Etiqueta de correo electrónico: no sabotees tu carrera

El correo electrónico es tan común, y un caballo de batalla tan pedestre, que es fácil darlo por sentado. Pero en un entorno empresarial, es una buena oportunidad para ganar (o perder) la estima de la gente, y puede tener un efecto muy positivo (o abrumadoramente negativo) en su empleo. Echemos un vistazo a la docena de formas en que un panadero puede asegurarse de que sus hábitos y etiqueta de correo electrónico estén a la altura. Nota: no estamos hablando de correos electrónicos de marketing, sino de correos electrónicos comerciales de persona a persona.

Los buenos hábitos de correo electrónico pueden ayudar a su carrera

• Presta atención a la ortografía, la gramática y la puntuación. El envío de un correo electrónico profesional comienza con asegurarse de que no contenga este tipo de errores. La mejor manera de hacerlo es asegurarse de que sus habilidades lingüísticas sean pulidas y correctas (o busque un editor de confianza). Prácticamente todos los programas de correo electrónico tienen una función de revisión ortográfica, por lo que incluso si cree que tiene todas las palabras clavadas, ejecute el cuerpo del correo electrónico a través de la revisión ortográfica. En la mayoría de los casos, también detectará errores de puntuación obvios. Usar mala gramática, jerga o modificadores colgantes, o dejar que las oraciones fluyan o deambulen sin tener sentido, hace que te noten (en el mal sentido). Busque en el menú de herramientas de su correo electrónico y configure el corrector ortográfico para que se ejecute antes de enviar un correo electrónico. (Te divertirá y te sorprenderá el problema que te ahorrará). Ten especial cuidado de no alterar el nombre de alguien.

• Llegar al punto. La gente está ocupada; no tienen tiempo para leer correos electrónicos largos. Su cliente o colega quiere saber de qué se trata un correo electrónico lo más rápido posible. No agregue pelusa o información que no es necesaria.
• Use copia oculta (BCC) y copia de cortesía (CC) correctamente. BCC debe hacerse solo como una conveniencia al enviar una lista de distribución masiva de correo electrónico para que los clientes o colegas no tengan que ver una gran lista de nombres (y las personas que no quieren que se comparta su correo electrónico estarán protegidas). Use CC cuando envíe copias a cualquier persona que esté directamente involucrada con una idea o función específica.
• ¿Debe copiar a su jefe cuando envía un correo electrónico sobre un problema o proyecto de la empresa? Tal vez. Si tienes dudas, pregúntale a tu jefe. Si es algo importante, es posible que quieran estar al tanto. Si es mundano, pueden encontrarlo una molestia. Preguntar. Esto lo ayuda a posicionarse como alguien que es simultáneamente respetuoso con el tiempo de los demás y también consciente de mantenerlos informados.
• Recuerda lo que dijo tu madre. Di por favor y gracias."
• Firme apropiadamente. “Tu humilde servidor” está pasado de moda y “luv alwaze” nunca estuvo de moda. Prueba, “Saludos” para un tono profesional (aunque distante) (y sus variaciones: “Cálido”, “Mejor”, “Más amable”) o “ Mis mejores deseos”, o los cada vez más comunes “Cheers”.
• Mantenga el hilo del mensaje en su lugar durante una respuesta. Esto le recuerda al remitente original cuál era el asunto y muestra directamente cómo respondiste.
• Elimine spam, cartas en cadena y correo basura. Haga lo que desee en su tiempo personal en la computadora de su hogar, pero elimine este tipo de correos electrónicos de publicidad/marketing/fraude cada vez que aparezcan en su correo electrónico comercial.
• ¿Es el correo electrónico realmente el método de comunicación correcto? El hecho de que sea el más fácil no siempre significa que sea el mejor. Cualquier problema o cuestión importante se resuelve mejor cara a cara o por teléfono. Si la persona se sienta a tu lado o al final del pasillo, levántate de la silla y ve a hablar con ella. Si necesita capturar la discusión por escrito, envíe una nota de seguimiento.
• Omita las abreviaturas y las caras sonrientes. La etiqueta de los correos electrónicos exige que se escriban abreviaturas y que no se usen caras sonrientes u otros emoticonos. Especialmente si su correo electrónico va a estar orientado al cliente.
• Siempre pregunte al autor antes de enviar una copia. A menos que el correo electrónico original indique específicamente que puede copiarlo y distribuirlo, debe preguntarle al autor antes de hacerlo. Si no lo hace, es posible que esté infringiendo las leyes de derechos de autor y eso podría dar lugar a una demanda.
• Ah, y por cierto, no jurar en un correo electrónico de negocios. Alguna vez. Nunca se sabe a quién se puede reenviar su correo electrónico; si el director ejecutivo viera su correo electrónico, ¿estaría orgulloso de la forma en que representó a la empresa?

Hablando de demandas derivadas del correo electrónico:

Con cada correo electrónico enviado, debe protegerse a sí mismo y a su empresa de cualquier posible responsabilidad. Dependiendo de su negocio, la "responsabilidad" podría estar relacionada con lo que dice sobre las personas; información que divulga sobre su empresa, proveedores o industria; información de identificación personal (PII) relacionada con la privacidad; o propiedad intelectual. Algunas industrias, por ejemplo, la salud, tienen leyes específicas y estrictas sobre lo que se puede compartir por correo electrónico. Sepa cuáles son y sea compatible.

Y una precaución sobre el correo electrónico personal:

Cuando envía su correo electrónico desde la dirección de una empresa (o utiliza la conexión a Internet de su empresa para enviar correos electrónicos desde una cuenta privada), su correo electrónico pasa por los servidores de su empresa. Sus comunicaciones pueden ser monitoreadas, ya sea por una persona de TI en el sitio o por una empresa externa. Lo que significa que el correo electrónico que envíe no será completamente privado; otra persona tiene la capacidad de leer lo que escribes. Esto significa que es una muy, muy, muy buena idea mantener sus problemas y emociones personales fuera de los correos electrónicos enviados a través de la infraestructura de su empresa en todo momento.

Una palabra final sobre la etiqueta del correo electrónico

Quizás la etiqueta más básica de todos los correos electrónicos es el sentido común. El correo electrónico de su empresa siempre debe tener un propósito definido. Si no tiene uno, no lo envíe. Si es así, piense en lo que se supone que debe hacer el correo electrónico y cómo puede ser percibido por su receptor. ¿Está limpio? ¿Es tan corto como puedes hacerlo? ¿Dejaste algo importante sin decir? ¿Cómo te sentirías si alguien te enviara este correo electrónico? ¿Cómo te sentirías si tu jefe (o tu CEO) viera este correo electrónico? Si todos los sistemas funcionan, envíelo, sabiendo que está haciendo una buena comunicación... del tipo que puede hacer que lo noten y lo promocionen.

¿Listo para ir más allá de los correos electrónicos uno a uno? Aquí hay una introducción a los conceptos básicos de marketing por correo electrónico: