Etichetta e-mail: non sabotare la tua carriera

L'e-mail è così comune e un cavallo di battaglia così banale che è facile darla per scontata. Ma in un contesto lavorativo, è un'ottima opportunità per conquistare (o perdere) la stima delle persone e può avere un effetto molto positivo (o schiacciantemente negativo) sul tuo impiego. Diamo un'occhiata alla dozzina di modi in cui un fornaio può assicurarti che le tue abitudini e l'etichetta di posta elettronica siano all'altezza. Nota: non stiamo parlando di e-mail di marketing, ma di e-mail aziendali da persona a persona.

Buone abitudini di posta elettronica possono aiutare la tua carriera

• Prestare attenzione all'ortografia, alla grammatica e alla punteggiatura. L'invio di un'e-mail professionale inizia con l'assicurarsi che non contenga questo tipo di errori. Il modo migliore per farlo è assicurarsi che le tue abilità linguistiche siano raffinate e corrette (o trovarti un editore fidato). Praticamente ogni programma di posta elettronica ha una funzione di controllo ortografico, quindi anche se pensi di aver capito ogni parola, esegui il corpo dell'e-mail attraverso il controllo ortografico. Nella maggior parte dei casi rileverà anche evidenti errori di punteggiatura. Usare grammatica scadente, slang o modificatori penzolanti, o lasciare che le frasi scorrano o vadano in giro senza avere senso, ti fa notare (in modo negativo). Guarda nel menu degli strumenti di posta elettronica e imposta il controllo ortografico in modo che venga eseguito prima di inviare un'e-mail. (Sarai divertito e stupito dai problemi che risparmia.) Fai particolare attenzione a non alterare il nome di qualcuno.

• Arriva al punto. Le persone sono impegnate; non hanno tempo per leggere lunghe e-mail. Il tuo cliente o collega vuole sapere di cosa tratta un'e-mail il più rapidamente possibile. Non aggiungere confusione o informazioni che non sono necessarie.
• Utilizzare correttamente la copia nascosta (BCC) e la copia di cortesia (CC). BCC dovrebbe essere fatto solo per comodità quando si invia un elenco di distribuzione di posta elettronica di massa in modo che clienti o colleghi non debbano vedere un lungo elenco di nomi (e le persone che non vogliono che la loro posta elettronica venga condivisa saranno protette). Usa CC quando invii copie a chiunque sia direttamente coinvolto in un'idea o funzione specifica.
• Dovresti copiare il tuo capo quando invii un'e-mail su un problema o un progetto aziendale? Forse. Se sei in dubbio, chiedi al tuo capo. Se è qualcosa di importante, potrebbero voler essere nel giro. Se è banale, potrebbero trovarlo un fastidio. Chiedere. Questo ti aiuta a posizionarti come qualcuno che è contemporaneamente rispettoso del tempo degli altri e anche attento a tenerli informati.
• Ricorda cosa ha detto tua madre. Dì per favore e grazie."
• Firma in modo appropriato. "Il tuo umile servitore" è fuori moda e "luv alwaze" non è mai stato di moda. Prova, "Regards" per un tono professionale (se distaccato) (e le sue variazioni - "Warm", "Best", "Kindest") o " Best Wishes" o il sempre più comune "Cheers".
• Mantieni il thread del messaggio in posizione durante una risposta. Questo ricorda al mittente originale qual era l'oggetto e mostra direttamente come hai risposto.
• Elimina spam, catene di Sant'Antonio e posta indesiderata. Fai ciò che desideri nel tuo tempo personale sul tuo computer di casa, ma elimina questi tipi di e-mail pubblicitarie/di marketing/scamming ogni volta che compaiono nella tua e-mail aziendale.
• La posta elettronica è davvero il metodo di comunicazione giusto? Solo perché è il più semplice non significa sempre che sia il migliore. Qualsiasi problema o problema importante viene risolto al meglio faccia a faccia o al telefono. Se la persona è seduta accanto a te o in fondo al corridoio, alzati dalla sedia e vai a parlarle. Se hai bisogno di catturare la discussione per iscritto, invia una nota di follow-up.
• Salta le abbreviazioni e le faccine sorridenti. Il galateo delle e-mail richiede che le abbreviazioni vengano scritte e che non vengano utilizzate faccine sorridenti o altre emoticon. Soprattutto se la tua email sarà rivolta al cliente.
• Chiedi sempre all'originatore prima di inviare una copia. A meno che l'e-mail originale non indichi espressamente che sei autorizzato a copiarla e distribuirla, devi chiedere all'originatore prima di farlo. In caso contrario, potresti violare le leggi sul copyright e ciò potrebbe portare a una causa legale.
• Oh, e comunque, non imprecare in un'e-mail aziendale. Mai. Non sai mai a chi potrebbe essere inoltrata la tua email; se il CEO vedesse la tua email, sarebbe orgoglioso del modo in cui hai rappresentato l'azienda?

A proposito di cause legali derivanti dalla posta elettronica:

Con ogni email inviata, devi proteggere te stesso e la tua azienda da ogni possibile responsabilità. A seconda della tua attività, la "responsabilità" potrebbe essere correlata a ciò che dici delle persone; informazioni che divulghi sulla tua azienda, fornitori o settore; informazioni di identificazione personale relative alla privacy (PII); o proprietà intellettuale. Alcuni settori, ad esempio la salute, hanno leggi specifiche e rigide su ciò che può essere condiviso tramite e-mail. Sappi cosa sono e sii conforme.

E un avvertimento sull'e-mail personale:

Quando invii la tua e-mail da un indirizzo aziendale (o utilizzi la tua connessione Internet aziendale per inviare e-mail da un account privato), la tua e-mail passa attraverso i server della tua azienda. Le tue comunicazioni possono essere monitorate da una persona IT in sede o da un'azienda esterna. Ciò significa che l'e-mail che invii non sarà completamente privata; qualcun altro ha la capacità di leggere ciò che scrivi. Ciò significa che è un'idea molto, molto, molto buona tenere sempre i tuoi problemi e le tue emozioni personali fuori dalle e-mail inviate attraverso la tua infrastruttura aziendale.

Un'ultima parola sull'etichetta della posta elettronica

Forse l'etichetta più basilare di tutte le e-mail è il buon senso. La tua email aziendale dovrebbe sempre avere uno scopo distinto. Se non ne ha uno, non inviarlo. In tal caso, pensa a cosa dovrebbe fare l'e-mail e come potrebbe essere percepita dal destinatario. È chiaro? È il più breve possibile? Hai lasciato qualcosa di importante non detto? Come ti sentiresti se qualcuno ti inviasse questa email? Come ti sentiresti se il tuo capo (o il tuo CEO) vedesse questa email? Se tutti i sistemi sono funzionanti, invialo, sapendo che stai facendo una buona comunicazione... il tipo che può farti notare e promuovere.

Pronto ad andare oltre le email one-to-one? Ecco un'introduzione alle basi dell'email marketing: