Cara Menarik Peserta & Menjual Tiket ke Acara Promosi Anda

Banyak perusahaan mengadakan acara promosi. Mereka adalah penghasil prospek yang hebat, dan mereka merupakan alasan bagi prospek Anda untuk datang menemui Anda secara langsung. Beberapa contoh untuk Anda: Perusahaan distribusi mengadakan acara untuk menampilkan produsen yang mereka bawa, dan produsen sering mengadakan acara untuk mendapatkan distributor di dalam ruangan. Kami bahkan telah melihat perusahaan layanan profesional bersatu untuk menampilkan bagaimana layanan mereka dapat bekerja sama untuk memberikan solusi lengkap.

Apa pun sektor Anda, acara industri adalah alat penting untuk menghasilkan prospek. Hanya ada satu masalah besar dengan acara: Anda harus membawa semua orang ke sana.

Pada bulan-bulan sebelum acara, para perencana diketahui membuat diri mereka sendiri gila mencari peserta. Apa pun yang Anda lakukan, tiket sepertinya selalu masuk sampai beberapa hari terakhir, dan seperti kebanyakan teknik outbound, sulit untuk mengetahui taktik mana yang paling berhasil.

10 Taktik Rahasia untuk Menarik Peserta ke Acara Anda

Selama beberapa tahun terakhir, kami telah mengenal berbagai peristiwa dengan cukup baik di sini, di Weidert Group. Kami telah mengadakan acara promosi besar di wilayah kami untuk pemasar dan tenaga penjualan, dan kami telah membantu banyak klien kami dengan promosi acara juga. Selain itu, saat ini, ada lebih banyak penelitian daripada sebelumnya tentang bagaimana dan mengapa orang memutuskan untuk menghadiri acara.

Dalam artikel ini, saya akan memberi Anda gambaran lengkap tentang pembelajaran kami tentang cara mengumpulkan peserta dan menjual tiket ke acara promosi Anda. Inilah 10—Catatan: Empat yang pertama paling berhubungan dengan perencanaan awal. Jika Anda melewati tahap itu, lewati ke #6-10, yang lebih taktis untuk menarik peserta.

1. Rencanakan dengan Penganggaran— kemudian lanjutkan dari sana.

Jika Anda baru pertama kali mengadakan acara promosi, Anda akan kesulitan untuk membuat anggaran. Ini akan terasa sulit untuk diperkirakan, dan Anda tidak akan tahu semua yang Anda perlukan. Semua itu justru membuat semakin penting untuk memiliki anggaran—walaupun agak arbitrer.

Dengan anggaran, Anda akan merencanakan dengan meregangkan sumber daya Anda. Anda akan mencegah diri Anda dari pengeluaran berlebihan, dan perjuangan untuk berinovasi dengan lebih sedikit akan benar-benar menghasilkan hasil yang lebih baik. Ketika Anda merasa gugup karena tidak cukup banyak peserta yang mendaftar, Anda seharusnya tidak menghabiskan lebih banyak (jika Anda bisa mendapatkan persetujuan); itulah cara termudah untuk menandai acara promosi Anda. Sebaliknya, cobalah untuk membuat anggaran dengan cerdas di awal, dan patuhi itu. Ini adalah cara terbaik untuk memastikan acara Anda sukses secara keseluruhan.

2. Tetapkan Harga Secara Strategis dan Berkomitmen Untuk Itu.

Harga memiliki dampak besar pada kemampuan Anda untuk menarik peserta. Dan tidak, ini tidak semua tentang memiliki harga serendah mungkin. Banyak ahli menyarankan bahwa acara berbiaya rendah dan gratis sebenarnya dapat menjadi penghalang bagi peserta karena penetapan harga menandakan nilai yang ambigu bagi prospek.

Dalam sebagian besar konteks industri, acara berbayar sangat masuk akal karena pemberi kerja biasanya menanggung biaya untuk karyawan mereka. Sementara bos lebih suka membatasi biaya overhead, mereka juga tidak ingin karyawan mereka membuang waktu untuk acara bernilai rendah. Pengawas mengharapkan biaya acara, jadi jangan menghindar dari biaya tiket.

Caranya adalah dengan menetapkan harga secara strategis sehingga tidak terlalu sulit bagi seorang karyawan untuk menjual atasannya. Ketika Anda merencanakan harga Anda dengan hati-hati di ujung depan, segala sesuatu yang lain akan berjalan lebih lancar. Anda tidak akan terlalu khawatir tentang memenuhi anggaran Anda. Peserta Anda akan merasa bahwa acara tersebut sesuai dengan kebutuhan mereka, dan Anda akan dapat fokus pada aspek lain untuk menarik peserta.

3. Terapkan Penawaran Diskon yang Dipersonalisasi

Saat Anda menetapkan harga, Anda juga harus merencanakan diskon. Di dunia yang ideal, Anda harus memiliki beberapa data untuk memprediksi berapa persentase tiket Anda yang akan didiskon dan berapa proporsi yang akan dijual dengan nilai penuh.

Untuk acara di mana sebagian besar tiket akan dibebankan ke anggaran perusahaan, pertimbangkan bahwa tingkat diskonto mungkin tidak terlalu penting daripada fakta sederhana bahwa Anda memberikan diskon. Dalam banyak kasus, seorang karyawan hanya perlu membuktikan bahwa mereka telah melakukan uji tuntas untuk mengakses diskon.

Ingatlah bahwa diskon juga harus direncanakan sesuai dengan skema kelangkaan tiket Anda untuk membujuk pembeli agar membeli lebih awal dalam periode tiket.

4. Pilih Tempat Hebat— walaupun mahal.

Tempat sangat penting, terutama untuk acara profesional. Ketika peserta Anda pasti akan sibuk pada hari acara Anda, pilihan tempat dapat secara dramatis memengaruhi kesediaan mereka untuk mendaftar.

Jangan takut untuk memilih tempat yang menarik, meskipun lebih mahal. Faktorkan ke dalam anggaran dan harga tiket Anda. Pastikan Anda dapat menutupinya, tetapi jangan meremehkan potensi dampak pada kemampuan Anda untuk menarik peserta.

Percaya padaku; semua orang pernah menghadiri acara bisnis di hotel yang hambar. Berpikirlah di luar kebiasaan untuk menemukan tempat yang lebih menarik. Pilihan staf tempat juga dapat memainkan peran besar dalam jumlah waktu yang Anda miliki untuk mengelola tempat tersebut. Jika Anda memiliki perencana acara / katering yang sepenuhnya mampu dengan tempat tersebut, dia akan memainkan peran besar membantu Anda mengelola acara Anda dengan sukses.

5. Branding Acara Penting, Jadi Rencanakan Acara Berulang untuk Memaksimalkan Peserta.

Ini fakta. Menarik peserta ke acara tahun pertama hanya lebih sulit. Branding dan pengakuan penting, jadi pertimbangkan untuk membuat acara Anda berulang. Jika Anda merencanakan sejak awal bahwa acara tersebut akan berulang setiap tahun, maka Anda dapat membuat keputusan yang cerdas sejak awal.

Jika Anda sudah mengelola acara multi-tahun, maka selalu pikirkan apa yang akan terjadi selanjutnya. Pertimbangkan bagaimana pilihan untuk mengubah fokus tahun ini dapat memengaruhi kemampuan Anda untuk menarik orang tahun depan.

6. Kumpulkan Sponsor untuk Nilai Promosi, Bukan untuk Pendanaan Utama.

Banyak acara bisnis komunitas sangat bergantung pada sponsor. Kamar Dagang terkenal membutuhkan uang sponsor untuk mengadakan acara. Jika Anda melakukan acara promosi, saya mendorong Anda untuk berpikir secara berbeda tentang bagaimana Anda menyertakan sponsor.

Anda harus, tentu saja, mencari sponsor pendanaan jika Anda membutuhkannya. Kami tentu saja melakukannya. Namun, tujuan utama sponsor, finansial atau tidak, adalah untuk mempromosikan acara Anda. Anggap saja sebagai membangun koalisi untuk jenis pemasaran terbaik: dari mulut ke mulut .

Dengan mengumpulkan sponsor dan menyertakan lebih banyak perusahaan dalam acara Anda, Anda menggandakan dan melipatgandakan kemampuan Anda untuk menjangkau audiens. Karena sebagian besar acara promosi cukup terlokalisasi, ini adalah salah satu pilihan terbaik Anda untuk menarik peserta. Baca terus untuk mengetahui cara menggunakan sponsor Anda sebagai promotor.

7. Perlakukan Koalisi Anda Seperti Peluang Pemasaran Saluran.

Koalisi yang membantu Anda mengadakan acara—sponsor Anda, perusahaan mitra lain, dan individu mitra—harus diperlakukan seperti peluang pemasaran saluran. Dalam pemasaran saluran, Anda membuat aset yang akan didistribusikan dan dipromosikan oleh mitra saluran Anda. Dengan kata lain, Anda membuatnya mudah bagi mereka.

Untuk acara, mengingat garis waktu secara inheren terbatas, penting bagi Anda untuk membuatnya sangat mudah bagi mitra Anda untuk mempromosikan acara tersebut. Ini berarti Anda perlu membuat konten yang mudah digunakan dan memberikan arahan langsung tentang cara mempromosikan konten secara efektif. Contoh memperlakukan koalisi Anda seperti saluran:

• Membuat pembaruan dan postingan sosial pra-tertulis yang dapat digunakan oleh mitra Anda
• Menyediakan konten yang mudah dibagikan, seperti PDF 1 halaman, gambar informasi, dan infografis
• Hosting aset konten dengan tautan yang dapat dibagikan, seperti URL yang disesuaikan dan dipersingkat yang mudah diingat
• Buat posting blog atau siaran pers siap pakai
• Kembangkan konten yang dipersonalisasi untuk perusahaan itu. Jangan membuat pasangan mengisi apa pun.
• Jika memungkinkan, kirim email atas nama mereka.

8. Jadikan Setiap Konten atau Aset Visual Dapat Digunakan Kembali.

Kehidupan Anda yang menarik peserta akan menjadi lebih mudah jika Anda membuat konten promosi dengan cepat dan efektif untuk pertama kalinya dan Anda tidak perlu mengembangkannya kembali.

Dalam acara kami, kami mencoba membuat semua konten kami dapat digunakan kembali, dari paragraf deskripsi dasar acara hingga deskripsi yang lebih besar hingga jenis citra yang kami gunakan. Konten yang dapat digunakan kembali tidak hanya bagus dari sudut pandang efisiensi, tetapi juga membantu Anda mempertahankan branding di semua orang yang mungkin mempromosikannya.

9. Bangun Rencana Pemasaran Media & Konten Gabungan

Sementara setiap acara memerlukan konten promosi dasar yang mencakup detail dan proposisi nilai acara; taruhan terbaik Anda untuk menarik arus peserta yang baik untuk mengembangkan rencana pemasaran konten online yang kuat yang menghasilkan permintaan untuk acara tersebut. Dan untuk acara, rencana pemasaran konten juga harus terintegrasi secara mendalam dengan strategi media/pers Anda.

Jika Anda mengadakan konferensi bisnis, pertimbangkan untuk membuat konten dengan salah satu pembicara Anda. Dalam acara baru-baru ini, kami menemukan keberhasilan membuat Tanya Jawab pembicara sebelum acara, yang kami publikasikan di blog kami yang ada dan dipromosikan di media sosial. Untuk media yang diperoleh, kami menyoroti pembicara kami yang paling menonjol dan menciptakan peluang bagi media untuk mengakses presenter untuk pertanyaan lebih lanjut.

Kami juga menemukan kesuksesan dengan menggunakan pendekatan editorial yang melihat pratinjau jenis konten yang mungkin dilihat oleh peserta di acara tersebut. Artikel bermanfaat di blog mungkin kemudian diubah menjadi artikel promosi dalam publikasi yang bersedia.

Keuntungan besar dengan media yang diperoleh terjadi jika Anda menyertakan perusahaan media sebagai sponsor media untuk acara tersebut. Sekali lagi, membangun koalisi adalah kuncinya, dan Anda termasuk pers.

10. Perencana Anda Harus Ahli Konten.

Terakhir dalam daftar ini kemungkinan adalah bagian yang paling penting. Cara terbaik untuk menarik peserta adalah dengan mengisi acara Anda dengan konten yang sangat menarik. Jika acara Anda hanyalah konferensi regional, tidak ada yang mau datang. Perencana acara terbaik sangat peduli dengan jenis konten yang disertakan dalam acara tersebut. Jika ini adalah acara berbasis presentasi, pastikan konten setiap presentasi sejajar dengan baik. Jika itu adalah pertunjukan atau pameran, pastikan bahwa ada cara agar para peserta pergi dengan pembelajaran atau informasi yang berguna.

Seringkali bagian yang paling berharga dari suatu acara adalah takeaways fisik, seperti program tercetak yang disatukan dengan baik, atau daftar peserta yang dapat berfungsi sebagai daftar koneksi. Saya bahkan pernah melihat paket acara yang berfungsi sebagai lembar kerja untuk peserta.

Perencana acara harus sangat berorientasi pada detail, tetapi mereka tidak boleh terlalu hidup di rumput liar sehingga mereka tidak mendapatkan gambaran besarnya. Inilah pemikiran penutup saya: Cara terbaik untuk merencanakan acara dan menarik peserta adalah tetap fokus pada pengalaman pengunjung secara keseluruhan—semua detail harus berjalan dengan baik sehingga kesalahan tidak mengganggu, tetapi jika gambaran besarnya tidak cukup memuaskan , tidak ada detail yang penting. Tidak apa-apa jika Anda bukan tipe kepribadian A—cobalah menjadi sedikit lebih Tipe A, saat Anda menyusun acara, dan Anda akan berada di jalur yang benar.