Etiket Email: Jangan Sabotase Karir Anda

Email sangat umum, dan pekerja keras pejalan kaki, sehingga mudah untuk menerima begitu saja. Namun dalam lingkungan bisnis, ini adalah peluang bagus bagi Anda untuk memenangkan (atau kehilangan) penghargaan orang, dan ini dapat memiliki efek yang sangat positif (atau sangat negatif) pada pekerjaan Anda. Mari kita lihat selusin cara pembuat roti untuk memastikan kebiasaan dan etiket email Anda benar-benar hilang. Catatan: kami tidak berbicara tentang email pemasaran, tetapi email bisnis orang-ke-orang.

Kebiasaan email yang baik dapat membantu karier Anda

• Perhatikan ejaan, tata bahasa, dan tanda baca. Mengirim email profesional dimulai dengan memastikan bahwa email tersebut tidak berisi kesalahan semacam ini. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan memastikan kemampuan bahasa Anda terpoles dan benar (atau temukan diri Anda sebagai editor tepercaya). Hampir setiap program email memiliki fitur pemeriksa ejaan, jadi bahkan jika Anda merasa setiap kata sudah dipaku, jalankan badan email melalui pemeriksa ejaan. Dalam kebanyakan kasus itu juga akan mengambil kesalahan tanda baca yang jelas juga. Menggunakan tata bahasa yang buruk, slang, atau pengubah yang menggantung, atau membiarkan kalimat berjalan atau berkeliaran tanpa masuk akal, membuat Anda diperhatikan (dengan cara yang buruk). Lihat di menu alat email Anda, dan atur periksa ejaan untuk dijalankan sebelum Anda mengirim email. (Anda akan terhibur dan kagum dengan kesulitan yang dihematnya.) Berhati-hatilah agar tidak merusak nama seseorang.

• Langsung ke intinya. Orang sibuk; mereka tidak punya waktu untuk membaca email yang panjang. Pelanggan atau kolega Anda ingin mengetahui apa itu email secepat mungkin. Jangan menambahkan bulu halus atau informasi yang tidak diperlukan.
• Gunakan salinan buta (BCC) dan salinan sopan santun (CC) dengan benar. BCC harus dilakukan hanya sebagai kemudahan saat mengirimkan daftar distribusi email massal sehingga pelanggan atau kolega tidak perlu melihat daftar nama yang besar (dan orang yang tidak ingin emailnya dibagikan akan dilindungi). Gunakan CC saat mengirim salinan ke siapa saja yang terlibat langsung dengan ide atau fungsi tertentu.
• Haruskah Anda meniru atasan Anda saat mengirim email tentang masalah atau proyek perusahaan? Mungkin. Jika Anda ragu, tanyakan pada atasan Anda. Jika itu sesuatu yang penting, mereka mungkin ingin mengetahuinya. Jika itu biasa, mereka mungkin menganggapnya sebagai gangguan. Bertanya. Ini membantu Anda memposisikan diri Anda sebagai seseorang yang secara bersamaan menghargai waktu orang lain dan juga berhati-hati agar mereka tetap mendapat informasi.
• Ingat apa yang ibumu katakan. Ucapkan "tolong" dan "terima kasih".
• Tanda tangani dengan tepat. "Pelayan Anda yang rendah hati" sudah ketinggalan zaman dan "luv alwaze" tidak pernah masuk. Cobalah, "Salam" untuk nada profesional (jika jauh) (dan variasinya - "Hangat", "Terbaik", "Terbaik") atau " Best Wishes”, atau “Cheers” yang semakin umum.
• Pertahankan utas pesan di tempat selama balasan. Ini mengingatkan pengirim asli tentang subjeknya, dan langsung menunjukkan bagaimana Anda menanggapinya.
• Hapus spam, surat berantai, dan email sampah. Lakukan apa yang Anda inginkan pada waktu pribadi Anda di komputer rumah, tetapi hapus jenis email periklanan/pemasaran/penipuan ini setiap kali muncul di email bisnis Anda.
• Apakah email benar-benar metode komunikasi yang tepat? Hanya karena itu yang termudah tidak selalu berarti itu yang terbaik. Masalah atau masalah besar apa pun sebaiknya diselesaikan secara langsung, atau melalui telepon. Jika orang tersebut duduk di sebelah Anda atau di lorong, bangunlah dari kursi Anda dan bicaralah dengannya. Jika Anda perlu membuat diskusi tersebut direkam secara tertulis, kirimkan catatan tindak lanjut.
• Lewati singkatan dan wajah smiley. Etiket email menuntut agar singkatan dieja dan wajah smiley, atau emotikon lainnya, tidak boleh digunakan. Terutama jika email Anda akan berhadapan langsung dengan pelanggan.
• Selalu tanyakan pada pencetusnya sebelum mengirim salinan. Kecuali jika email asli secara khusus menyatakan bahwa Anda diizinkan untuk menyalin dan mendistribusikannya, Anda harus bertanya kepada pembuatnya sebelum melakukannya. Jika tidak, Anda mungkin melanggar undang-undang hak cipta, dan itu dapat menyebabkan tuntutan hukum.
• Oh, dan ngomong-ngomong, jangan mengumpat di email bisnis. Pernah. Anda tidak pernah tahu kepada siapa email Anda dapat diteruskan; jika CEO melihat email Anda, apakah dia akan bangga dengan cara Anda mewakili perusahaan?

Berbicara tentang tuntutan hukum yang timbul dari email:

Dengan setiap email yang terkirim, Anda harus melindungi diri sendiri, dan perusahaan Anda, dari segala kemungkinan pertanggungjawaban. Bergantung pada bisnis Anda, “kewajiban” dapat dikaitkan dengan apa yang Anda katakan tentang orang; informasi yang Anda ungkapkan tentang perusahaan, pemasok, atau industri Anda; informasi pengenal pribadi (PII) terkait privasi; atau kekayaan intelektual. Beberapa industri, misalnya kesehatan, memiliki undang-undang khusus dan ketat tentang apa yang dapat dibagikan melalui email. Ketahuilah apa itu, dan jadilah patuh.

Dan peringatan tentang email pribadi:

Saat Anda mengirim email dari alamat perusahaan (atau menggunakan koneksi internet perusahaan Anda untuk mengirim email dari akun pribadi), email Anda melewati server perusahaan Anda. Komunikasi Anda mungkin dipantau, baik oleh staf TI di lokasi atau perusahaan di luar lokasi. Artinya email yang Anda kirim tidak akan sepenuhnya pribadi; orang lain memiliki kemampuan untuk membaca apa yang Anda tulis. Artinya, adalah ide yang sangat, sangat, sangat bagus untuk menjauhkan masalah dan emosi pribadi Anda dari email yang dikirim melalui infrastruktur perusahaan Anda setiap saat.

Kata terakhir tentang etiket email

Mungkin yang paling mendasar dari semua etiket email adalah akal sehat. Email bisnis Anda harus selalu memiliki tujuan yang berbeda. Jika tidak memilikinya, jangan kirimkan. Jika ya, pikirkan tentang apa yang seharusnya dilakukan oleh email tersebut dan bagaimana hal itu dapat dirasakan oleh penerimanya. Apakah sudah jelas? Apakah sesingkat yang Anda bisa buat? Apakah Anda membiarkan sesuatu yang penting tidak terucapkan? Bagaimana perasaan Anda jika seseorang mengirimkan email ini kepada Anda? Bagaimana perasaan Anda jika bos Anda (atau CEO Anda) melihat email ini? Jika semua sistem berjalan, kirimkan, mengetahui bahwa Anda membuat komunikasi yang baik … jenis yang dapat membuat Anda diperhatikan, dan dipromosikan.

Siap untuk melampaui email satu-ke-satu? Berikut adalah primer tentang dasar-dasar pemasaran email: