Jak przyciągnąć uczestników i sprzedawać bilety na wydarzenie promocyjne?

Wiele firm organizuje imprezy promocyjne. Są świetnymi twórcami leadów i są pretekstem, by potencjalni klienci spotkali się z Tobą twarzą w twarz. Kilka przykładów dla Ciebie: Firmy dystrybucyjne organizują imprezy, aby zaprezentować producentów, których przewożą, a producenci często organizują imprezy, aby przyciągnąć dystrybutorów do sali. Widzieliśmy nawet, jak profesjonalne firmy usługowe łączą siły, aby przedstawić, w jaki sposób ich usługi mogą współpracować w celu zapewnienia kompletnych rozwiązań.

Niezależnie od branży wydarzenia branżowe są ważnym narzędziem pozyskiwania leadów. Z wydarzeniami jest tylko jeden główny problem: trzeba tam wszystkich zgromadzić.

W miesiącach poprzedzających wydarzenie, planiści znają się na tym, że doprowadzają się do szaleństwa, szukając uczestników. Cokolwiek robisz, bilety zawsze wydają się spływać do ostatnich kilku dni i tak jak w przypadku większości technik wychodzących, trudno jest stwierdzić, która taktyka sprawdza się najlepiej.

10 tajnych taktyk przyciągania uczestników na Twoje wydarzenie

W ciągu ostatnich kilku lat dość dobrze poznaliśmy wydarzenia w Weidert Group. Zorganizowaliśmy duże wydarzenie promocyjne w naszym regionie dla marketerów i sprzedawców, a także pomogliśmy wielu naszym klientom w promocji wydarzenia. Co więcej, obecnie jest więcej badań niż kiedykolwiek na temat tego, jak i dlaczego ludzie decydują się na udział w wydarzeniach.

W tym artykule przedstawię pełny przegląd naszych informacji na temat gromadzenia uczestników i sprzedawania biletów na wydarzenie promocyjne. Oto 10 — Uwaga: Pierwsze cztery odnoszą się w większości do wstępnego planowania. Jeśli masz już za sobą ten etap, przejdź do punktów 6-10, które są bardziej taktyczne, jeśli chodzi o przyciąganie uczestników.

1. Planuj przez budżetowanie — a następnie kontynuuj od tego miejsca.

Jeśli po raz pierwszy organizujesz wydarzenie promocyjne, będziesz miał trudności ze stworzeniem budżetu. Będzie to trudne do oszacowania i nie będziesz wiedział wszystkiego, czego potrzebujesz. Wszystko to sprawia, że ​​posiadanie budżetu jest jeszcze ważniejsze – nawet jeśli jest to trochę arbitralne.

Mając budżet, będziesz planować, wykorzystując swoje zasoby. Uchronisz się przed nadmiernymi wydatkami, a walka o innowacje przy mniejszej ilości środków faktycznie przyniesie lepsze rezultaty. Kiedy denerwujesz się, że rejestruje się za mało uczestników, nie powinieneś po prostu wydawać więcej (jeśli możesz uzyskać zgodę); to najłatwiejszy sposób, aby umieścić wydarzenie promocyjne na czerwono. Zamiast tego postaraj się inteligentnie zaplanować budżet na początku i trzymaj się go. To najlepszy sposób na upewnienie się, że Twoje wydarzenie odniesie sukces.

2. Ustaw ceny strategicznie i zobowiąż się do tego.

Ceny mają ogromny wpływ na Twoją zdolność do przyciągania uczestników. I nie, nie chodzi tylko o jak najniższą cenę. Wielu ekspertów radzi, że tanie i bezpłatne wydarzenia mogą w rzeczywistości odstraszać uczestników, ponieważ ceny sygnalizują potencjalnemu klientowi niejednoznaczną wartość.

W większości kontekstów przemysłowych płatne wydarzenia mają duży sens, ponieważ pracodawcy zazwyczaj pokrywają koszty dla swoich pracowników. Chociaż szefowie wolą ograniczać koszty ogólne, nie chcą też, aby ich pracownicy marnowali czas na wydarzenia o niskiej wartości. Nadzorcy oczekują, że wydarzenia będą kosztować, więc nie unikaj opłat za bilety.

Sztuka polega na strategicznym ustalaniu cen, aby pracownik nie był zbyt trudny do sprzedania szefowi. Kiedy dokładnie zaplanujesz swoje ceny z przodu, wszystko inne pójdzie gładko. Nie będziesz się tak bardzo martwić o spełnienie swojego budżetu. Twoi uczestnicy poczują, że wydarzenie odpowiada ich potrzebom, a Ty będziesz mógł skupić się na innych aspektach przyciągania uczestników.

3. Wdrażaj spersonalizowane oferty rabatowe

Ustalając ceny, musisz również zaplanować zniżki. W idealnym świecie powinieneś mieć pewne dane, aby przewidzieć, jaki procent twoich biletów zostanie przeceniony, a jaki procent zostanie sprzedany za pełną wartość.

W przypadku wydarzeń, w których większość biletów zostanie pochłonięta przez budżet pracodawcy, należy wziąć pod uwagę, że stopa rabatu może nie mieć tak dużego znaczenia, jak prosty fakt, że zapewniasz zniżkę. W wielu przypadkach pracownik musi po prostu udowodnić, że dołożył należytej staranności, aby uzyskać rabat.

Pamiętaj, że zniżki powinny być również zaplanowane zgodnie z programem niedoboru biletów, aby przekonać kupujących do wcześniejszego zakupu w okresie sprzedaży biletów.

4. Wybierz świetne miejsca — nawet jeśli są drogie.

Miejsca mają ogromne znaczenie, szczególnie w przypadku imprez zawodowych. Kiedy uczestnicy będą zajęci w dniu wydarzenia, wybór miejsca może dramatycznie wpłynąć na ich chęć rejestracji.

Nie bój się wybrać atrakcyjnego miejsca, nawet jeśli jest droższe. Uwzględnij to w swoim budżecie i cenach biletów. Upewnij się, że możesz to omówić, ale nie lekceważ jej potencjalnego wpływu na zdolność przyciągania uczestników.

Zaufaj mi; wszyscy byli na imprezie biznesowej w nijakim hotelu. Pomyśl nieszablonowo, aby znaleźć bardziej atrakcyjne miejsca. Wybór personelu obiektu może również odgrywać ogromną rolę w ilości czasu, który musisz poświęcić na zarządzanie obiektem. Jeśli masz w pełni kompetentnego organizatora wydarzeń / cateringu z miejscem, ona lub on odegra ogromną rolę, pomagając Ci skutecznie zarządzać wydarzeniem.

5. Branding wydarzeń jest ważny, więc zaplanuj wydarzenia cykliczne, aby zmaksymalizować liczbę uczestników.

To jest fakt. Przyciągnięcie uczestników na wydarzenie pierwszego roku jest po prostu trudniejsze. Marka i rozpoznawalność mają znaczenie, więc zastanów się, czy Twoje wydarzenie będzie cykliczne. Jeśli od początku planujesz, że wydarzenie będzie się powtarzać co roku, możesz podejmować mądre decyzje od samego początku.

Jeśli już zarządzasz wydarzeniem wieloletnim, zawsze myśl o tym, co będzie dalej. Zastanów się, jak decyzja o zmianie przedmiotu zainteresowania w tym roku może wpłynąć na Twoją zdolność do przyciągania ludzi w przyszłym roku.

6. Zbierz sponsorów w celu uzyskania wartości promocyjnej, a nie finansowania przede wszystkim.

Wiele wydarzeń biznesowych społeczności jest w dużym stopniu uzależnionych od sponsorów. Izby handlowe są znane z tego, że potrzebują pieniędzy od sponsorów, aby umieścić na wydarzeniach. Jeśli organizujesz wydarzenie promocyjne, zachęcam do innego myślenia o tym, jak uwzględniać sponsorów.

Powinieneś oczywiście poszukać sponsorów, jeśli ich potrzebujesz. Na pewno to robimy. Jednak głównym celem każdego sponsora, finansowego lub nie, powinna być promocja Twojego wydarzenia. Pomyśl o tym jako o budowaniu koalicji na rzecz najlepszego rodzaju marketingu: marketingu szeptanego .

Zbierając sponsorów i włączając więcej firm do swojego wydarzenia, podwajasz i potrajasz swoją zdolność dotarcia do odbiorców. Ponieważ większość wydarzeń promocyjnych jest dość zlokalizowana, jest to jedna z najlepszych opcji przyciągania uczestników. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak wykorzystać sponsorów jako promotorów.

7. Traktuj swoją koalicję jak okazję do marketingu kanału.

Koalicja, która pomaga Ci zorganizować wydarzenie — Twoi sponsorzy, inne firmy partnerskie i osoby partnerskie — powinna być traktowana jak szansa marketingowa kanału. W marketingu kanałowym tworzysz zasoby, które będą rozpowszechniać i promować Twoi partnerzy. Innymi słowy, ułatwiasz im to.

W przypadku wydarzeń, biorąc pod uwagę, że oś czasu jest z natury skończona, ważne jest, aby ułatwić swoim partnerom promocję wydarzenia. Oznacza to, że musisz tworzyć łatwe w użyciu treści i podawać proste wskazówki, jak skutecznie promować treści. Przykłady traktowania koalicji jak kanał:

• Tworzenie wstępnie napisanych aktualizacji społecznościowych i postów, z których mogą korzystać Twoi partnerzy
• Zapewnianie łatwych do udostępniania treści, takich jak 1-stronicowe pliki PDF, obrazy informacyjne i infografiki
• Hosting zasobów treści z linkami, które można udostępniać, np. dostosowane, skrócone adresy URL, które są łatwe do zapamiętania
• Twórz gotowe do użycia posty na blogu lub informacje prasowe
• Twórz treści spersonalizowane dla tej firmy. Nie każ partnerowi niczego wypełniać.
• Jeśli to możliwe, wyślij e-maile w ich imieniu.

8. Spraw, aby każda treść lub zasób wizualny można było ponownie wykorzystać.

Twoje życie przyciągające uczestników będzie znacznie łatwiejsze, jeśli szybko i skutecznie stworzysz treści promocyjne za pierwszym razem i nigdy nie będziesz musiał ich przebudowywać.

W naszych wydarzeniach staramy się, aby wszystkie nasze treści można było ponownie wykorzystać, od podstawowego akapitu opisu wydarzenia, przez obszerniejszy opis, po rodzaj używanych przez nas zdjęć. Treści wielokrotnego użytku są nie tylko dobre z punktu widzenia wydajności, ale także pomagają utrzymać markę wśród wszystkich osób, które mogą je promować.

9. Zbuduj połączony plan marketingowy w zakresie wypracowanych mediów i treści

Chociaż każde wydarzenie wymaga podstawowych treści promocyjnych, które obejmują szczegóły i propozycję wartości wydarzenia; Twój najlepszy sposób na przyciągnięcie dobrego przepływu uczestników w celu opracowania solidnego planu marketingu treści online, który generuje popyt na wydarzenie. A w przypadku wydarzeń plan content marketingowy powinien być również głęboko zintegrowany ze strategią medialną/prasową.

Jeśli organizujesz konferencję biznesową, rozważ stworzenie treści z jednym z prelegentów. W ostatnim wydarzeniu odnieśliśmy sukces, tworząc przed wydarzeniem pytania prelegentów, które opublikowaliśmy na naszym istniejącym blogu i promowaliśmy w mediach społecznościowych. W przypadku wypracowanych mediów wyróżniliśmy naszych najwybitniejszych mówców i stworzyliśmy mediom możliwość uzyskania dostępu do prezentera w przypadku dalszych pytań.

Odnieśliśmy również sukces, stosując podejście redakcyjne, które pokazuje podgląd treści, jakie uczestnik może zobaczyć na wydarzeniu. Przydatne artykuły na blogu mogą być następnie przerobione na artykuły promocyjne w dobrowolnej publikacji.

Ogromna korzyść z wypracowanymi mediami pojawia się, jeśli jako sponsor medialny wydarzenia włączysz firmę medialną. Ponownie, budowanie koalicji jest kluczowe, a ty, w tym prasa.

10. Twój planista powinien być ekspertem od treści.

Ostatni na tej liście jest prawdopodobnie najważniejszy. Najlepszym sposobem na przyciągnięcie uczestników jest wypełnienie wydarzenia niezwykle atrakcyjną treścią. Jeśli Twoje wydarzenie to tylko kolejna konferencja regionalna, nikt nie będzie chciał przychodzić. Najlepsi planiści wydarzeń bardzo dbają o to, jakie treści są zawarte w wydarzeniu. Jeśli jest to wydarzenie oparte na prezentacji, upewnij się, że treść każdej prezentacji jest dobrze wyrównana. Jeśli jest to pokaz lub wystawa, upewnij się, że jest jakiś sposób, aby uczestnicy odeszli z nauką lub przydatnymi informacjami.

Często najcenniejszymi elementami wydarzenia są rzeczy na wynos, takie jak dobrze ułożony drukowany program lub lista uczestników, która może służyć jako lista połączeń. Widziałem nawet pakiety wydarzeń, które działały jako arkusze robocze dla uczestników.

Planiści imprez muszą być bardzo zorientowani na szczegóły, ale nie powinni żyć w chwastach tak bardzo, aby nie mogli uzyskać pełnego obrazu. Oto moja myśl końcowa: Najlepszym sposobem na zaplanowanie wydarzenia i przyciągnięcie uczestników jest skupienie się na ogólnych wrażeniach odwiedzających — wszystkie szczegóły muszą przebiegać dobrze, aby błędy nie rozpraszały uwagi, ale jeśli ogólny obraz nie jest wystarczająco satysfakcjonujący , żaden szczegół i tak nie będzie miał znaczenia. To w porządku, jeśli nie jesteś osobowością typu A — po prostu spróbuj być trochę bardziej typu A, kiedy organizujesz wydarzenie, a będziesz na dobrej drodze.