So ziehen Sie Teilnehmer an und verkaufen Tickets für Ihre Werbeveranstaltung

Viele Unternehmen veranstalten Werbeveranstaltungen. Sie sind großartige Lead-Generatoren und ein Grund für Ihre potenziellen Kunden, Sie persönlich zu treffen. Einige Beispiele für Sie: Vertriebsunternehmen veranstalten Veranstaltungen, um die von ihnen geführten Hersteller vorzustellen, und Hersteller veranstalten häufig Veranstaltungen, um Vertriebspartner in den Raum zu holen. Wir haben sogar gesehen, wie sich professionelle Dienstleistungsunternehmen zusammengeschlossen haben, um zu zeigen, wie ihre Dienste zusammenarbeiten können, um Komplettlösungen bereitzustellen.

Unabhängig von Ihrer Branche sind Industrieveranstaltungen wichtige Instrumente zur Generierung von Leads. Es gibt nur ein großes Problem bei Veranstaltungen: Sie müssen alle dorthin bringen.

In den Monaten vor der Veranstaltung haben sich die Planer bei der Suche nach Teilnehmern in den Wahnsinn getrieben. Was auch immer Sie tun, bis in die letzten paar Tage scheinen immer Tickets hereinzusickern, und wie bei den meisten Outbound-Techniken ist es schwierig zu wissen, welche Taktik am besten funktioniert.

10 geheime Taktiken, um Teilnehmer für Ihre Veranstaltung zu gewinnen

Events haben wir hier bei der Weidert Group in den letzten Jahren ziemlich gut kennengelernt. Wir haben in unserer Region eine große Werbeveranstaltung für Vermarkter und Verkäufer abgehalten und viele unserer Kunden auch bei der Veranstaltungswerbung unterstützt. Darüber hinaus gibt es heute mehr Forschung denn je darüber, wie und warum Menschen sich entscheiden, an Veranstaltungen teilzunehmen.

In diesem Artikel gebe ich Ihnen einen vollständigen Überblick über unsere Erkenntnisse darüber, wie Sie Teilnehmer gewinnen und Tickets für Ihre Werbeveranstaltung verkaufen können. Hier sind die 10 – Hinweis: Die ersten vier beziehen sich am meisten auf die anfängliche Planung. Wenn Sie diese Phase überschritten haben, fahren Sie mit den Punkten 6-10 fort, die eher taktisch sind, um Teilnehmer anzuziehen.

1. Plan by Budgeting – dann fahren Sie von dort aus fort.

Wenn Sie zum ersten Mal eine Werbeveranstaltung veranstalten, werden Sie Schwierigkeiten haben, ein Budget aufzustellen. Es wird sich anfühlen, als wäre es schwer abzuschätzen, und Sie werden nicht alles wissen, was Sie brauchen. All das macht es sogar noch wichtiger, ein Budget zu haben – auch wenn es ein bisschen willkürlich ist.

Mit einem Budget planen Sie, indem Sie Ihre Ressourcen ausdehnen. Sie werden verhindern, dass Sie zu viel ausgeben, und der Kampf um Innovation mit weniger wird tatsächlich zu besseren Ergebnissen führen. Wenn Sie nervös werden, dass sich nicht genügend Teilnehmer anmelden, sollten Sie nicht einfach mehr ausgeben (wenn Sie eine Genehmigung erhalten können). Das ist der einfachste Weg, Ihre Werbeveranstaltung in die roten Zahlen zu bringen. Versuchen Sie stattdessen, am Anfang intelligent zu budgetieren, und halten Sie sich daran. Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird.

2. Legen Sie die Preisgestaltung strategisch fest und verpflichten Sie sich dazu.

Die Preisgestaltung hat einen großen Einfluss auf Ihre Fähigkeit, Teilnehmer anzuziehen. Und nein, es geht nicht nur darum, einen möglichst niedrigen Preis zu haben. Viele Experten weisen darauf hin, dass kostengünstige und kostenlose Veranstaltungen für die Teilnehmer tatsächlich abschreckend sein können, da die Preisgestaltung dem Interessenten einen zweideutigen Wert signalisiert.

In den meisten industriellen Kontexten sind kostenpflichtige Veranstaltungen sehr sinnvoll, da Arbeitgeber in der Regel die Kosten für ihre Mitarbeiter übernehmen. Während Chefs es vorziehen, die Gemeinkosten zu begrenzen, möchten sie auch nicht, dass ihre Mitarbeiter Zeit mit geringwertigen Veranstaltungen verschwenden. Aufsichtsbehörden erwarten, dass Veranstaltungen Kosten verursachen, also scheuen Sie sich nicht vor Ticketgebühren.

Der Trick besteht darin, die Preise strategisch so festzulegen, dass es für einen Mitarbeiter nicht zu schwierig ist, seinen Chef weiterzuverkaufen. Wenn Sie Ihre Preisgestaltung am Frontend sorgfältig planen, wird alles andere reibungsloser ablaufen. Sie müssen sich nicht so viele Gedanken darüber machen, ob Sie Ihr Budget einhalten. Ihre Teilnehmer werden das Gefühl haben, dass die Veranstaltung ihren Bedürfnissen entspricht, und Sie können sich auf andere Aspekte der Gewinnung von Teilnehmern konzentrieren.

3. Implementieren Sie personalisierte Rabattangebote

Wenn Sie die Preise festlegen, müssen Sie auch Rabatte einplanen. In einer idealen Welt sollten Sie einige Daten haben, um vorherzusagen, welcher Prozentsatz Ihrer Tickets rabattiert und welcher Anteil zum vollen Wert verkauft wird.

Bei Veranstaltungen, bei denen die meisten Tickets dem Arbeitgeberbudget belastet werden, sollten Sie bedenken, dass der Rabattsatz möglicherweise nicht so wichtig ist wie die einfache Tatsache, dass Sie einen Rabatt gewähren. In vielen Fällen muss ein Mitarbeiter lediglich nachweisen, dass er die Sorgfaltspflicht erfüllt hat, um auf einen Rabatt zugreifen zu können.

Denken Sie daran, dass Rabatte auch in Übereinstimmung mit Ihrem Ticketknappheitsschema geplant werden sollten, um Käufer davon zu überzeugen, früher im Ticketausstellungszeitraum zu kaufen.

4. Wählen Sie großartige Veranstaltungsorte – auch wenn sie teuer sind.

Veranstaltungsorte sind sehr wichtig, insbesondere für professionelle Veranstaltungen. Wenn Ihre Teilnehmer am Tag Ihrer Veranstaltung beschäftigt sein müssen, kann die Wahl des Veranstaltungsortes ihre Bereitschaft zur Anmeldung dramatisch beeinflussen.

Scheuen Sie sich nicht, einen attraktiven Veranstaltungsort zu wählen, auch wenn dieser teurer ist. Berücksichtigen Sie es in Ihrem Budget und Ticketpreis. Stellen Sie sicher, dass Sie es abdecken können, aber unterschätzen Sie nicht die potenziellen Auswirkungen auf Ihre Fähigkeit, Teilnehmer anzuziehen.

Vertrau mir; Jeder war schon einmal auf einer Geschäftsveranstaltung in einem langweiligen Hotel. Denken Sie über den Tellerrand hinaus, um attraktivere Veranstaltungsorte zu finden. Die Wahl des Personals am Veranstaltungsort kann auch eine große Rolle bei der Zeit spielen, die Sie für die Verwaltung des Veranstaltungsortes aufwenden müssen. Wenn Sie einen vollwertigen Veranstaltungsplaner/Caterer für den Veranstaltungsort haben, wird er oder sie eine große Rolle dabei spielen, Ihnen bei der erfolgreichen Verwaltung Ihrer Veranstaltung zu helfen.

5. Event-Branding ist wichtig, planen Sie also wiederkehrende Events ein, um die Teilnehmerzahl zu maximieren.

Es ist eine Tatsache. Es ist nur schwieriger, Teilnehmer für eine Veranstaltung im ersten Jahr zu gewinnen. Branding und Wiedererkennung sind wichtig, also erwägen Sie, Ihre Veranstaltung zu einer wiederkehrenden Veranstaltung zu machen. Wenn Sie von Anfang an planen, dass sich die Veranstaltung jährlich wiederholt, können Sie von Anfang an kluge Entscheidungen treffen.

Wenn Sie bereits eine mehrjährige Veranstaltung leiten, dann denken Sie immer an das, was als nächstes kommt. Überlegen Sie, wie sich die Entscheidung, den Fokus in diesem Jahr zu ändern, auf Ihre Fähigkeit auswirken kann, nächstes Jahr Menschen anzuziehen.

6. Sammeln Sie Sponsoren für Werbezwecke, nicht primär für die Finanzierung.

Viele Community-Business-Events sind stark auf Sponsoren angewiesen. Handelskammern sind berüchtigt dafür, Sponsorengelder für Veranstaltungen zu benötigen. Wenn Sie eine Werbeveranstaltung durchführen, ermutige ich Sie, anders darüber nachzudenken, wie Sie Sponsoren einbeziehen.

Natürlich sollten Sie sich bei Bedarf nach Fördergebern umsehen. Das tun wir auf jeden Fall. Der Hauptzweck eines Sponsors, ob finanziell oder nicht, sollte jedoch darin bestehen, für Ihre Veranstaltung zu werben. Betrachten Sie es als den Aufbau einer Koalition für die beste Art von Marketing, die es gibt: Mund-zu-Mund-Propaganda .

Indem Sie Sponsoren sammeln und mehr Unternehmen in Ihre Veranstaltung einbeziehen, verdoppeln und verdreifachen Sie Ihre Fähigkeit, ein Publikum zu erreichen. Da die meisten Werbeveranstaltungen ziemlich lokalisiert sind, ist dies eine Ihrer besten Optionen, um Teilnehmer anzuziehen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Ihre Sponsoren als Promoter einsetzen können.

7. Behandeln Sie Ihre Koalition wie eine Channel-Marketing-Möglichkeit.

Die Koalition, die Sie bei der Durchführung der Veranstaltung unterstützt – Ihre Sponsoren, andere Partnerunternehmen und Partnerpersonen – sollte wie eine Channel-Marketing-Möglichkeit behandelt werden. Beim Channel-Marketing erstellen Sie Assets, die Ihre Channel-Partner verteilen und bewerben. Mit anderen Worten, Sie machen es ihnen leicht.

Da der Zeitplan für Veranstaltungen von Natur aus begrenzt ist, ist es wichtig, dass Sie es Ihren Partnern wirklich leicht machen, für die Veranstaltung zu werben. Das bedeutet, dass Sie benutzerfreundliche Inhalte erstellen und einfache Anweisungen geben müssen, wie Sie die Inhalte effektiv bewerben können. Beispiele dafür, wie Sie Ihre Koalition wie einen Kanal behandeln:

• Erstellung vorgefertigter sozialer Updates und Posts, die Ihre Partner verwenden können
• Bereitstellen von einfach zu teilenden Inhalten wie 1-seitigen PDFs, Informationsbildern und Infografiken
• Hosten von Inhaltsressourcen mit gemeinsam nutzbaren Links, z. B. benutzerdefinierten, verkürzten URLs, die leicht zu merken sind
• Erstellen Sie gebrauchsfertige Blogbeiträge oder Pressemitteilungen
• Entwickeln Sie Inhalte, die auf dieses Unternehmen zugeschnitten sind. Lassen Sie den Partner nichts ausfüllen.
• Senden Sie nach Möglichkeit E-Mails in ihrem Namen.

8. Machen Sie jeden Inhalt oder jedes visuelle Asset wiederverwendbar.

Ihr Leben beim Gewinnen von Teilnehmern wird viel einfacher, wenn Sie Ihre Werbeinhalte beim ersten Mal schnell und effektiv erstellen und nie neu entwickeln müssen.

Bei unseren Veranstaltungen versuchen wir, alle unsere Inhalte wiederverwendbar zu machen, von der grundlegenden Beschreibung der Veranstaltung über eine umfassendere Beschreibung bis hin zu den von uns verwendeten Bildern. Wiederverwendbare Inhalte sind nicht nur aus Effizienzgründen gut, sondern helfen Ihnen auch, das Branding bei allen Personen aufrechtzuerhalten, die möglicherweise dafür werben.

9. Erstellen Sie einen kombinierten Earned Media & Content Marketing Plan

Während jede Veranstaltung grundlegende Werbeinhalte erfordert, die die Details und das Wertversprechen der Veranstaltung enthalten; Ihre beste Wahl, um einen guten Besucherstrom anzuziehen, um einen robusten Online-Content-Marketingplan zu entwickeln, der die Nachfrage nach der Veranstaltung generiert. Und für Veranstaltungen sollte der Content-Marketing-Plan auch tief in Ihre Medien-/Pressestrategie integriert sein.

Wenn Sie eine Geschäftskonferenz abhalten, sollten Sie erwägen, Inhalte mit einem Ihrer Redner zu erstellen. Bei einer kürzlich durchgeführten Veranstaltung haben wir vor der Veranstaltung erfolgreich Fragen und Antworten für Redner erstellt, die wir in unserem bestehenden Blog veröffentlicht und in den sozialen Medien beworben haben. Für Earned Media haben wir unsere prominentesten Redner hervorgehoben und Möglichkeiten geschaffen, damit die Medien den Moderator für weitere Fragen erreichen können.

Wir haben auch Erfolg mit einem redaktionellen Ansatz gefunden, der eine Vorschau der Art von Inhalten anzeigt, die der Teilnehmer auf der Veranstaltung sehen könnte. Hilfreiche Artikel in einem Blog könnten dann in einen Werbeartikel in einer bereitwilligen Veröffentlichung umfunktioniert werden.

Ein großer Vorteil bei Earned Media ergibt sich, wenn Sie ein Medienunternehmen als Mediensponsor für die Veranstaltung einbinden. Auch hier ist der Aufbau einer Koalition der Schlüssel, und dazu gehört auch die Presse.

10. Ihr Planer sollte ein Content-Experte sein.

Das letzte auf dieser Liste ist wahrscheinlich das wichtigste Stück. Der beste Weg, um Teilnehmer anzuziehen, besteht darin, Ihre Veranstaltung mit äußerst attraktiven Inhalten zu füllen. Wenn Ihre Veranstaltung nur eine weitere Regionalkonferenz ist, wird niemand kommen wollen. Die besten Veranstaltungsplaner legen großen Wert auf die Art der Inhalte, die in der Veranstaltung enthalten sind. Wenn es sich um eine präsentationsbasierte Veranstaltung handelt, stellen Sie sicher, dass der Inhalt jeder Präsentation gut aufeinander abgestimmt ist. Wenn es sich um eine Show oder Ausstellung handelt, stellen Sie sicher, dass es eine Möglichkeit gibt, wie die Teilnehmer mit Lerninhalten oder nützlichen Informationen nach Hause gehen können.

Oft sind die wertvollsten Teile einer Veranstaltung die physischen Dinge, wie ein gut zusammengestelltes gedrucktes Programm oder eine Teilnehmerliste, die als Verbindungsliste dienen kann. Ich habe sogar Veranstaltungspakete gesehen, die als Arbeitsblätter für die Teilnehmer dienten.

Eventplaner müssen extrem detailorientiert sein, aber sie sollten nicht so sehr im Unkraut leben, dass sie das große Ganze nicht erfassen. Hier ist mein abschließender Gedanke: Der beste Weg, eine Veranstaltung zu planen und Besucher anzuziehen, besteht darin, sich auf das Gesamterlebnis der Besucher zu konzentrieren – alle Details müssen gut funktionieren, damit Fehler nicht ablenken, aber wenn das Gesamtbild nicht genug erfüllt , keines der Details spielt sowieso eine Rolle. Es ist in Ordnung, wenn Sie keine Typ-A-Persönlichkeit sind – versuchen Sie einfach, ein bisschen mehr Typ A zu sein, wenn Sie die Veranstaltung zusammenstellen, und Sie werden auf dem richtigen Weg sein.