Étiquette des e-mails : ne sabotez pas votre carrière

Les e-mails sont si courants, et une telle bête de somme, qu'il est facile de les tenir pour acquis. Mais dans le cadre d'une entreprise, c'est une belle opportunité pour vous de gagner (ou de perdre) l'estime des gens, et cela peut avoir un effet très positif (ou écrasant négatif) sur votre emploi. Jetons un coup d'œil à la douzaine de façons dont un boulanger peut s'assurer que ses habitudes de courrier électronique et son étiquette sont à la hauteur. Remarque : nous ne parlons pas d'e-mails marketing, mais d'e-mails professionnels de personne à personne.

De bonnes habitudes de courrier électronique peuvent aider votre carrière

• Faites attention à l'orthographe, la grammaire et la ponctuation. L'envoi d'un e-mail professionnel commence par s'assurer qu'il ne contient pas ce genre d'erreurs. La meilleure façon d'y parvenir est de vous assurer que vos compétences linguistiques sont parfaites et correctes (ou de vous trouver un éditeur de confiance). Pratiquement tous les programmes de messagerie disposent d'une fonction de vérification orthographique. Ainsi, même si vous pensez maîtriser chaque mot, exécutez la vérification orthographique du corps de l'e-mail. Dans la plupart des cas, il détectera également les erreurs de ponctuation évidentes. Utiliser une mauvaise grammaire, un argot ou des modificateurs pendants, ou laisser des phrases courir ou errer sans sens, vous fait remarquer (d'une mauvaise manière). Regardez dans votre menu d'outils de messagerie et configurez la vérification orthographique pour qu'elle s'exécute avant d'envoyer un e-mail. (Vous serez amusé et étonné par les problèmes que cela vous évitera.) Faites particulièrement attention à ne pas mutiler le nom de quelqu'un.

• Arriver au point. Les gens sont occupés; ils n'ont pas le temps de lire de longs e-mails. Votre client ou collègue veut savoir ce qu'est un e-mail le plus rapidement possible. N'ajoutez pas de peluches ou d'informations qui ne sont pas nécessaires.
• Utilisez correctement la copie cachée (BCC) et la copie de courtoisie (CC). La Cci ne doit être utilisée que pour des raisons de commodité lors de l'envoi d'une liste de distribution massive d'e-mails afin que les clients ou les collègues n'aient pas à voir une longue liste de noms (et que les personnes qui ne souhaitent pas que leur e-mail soit partagé seront protégées). Utilisez CC lorsque vous envoyez des copies à toute personne directement impliquée dans une idée ou une fonction spécifique.
• Devriez-vous copier votre patron lorsque vous envoyez un e-mail concernant un problème ou un projet d'entreprise ? Peut être. Si vous avez un doute, demandez à votre patron. S'il s'agit de quelque chose d'important, ils voudront peut-être être au courant. Si c'est banal, ils peuvent trouver cela ennuyeux. Demander. Cela vous aide à vous positionner comme quelqu'un qui est à la fois respectueux du temps des autres et soucieux de les tenir informés.
• Rappelez-vous ce que votre mère a dit. Dis s'il te plait et merci."
• Signez de manière appropriée. "Votre humble serviteur" n'est plus à la mode et "luv alwaze" n'a jamais été à la mode. Essayez, "Regards" pour un ton professionnel (si distant) (et ses variations - "Warm", "Best", "Kindest") ou " Meilleurs voeux », ou le « Cheers » de plus en plus courant.
• Gardez le fil de message en place pendant une réponse. Cela rappelle à l'expéditeur d'origine quel était le sujet et montre directement comment vous y avez répondu.
• Supprimez les spams, les chaînes de lettres et les courriers indésirables. Faites ce que vous voulez pendant votre temps libre sur votre ordinateur personnel, mais supprimez ces types d'e-mails publicitaires/marketing/arnaques chaque fois qu'ils apparaissent dans votre messagerie professionnelle.
• L'email est-il vraiment le bon moyen de communication ? Ce n'est pas parce que c'est le plus simple que c'est toujours le meilleur. Tout problème ou problème majeur est mieux résolu soit en face à face, soit au téléphone. Si la personne est assise à côté de vous ou au bout du couloir, levez-vous de votre chaise et allez lui parler. Si vous avez besoin que la discussion soit consignée par écrit, envoyez une note de suivi.
• Passer les abréviations et les smileys. L'étiquette des e-mails exige que les abréviations soient épelées et que les visages souriants ou autres émoticônes ne soient pas utilisés. Surtout si votre e-mail est destiné aux clients.
• Demandez toujours à l'expéditeur avant d'envoyer une copie. À moins que l'e-mail d'origine n'indique spécifiquement que vous êtes autorisé à le copier et à le distribuer, vous devez demander à l'expéditeur avant de le faire. Si vous ne le faites pas, vous enfreignez peut-être les lois sur le droit d'auteur, ce qui pourrait entraîner des poursuites judiciaires.
• Oh, et au fait, ne jurez pas dans un e-mail professionnel. Jamais. Vous ne savez jamais à qui votre e-mail pourrait être transféré ; Si le PDG voyait votre e-mail, serait-il fier de la manière dont vous avez représenté l'entreprise ?

En parlant de poursuites judiciaires découlant d'e-mails :

Avec chaque e-mail envoyé, vous devez vous protéger, ainsi que votre entreprise, de toute responsabilité éventuelle. Selon votre entreprise, la « responsabilité » pourrait être liée à ce que vous dites sur les gens ; les informations que vous divulguez sur votre entreprise, vos fournisseurs ou votre industrie ; informations personnelles identifiables (PII) liées à la confidentialité ; ou la propriété intellectuelle. Certaines industries, par exemple la santé, ont des lois spécifiques et strictes sur ce qui peut être partagé par e-mail. Sachez ce que c'est et soyez conforme.

Et une mise en garde concernant les e-mails personnels :

Lorsque vous envoyez votre e-mail à partir d'une adresse d'entreprise (ou utilisez la connexion Internet de votre entreprise pour envoyer un e-mail à partir d'un compte privé), votre e-mail passe par les serveurs de votre entreprise. Vos communications peuvent être surveillées, soit par un informaticien sur place, soit par une entreprise hors site. Ce qui signifie que l'e-mail que vous envoyez ne sera pas complètement privé ; quelqu'un d'autre a la capacité de lire ce que vous écrivez. Cela signifie que c'est une très, très, très bonne idée de garder vos problèmes personnels et vos émotions à l'écart des e-mails envoyés via l'infrastructure de votre entreprise à tout moment.

Un dernier mot sur l'étiquette des e-mails

Le bon sens est peut-être le plus fondamental de toutes les étiquettes de courrier électronique. Votre e-mail professionnel doit toujours avoir un objectif distinct. S'il n'en a pas, ne l'envoyez pas. Si c'est le cas, réfléchissez à ce que l'e-mail est censé faire et comment il peut être perçu par son destinataire. Est-ce clair? Est-ce aussi court que possible ? Avez-vous laissé quelque chose d'important non dit ? Comment vous sentiriez-vous si quelqu'un vous envoyait cet e-mail ? Comment vous sentiriez-vous si votre patron (ou votre PDG) voyait cet e-mail ? Si tous les systèmes fonctionnent, envoyez-le, sachant que vous faites une bonne communication… le genre qui peut vous faire remarquer et promouvoir.

Prêt à aller au-delà des e-mails individuels ? Voici une introduction aux bases du marketing par e-mail :