de contenido en línea que genere demanda para el evento. Y para eventos, el plan de marketing de contenido también debe estar profundamente integrado con su estrategia de medios/prensa.

Si está organizando una conferencia de negocios, considere crear contenido con uno de sus oradores. En un evento reciente, tuvimos éxito al crear preguntas y respuestas de los oradores antes del evento, que publicamos en nuestro blog existente y promocionamos en las redes sociales. Para los medios ganados, destacamos a nuestros oradores más destacados y creamos oportunidades para que los medios accedan al presentador para hacer más preguntas.

También hemos tenido éxito utilizando un enfoque editorial que ofrece una vista previa del tipo de contenido que el asistente podría ver en el evento. Los artículos útiles en un blog pueden luego reutilizarse en un artículo promocional en una publicación voluntaria.

Se produce una gran ventaja con los medios ganados si incluye una empresa de medios como patrocinador de medios para el evento. Una vez más, construir una coalición es clave, y eso incluye a la prensa.

10. Su planificador debe ser un experto en contenido.

Lo último en esta lista es probablemente la pieza más importante. La mejor manera de atraer asistentes es llenar tu evento con contenido extremadamente atractivo. Si su evento es simplemente otra conferencia regional, nadie querrá asistir. Los mejores planificadores de eventos se preocupan profundamente por el tipo de contenido que se incluye en el evento. Si se trata de un evento basado en presentaciones, asegúrese de que el contenido de cada presentación se alinee bien. Si se trata de un espectáculo o exposición, asegúrese de que haya alguna manera de que los asistentes se vayan con aprendizaje o información útil.

A menudo, las piezas más valiosas de un evento son las conclusiones físicas, como un programa impreso bien elaborado o una lista de asistentes que puede servir como lista de conexiones. Incluso he visto paquetes de eventos que funcionan como hojas de trabajo para los asistentes.

Los planificadores de eventos deben estar extremadamente orientados a los detalles, pero no deben vivir tanto en la maleza como para no tener una idea general. Este es mi pensamiento final: la mejor manera de planificar un evento y atraer asistentes es mantenerse enfocado en la experiencia general del visitante: todos los detalles deben ir bien para que los errores no distraigan, pero si el panorama general no es lo suficientemente satisfactorio , ninguno de los detalles importará de todos modos. Está bien si no tienes una personalidad tipo A, solo trata de ser un poco más tipo A cuando organices el evento y estarás en el camino correcto.