Comment attirer des participants et vendre des billets pour votre événement promotionnel

De nombreuses entreprises organisent des événements promotionnels. Ce sont d'excellents générateurs de prospects et une excuse pour que vos prospects viennent vous rencontrer en personne. Quelques exemples pour vous : les sociétés de distribution organisent des événements pour présenter les fabricants qu'elles proposent, et les fabricants organisent souvent des événements pour faire venir les distributeurs dans la salle. Nous avons même vu des entreprises de services professionnels se regrouper pour montrer comment leurs services peuvent fonctionner ensemble pour fournir des solutions complètes.

Quel que soit votre secteur, les événements industriels sont des outils importants pour générer des leads. Il y a juste un problème majeur avec les événements : vous devez amener tout le monde là-bas.

Dans les mois qui ont précédé l'événement, les organisateurs ont su se rendre fous à la recherche de participants. Quoi que vous fassiez, les tickets semblent toujours arriver jusqu'aux derniers jours, et comme avec la plupart des techniques sortantes, il est difficile de savoir quelles tactiques fonctionnent le mieux.

10 tactiques secrètes pour attirer les participants à votre événement

Au cours des dernières années, nous avons appris à bien connaître les événements ici chez Weidert Group. Nous avons organisé un événement promotionnel majeur dans notre région pour les spécialistes du marketing et les vendeurs, et nous avons également aidé nombre de nos clients à faire la promotion d'événements. De plus, aujourd'hui, il y a plus de recherches que jamais sur comment et pourquoi les gens décident d'assister à des événements.

Dans cet article, je vais vous donner un aperçu complet de nos apprentissages sur la façon de rassembler des participants et de vendre des billets pour votre événement promotionnel. Voici les 10—Remarque : Les quatre premiers se rapportent le plus à la planification initiale. Si vous avez dépassé cette étape, passez au n ° 6-10, qui sont plus tactiques pour attirer les participants.

1. Planifiez en budgétisant - puis continuez à partir de là.

Si c'est la première fois que vous organisez un événement promotionnel, vous aurez du mal à créer un budget. Cela vous semblera difficile à estimer et vous ne saurez pas tout ce dont vous aurez besoin. Tout cela rend en fait encore plus important d'avoir un budget, même si c'est un peu arbitraire.

Avec un budget, vous planifierez en étirant vos ressources. Vous vous éviterez de trop dépenser, et la lutte pour innover avec moins donnera en fait de meilleurs résultats. Lorsque vous vous inquiétez qu'il n'y ait pas assez de participants qui s'inscrivent, vous ne devriez pas simplement dépenser plus (si vous pouvez obtenir l'approbation) ; c'est le moyen le plus simple de mettre votre événement promotionnel dans le rouge. Au lieu de cela, essayez de budgétiser intelligemment au début et respectez-le. C'est la meilleure façon de vous assurer que votre événement est un succès global.

2. Définissez vos prix de manière stratégique et engagez-vous.

La tarification a un impact énorme sur votre capacité à attirer des participants. Et non, il ne s'agit pas seulement d'avoir un prix aussi bas que possible. De nombreux experts conseillent que les événements à faible coût et gratuits peuvent en fait être dissuasifs pour les participants, car la tarification signale une valeur ambiguë au prospect.

Dans la plupart des contextes industriels, les événements payants ont beaucoup de sens car les employeurs couvrent généralement les coûts pour leurs employés. Bien que les patrons préfèrent limiter les frais généraux, ils ne veulent pas non plus que leurs employés perdent du temps sur des événements de faible valeur. Les superviseurs s'attendent à ce que les événements coûtent cher, alors n'hésitez pas à payer les billets.

L'astuce consiste à définir stratégiquement les prix afin qu'il ne soit pas trop difficile pour un employé de vendre son patron. Lorsque vous planifiez soigneusement votre tarification dès le départ, tout le reste se déroulera plus facilement. Vous ne vous soucierez plus autant du respect de votre budget. Vos participants auront l'impression que l'événement correspond à leurs besoins et vous pourrez vous concentrer sur d'autres aspects pour attirer des participants.

3. Mettre en place des offres de réduction personnalisées

Lorsque vous définissez les prix, vous devez également prévoir des remises. Dans un monde idéal, vous devriez disposer de certaines données pour prédire quel pourcentage de vos billets sera réduit et quelle proportion sera vendue à sa pleine valeur.

Pour les événements où la plupart des billets seront imputés au budget de l'employeur, considérez que le taux de remise n'a peut-être pas autant d'importance que le simple fait que vous accordez une remise. Dans de nombreux cas, un employé doit simplement prouver qu'il a fait preuve de diligence raisonnable pour accéder à un rabais.

N'oubliez pas que les réductions doivent également être planifiées en fonction de votre système de rareté des billets pour persuader les acheteurs d'acheter plus tôt dans la période d'émission des billets.

4. Choisissez de grands sites, même s'ils sont chers.

Les lieux comptent énormément, en particulier pour les événements professionnels. Lorsque vos participants sont tenus d'être occupés le jour de votre événement, le choix du lieu peut avoir un impact considérable sur leur volonté de s'inscrire.

N'ayez pas peur de choisir un lieu attrayant, même s'il est plus cher. Tenez-en compte dans votre budget et le prix des billets. Assurez-vous de pouvoir le couvrir, mais ne sous-estimez pas son impact potentiel sur votre capacité à attirer des participants.

Fais-moi confiance; tout le monde a été à un événement professionnel dans un hôtel fade. Sortez des sentiers battus pour trouver des lieux plus attrayants. Le choix du personnel de la salle peut également jouer un rôle énorme dans le temps que vous devez consacrer à la gestion de la salle. Si vous avez un planificateur/traiteur d'événements pleinement compétent avec le lieu, il ou elle jouera un rôle énorme en vous aidant à gérer votre événement avec succès.

5. L'image de marque de l'événement est importante, alors planifiez des événements récurrents pour maximiser les participants.

C'est un fait. Attirer des participants à un événement de première année est simplement plus difficile. L'image de marque et la reconnaissance sont importantes, alors pensez à faire de votre événement un événement récurrent. Si vous prévoyez dès le début que l'événement se reproduira chaque année, vous pouvez alors prendre des décisions intelligentes dès le départ.

Si vous gérez déjà un événement pluriannuel, pensez toujours à ce qui va suivre. Considérez comment le choix de changer d'orientation cette année peut avoir un impact sur votre capacité à attirer des gens l'année prochaine.

6. Rassemblez des sponsors pour une valeur promotionnelle, pas pour un financement principalement.

De nombreux événements commerciaux communautaires dépendent fortement des sponsors. Les chambres de commerce sont connues pour avoir besoin d'argent de parrainage pour organiser des événements. Si vous organisez un événement promotionnel, je vous encourage à penser différemment à la façon dont vous incluez les sponsors.

Vous devriez, bien sûr, rechercher des sponsors de financement si vous en avez besoin. Nous le faisons certainement. Cependant, le but principal de tout sponsor, financier ou non, devrait être de promouvoir votre événement. Considérez cela comme la création d'une coalition pour le meilleur type de marketing qui soit : le bouche-à-oreille .

En rassemblant des sponsors et en incluant plus d'entreprises dans votre événement, vous doublez et triplez votre capacité à atteindre un public. Étant donné que la plupart des événements promotionnels sont assez localisés, c'est l'une de vos meilleures options pour attirer des participants. Lisez la suite pour savoir comment utiliser vos sponsors en tant que promoteurs.

7. Traitez votre coalition comme une opportunité de marketing de canal.

La coalition qui vous aide à organiser l'événement (vos sponsors, d'autres entreprises partenaires et des partenaires individuels) doit être traitée comme une opportunité de marketing de canal. Dans le marketing de canal, vous créez des actifs que vos partenaires de distribution distribueront et promouvront. En d'autres termes, vous leur facilitez la tâche.

Pour les événements, étant donné que le calendrier est intrinsèquement limité, il est important que vous facilitiez la tâche de vos partenaires pour promouvoir l'événement. Cela signifie que vous devez créer un contenu facile à utiliser et fournir des instructions simples sur la manière de promouvoir efficacement le contenu. Exemples de traitement de votre coalition comme une chaîne :

• Construire des mises à jour et des publications sociales pré-écrites que vos partenaires peuvent utiliser
• Fournir du contenu facile à partager, tel que des PDF d'une page, des images d'information et des infographies
• Hébergement de ressources de contenu avec des liens partageables, tels que des URL personnalisées et raccourcies faciles à mémoriser
• Créez des articles de blog ou des communiqués de presse prêts à l'emploi
• Développer du contenu personnalisé pour cette entreprise. Ne forcez pas le partenaire à remplir quoi que ce soit.
• Si possible, envoyez des e-mails en leur nom.

8. Rendez chaque contenu ou ressource visuelle réutilisable.

Votre vie pour attirer des participants sera beaucoup plus facile si vous créez votre contenu promotionnel rapidement et efficacement la première fois et que vous n'aurez jamais à le redévelopper.

Dans nos événements, nous essayons de rendre tout notre contenu réutilisable, du paragraphe de description de base de l'événement à une description plus large du type d'images que nous utilisons. Le contenu réutilisable n'est pas seulement bon du point de vue de l'efficacité, il vous aide également à maintenir l'image de marque de toutes les personnes susceptibles d'en faire la promotion.

9. Construire un plan combiné de médias acquis et de marketing de contenu

Bien que chaque événement nécessite un contenu promotionnel de base qui inclut les détails et la proposition de valeur de l'événement ; votre meilleur pari pour attirer un bon flux de participants afin de développer un plan de marketing de contenu en ligne robuste qui génère une demande pour l'événement. Et pour les événements, le plan de marketing de contenu doit également être profondément intégré à votre stratégie média/presse.

Si vous organisez une conférence d'affaires, envisagez de créer du contenu avec l'un de vos conférenciers. Lors d'un événement récent, nous avons réussi à créer des questions-réponses pour les conférenciers avant l'événement, que nous avons publiées sur notre blog existant et promues sur les réseaux sociaux. Pour les médias gagnés, nous avons mis en évidence nos conférenciers les plus éminents et créé des opportunités pour les médias d'accéder au présentateur pour d'autres questions.

Nous avons également trouvé le succès en utilisant une approche éditoriale qui prévisualise le type de contenu que le participant pourrait voir lors de l'événement. Des articles utiles sur un blog pourraient ensuite être réutilisés dans un article promotionnel dans une publication volontaire.

Un énorme avantage avec les médias gagnés se produit si vous incluez une entreprise de médias en tant que sponsor média de l'événement. Encore une fois, la construction d'une coalition est essentielle, et vous qui inclut la presse.

10. Votre planificateur devrait être un expert en contenu.

Le dernier sur cette liste est probablement la pièce la plus importante. La meilleure façon d'attirer des participants est de remplir votre événement avec un contenu extrêmement attrayant. Si votre événement n'est qu'une autre conférence régionale, personne ne voudra venir. Les meilleurs planificateurs d'événements se soucient profondément du type de contenu inclus dans l'événement. S'il s'agit d'un événement basé sur une présentation, assurez-vous que le contenu de chaque présentation s'aligne bien. S'il s'agit d'un salon ou d'une exposition, assurez-vous qu'il existe un moyen pour que les participants repartent avec des connaissances ou des informations utiles.

Souvent, les éléments les plus précieux d'un événement sont les plats à emporter physiques, tels qu'un programme imprimé bien assemblé ou une liste de participants pouvant servir de liste de connexion. J'ai même vu des paquets d'événements qui fonctionnaient comme des feuilles de travail pour les participants.

Les planificateurs d'événements doivent être extrêmement soucieux des détails, mais ils ne doivent pas vivre dans les mauvaises herbes au point de ne pas avoir une vue d'ensemble. Voici ma dernière pensée : la meilleure façon de planifier un événement et d'attirer des participants est de rester concentré sur l'expérience globale du visiteur. , aucun des détails n'aura d'importance de toute façon. Ce n'est pas grave si vous n'êtes pas une personnalité de type A - essayez simplement d'être un peu plus de type A lorsque vous organisez l'événement et vous serez sur la bonne voie.