Come attirare partecipanti e vendere biglietti per il tuo evento promozionale

Molte aziende organizzano eventi promozionali. Sono ottimi generatori di contatti e sono una scusa per i tuoi potenziali clienti di incontrarti faccia a faccia. Alcuni esempi per te: le società di distribuzione organizzano eventi per presentare i produttori che trasportano e i produttori spesso organizzano eventi per coinvolgere i distributori. Abbiamo anche visto società di servizi professionali unirsi per mostrare come i loro servizi possono collaborare per fornire soluzioni complete.

Qualunque sia il tuo settore, gli eventi industriali sono strumenti importanti per generare lead. C'è solo un grosso problema con gli eventi: devi portare tutti lì.

Nei mesi precedenti l'evento, gli organizzatori hanno saputo impazzire cercando i partecipanti. Qualunque cosa tu faccia, i biglietti sembrano sempre arrivare fino agli ultimi giorni e, come con la maggior parte delle tecniche in uscita, è difficile sapere quali tattiche funzionano di più.

10 tattiche segrete per attirare i partecipanti al tuo evento

Negli ultimi anni, abbiamo avuto modo di conoscere abbastanza bene gli eventi qui al Gruppo Weidert. Abbiamo organizzato un importante evento promozionale nella nostra regione per esperti di marketing e venditori e abbiamo anche assistito molti dei nostri clienti con la promozione di eventi. Inoltre, oggi, c'è più ricerca che mai su come e perché le persone decidono di partecipare agli eventi.

In questo articolo, ti fornirò una panoramica completa dei nostri insegnamenti su come raccogliere partecipanti e vendere biglietti per il tuo evento promozionale. Ecco i 10—Nota: i primi quattro riguardano maggiormente la pianificazione iniziale. Se hai superato quella fase, passa ai numeri 6-10, che sono più tattici per attirare i partecipanti.

1. Pianifica in base al budget, quindi procedi da lì.

Se è la prima volta che organizzi un evento promozionale, farai fatica a creare un budget. Sembrerà difficile da stimare e non saprai tutto ciò di cui avrai bisogno. Tutto ciò in realtà rende ancora più importante avere un budget, anche se è un po' arbitrario.

Con un budget, pianificherai allungando le tue risorse. Ti impedirai di spendere troppo e la lotta per innovare con meno produrrà effettivamente risultati migliori. Quando ti innervosisci perché non si stanno registrando abbastanza partecipanti, non dovresti semplicemente spendere di più (se puoi ottenere l'approvazione); questo è il modo più semplice per mettere in rosso il tuo evento promozionale. Invece, all'inizio, prova a pianificare in modo intelligente il budget e attieniti ad esso. È il modo migliore per assicurarsi che il tuo evento sia un successo globale.

2. Imposta i prezzi in modo strategico e impegnati.

Il prezzo ha un enorme impatto sulla tua capacità di attrarre partecipanti. E no, non si tratta solo di avere un prezzo il più basso possibile. Molti esperti consigliano che gli eventi a basso costo e gratuiti in realtà possono essere dissuasivi per i partecipanti perché il prezzo segnala un valore ambiguo per il potenziale cliente.

Nella maggior parte dei contesti industriali, gli eventi retribuiti hanno molto senso perché i datori di lavoro di solito coprono i costi per i propri dipendenti. Sebbene i capi preferiscano limitare le spese generali, non vogliono che i loro dipendenti perdano tempo in eventi di basso valore. I supervisori si aspettano che gli eventi costino, quindi non esitare a pagare i biglietti.

Il trucco è impostare strategicamente i prezzi in modo che non sia troppo difficile per un dipendente vendere il proprio capo. Quando pianifichi attentamente i tuoi prezzi sul front-end, tutto il resto andrà più liscio. Non ti preoccuperai tanto di rispettare il tuo budget. I tuoi partecipanti sentiranno che l'evento si adatta alle loro esigenze e sarai in grado di concentrarti su altri aspetti dell'attrazione dei partecipanti.

3. Implementare offerte di sconto personalizzate

Quando imposti i prezzi, devi anche pianificare lo sconto. In un mondo ideale, dovresti avere alcuni dati per prevedere quale percentuale dei tuoi biglietti verrà scontata e quale proporzione verrà venduta per il valore pieno.

Per gli eventi in cui la maggior parte dei biglietti verrà addebitata al budget del datore di lavoro, considera che il tasso di sconto potrebbe non essere tanto importante quanto il semplice fatto che stai fornendo uno sconto. In molti casi, un dipendente deve semplicemente dimostrare di aver eseguito la due diligence per accedere a uno sconto.

Ricorda che lo sconto dovrebbe anche essere pianificato in base al tuo schema di scarsità di biglietti per convincere gli acquirenti ad acquistare prima nel periodo di emissione del biglietto.

4. Scegli grandi luoghi, anche se sono costosi.

Le sedi contano moltissimo, soprattutto per gli eventi professionali. Quando i tuoi partecipanti sono destinati ad essere impegnati il ​​giorno del tuo evento, la scelta del luogo può avere un impatto drammatico sulla loro volontà di iscriversi.

Non abbiate paura di scegliere un luogo attraente, anche se è più costoso. Consideralo nel tuo budget e nel prezzo del biglietto. Assicurati di poterlo coprire, ma non sottovalutare il suo potenziale impatto sulla tua capacità di attrarre partecipanti.

Fidati di me; sono stati tutti a un evento di lavoro in un hotel insignificante. Pensa fuori dagli schemi per trovare luoghi più attraenti. La scelta del personale della sede può anche svolgere un ruolo enorme nella quantità di tempo che devi dedicare alla gestione della sede. Se hai un organizzatore/catering di eventi pienamente capace con la sede, lei o lui svolgerà un ruolo enorme aiutandoti a gestire il tuo evento con successo.

5. Il branding dell'evento è importante, quindi pianifica eventi ricorrenti per massimizzare i partecipanti.

È un fatto. Attirare i partecipanti a un evento del primo anno è solo più difficile. Il branding e il riconoscimento sono importanti, quindi considera di rendere il tuo evento un evento ricorrente. Se prevedi dall'inizio che l'evento si ripeta ogni anno, puoi prendere decisioni intelligenti fin dall'inizio.

Se gestisci già un evento pluriennale, pensa sempre a cosa verrà dopo. Considera in che modo la scelta di cambiare focus quest'anno può influire sulla tua capacità di attrarre persone l'anno prossimo.

6. Raccogliere sponsor per valore promozionale, non principalmente per finanziamenti.

Molti eventi aziendali della comunità dipendono fortemente dagli sponsor. Le Camere di Commercio sono famose per aver bisogno di soldi per le sponsorizzazioni per organizzare eventi. Se stai organizzando un evento promozionale, ti incoraggio a pensare in modo diverso su come includere gli sponsor.

Dovresti, ovviamente, cercare sponsor di finanziamento se ne hai bisogno. Certamente lo facciamo. Tuttavia, lo scopo principale di qualsiasi sponsor, finanziario o meno, dovrebbe essere quello di promuovere il tuo evento. Pensalo come costruire una coalizione per il miglior tipo di marketing in circolazione: il passaparola .

Raccogliendo sponsor e includendo più aziende nel tuo evento, raddoppi e triplichi la tua capacità di raggiungere un pubblico. Poiché la maggior parte degli eventi promozionali è abbastanza localizzata, questa è una delle migliori opzioni per attirare i partecipanti. Continua a leggere per scoprire come utilizzare i tuoi sponsor come promotori.

7. Tratta la tua coalizione come un'opportunità di marketing di canale.

La coalizione che ti aiuta a organizzare l'evento - i tuoi sponsor, altre società partner e individui partner - dovrebbe essere trattata come un'opportunità di marketing di canale. Nel marketing di canale, crei risorse che i tuoi partner di canale distribuiranno e promuoveranno. In altre parole, glielo rendi facile.

Per gli eventi, dato che la sequenza temporale è intrinsecamente finita, è importante che tu renda davvero facile ai tuoi partner la promozione dell'evento. Ciò significa che è necessario creare contenuti di facile utilizzo e fornire indicazioni chiare su come promuovere i contenuti in modo efficace. Esempi di trattare la tua coalizione come un canale:

• Costruire aggiornamenti social pre-scritti e post che i tuoi partner possono utilizzare
• Fornire contenuti facili da condividere, come PDF di 1 pagina, immagini informative e infografiche
• Ospitare risorse di contenuto con collegamenti condivisibili, come URL personalizzati e abbreviati facili da ricordare
• Crea post di blog o comunicati stampa pronti per l'uso
• Sviluppa contenuti personalizzati per quell'azienda. Non far compilare nulla al partner.
• Se possibile, invia e-mail per loro conto.

8. Rendi riutilizzabile ogni contenuto o risorsa visiva.

La tua vita per attirare i partecipanti sarà molto più facile se crei i tuoi contenuti promozionali in modo rapido ed efficace la prima volta e non dovrai mai rielaborarli.

Nei nostri eventi, cerchiamo di rendere riutilizzabili tutti i nostri contenuti, dal paragrafo di descrizione di base dell'evento a una descrizione più ampia fino al tipo di immagini che utilizziamo. I contenuti riutilizzabili non sono solo utili dal punto di vista dell'efficienza, ma aiutano anche a mantenere il marchio tra tutte le persone che potrebbero promuoverlo.

9. Costruisci un piano combinato di marketing di contenuti e media guadagnato

Sebbene ogni evento richieda un contenuto promozionale di base che includa i dettagli e la proposta di valore dell'evento; la soluzione migliore per attirare un buon flusso di partecipanti per sviluppare un solido piano di marketing dei contenuti online che generi domanda per l'evento. E per gli eventi, anche il piano di marketing dei contenuti dovrebbe essere profondamente integrato con la tua strategia media/stampa.

Se stai tenendo una conferenza di lavoro, considera la possibilità di creare contenuti con uno dei tuoi relatori. In un recente evento, abbiamo riscontrato successo creando domande e risposte dei relatori prima dell'evento, che abbiamo pubblicato sul nostro blog esistente e promosso sui social media. Per quanto riguarda i media guadagnati, abbiamo messo in evidenza i nostri relatori più importanti e creato opportunità per i media di accedere al presentatore per ulteriori domande.

Abbiamo anche riscontrato il successo utilizzando un approccio editoriale che prevede un'anteprima del tipo di contenuto che i partecipanti potrebbero vedere all'evento. Gli articoli utili su un blog potrebbero quindi essere riutilizzati in un articolo promozionale in una pubblicazione volontaria.

Un enorme vantaggio con i media guadagnati si verifica se includi una società di media come sponsor multimediale per l'evento. Ancora una volta, costruire una coalizione è fondamentale, e tu che includi la stampa.

10. Il tuo pianificatore dovrebbe essere un esperto di contenuti.

L'ultimo di questa lista è probabilmente il pezzo più importante. Il modo migliore per attirare i partecipanti è riempire il tuo evento con contenuti estremamente attraenti. Se il tuo evento è solo un'altra conferenza regionale, nessuno vorrà venire. I migliori organizzatori di eventi si preoccupano profondamente del tipo di contenuto incluso nell'evento. Se si tratta di un evento basato su una presentazione, assicurati che il contenuto di ogni presentazione sia ben allineato. Se si tratta di uno spettacolo o di una mostra, assicurati che ci sia un modo in cui i partecipanti se ne vadano con informazioni utili o di apprendimento.

Spesso i pezzi più preziosi di un evento sono gli asporto fisici, come un programma stampato ben assemblato o un elenco di partecipanti che può fungere da elenco di connessione. Ho anche visto pacchetti di eventi che funzionavano come fogli di lavoro per i partecipanti.

Gli organizzatori di eventi devono essere estremamente orientati ai dettagli, ma non dovrebbero vivere così tanto tra le erbacce da non avere il quadro generale. Ecco il mio pensiero conclusivo: il modo migliore per pianificare un evento e attirare i partecipanti è rimanere concentrati sull'esperienza complessiva del visitatore: tutti i dettagli devono andare bene in modo che gli errori non distraggano, ma se il quadro generale non è abbastanza soddisfacente , nessuno dei dettagli avrà comunque importanza. Va bene se non sei una personalità di tipo A: cerca di essere un po' più di tipo A, quando organizzi l'evento, e sarai sulla strada giusta.