Etykieta e-mailowa: nie sabotuj swojej kariery

Poczta e-mail jest tak powszechna i stanowi tak trudny wół roboczy, że łatwo jest uznać ją za coś oczywistego. Ale w środowisku biznesowym jest to świetna okazja, aby zdobyć (lub stracić) szacunek ludzi i może to mieć bardzo pozytywny (lub miażdżąco negatywny) wpływ na twoje zatrudnienie. Rzućmy okiem na dziesiątki sposobów piekarza, dzięki którym możesz upewnić się, że Twoje nawyki i etykieta e-mailowa są na odpowiednim poziomie. Uwaga: nie mówimy o e-mailach marketingowych, ale o e-mailach biznesowych między osobami.

Dobre nawyki e-mailowe mogą pomóc w Twojej karierze

• Zwróć uwagę na ortografię, gramatykę i interpunkcję. Wysyłanie profesjonalnego e-maila zaczyna się od upewnienia się, że nie zawiera on tego typu błędów. Najlepszym sposobem na to jest upewnienie się, że Twoje umiejętności językowe są dopracowane i poprawne (lub znalezienie zaufanego redaktora). Praktycznie każdy program do obsługi poczty e-mail ma funkcję sprawdzania pisowni, więc nawet jeśli wydaje ci się, że znasz wszystkie słowa, przeprowadź sprawdzanie pisowni w treści wiadomości e-mail. W większości przypadków wykrywa również oczywiste błędy interpunkcyjne. Używanie kiepskiej gramatyki, slangu lub zwisających modyfikatorów lub pozwalanie, by zdania ciągnęły się lub błądziły bez sensu, powoduje, że zostajesz zauważony (w zły sposób). Zajrzyj do menu narzędzi poczty e-mail i ustaw sprawdzanie pisowni przed wysłaniem wiadomości e-mail. (Będziesz zdumiony i rozbawiony kłopotami, jakie to zaoszczędzi.) Uważaj szczególnie, aby nie zniekształcić czyjegoś imienia.

• Przejdź do rzeczy. Ludzie są zajęci; nie mają czasu na czytanie długich e-maili. Twój klient lub współpracownik chce jak najszybciej dowiedzieć się, o co chodzi w wiadomości e-mail. Nie dodawaj zbędnej treści ani informacji, które nie są potrzebne.
• Prawidłowo używaj kopii ukrytej (BCC) i kopii grzecznościowej (CC). BCC powinno być wykonywane tylko dla wygody podczas wysyłania masowej listy dystrybucyjnej e-maili, aby klienci lub współpracownicy nie musieli widzieć dużej listy nazwisk (a osoby, które nie chcą udostępniać swoich wiadomości e-mail, będą chronione). Używaj CC, wysyłając kopie do każdego, kto jest bezpośrednio zaangażowany w konkretny pomysł lub funkcję.
• Czy powinieneś naśladować swojego szefa, gdy wysyłasz wiadomość e-mail dotyczącą problemu lub projektu firmy? Może. Jeśli masz wątpliwości, zapytaj szefa. Jeśli to coś ważnego, mogą chcieć być na bieżąco. Jeśli jest to przyziemne, może to być dla nich irytujące. Zapytać. Pomoże ci to ustawić się jako ktoś, kto jednocześnie szanuje czas innych, a także pamięta o informowaniu ich.
• Pamiętaj, co powiedziała twoja matka. Powiedz proszę i dziękuję."
• Wypisz się odpowiednio. „Twój pokorny sługa” wyszło z mody, a „luv alwaze” nigdy nie było w modzie. Spróbuj „Pozdrowienia” dla profesjonalnego (choć zdystansowanego) tonu (i jego odmian – „Ciepły”, „Najlepszy”, „Najmilszy”) lub „ Najlepsze życzenia” lub coraz powszechniejsze „Na zdrowie”.
• Utrzymuj wątek wiadomości na miejscu podczas odpowiadania. To przypomina pierwotnemu nadawcy, jaki był temat i bezpośrednio pokazuje, jak na niego odpowiedziałeś.
• Usuń spam, łańcuszki i wiadomości-śmieci. Rób, co chcesz, w swoim prywatnym czasie na komputerze domowym, ale usuwaj tego rodzaju e-maile reklamowe/marketingowe/oszukańcze za każdym razem, gdy pojawiają się w Twojej firmowej poczcie e-mail.
• Czy e-mail jest naprawdę właściwą metodą komunikacji? To, że jest najłatwiejsze, nie zawsze oznacza, że ​​jest najlepsze. Każdy poważny problem najlepiej rozwiązywać osobiście lub przez telefon. Jeśli osoba siedzi obok ciebie lub na końcu korytarza, wstań z krzesła i idź z nią porozmawiać. Jeśli chcesz, aby dyskusja została utrwalona na piśmie, wyślij notatkę uzupełniającą.
• Pomiń skróty i buźki. Etykieta e-mail wymaga, aby skróty były przeliterowane i aby nie używać uśmiechniętych buźek ani innych emotikonów. Zwłaszcza jeśli Twój e-mail będzie skierowany do klienta.
• Zawsze pytaj nadawcę przed wysłaniem kopii. O ile oryginalny e-mail nie zawiera wyraźnej informacji, że możesz go kopiować i rozpowszechniać, zanim to zrobisz, musisz zapytać nadawcę. Jeśli tego nie zrobisz, możesz naruszać prawa autorskie, a to może prowadzić do procesu sądowego.
• A tak przy okazji, nie przeklinaj w służbowym e-mailu. Kiedykolwiek. Nigdy nie wiesz, do kogo może zostać przekazany Twój e-mail; gdyby dyrektor generalny zobaczył Twój e-mail, czy byłby dumny ze sposobu, w jaki reprezentujesz firmę?

Mówiąc o procesach sądowych wynikających z poczty elektronicznej:

Z każdym wysłanym e-mailem musisz chronić siebie i swoją firmę przed wszelką możliwą odpowiedzialnością. W zależności od Twojej firmy „odpowiedzialność” może odnosić się do tego, co mówisz o ludziach; informacje, które ujawniasz na temat swojej firmy, dostawców lub branży; informacje umożliwiające identyfikację osób związane z prywatnością (PII); lub własności intelektualnej. Niektóre branże, np. służba zdrowia, mają określone, surowe przepisy dotyczące tego, co można udostępniać za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dowiedz się, co to jest i bądź zgodny.

I ostrzeżenie dotyczące osobistego adresu e-mail:

Gdy wysyłasz wiadomość e-mail z adresu firmowego (lub używasz firmowego połączenia internetowego do wysyłania wiadomości e-mail z konta prywatnego), Twoja wiadomość e-mail przechodzi przez serwery Twojej firmy. Twoja komunikacja może być monitorowana przez pracownika IT na miejscu lub firmę zewnętrzną. Co oznacza, że ​​wysłany e-mail nie będzie całkowicie prywatny; ktoś inny ma zdolność czytania tego, co piszesz. Oznacza to, że bardzo, bardzo, bardzo dobrym pomysłem jest trzymanie osobistych problemów i emocji z dala od wiadomości e-mail wysyłanych przez infrastrukturę firmy przez cały czas.

Ostatnie słowo o etykiecie poczty e-mail

Być może najbardziej podstawową ze wszystkich etykiet e-mailowych jest zdrowy rozsądek. Twój biznesowy adres e-mail powinien zawsze mieć określony cel. Jeśli go nie ma, nie wysyłaj go. Jeśli tak, zastanów się, co ma robić e-mail i jak może być postrzegany przez odbiorcę. Czy to jasne? Czy jest tak krótki, jak tylko możesz? Czy zostawiłeś coś ważnego niedopowiedzianego? Jakbyś się czuł, gdyby ktoś wysłał Ci takiego e-maila? Jak byś się czuł, gdyby Twój szef (lub dyrektor generalny) zobaczył tego e-maila? Jeśli wszystkie systemy działają, wyślij go, wiedząc, że prowadzisz dobrą komunikację… taką, która może sprawić, że zostaniesz zauważony i awansowany.

Chcesz wyjść poza e-maile jeden-do-jednego? Oto wprowadzenie do podstaw e-mail marketingu: