メールのマナー: キャリアを妨害しない

電子メールは非常に一般的であり、歩行者用の主力製品であるため、当然のことと考えるのは簡単です。 しかし、ビジネス環境では、人々の尊敬を勝ち取る (または失う) 絶好の機会であり、雇用に非常に良い (または非常に悪い) 影響を与える可能性があります。 電子メールの習慣とエチケットを適切に保つためのパン屋のさまざまな方法を見てみましょう。 注: これはマーケティング メールではなく、個人間のビジネス メールです。

良いメール習慣はあなたのキャリアに役立ちます

• スペル、文法、句読点に注意してください。 業務用メールの送信は、この種のエラーが含まれていないことを確認することから始まります。 そのための最善の方法は、自分の言語スキルが洗練されていて正しいことを確認することです (または、信頼できる編集者を見つけることです)。 ほとんどすべての電子メール プログラムにはスペル チェック機能があるため、すべての単語を完全に理解できたと思っても、電子メール本文のスペル チェックを実行してください。 ほとんどの場合、明らかな句読点の間違いも検出されます。 不適切な文法、スラング、ぶら下がった修飾子を使用したり、意味をなさずに文を延ばしたりさまよったりすると、(悪い意味で) 気付かれます。 メール ツール メニューを見て、メールを送信する前にスペル チェックを実行するように設定します。 (あなたはそれが救うトラブルに面白がって驚かれることでしょう。) 誰かの名前を台無しにしないように特に注意してください。

• ポイントに取得します。 人々は忙しいです。 彼らには長いメールを読む時間がありません。 顧客や同僚は、メールの内容をできるだけ早く知りたいと考えています。 不要な情報や情報を追加しないでください。
• ブラインド コピー (BCC) と礼儀コピー (CC) を正しく使用してください。 BCC は、大量の電子メール配信リストを送信する際の便宜のためにのみ実行してください。これにより、顧客や同僚が大量の名前のリストを見る必要がなくなります (また、電子メールを共有したくない人は保護されます)。 特定のアイデアや機能に直接関与する人にコピーを送る場合は、CC を使用します。
• 会社の問題やプロジェクトについてメールを送信するとき、上司の真似をする必要がありますか? 多分。 疑問がある場合は、上司に尋ねてください。 それが何か重要な場合、彼らはループに参加したいと思うかもしれません. それが平凡であれば、彼らはそれを煩わしく思うかもしれません。 聞く。 これにより、他の人の時間を尊重すると同時に、他の人に情報を提供することにも気を配る人物としての地位を確立することができます。
• お母さんが言ったことを思い出してください。 「お願いします」「ありがとうございます」と言ってください。
• 適切にサインオフします。 「あなたの謙虚なしもべ」は時代遅れであり、「luv alwaze」は決してありませんでした。プロの（距離がある場合）トーン（およびそのバリエーション–「暖かい」、「最高」、「親切」）または「よろしく」を試してください。ベストウィッシュ」、またはますます一般的な「乾杯」。
• 返信中はメッセージ スレッドを維持します。 これにより、元の送信者に件名が何であったかを思い出させ、あなたがそれにどのように応答したかを直接示します。
• スパム、チェーン レター、ジャンク メールを削除します。 個人の時間には自宅のコンピューターで好きなことをしてください。ただし、この種の広告/マーケティング/詐欺メールは、ビジネス メールに表示されるたびに削除してください。
• 電子メールは本当に正しい通信手段ですか? 最も簡単だからといって、それが常に最高であるとは限りません。 主要な問題や問題は、対面または電話で解決するのが最善です。 その人があなたの隣や廊下に座っている場合は、椅子から立ち上がって話しかけてください。 議論を書面で記録する必要がある場合は、フォローアップのメモを送信してください。
• 略語とスマイリー フェイスをスキップします。 電子メールのエチケットでは、略語を綴り、スマイリー フェイスやその他の顔文字を使用しないようにする必要があります。 特に、メールが顧客向けになる場合はなおさらです。
• コピーを送る前に必ず発信者に尋ねてください。 元の電子メールにコピーおよび配布が許可されていると明確に記載されていない限り、そうする前に発信者に確認する必要があります。 そうしないと、著作権法を侵害している可能性があり、訴訟に発展する可能性があります。
• あ、ちなみに、ビジネスメールでは悪口を言わないでください。 これまで。 あなたのメールが誰に転送されるかわかりません。 CEO があなたのメールを見たら、あなたが会社を代表していることを誇りに思いますか?

電子メールに起因する訴訟といえば:

メールを送信するたびに、自分自身と会社をあらゆる責任から保護する必要があります。 ビジネスにもよりますが、「責任」は、人についての発言に関連している可能性があります。 あなたの会社、サプライヤー、または業界についてあなたが開示する情報。 プライバシー関連の個人を特定できる情報 (PII); または知的財産。 医療などの一部の業界では、電子メールで共有できる内容について特定の厳格な法律があります。 それらが何であるかを知り、準拠してください。

個人的な電子メールに関する注意事項:

会社のアドレスから電子メールを送信する (または会社のインターネット接続を使用してプライベート アカウントから電子メールを送信する) 場合、電子メールは会社のサーバーを通過します。 お客様のコミュニケーションは、オンサイトの IT 担当者またはオフサイトの会社によって監視される場合があります。 つまり、送信するメールは完全に非公開になるわけではありません。 他の誰かがあなたの書いたものを読む能力を持っています。 これは、会社のインフラストラクチャを介して送信される電子メールに個人的な問題や感情を常に入れないようにすることは、非常に非常に良い考えであることを意味します。

メールのマナーについて最後に一言

おそらく、すべてのメール エチケットの中で最も基本的なものは常識です。 ビジネスメールには、常に明確な目的が必要です。 持っていない場合は、送信しないでください。 もしそうなら、その電子メールが何をするべきか、そして受信者にどのように認識されるかを考えてください。 それは明らかですか？ できる限り短いですか？ 重要なことを言い残していませんか？ 誰かがあなたにこのメールを送ってきたらどう思いますか? あなたの上司 (または CEO) がこのメールを見たらどう思いますか? すべてのシステムが正常に機能している場合は、適切なコミュニケーションが行われていることを確認して送信してください。これにより、注目を集め、宣伝することができます。

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