آداب البريد الإلكتروني: لا تخرب حياتك المهنية

البريد الإلكتروني شائع جدًا ، ومثل هذا العامل المشاة ، بحيث يسهل اعتباره أمرًا مفروغًا منه. لكن في بيئة العمل ، إنها فرصة جيدة لك للفوز (أو خسارة) تقدير الناس ، ويمكن أن يكون لها تأثير إيجابي للغاية (أو سلبي للغاية) على عملك. دعنا نلقي نظرة على عشرات الطرق التي يمكنك من خلالها التأكد من أن عادات البريد الإلكتروني وآداب السلوك الخاصة بك على ما يرام. ملاحظة: نحن لا نتحدث عن رسائل البريد الإلكتروني التسويقية ، ولكن عن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل من شخص إلى آخر.

يمكن أن تساعد عادات البريد الإلكتروني الجيدة في حياتك المهنية

• انتبه إلى الإملاء والنحو وعلامات الترقيم. يبدأ إرسال بريد إلكتروني احترافي بالتأكد من أنه لا يحتوي على هذه الأنواع من الأخطاء. أفضل طريقة للقيام بذلك هي التأكد من أن مهاراتك اللغوية مصقولة وصحيحة (أو أن تجد نفسك محررًا موثوقًا به). يحتوي كل برنامج بريد إلكتروني تقريبًا على ميزة التدقيق الإملائي ، لذلك حتى إذا كنت تعتقد أنك حصلت على كل كلمة مسمَّرة ، فقم بتشغيل نص البريد الإلكتروني من خلال التدقيق الإملائي. في معظم الحالات ، ستلاحظ أيضًا أخطاء علامات الترقيم الواضحة. استخدام قواعد نحوية سيئة ، أو لغة عامية ، أو مُعدِّلات متدلية ، أو ترك الجمل تعمل أو تتجول دون معنى ، يلفت انتباهك (بطريقة سيئة). ابحث في قائمة أدوات البريد الإلكتروني ، وقم بتعيين التدقيق الإملائي للتشغيل قبل إرسال بريد إلكتروني. (سوف تكون مستمتعًا ومدهشًا بالمتاعب التي يوفرها.) احرص بشكل خاص على عدم تشويه اسم شخص ما.

• أوضح ماذا تقصد. الناس مشغولون. ليس لديهم الوقت لقراءة رسائل البريد الإلكتروني الطويلة. يريد عميلك أو زميلك معرفة ماهية البريد الإلكتروني بأسرع ما يمكن. لا تضف زغبًا أو معلومات غير مطلوبة.
• استخدم النسخة المخفية (BCC) ونسخة المجاملة (CC) بشكل صحيح. يجب إجراء BCC فقط كوسيلة راحة عند إرسال قائمة توزيع بريد إلكتروني جماعية حتى لا يضطر العملاء أو الزملاء إلى رؤية قائمة كبيرة من الأسماء (وسيتم حماية الأشخاص الذين لا يريدون مشاركة بريدهم الإلكتروني). استخدم CC عند إرسال نسخ إلى أي شخص معني بشكل مباشر بفكرة أو وظيفة معينة.
• هل يجب أن تنسخ رئيسك في العمل عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا حول مشكلة أو مشروع في الشركة؟ ربما. إذا كنت في شك ، اسأل رئيسك في العمل. إذا كان شيئًا مهمًا ، فقد يرغبون في أن يكونوا في الحلقة. إذا كان الأمر عاديًا ، فقد يجدونها مصدر إزعاج. بسأل. يساعدك هذا في وضع نفسك كشخص يحترم وقت الآخرين في نفس الوقت ويضع في اعتباره أيضًا إبقائهم على اطلاع.
• تذكر ما قالته والدتك. قل من فضلك وشكرا."
• قم بتسجيل الخروج بشكل مناسب. "خادمك المتواضع" عفا عليه الزمن و "luv alwaze" لم يكن موجودًا أبدًا. حاول ، "تحياتي" لنبرة احترافية (إذا كانت بعيدة) (وتنوعاتها - "دافئة" ، "أفضل" ، "ألطف") أو " أطيب التمنيات "، أو" الهتافات "الشائعة بشكل متزايد.
• احتفظ بسلسلة الرسائل في مكانها أثناء الرد. هذا يذكر المرسل الأصلي بموضوع الموضوع ، ويظهر بشكل مباشر كيف استجبت له.
• احذف البريد العشوائي ، والرسائل المتسلسلة ، والبريد غير الهام. افعل ما تريده في وقتك الشخصي على جهاز الكمبيوتر المنزلي ، ولكن احذف هذه الأنواع من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإعلان / التسويق / الاحتيال في كل مرة تظهر في البريد الإلكتروني الخاص بالعمل.
• هل البريد الإلكتروني حقًا هو طريقة الاتصال الصحيحة؟ لمجرد أنه الأسهل لا يعني دائمًا أنه الأفضل. من الأفضل حل أي مشكلة أو مشكلة كبيرة سواء وجهاً لوجه أو عبر الهاتف. إذا كان الشخص يجلس بجانبك أو في الردهة ، فانزل من كرسيك واذهب للتحدث معه. إذا كنت بحاجة إلى تسجيل المناقشة كتابةً ، فأرسل ملاحظة متابعة.
• تخطي الاختصارات والوجوه المبتسمة. تتطلب آداب البريد الإلكتروني كتابة الاختصارات بوضوح وعدم استخدام الوجوه المبتسمة أو الرموز التعبيرية الأخرى. خاصة إذا كان بريدك الإلكتروني سيكون موجهًا للعملاء.
• اسأل دائمًا عن المنشئ قبل إرسال نسخة. ما لم ينص البريد الإلكتروني الأصلي على وجه التحديد على أنه مسموح لك بنسخه وتوزيعه ، يجب أن تسأل المنشئ قبل القيام بذلك. إذا لم تقم بذلك ، فربما تكون قد انتهكت قوانين حقوق النشر ، وقد يؤدي ذلك إلى رفع دعوى قضائية.
• أوه ، وبالمناسبة ، لا تقسم في بريد إلكتروني خاص بالعمل. أبدًا. أنت لا تعرف أبدًا إلى من يمكن إعادة توجيه بريدك الإلكتروني ؛ إذا رأى المدير التنفيذي بريدك الإلكتروني ، فهل سيفخر بالطريقة التي تمثل بها الشركة؟

الحديث عن الدعاوى القضائية الناشئة عن البريد الإلكتروني:

مع كل بريد إلكتروني يتم إرساله ، يجب عليك حماية نفسك وشركتك من أي مسؤولية محتملة. اعتمادًا على عملك ، يمكن أن ترتبط "المسؤولية" بما تقوله عن الأشخاص ؛ المعلومات التي تكشف عنها حول شركتك أو مورديك أو صناعتك ؛ معلومات التعريف الشخصية المتعلقة بالخصوصية (PII) ؛ أو الملكية الفكرية. بعض الصناعات ، مثل الصحة ، لديها قوانين محددة وصارمة حول ما يمكن مشاركته عبر البريد الإلكتروني. اعرف ما هي هذه ، وكن ممتثلًا لها.

وتحذير بشأن البريد الإلكتروني الشخصي:

عندما ترسل بريدك الإلكتروني من عنوان شركة (أو تستخدم اتصال الإنترنت الخاص بشركتك لإرسال بريد إلكتروني من حساب خاص) ، ينتقل بريدك الإلكتروني عبر خوادم شركتك. قد تتم مراقبة اتصالاتك ، إما من قبل شخص متخصص في تكنولوجيا المعلومات في الموقع أو شركة خارج الموقع. مما يعني أن البريد الإلكتروني الذي ترسله لن يكون خاصًا تمامًا ؛ شخص آخر لديه القدرة على قراءة ما تكتبه. هذا يعني أنها فكرة جيدة جدًا جدًا جدًا أن تحافظ على مشاكلك الشخصية وعواطفك بعيدًا عن رسائل البريد الإلكتروني المرسلة عبر البنية التحتية لشركتك في جميع الأوقات.

كلمة أخيرة حول آداب البريد الإلكتروني

ربما يكون الحس السليم هو أبسط آداب التعامل مع البريد الإلكتروني. يجب أن يكون للبريد الإلكتروني الخاص بالعمل دائمًا غرض مميز. إذا لم يكن لديه واحد ، فلا ترسله. إذا كان الأمر كذلك ، ففكر في ما يفترض أن يفعله البريد الإلكتروني وكيف يمكن أن ينظر إليه من قبل المتلقي. هل هذا واضح؟ هل هي قصيرة بقدر ما تستطيع أن تجعلها؟ هل تركت أي شيء مهم دون أن تقال؟ ما هو شعورك إذا أرسل إليك شخص ما هذا البريد الإلكتروني؟ ما هو شعورك إذا رأى رئيسك (أو رئيسك التنفيذي) هذا البريد الإلكتروني؟ إذا تم تشغيل جميع الأنظمة ، فأرسلها ، مع العلم أنك تجري اتصالًا جيدًا ... من النوع الذي يمكن أن يلفت انتباهك ويرقيك.

هل أنت مستعد لتجاوز رسائل البريد الإلكتروني الفردية؟ إليك كتاب تمهيدي عن أساسيات التسويق عبر البريد الإلكتروني: