Etiqueta de e-mail: não sabote sua carreira

O e-mail é tão comum e um burro de carga tão comum que é fácil considerá-lo um dado adquirido. Mas em um ambiente de negócios, é uma ótima oportunidade para você ganhar (ou perder) a estima das pessoas e pode ter um efeito muito positivo (ou extremamente negativo) em seu emprego. Vamos dar uma olhada em uma dúzia de maneiras pelas quais você pode garantir que seus hábitos e etiqueta de e-mail sejam adequados. Observação: não estamos falando de e-mails de marketing, mas de e-mails comerciais pessoais.

Bons hábitos de e-mail podem ajudar sua carreira

• Preste atenção à ortografia, gramática e pontuação. O envio de um e-mail profissional começa com a garantia de que ele não contenha esses tipos de erros. A melhor maneira de fazer isso é garantir que suas habilidades no idioma sejam polidas e corretas (ou encontre um editor confiável). Praticamente todos os programas de e-mail têm um recurso de verificação ortográfica; portanto, mesmo que você ache que acertou todas as palavras, execute a verificação ortográfica do corpo do e-mail. Na maioria dos casos, ele também detectará erros de pontuação óbvios. Usar gramática pobre, gírias ou modificadores pendentes, ou deixar as frases correrem ou vagarem sem fazer sentido, faz com que você seja notado (de um jeito ruim). Procure no menu de ferramentas de e-mail e defina a verificação ortográfica antes de enviar um e-mail. (Você vai se divertir e se surpreender com os problemas que isso evita.) Seja especialmente cuidadoso para não adulterar o nome de alguém.

• Vá direto ao ponto. As pessoas estão ocupadas; eles não têm tempo para ler e-mails longos. Seu cliente ou colega quer saber o mais rápido possível sobre o que é um e-mail. Não adicione fluff ou informações que não são necessárias.
• Use cópia oculta (BCC) e cópia de cortesia (CC) corretamente. O BCC deve ser feito apenas como uma conveniência ao enviar uma lista de distribuição de e-mail em massa para que os clientes ou colegas não precisem ver uma grande lista de nomes (e as pessoas que não desejam que seus e-mails sejam compartilhados serão protegidas). Use CC ao enviar cópias para qualquer pessoa que esteja diretamente envolvida com uma ideia ou função específica.
• Você deve copiar seu chefe quando está enviando um e-mail sobre um problema ou projeto da empresa? Talvez. Em caso de dúvida, pergunte ao seu chefe. Se for algo importante, eles podem querer estar informados. Se for mundano, eles podem achar isso um aborrecimento. Perguntar. Isso ajuda você a se posicionar como alguém que simultaneamente respeita o tempo dos outros e também se preocupa em mantê-los informados.
• Lembre-se do que sua mãe disse. Diga “por favor” e “obrigado”.
• Assine adequadamente. “Seu humilde servo” está fora de moda e “luv alwaze” nunca esteve na moda. Experimente, “Regards” para um tom profissional (se distanciado) (e suas variações – “Warm”, “Best”, “Kindest”) ou “ Cumprimentos” ou o cada vez mais comum “Cheers”.
• Mantenha o encadeamento da mensagem no lugar durante uma resposta. Isso lembra ao remetente original qual era o assunto e mostra diretamente como você respondeu a ele.
• Exclua spam, correntes e lixo eletrônico. Faça o que quiser em seu tempo pessoal em seu computador doméstico, mas exclua esses tipos de e-mails de publicidade/marketing/fraude sempre que aparecerem em seu e-mail comercial.
• O e-mail é realmente o método de comunicação correto? Só porque é o mais fácil nem sempre significa que é o melhor. Qualquer grande problema ou problema é melhor resolvido pessoalmente ou por telefone. Se a pessoa se sentar ao seu lado ou no final do corredor, levante-se da cadeira e vá falar com ela. Se precisar que a discussão seja registrada por escrito, envie uma nota de acompanhamento.
• Ignore as abreviações e os rostos sorridentes. A etiqueta do e-mail exige que as abreviações sejam escritas e que rostos sorridentes ou outros emoticons não sejam usados. Especialmente se o seu e-mail for voltado para o cliente.
• Sempre pergunte ao remetente antes de enviar uma cópia. A menos que o e-mail original indique especificamente que você tem permissão para copiá-lo e distribuí-lo, você deve perguntar ao remetente antes de fazê-lo. Caso contrário, você pode estar infringindo as leis de direitos autorais e isso pode levar a um processo judicial.
• Ah, e a propósito, não xingue em um e-mail comercial. Sempre. Você nunca sabe para quem seu e-mail pode ser encaminhado; se o CEO visse seu e-mail, ele ficaria orgulhoso da maneira como você representou a empresa?

Falando de ações judiciais decorrentes de e-mail:

A cada e-mail enviado, você deve proteger a si mesmo e à sua empresa de qualquer possível responsabilidade. Dependendo do seu negócio, “responsabilidade” pode estar relacionada ao que você diz sobre as pessoas; informações que você divulga sobre sua empresa, fornecedores ou setor; informações de identificação pessoal (PII) relacionadas à privacidade; ou propriedade intelectual. Algumas indústrias, por exemplo, saúde, têm leis específicas e rígidas sobre o que pode ser compartilhado por e-mail. Saiba o que são e esteja em conformidade.

E um alerta sobre e-mail pessoal:

Quando você envia seu e-mail de um endereço da empresa (ou usa a conexão de internet da sua empresa para enviar e-mail de uma conta privada), seu e-mail passa pelos servidores da sua empresa. Suas comunicações podem ser monitoradas por uma pessoa de TI no local ou por uma empresa externa. O que significa que o e-mail que você enviar não será totalmente privado; outra pessoa tem a capacidade de ler o que você escreve. Isso significa que é uma ideia muito, muito, muito boa manter seus problemas e emoções pessoais fora dos e-mails enviados pela infraestrutura de sua empresa o tempo todo.

Uma palavra final sobre etiqueta de e-mail

Talvez a etiqueta mais básica de todos os e-mails seja o bom senso. Seu e-mail comercial deve sempre ter um propósito distinto. Se não tiver, não envie. Em caso afirmativo, pense sobre o que o e-mail deve fazer e como pode ser percebido pelo destinatário. Está claro? É tão curto quanto você pode fazer isso? Você deixou alguma coisa importante não dita? Como você se sentiria se alguém lhe enviasse este e-mail? Como você se sentiria se seu chefe (ou seu CEO) visse este e-mail? Se todos os sistemas estiverem funcionando, envie-o, sabendo que você está fazendo uma boa comunicação... do tipo que pode fazer com que você seja notado e promovido.

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