E-posta Görgü Kuralları: Kariyerinizi Sabote Etmeyin

E-posta o kadar yaygın ve o kadar yaya bir işgücü ki, onu hafife almak kolay. Ancak bir iş ortamında, insanların saygısını kazanmak (veya kaybetmek) için iyi bir fırsattır ve istihdamınız üzerinde çok olumlu (veya ezici derecede olumsuz) bir etkisi olabilir. E-posta alışkanlıklarınızın ve görgü kurallarınızın yeterli olduğundan emin olmak için bir fırıncının bir düzine yoluna bir göz atalım. Not: Pazarlama e-postalarından değil, kişiden kişiye iş e-postalarından bahsediyoruz.

İyi e-posta alışkanlıkları kariyerinize yardımcı olabilir

• Yazım, dilbilgisi ve noktalama işaretlerine dikkat edin. Profesyonel bir e-posta göndermek, bu tür hataları içermediğinden emin olmakla başlar. Bunu yapmanın en iyi yolu, dil becerilerinizin mükemmel ve doğru olduğundan emin olmaktır (veya kendinize güvenilir bir editör bulun). Neredeyse her e-posta programının bir yazım denetimi özelliği vardır, bu nedenle her kelimeyi çivilediğinizi düşünseniz bile, e-posta gövdesinde yazım denetimi yapın. Çoğu durumda bariz noktalama hatalarını da yakalayacaktır. Kötü dilbilgisi, argo veya sarkan değiştiriciler kullanmak veya cümlelerin anlamsızca devam etmesine veya etrafta dolaşmasına izin vermek (kötü bir şekilde) fark edilmenizi sağlar. E-posta araçları menünüze bakın ve yazım denetimini e-posta göndermeden önce çalışacak şekilde ayarlayın. (Kurtardığı zahmetten hem eğlenecek hem de şaşıracaksınız.) Birinin adını karıştırmamaya özellikle dikkat edin.

• Konuya gel. İnsanlar meşgul; uzun e-postaları okuyacak zamanları yok. Müşteriniz veya iş arkadaşınız bir e-postanın ne hakkında olduğunu olabildiğince çabuk öğrenmek istiyor. Gerekli olmayan tüyleri veya bilgileri eklemeyin.
• Gizli kopya (BCC) ve ücretsiz kopyayı (CC) doğru şekilde kullanın. BCC yalnızca bir toplu e-posta dağıtım listesi gönderirken kolaylık sağlamak için yapılmalıdır, böylece müşteriler veya iş arkadaşları büyük bir ad listesi görmek zorunda kalmazlar (ve e-postalarının paylaşılmasını istemeyen kişiler korunur). Belirli bir fikir veya işlevle doğrudan ilgili olan herkese kopya gönderirken CC'yi kullanın.
• Bir şirket sorunu veya projesi hakkında bir e-posta gönderirken patronunuzu taklit etmeli misiniz? Belki. Şüpheniz varsa, patronunuza sorun. Önemli bir şeyse, döngüde olmak isteyebilirler. Eğer sıradansa, bunu bir sıkıntı olarak görebilirler. Sormak. Bu, kendinizi aynı anda başkalarının zamanına saygı duyan ve aynı zamanda onları bilgilendirmeye dikkat eden biri olarak konumlandırmanıza yardımcı olur.
• Annenin ne dediğini hatırla. Lütfen ve teşekkür ederim de."
• Uygun şekilde oturumu kapatın. "Alçakgönüllü hizmetkarınız"ın modası geçti ve "luv alwaze" hiç moda olmadı. Profesyonel (mesafeliyse) bir ton (ve varyasyonları - "Sıcak", "En İyi", "Kindest") veya "Saygılarımla"yı deneyin. En İyi Dilekler” veya giderek yaygınlaşan “Şerefe”.
• Cevap sırasında mesaj dizisini yerinde tutun. Bu, asıl gönderene konunun ne olduğunu hatırlatır ve ona nasıl yanıt verdiğinizi doğrudan gösterir.
• İstenmeyen postaları, zincirleme mektupları ve gereksiz postaları silin. Ev bilgisayarınızda kendi kişisel zamanınızda istediğinizi yapın, ancak bu tür reklam/pazarlama/dolandırıcılık e-postalarını iş e-postanızda her göründüklerinde silin.
• E-posta gerçekten doğru iletişim yöntemi mi? En kolayı olduğu için her zaman en iyisi olduğu anlamına gelmez. Herhangi bir büyük sorun veya sorun en iyi şekilde yüz yüze veya telefonda çözülür. Karşınızdaki kişi yanınızda veya koridorda oturuyorsa, koltuğunuzdan kalkın ve onunla konuşun. Tartışmanın yazılı olarak kaydedilmesi gerekiyorsa, bir takip notu gönderin.
• Kısaltmaları ve gülen yüzleri atlayın. E-posta görgü kuralları, kısaltmaların hecelenmesini ve gülen yüzlerin veya diğer ifadelerin kullanılmamasını gerektirir. Özellikle e-postanız müşteriye dönük olacaksa.
• Bir kopyasını göndermeden önce her zaman yaratıcısına sorun. Orijinal e-posta, onu kopyalamanıza ve dağıtmanıza izin verildiğini özellikle belirtmedikçe, bunu yapmadan önce gönderene sormalısınız. Aksi takdirde, telif hakkı yasalarını ihlal ediyor olabilirsiniz ve bu da bir davaya yol açabilir.
• Bu arada, bir iş e-postasında küfür etme. Durmadan. E-postanızın kime iletilebileceğini asla bilemezsiniz; CEO e-postanızı görseydi, şirketi temsil etme şeklinizden gurur duyar mıydı?

E-postadan doğan davalardan bahsetmişken:

Gönderilen her e-posta ile kendinizi ve şirketinizi olası sorumluluklardan korumalısınız. İşinize bağlı olarak, "sorumluluk" insanlar hakkında söylediklerinizle ilgili olabilir; şirketiniz, tedarikçileriniz veya sektörünüz hakkında ifşa ettiğiniz bilgiler; gizlilikle ilgili kişisel olarak tanımlanabilir bilgiler (PII); veya fikri mülkiyet. Bazı endüstriler, örneğin sağlık, e-posta yoluyla nelerin paylaşılabileceği konusunda özel, katı yasalara sahiptir. Bunların ne olduğunu bilin ve uyumlu olun.

Ve kişisel e-posta hakkında bir uyarı:

E-postanızı bir şirket adresinden gönderdiğinizde (veya özel bir hesaptan e-posta göndermek için şirketinizin internet bağlantısını kullandığınızda), e-postanız şirketinizin sunucularından geçer. İletişimleriniz, tesis içi bir BT görevlisi veya tesis dışı bir şirket tarafından izlenebilir. Bu, gönderdiğiniz e-postanın tamamen özel olmayacağı anlamına gelir; bir başkası senin yazdıklarını okuma yeteneğine sahiptir. Bu, kişisel sorunlarınızı ve duygularınızı her zaman şirket altyapınız aracılığıyla gönderilen e-postaların dışında tutmanın çok, çok, çok iyi bir fikir olduğu anlamına gelir.

E-posta görgü kuralları hakkında son bir söz

Belki de tüm e-posta görgü kurallarının en temeli sağduyudur. İş e-postanızın her zaman farklı bir amacı olmalıdır. Eğer yoksa göndermeyin. Varsa, e-postanın ne yapması gerektiğini ve alıcısı tarafından nasıl algılanabileceğini düşünün. Açık mı? Yapabileceğin kadar kısa mı? Söylenmemiş önemli bir şey bıraktınız mı? Birisi size bu e-postayı gönderseydi ne hissederdiniz? Patronunuz (veya CEO'nuz) bu e-postayı görseydi nasıl hissederdiniz? Tüm sistemler uygunsa, iyi bir iletişim kurduğunuzu bilerek gönderin… fark edilmenizi ve yükselmenizi sağlayacak türden.

Bire bir e-postaların ötesine geçmeye hazır mısınız? İşte e-posta pazarlama temelleri hakkında bir başlangıç: