電子郵件禮儀：不要破壞你的職業生涯

電子郵件是如此普遍，而且是一種乏味的主力，以至於很容易將其視為理所當然。 但在商業環境中，這是您贏得（或失去）人們尊重的絕好機會，它可以對您的就業產生非常積極（或極其消極）的影響。 讓我們來看看麵包師的十幾種方法，以確保您的電子郵件習慣和禮節符合要求。 注意：我們談論的不是營銷電子郵件，而是個人對個人的商務電子郵件。

良好的電子郵件習慣可以幫助你的職業生涯

• 注意拼寫、語法和標點符號。 發送專業的電子郵件首先要確保它不包含這些類型的錯誤。 做到這一點的最好方法是確保您的語言技能精湛且正確（或者找一個值得信賴的編輯）。 幾乎每個電子郵件程序都有拼寫檢查功能，所以即使您認為您已經掌握了每個單詞，也要對電子郵件正文進行拼寫檢查。 在大多數情況下，它還會發現明顯的標點符號錯誤。 使用糟糕的語法、俚語或懸空修飾語，或者讓句子毫無意義地繼續或四處遊蕩，都會讓你注意到（以一種不好的方式）。 查看您的電子郵件工具菜單，並將拼寫檢查設置為在發送電子郵件之前運行。 （您會為它省去的麻煩而感到好笑和驚訝。）請特別注意不要弄亂別人的名字。

• 開門見山。 人們很忙； 他們沒有時間閱讀長長的電子郵件。 您的客戶或同事希望盡快了解一封電子郵件的內容。 不要添加不需要的內容或信息。
• 正確使用密件抄送 (BCC) 和禮貌抄送 (CC)。 密件抄送僅作為發送大量電子郵件分發列表時的一種便利，這樣客戶或同事就不必看到大量姓名列表（並且不希望共享電子郵件的人將受到保護）。 將副本發送給直接參與特定想法或功能的任何人時，請使用抄送。
• 當你發送關於公司問題或項目的電子郵件時，你應該抄襲你的老闆嗎？ 或許。 如果您有疑問，請詢問您的老闆。 如果事情很重要，他們可能希望參與其中。 如果這很平凡，他們可能會覺得很煩人。 問。 這有助於您將自己定位為既尊重他人時間又注意讓他們了解情況的人。
• 記住你媽媽的話。 說“請”和“謝謝”。
• 適當地註銷。 “Your humble servant”已經過時了，“luv alwaze”從未流行過。嘗試使用專業（如果有距離）語氣（及其變體——“Warm”、“Best”、“Kindest”）或“Regards”最良好的祝愿”，或越來越普遍的“乾杯”。
• 在回复期間保持消息線程就位。 這會提醒原發件人主題是什麼，並直接顯示您是如何回應的。
• 刪除垃圾郵件、連鎖信和垃圾郵件。 在您的私人時間在家裡的電腦上做您想做的事，但每次出現在您的企業電子郵件中時，請刪除這些類型的廣告/營銷/詐騙電子郵件。
• 電子郵件真的是正確的溝通方式嗎？ 僅僅因為它是最簡單的並不總是意味著它是最好的。 任何重大問題或問題最好通過面對面或電話解決。 如果此人坐在您旁邊或大廳的另一頭，請離開您的椅子並與他們交談。 如果您需要以書面形式記錄討論，請發送後續說明。
• 跳過縮寫和笑臉。 電子郵件禮儀要求拼寫縮寫，並且不應使用笑臉或其他表情符號。 特別是如果您的電子郵件將面向客戶。
• 在發送副本之前，請務必詢問原作者。 除非原始電子郵件明確說明您可以復制和分發它，否則您必須在這樣做之前詢問原發者。 如果不這樣做，您可能會侵犯版權法，這可能會導致訴訟。
• 哦，順便說一句，不要在商務電子郵件中發誓。 曾經。 您永遠不知道您的電子郵件會轉發給誰； 如果首席執行官看到您的電子郵件，他或她會為您代表公司的方式感到自豪嗎？

談到電子郵件引起的訴訟：

每發送一封電子郵件，您都必須保護自己和您的公司免受任何可能的責任。 根據您的業務，“責任”可能與您對人的評價有關； 您披露的關於您的公司、供應商或行業的信息； 與隱私相關的個人身份信息 (PII)； 或知識產權。 一些行業，例如健康行業，對於可以通過電子郵件共享的內容有具體、嚴格的法律。 知道那些是什麼，並遵守。

關於個人電子郵件的警告：

當您從公司地址發送電子郵件（或使用您公司的互聯網連接從私人帳戶發送電子郵件）時，您的電子郵件將通過您公司的服務器。 您的通信可能會受到現場 IT 人員或場外公司的監控。 這意味著您發送的電子郵件不會完全保密； 其他人有能力閱讀您所寫的內容。 這意味著始終將您的個人問題和情緒排除在通過公司基礎設施發送的電子郵件之外是一個非常、非常、非常好的主意。

關於電子郵件禮儀的最後一句話

也許所有電子郵件禮儀中最基本的是常識。 您的企業電子郵件應始終具有明確的目的。 如果沒有，請不要發送。 如果是，請考慮電子郵件應該做什麼以及收件人如何看待它。 清楚嗎？ 它盡可能短嗎？ 你有什麼重要的事情沒有說嗎？ 如果有人向您發送這封電子郵件，您會有什麼感覺？ 如果您的老闆（或您的 CEO）看到這封電子郵件，您會有什麼感受？ 如果所有系統都正常，請發送它，知道您正在進行良好的溝通……可以讓您受到關注和晉升的那種。

準備好超越一對一的電子郵件了嗎？ 這是電子郵件營銷基礎知識的入門讀物：