Этикет электронной почты: не саботируйте свою карьеру

Электронная почта настолько распространена и такая заурядная рабочая лошадка, что ее легко принять как должное. Но в деловой среде это прекрасная возможность для вас завоевать (или потерять) уважение людей, и это может оказать очень положительное (или сокрушительно отрицательное) влияние на вашу работу. Давайте взглянем на дюжину способов, которыми вы можете убедиться, что ваши привычки электронной почты и этикет находятся на должном уровне. Примечание: мы говорим не о маркетинговых электронных письмах, а о деловых электронных письмах от человека к человеку.

Хорошие привычки электронной почты могут помочь вашей карьере

• Обратите внимание на орфографию, грамматику и пунктуацию. Отправка профессионального электронного письма начинается с проверки того, что оно не содержит подобных ошибок. Лучший способ сделать это — убедиться, что ваши языковые навыки отшлифованы и правильны (или найти себе надежного редактора). Практически в каждой почтовой программе есть функция проверки орфографии, поэтому, даже если вы думаете , что угадали каждое слово, пропустите проверку орфографии в теле письма. В большинстве случаев он также выявляет очевидные пунктуационные ошибки. Использование плохой грамматики, сленга или оборванных модификаторов, а также то, что предложения продолжаются или блуждают без смысла, привлекают к вам внимание (в плохом смысле). Загляните в меню инструментов электронной почты и включите проверку орфографии перед отправкой электронного письма. (Вы будете удивлены и поражены тем, сколько проблем это избавит.) Будьте особенно осторожны, чтобы не исказить чье-то имя.

• Доберитесь до сути. Люди заняты; у них нет времени читать длинные электронные письма. Ваш клиент или коллега хочет как можно быстрее узнать, о чем электронное письмо. Не добавляйте ерунду или информацию, которая не нужна.
• Правильно используйте слепую копию (BCC) и бесплатную копию (CC). Скрытую копию следует использовать только для удобства при рассылке списка массовой рассылки электронной почты, чтобы клиентам или коллегам не приходилось видеть большой список имен (и люди, которые не хотят, чтобы их электронная почта была доступна, будут защищены). Используйте CC при отправке копий всем, кто непосредственно связан с определенной идеей или функцией.
• Должны ли вы копировать своего босса, когда отправляете электронное письмо о проблеме компании или проекте? Может быть. Если вы сомневаетесь, спросите своего босса. Если это что-то важное, они могут захотеть быть в курсе. Если это обыденно, они могут найти это раздражением. Просить. Это поможет вам позиционировать себя как человека, который одновременно уважает время других и заботится о том, чтобы держать их в курсе.
• Помни, что сказала твоя мать. Говорите «пожалуйста» и «спасибо».
• Подпишитесь как следует. «Ваш покорный слуга» вышло из моды, а «luv alwaze» никогда не было в моде. Попробуйте «С уважением» в профессиональном (если отстраненно) тоне (и его вариациях — «Теплый», «Самый лучший», «Добрый») или « С наилучшими пожеланиями», или все более распространенное «Cheers».
• Держите цепочку сообщений на месте во время ответа. Это напомнит первоначальному отправителю о том, какой была тема, и прямо покажет, как вы на нее ответили.
• Удаляйте спам, письма счастья и нежелательные письма. Делайте все, что пожелаете, в свое личное время за домашним компьютером, но удаляйте подобные рекламные/маркетинговые/мошеннические электронные письма каждый раз, когда они появляются в вашей деловой электронной почте.
• Действительно ли электронная почта является правильным способом общения? То, что он самый простой, не всегда означает, что он лучший. Любую серьезную проблему или вопрос лучше решать лично или по телефону. Если человек сидит рядом с вами или дальше по коридору, встаньте со стула и поговорите с ним. Если вам нужно, чтобы обсуждение было зафиксировано в письменном виде, отправьте дополнительную записку.
• Пропустите аббревиатуры и смайлики. Этикет электронной почты требует, чтобы аббревиатуры были расшифрованы, а смайлики или другие смайлики не использовались. Особенно, если ваша электронная почта будет адресована клиентам.
• Всегда спрашивайте отправителя перед отправкой копии. Если в исходном электронном письме прямо не указано, что вам разрешено копировать и распространять его, вы должны спросить об этом отправителя, прежде чем делать это. Если вы этого не сделаете, возможно, вы нарушаете законы об авторском праве, и это может привести к судебному иску.
• Да, и кстати, не ругайтесь матом в деловой электронной почте. Всегда. Вы никогда не знаете, кому может быть переадресовано ваше электронное письмо; Если бы генеральный директор увидел ваше электронное письмо, гордился бы он или она тем, как вы представляете компанию?

Говоря о судебных процессах, связанных с электронной почтой:

С каждым отправленным электронным письмом вы должны защищать себя и свою компанию от любой возможной ответственности. В зависимости от вашего бизнеса «ответственность» может быть связана с тем, что вы говорите о людях; информацию, которую вы раскрываете о своей компании, поставщиках или отрасли; личная информация, связанная с конфиденциальностью (PII); или интеллектуальной собственности. В некоторых отраслях, например в здравоохранении, действуют особые строгие законы о том, чем можно делиться по электронной почте. Знайте, что это такое, и будьте послушны.

И предостережение о личной электронной почте:

Когда вы отправляете электронную почту с адреса компании (или используете подключение к Интернету вашей компании для отправки электронной почты с частной учетной записи), ваша электронная почта проходит через серверы вашей компании. Ваши сообщения могут отслеживаться либо штатным ИТ-специалистом, либо сторонней компанией. Это означает, что электронное письмо, которое вы отправляете, не будет полностью конфиденциальным; кто-то еще имеет возможность читать то, что вы пишете. Это означает, что очень, очень, очень хорошая идея всегда держать ваши личные проблемы и эмоции подальше от электронных писем, отправляемых через инфраструктуру вашей компании.

И последнее слово об этикете электронной почты

Возможно, самым основным элементом этикета электронной почты является здравый смысл. Ваша деловая электронная почта всегда должна иметь четкую цель. Если его нет, не отправляйте его. Если это так, подумайте о том, что должно делать электронное письмо и как оно может быть воспринято получателем. Так понятно? Это так коротко, как вы можете сделать это? Вы оставили что-то важное недосказанным? Как бы вы себя чувствовали, если бы кто-то отправил вам это письмо? Как бы вы себя чувствовали, если бы ваш босс (или ваш генеральный директор) увидел это письмо? Если все системы работают, отправьте его, зная, что вы делаете хорошее общение… такое, которое может привлечь ваше внимание и продвижение по службе.

Готовы выйти за рамки личных писем? Вот учебник по основам электронного маркетинга: