Eticheta prin e-mail: nu-ți sabota cariera

E-mailul este atât de obișnuit și este un cal de bătaie atât de pieton, încât este ușor să o iei de la sine înțeles. Dar într-un cadru de afaceri, este o oportunitate excelentă pentru tine de a câștiga (sau de a pierde) stima oamenilor și poate avea un efect foarte pozitiv (sau zdrobitor de negativ) asupra angajării tale. Să aruncăm o privire la duzinele de moduri ale unui brutar în care vă puteți asigura că obiceiurile și eticheta dvs. de e-mail sunt la îndemână. Notă: nu vorbim despre e-mailuri de marketing, ci despre e-mailuri de afaceri de la persoană la persoană.

Obiceiurile bune de e-mail vă pot ajuta cariera

• Acordați atenție ortografiei, gramaticii și punctuației. Trimiterea unui e-mail profesional începe cu asigurarea faptului că nu conține astfel de erori. Cel mai bun mod de a face acest lucru este să vă asigurați că abilitățile dvs. lingvistice sunt șlefuite și corecte (sau găsiți-vă un editor de încredere). Practic, fiecare program de e-mail are o funcție de verificare a ortografiei, așa că, chiar dacă credeți că ați primit fiecare cuvânt, rulați corpul e-mailului prin verificarea ortografică. În cele mai multe cazuri, va detecta și greșeli evidente de punctuație. Folosirea slabă a gramaticii, argoului sau modificatorilor suspendați sau lăsarea propozițiilor să continue sau să rătăcească fără sens, te face remarcat (într-un mod prost). Uitați-vă în meniul instrumentelor de e-mail și setați verificarea ortografică să ruleze înainte de a trimite un e-mail. (Veți fi amuzat și uimit de necazurile pe care le salvează.) Fiți deosebit de atenți să nu stricați numele cuiva.

• Treci la subiect. Oamenii sunt ocupați; nu au timp să citească e-mailuri lungi. Clientul sau colegul dvs. vrea să știe despre ce este un e-mail cât mai repede posibil. Nu adăugați puf sau informații care nu sunt necesare.
• Utilizați corect copie oarbă (BCC) și copie de curtoazie (CC). BCC ar trebui să fie făcut doar pentru comoditate atunci când trimiteți o listă de distribuție de e-mail în masă, astfel încât clienții sau colegii să nu fie nevoiți să vadă o listă mare de nume (și persoanele care nu doresc ca e-mailul lor să fie partajat să fie protejați). Utilizați CC atunci când trimiteți copii oricărei persoane care este direct implicată cu o anumită idee sau funcție.
• Ar trebui să-ți copiați șeful atunci când trimiteți un e-mail despre o problemă sau un proiect al companiei? Pot fi. Dacă aveți îndoieli, întreabă-ți șeful. Dacă este ceva important, ar putea dori să fie la curent. Dacă este banal, s-ar putea să o considere o enervare. Cere. Acest lucru vă ajută să vă poziționați ca o persoană care respectă timpul altora și, de asemenea, ține cont de informarea lor.
• Amintește-ți ce a spus mama ta. Spune te rog si multumesc."
• Închideți-vă în mod corespunzător. „Umilul tău slujitor” este demodat, iar „luv alwaze” nu a fost niciodată folosit. Încercați „Salut” pentru un ton profesionist (dacă distanțat) (și variațiile sale – „Cel mai bun”, „Cel mai bun”, „Cel mai amabil”) sau „ Cele mai bune urări” sau din ce în ce mai des întâlnite „Noroc”.
• Păstrați firul de mesaje pe loc în timpul unui răspuns. Acest lucru reamintește expeditorului inițial care era subiectul și arată direct cum ați răspuns la acesta.
• Ștergeți spam-ul, scrisorile în lanț și mesajele nedorite. Faceți ceea ce doriți în timpul dvs. personal la computerul dvs. de acasă, dar ștergeți aceste tipuri de e-mailuri de publicitate/marketing/escrocherie de fiecare dată când apar în e-mailul dvs. de afaceri.
• Este e-mailul într-adevăr metoda de comunicare potrivită? Doar pentru că este cel mai ușor nu înseamnă întotdeauna că este cel mai bun. Orice problemă sau problemă majoră este cel mai bine rezolvată fie față în față, fie la telefon. Dacă persoana stă lângă tine sau pe hol, ridică-te de pe scaun și vorbește cu ea. Dacă aveți nevoie să aveți discuția captată în scris, trimiteți o notă ulterioară.
• Omite abrevierile și fețele zâmbitoare. Eticheta prin e-mail cere ca abrevierile să fie scrise și ca fețele zâmbitoare sau alte emoticoane să nu fie folosite. Mai ales dacă e-mailul tău va fi orientat către clienți.
• Întrebați întotdeauna autorul înainte de a trimite o copie. Cu excepția cazului în care e-mailul inițial precizează în mod expres că aveți voie să îl copiați și să îl distribuiți, trebuie să întrebați emitentul înainte de a face acest lucru. Dacă nu o faceți, este posibil să încălcați legile privind drepturile de autor și asta ar putea duce la un proces.
• A, și apropo, nu înjură un e-mail de afaceri. Vreodată. Nu știi niciodată cui e-mail-ul tău ar putea fi redirecționat; dacă CEO-ul v-ar vedea e-mailul, ar fi mândru de felul în care ați reprezentat compania?

Vorbind despre procese care decurg din e-mail:

Cu fiecare e-mail trimis, trebuie să vă protejați pe dumneavoastră și compania dumneavoastră de orice posibilă răspundere. În funcție de afacerea dvs., „răspunderea” ar putea fi legată de ceea ce spuneți despre oameni; informațiile pe care le dezvăluiți despre compania, furnizorii sau industria dvs.; informații de identificare personală (PII) legate de confidențialitate; sau proprietate intelectuală. Unele industrii, de exemplu sănătatea, au legi specifice și stricte cu privire la ceea ce poate fi partajat prin e-mail. Aflați care sunt acestea și respectați-vă.

Și o atenție despre e-mailul personal:

Când trimiteți e-mailul de la adresa unei companii (sau folosiți conexiunea la internet a companiei pentru a trimite e-mail dintr-un cont privat), e-mailul dvs. trece prin serverele companiei dvs. Comunicările dumneavoastră pot fi monitorizate, fie de o persoană IT la fața locului, fie de o companie din afara sediului. Ceea ce înseamnă că e-mailul pe care îl trimiteți nu va fi complet privat; altcineva are capacitatea de a citi ceea ce scrii. Acest lucru înseamnă că este o idee foarte, foarte, foarte bună să nu țineți mereu problemele și emoțiile personale din e-mailurile trimise prin infrastructura companiei dvs.

Un ultim cuvânt despre eticheta prin e-mail

Poate că cea mai de bază dintre toate etichetele prin e-mail este bunul simț. E-mailul dvs. de afaceri ar trebui să aibă întotdeauna un scop distinct. Dacă nu are, nu-l trimite. Dacă o face, gândiți-vă la ce ar trebui să facă e-mailul și la modul în care poate fi perceput de destinatarul său. Este clar? Este cât de scurt poți să o faci? Ai lăsat ceva important nespus? Cum te-ai simți dacă cineva ți-ar trimite acest e-mail? Cum te-ai simți dacă șeful tău (sau CEO-ul tău) ar vedea acest e-mail? Dacă toate sistemele funcționează, trimiteți-l, știind că faceți o comunicare bună... de genul care vă poate face remarcat și promovat.

Sunteți gata să mergeți dincolo de e-mailurile unu-la-unu? Iată o notă introductivă despre elementele de bază ale marketingului prin e-mail: