Cum să atrageți participanți și să vindeți bilete la evenimentul dvs. promoțional

O mulțime de companii organizează evenimente promoționale. Sunt grozavi generatori de clienți potențiali și sunt o scuză pentru potențialii tăi să vină să te cunoască față în față. Câteva exemple pentru dvs.: companiile de distribuție organizează evenimente pentru a prezenta producătorii pe care îi transportă, iar producătorii organizează adesea evenimente pentru a atrage distribuitorii în sală. Am văzut chiar și companii de servicii profesionale unindu-se pentru a prezenta modul în care serviciile lor pot lucra împreună pentru a oferi soluții complete.

Indiferent de sectorul dvs., evenimentele industriale sunt instrumente importante pentru generarea de clienți potențiali. Există doar o problemă majoră cu evenimentele: trebuie să aduci pe toți acolo.

În lunile de până la eveniment, planificatorii au știut că se înnebunesc căutând participanți. Orice ai face, biletele par să apară mereu până în ultimele zile și, ca și în cazul majorității tehnicilor de ieșire, este dificil să știi care tactici funcționează cel mai mult.

10 tactici secrete pentru a atrage participanți la evenimentul dvs

În ultimii ani, am ajuns să cunoaștem destul de bine evenimentele aici, la Weidert Group. Am organizat un eveniment promoțional major în regiunea noastră pentru marketeri și agenți de vânzări și i-am ajutat pe mulți dintre clienții noștri și cu promovarea evenimentelor. În plus, astăzi, există mai multe cercetări ca niciodată despre cum și de ce oamenii decid să participe la evenimente.

În acest articol, vă voi oferi o imagine de ansamblu completă a învățăturilor noastre despre cum să adunați participanți și să vindeți bilete la evenimentul dvs. promoțional. Iată cele 10—Notă: primele patru se referă cel mai mult la planificarea inițială. Dacă ați trecut de această etapă, treceți la #6-10, care sunt mai tactice pentru a atrage participanți.

1. Planificați prin bugetare – apoi continuați de acolo.

Dacă este prima dată când organizați un eveniment promoțional, veți avea probleme să vă creați un buget. Va simți că este dificil de estimat și nu vei ști tot ce vei avea nevoie. Toate acestea fac de fapt și mai important să aveți un buget - chiar dacă este puțin arbitrar.

Cu un buget, vă veți planifica prin extinderea resurselor. Vă veți împiedica să cheltuiți în exces, iar lupta de a inove cu mai puțin va aduce de fapt rezultate mai bune. Când deveniți nervos că nu se înregistrează destui participanți, nu ar trebui să cheltuiți pur și simplu mai mult (dacă puteți obține aprobarea); acesta este cel mai simplu mod de a vă pune evenimentul promoțional în roșu. În schimb, încercați să faceți bugetul inteligent la început și să rămâneți la el. Este cel mai bun mod de a vă asigura că evenimentul dvs. este un succes general.

2. Stabiliți prețurile în mod strategic și angajați-vă.

Prețurile au un impact uriaș asupra capacității tale de a atrage participanți. Și nu, nu totul este să ai un preț cât mai mic. Mulți experți sfătuiesc că evenimentele cu costuri reduse și gratuite pot fi de fapt descurajatoare pentru participanți, deoarece prețurile semnalează o valoare ambiguă pentru prospect.

În majoritatea contextelor industriale, evenimentele plătite au foarte mult sens, deoarece angajatorii acoperă de obicei costurile pentru angajații lor. Deși șefii preferă să limiteze cheltuielile generale, ei nu doresc ca angajații lor să piardă timpul cu evenimente cu valoare redusă. Supraveghetorii se așteaptă ca evenimentele să coste, așa că nu vă feriți de taxele de bilet.

Trucul este să stabiliți strategic prețurile, astfel încât să nu fie prea dificil pentru un angajat să-și vândă șeful. Când vă planificați cu atenție prețurile pe partea inițială, totul va merge mai bine. Nu vă veți face atât de mult griji cu privire la îndeplinirea bugetului. Participanții dvs. vor simți că evenimentul se potrivește nevoilor lor și vă veți putea concentra asupra altor aspecte ale atragerii participanților.

3. Implementați oferte de reduceri personalizate

Pe măsură ce stabiliți prețul, trebuie să planificați și reducerea. Într-o lume ideală, ar trebui să aveți câteva date pentru a prezice ce procent din biletele dvs. vor fi reduse și ce proporție va fi vândută la valoarea totală.

Pentru evenimentele în care majoritatea biletelor vor fi cheltuite în bugetul angajatorului, luați în considerare că rata de reducere poate să nu conteze la fel de mult ca simplul fapt că oferiți o reducere. În multe cazuri, un angajat trebuie pur și simplu să demonstreze că a făcut diligența necesară pentru a accesa o reducere.

Amintiți-vă că reducerile ar trebui, de asemenea, planificate în conformitate cu schema dvs. de deficit de bilete, pentru a convinge cumpărătorii să cumpere mai devreme în perioada de eliberare a biletelor.

4. Alegeți locații grozave, chiar dacă sunt scumpe.

Locurile contează foarte mult, mai ales pentru evenimentele profesionale. Atunci când participanții dvs. vor fi ocupați în ziua evenimentului dvs., alegerea locului de desfășurare poate avea un impact dramatic asupra dorinței lor de a se înscrie.

Nu vă fie teamă să alegeți un loc atractiv, chiar dacă este mai scump. Luați în considerare bugetul și prețul biletelor. Asigurați-vă că îl puteți acoperi, dar nu subestima impactul potențial asupra capacității tale de a atrage participanți.

Aveţi încredere în mine; toată lumea a fost la un eveniment de afaceri într-un hotel blând. Gândește-te în afara cutiei pentru a găsi locuri mai atractive. Alegerea personalului locului de desfășurare poate juca, de asemenea, un rol important în timpul pe care trebuie să îl aloci administrării locației. Dacă aveți un planificator de evenimente/servitor de catering pe deplin capabil cu locul de desfășurare, ea sau el va juca un rol important, ajutându-vă să vă gestionați evenimentul cu succes.

5. Brandingul evenimentului este important, așa că planificați evenimente recurente pentru a maximiza participanții.

Este un fapt. Atragerea participanților la un eveniment din primul an este mai dificilă. Branding-ul și recunoașterea contează, așa că luați în considerare ca evenimentul dvs. să fie unul recurent. Dacă plănuiți de la început ca evenimentul să se repete anual, atunci puteți lua decizii inteligente de la început.

Dacă gestionați deja un eveniment de mai mulți ani, atunci gândiți-vă mereu la ce urmează. Luați în considerare modul în care alegerea de a schimba focalizarea în acest an vă poate afecta capacitatea de a atrage oameni anul viitor.

6. Adunați sponsori pentru valoare promoțională, nu pentru finanțare în primul rând.

Multe evenimente de afaceri comunitare se bazează în mare măsură pe sponsori. Camerele de Comerț sunt renumite pentru că au nevoie de bani de sponsorizare pentru a organiza evenimente. Dacă organizați un eveniment promoțional, vă încurajez să gândiți diferit cum includeți sponsorii.

Ar trebui, desigur, să căutați sponsori de finanțare dacă aveți nevoie de ei. Cu siguranță o facem. Totuși, scopul principal al oricărui sponsor, financiar sau nu, ar trebui să fie acela de a vă promova evenimentul. Gândiți-vă la asta ca la construirea unei coaliții pentru cel mai bun tip de marketing din jur: cuvântul în gură .

Prin colectarea de sponsori și prin includerea mai multor companii în evenimentul dvs., vă dublați și triplând capacitatea de a ajunge la un public. Deoarece majoritatea evenimentelor promoționale sunt destul de localizate, aceasta este una dintre cele mai bune opțiuni pentru a atrage participanți. Citiți mai departe pentru modalități de a vă folosi sponsorii ca promotori.

7. Tratează-ți coaliția ca pe o oportunitate de marketing pe canal.

Coaliția care vă ajută să organizați evenimentul - sponsorii dvs., alte companii partenere și persoane partenere - ar trebui tratată ca o oportunitate de marketing pe canal. În marketingul pe canal, creați elemente pe care partenerii dvs. de canal le vor distribui și promova. Cu alte cuvinte, le faci ușor.

Pentru evenimente, având în vedere că cronologia este în mod inerent finită, este important să faceți cu adevărat ușor pentru parteneri să promoveze evenimentul. Aceasta înseamnă că trebuie să creați conținut ușor de utilizat și să oferiți o direcție simplă despre cum să promovați eficient conținutul. Exemple de tratare a coaliției dvs. ca pe un canal:

• Crearea de actualizări sociale și postări pre-scrise pe care partenerii tăi le pot folosi
• Oferă conținut ușor de partajat, cum ar fi PDF-uri de 1 pagină, imagini informative și infografice
• Găzduirea de materiale de conținut cu linkuri care pot fi partajate, cum ar fi adrese URL personalizate, scurtate, ușor de reținut
• Creați postări de blog sau comunicate de presă gata de utilizat
• Dezvoltați conținut personalizat pentru compania respectivă. Nu-l face pe partener să completeze nimic.
• Dacă este posibil, trimiteți e-mailuri în numele lor.

8. Faceți reutilizabil fiecare conținut sau material vizual.

Viața dvs. de atragere a participanților va fi mult mai ușoară dacă vă creați conținutul promoțional rapid și eficient prima dată și nu trebuie să-l redezvoltați niciodată.

În evenimentele noastre, încercăm să facem tot conținutul nostru reutilizabil, de la paragraful de descriere de bază al evenimentului la o descriere mai amplă și la tipul de imagini pe care le folosim. Conținutul reutilizabil nu este bun numai din punct de vedere al eficienței, ci vă ajută și să mențineți brandingul pentru toți oamenii care îl promovează.

9. Construiți un plan de marketing combinat pentru conținut media și conținut

În timp ce fiecare eveniment necesită conținut promoțional de bază care include detaliile și propunerea de valoare a evenimentului; cel mai bun pariu pentru a atrage un flux bun de participanți pentru a dezvolta un plan solid de marketing de conținut online, care să genereze cerere pentru eveniment. Iar pentru evenimente, planul de marketing de conținut ar trebui, de asemenea, să fie profund integrat cu strategia ta media/presă.

Dacă organizați o conferință de afaceri, luați în considerare crearea de conținut cu unul dintre vorbitorii dvs. Într-un eveniment recent, am avut succes creând întrebări și răspunsuri ale vorbitorilor înainte de eveniment, pe care le-am publicat pe blogul nostru existent și le-am promovat pe rețelele sociale. Pentru mass-media, am evidențiat cei mai importanți vorbitori ai noștri și am creat oportunități pentru ca mass-media să acceseze prezentatorul pentru întrebări suplimentare.

De asemenea, am avut succes folosind o abordare editorială care previzualizează tipul de conținut pe care participanții l-ar putea vedea la eveniment. Articolele utile de pe un blog pot fi apoi reutilizate într-un articol promoțional într-o publicație dorită.

Un avantaj imens cu earned media apare dacă includeți o companie media ca sponsor media pentru eveniment. Din nou, construirea unei coaliții este cheia, iar tu, care include presa.

10. Planificatorul dvs. ar trebui să fie un expert în conținut.

Ultima pe această listă este probabil cea mai importantă piesă. Cea mai bună modalitate de a atrage participanți este să vă umpleți evenimentul cu conținut extrem de atractiv. Dacă evenimentul tău este doar o altă conferință regională, nimeni nu va dori să vină. Cei mai buni planificatori de evenimente le pasă profund de tipul de conținut inclus în eveniment. Dacă este un eveniment bazat pe prezentare, asigurați-vă că conținutul fiecărei prezentări este bine aliniat. Dacă este un spectacol sau o expoziție, asigurați-vă că există o modalitate prin care participanții să plece cu informații utile sau învățate.

Adesea, cele mai valoroase piese ale unui eveniment sunt elementele fizice, cum ar fi un program tipărit bine pus la punct sau o listă de participanți care poate servi drept listă de conexiuni. Am văzut chiar și pachete de evenimente care funcționau ca foi de lucru pentru participanți.

Planificatorii de evenimente trebuie să fie extrem de orientați spre detalii, dar nu ar trebui să trăiască atât de mult în buruieni încât să nu înțeleagă imaginea de ansamblu. Iată gândul meu final: cel mai bun mod de a planifica un eveniment și de a atrage participanți este să rămâi concentrat pe experiența generală a vizitatorului — toate detaliile trebuie să meargă bine, astfel încât greșelile să nu distragă atenția, dar dacă imaginea de ansamblu nu este suficient de satisfăcătoare. , niciunul dintre detalii nu va conta oricum. Este în regulă dacă nu ești o personalitate de tip A — doar încearcă să fii puțin mai mult de tip A, atunci când organizezi evenimentul, și vei fi pe drumul cel bun.